All posts tagged WABO

Wat het nu was met de NEN/ISO 15489, de internationale norm voor Information and documentation – Records management, ik weet het niet. Maar toen norm (deel 1) en Richtlijnen (deel 2) op de archief scene verschenen, bijna tien jaar geleden, werd er toch wat schuchter op gereageerd. Het was te moeilijk, het was te abstract, je kon het niet goed ‘verkopen’ etc. Terwijl het zo’n rijk en compleet document was:  een compacte beschrijving van het werkveld van de recordsmanager, alle verantwoordelijkheden, bevoegdheden en zelfs een complete, toepasbare implementatiemethode voor records management (DIRKS).

Maar het was blijkbaar toch wat te vroeg voor een integrale visie op records management, een visie die zich nadrukkelijk met de integraliteit van de informatiehuishouding bemoeide. En archief niet zag als iets dat alleen van papier is, of alleen buiten het bereik van primaire processen afspeelt. De digitalisering van de overheden had toen misschien nog niet het stadium bereikt dat digitalisering van processen en de toepassing van digitale communicatie binnen en buiten de organisatie een nauwe samenwerking en coördinatie vraagt tussen procesmanager, archiefmanager en ICT.

Neem het voorbeeld van de invoering van de WABO, de omgevingsvergunning. Meer dan twintig verschillende vergunningen gaan straks op in één. Meer dan twintig processen teruggebracht tot één, dat ook nog eens van voor tot achter digitaal mag verlopen. Van de archivaris worden antwoorden verwacht, op vragen die ICT en procesmanagement niet kunnen beantwoorden. Sterker nog, ze worden daar vaak niet eens (tijdig) gesteld! Kan je een digitale bouwtekening ook goed digitaal annoteren? Mag een WABO-besluit ook digitaal verzonden naar de burger? Kunnen briefsjablonen voorzien worden van digitale handtekening? Hoe zit het met versiebeheer, emailarchivering, archiefwaardige bestandsformaten, etc.?

Dan is het tijd voor:  recordsmanager! Hij of zij snapt de noden van de procesmanager, maar is evenzogoed een gelijkwaardige gesprekspartner van ICT. Hij ziet toe op een zorgvuldige en betrouwbare opslag van procesgerelateerde documenten. En hij adviseert over de noodzakelijke digitale functionaliteiten, die echt digitaal werken mogelijk maken. Alleen zo is hij er van verzekerd dat digitale opslag slaagt, terwijl het proces niet wordt verstoord door analoge, handmatige handelingen. En met NEN/ISO 15489 in de hand is het volstrekt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe je gefaseerd aan je archiveringssysteem werkt. De norm is daarbij zo generiek, dat noch het papier, noch het digitale document en zelfs niet de output van de 2.0-ambtenaar er aan kan ontsnappen!