All posts tagged #SPC12

Aalten  – Vorige week bezocht ik op uitnodiging van Microsoft Nederland de SharePoint Conference 2012 in Las Vegas. Mijn live blog verslagen vind je hier, hier, hier en hier. Ruim tienduizend deelnemers uit vijfentachtig landen kwamen samen om zo’n driehonderd sessies te volgen over de nieuwste ontwikkelingen in SharePoint 2013 en Office 365. Vier dagen lang ondergedompeld in SharePoint functionaliteiten, op zoek naar de voor documentmanagement en recordsmanagement relevante features en vernieuwingen: ‘intensief’ is nog te bescheiden uitgedrukt. De professionaliteit van de organisatie – check de keynotes en keynote intro – was overweldigend, het aanbod van informatie te groot om alles te kunnen volgen. Gelukkig is voor deelnemers alle audio, video en presentaties te downloaden. En is er ook door anderen ruimhartig geblogd, in Nederland op SPCNL.

Wat ik het belangrijkste vond aan deze editie van de conferentie, is dat Microsoft zijn ‘push to the cloud’ zo consequent uitdraagt. Alle belemmeringen voor organisaties en bedrijven om in de cloud met Microsoft producten te gaan werken moeten worden geslecht: ‘breaking down the barriers’. En inderdaad is er in SharePoint 2013 veel aan gedaan om het mogelijk te maken om nu ook in Office 365 met SharePoint Online dezelfde functionaliteiten aan te treffen. Functioneel zijn er geen belemmeringen meer om in de cloud ook aan de slag te gaan met inrichten van recordsmanagement. Waarmee de kritiek  op de cloudversie van SharePoint wat dat aan gaat inmiddels kan komen te vervallen. Omdat de Microsoft strategie incalculeert dat de komende jaren hybride constructies met SharePoint  ‘on premises’ en ‘on line’ (nog) zullen blijven voorkomen, zijn ook daar oplossingen gecreëerd om deze constructies meer compatible te maken, bijvoorbeeld voor gezamenlijke search resultaten.

Als je bedenkt dat veel (voor-)oordelen over de mogelijkheden van SharePoint 2010 voortkwamen uit ervaringen met en beperkingen van MOSS 2007, dan zal het niet meevallen om dit tempo van Microsoft nog bij te kunnen houden. In ieder geval was ik – positief – verrast dat zelfs mijn recente blogs al door de tijd lijken ingehaald. Dat betekent ook dat iedereen die  – letterlijk en figuurlijk  – vandaag of morgen met SharePoint aan de slag gaat in zijn organisatie of bedrijf zich van adequate en actuele informatie zal moeten voorzien.

En dat geldt dus ook voor die informatiemanagers en recordsmanagers die met SharePoint records willen beheren. SharePoint 2010 en 2013 bevatten recordsmanagement functionaliteiten die een document of dossier na een dynamische fase in een archiefomgeving kunnen opslaan en bewaren. Zoals bekend biedt SharePoint 2013 geen nieuwe ‘hardcore’ recordsmanagement functionaliteiten, al zijn er aan de randen daarvan wel belangwekkende functies verbeterd: emailmanagement en – archivering en search. Deze verbeteringen, gecombineerd met de ‘sync’ functionaliteit  (synchronisatie voor online/offline werken) en nieuwe social features, maken dat de eindgebruiker ondersteund wordt om gemakkelijk met documenten en emails te kunnen samenwerken. En vooral ook om deze dan gemakkelijker op te slaan, te bewaren en terug te vinden. Dat zijn belangrijke voorwaarden om méér relevant materiaal beschikbaar te maken voor verantwoording en beperking van risico’s. Want de uitbreiding van eDiscovery functionaliteit in SharePoint 2013 is ook alleen dan waardevol als tegelijkertijd wordt bewerkstelligd dat bewaard blijft wat waardevol is voor organisatie en bedrijf.

De conclusie van SPC12 voor wat betreft documentmanagement en recordsmanagement  in SharePoint is dat de functionele belemmeringen voor werken en archiveren in de cloud zijn komen te vervallen en het werken in SharePoint verder is vergemakkelijkt. Ook zie ik de noodzaak voor bepaalde add-ons (zoals voor emailarchivering en documentviewing) verder teruggebracht. Archiveren in SharePoint 2010 of 2013: ja het kan. En juist door die toegenomen gebruikersvriendelijkheid acht ik de kansen voor een kwalitatief en kwantitatief beter gevuld digitaal archief veel groter dan bij het aanbieden van een applicatie die door omslachtigheid niet of nauwelijks wordt gebruikt.

Voor de recordsmanager blijven er evenwel wensen en behoefte aan best practices voor recordsmanagement met SharePoint over, vooral voor het managen van het digitale archief: controles bij plaatsing in het archief, selectie en vernietiging, overzichten. Deze functies worden inmiddels met verschillende invullingen opgepakt door partijen in de markt. Zeer compleet en DoD 5015.2 gecertificeerd bijvoorbeeld door Gimmal (Houston, Texas), maar wellicht afdoende  – en afhankelijk van a. het type organisatie of bedrijf en b. compliancy-vereisten  – ook uit Nederland door onder andere ETTU en QNH/PerfectView (allebei NEN2082 gecertificeerd!)

Las Vegas – Het aanbod van informatie en indrukken op SharePoint Conference 2012 is wat overweldigend. Naast de inhoud van de presentaties in de sessies zijn er de ontmoetingen met specialisten, waarvan mijn gesprek met Don Lueders  voor mij het hoogtepunt was. Don heeft een geweldige staat van dienst in het begeleiden van certificeringen van recordmanagement applicaties. En we hadden veel plezier in het ontdekken van de vele overeenkomsten tussen Nederland en de Verenigde Staten op dat vlak. De situatie in de Verenigde Staten is in die zin wel weer anders, omdat certificering van recordsmanagement applicaties door één geaccrediteerd bureau van het Ministerie van Defensie mag worden uitgevoerd. Toevallig schreef ik juist onlangs over de druk op leveranciers om systemen te laten voldoen aan vergaande recordsmanagement eisen enerzijds en druk vanuit organisaties om de norm op te leggen bij aanbestedingen anderzijds. We waren het er over eens dat recordsmanagement in SharePoint in de meeste organisaties gebaat is bij vooral simpele aanvullende maatregelen. Maatregelen die, bijvoorbeeld in modulaire vorm aangeboden, door organisaties op basis van behoeften kunnen worden gekocht en geïmplementeerd, in plaats van een overcompleet systeem af te nemen, waarvan een deel van de functionaliteit in de kast blijft. Ik denk dan zelf aan maatregelen voor het managen van de toepassing van bewaartermijnen en standaardrapportages voor te vernietigen records en vernietigde records. Ook het sluiten, reviewen en archiveren van dossiers op basis van een datum (getriggerd door een besluit of vervallen belang) lijkt toch een standaard activiteit. Maar vooralsnog wordt configuratie  daarvan – waar mogelijk, of bouw  – waar noodzakelijk, bijvoorbeeld in workflowtools als Nintex – door Microsoft aan de markt overgelaten.

In SharePoint 2013 zien we dat functionaliteiten voor de on premises variant (SharePoint 2013) en cloud variant (SharePoint Online in Office 365) voor het eerst (vrijwel) gelijkelijk worden aangeboden, zodat vanuit functionaliteiten die voor recordsmanagment relevant zijn de on premises variant niet langer een verplichte keus is. Van de geheel nieuwe functionaliteiten zag ik vandaag de live demonstratie van site retention. Daarbij wordt het mogelijk om het beeindigen van het gebruik van een site beter te kunnen managen. Er zijn settings voor de acties die kunnen volgen op het afsluiten van een project of proces in die site met mogelijkheden voor verwijdering of read-only maken. Het lijkt me een feature die in de SharePoint governance een belangrijke plaats in kan nemen om wildgroei (‘site sprawl’) tegen te gaan.

De conferentie zit overvol voorbeelden van best practices, waarbij ik de combinatie van de nieuwe drag and drop functionaliteit met de al bestaande 2010 functie voor location based metadata in bibliotheken er uit vond springen. Scott Jamison van Jornata liet zien hoe folders (normaal gesproken volgens hem ook een No Go) ‘onder water’ kunnen worden toegepast in een bibliotheek door deze eigen metadata settings te geven Zo kan bij slepen van een document van buiten SharePoint naar de folder –  in een view op de bibliotheek waarin ze wel zichtbaar zijn – het mogelijk maken om binnen één en dezelfde bibliotheek de documenten toch andere metadata te laten overerven. Zonder de folder-view is de bibliotheek vervolgens weer op allerlei manieren te filteren en te manipuleren door de gebruiker zonder aan die folders vast te zitten. Het is een slimme manier van werken die voor specifieke processen mogelijk maakt om documenten in SharePoint te krijgen zonder de gebruiker lastig te hoeven vallen met metadata pop-ups.

In de drive naar de cloud probeert Microsoft ook de hybride situatie  – met een SharePoint Online en een on premise omgeving – voorlopig (nog) optimaal te bedienen. Gisteren schreef ik hoe verschillende functionaliteiten (zoals search) sinds SharePoint 2013 tussen beide omgevingen werkzaam zijn, waar hybride nog geen jaar gelden nog als risicovol werd beschreven door Microsoft zelf. Wel zijn me uit twee sessies beperkingen bijgebleven. Voor de verbeterde eDiscovery functionaliteit geldt dat een Legal hold wel kan worden gemanaged in één SharePointomgeving, plus Exchange en fileshares, maar niet in een hybride situatie. Dan zal er toch online en on premise aparte holds moeten worden aangemaakt en beheerd. Ook het gebruik van de zogenaamde contenttype hub, waarmee inhoudstypen kunnen worden gedistribueerd naar verschillende sitecollecties kan wel tussen verschillende farms, maar niet tussen een online en on premise omgeving.

Te veel indrukken en nog te veel te verwerken materiaal maken het wat te vroeg om conclusies te trekken. Maar daarom in de komende dagen meer blogs over SharePoint Conference 2012 Las Vegas

Las Vegas – Je hoort mensen als Adam Harmetz (Microsofts Senior Programmanager SharePoint ECM) hier op de SharePoint Conferentie 2012 vaak de beeldspraak ‘breaking down the barriers’ gebruiken als het over de actuele ontwikkelingen in Microsoftproducten gaat. Hoe meer presentaties je hier ziet, hoe meer het van toepassing lijkt op verschillende niveaus:

De blokkades wegnemen op weg naar ‘de cloud’; Microsoft werkt er op alle fronten aan om ons, gebruikers, de cloud in te helpen. Wat vandaag niet goed kan in de cloud, moet daar morgen wel werken. Je ziet dan ook dat de bezwaren tegen documentmanagement en recordsmanagement in SharePoint Online – Office 365 – in rap tempo gaan vervallen. In de nieuwe Office 365, vanaf Q1 2013, is nu wel een recordcenter aanwezig, zitten ook die nieuwe functionaliteiten voor eDiscovery en search, etc. die ook in de SharePoint 2013 on premise versie aanwezig zijn. Office 365 wordt het model om in te gaan werken als het aan  Microsoft ligt. Een hybride situatie, met wellicht een cloudomgeving en een on premise installatie, zal tijdelijk in een overgangssituatie moeten worden gefaciliteerd. En daarom worden de bezwaren tegen zo’n hybride omgeving – zoals kort geleden nog  verwoord in Microsofts eigen whitepaper – nu ook stuk voor stuk afgebroken. Een live demonstratie van search leverde het bewijs dat zoekresultaten uit beide omgevingen op gelijke wijze kunnen worden weergegeven. Dat hybride werken werd toch echt een jaar geleden nog door Microsoft als risicovol beschouwd. Dan moest je wel een heel ‘volwassen SharePoint governance’ in je organisatie hebben, wilde je die constructie aandurven. En volwassen governance komen we nog niet overal tegen. Maar nu heet het dus ineens ‘Hybrid – the gentle coexistence’. Het kan snel gaan…

Een andere vorm van blokkades slechten zie je tussen de applicaties onderling. De integratie van Exchange en SharePoint is in de 2013 versies echt (een ook zeer nodige) sprong vooruit. Nu enerzijds Outlook zichtbaar kan worden gemaakt in SharePoint met de nieuwe gezamenlijke teamsite mailboxen en andersom deze mailbox in Outlook zichtbaar kan worden gemaakt inclusief de documentbibliotheken van de site, is er ook daar goede kans dat er weer wat voorheen noodzakelijke add-ons sneuvelen. Adam Harmetz demonstreerde hoe keuzes kunnen worden gemaakt om een email in de team mailbox te slepen (hij is zó trots op de ‘drag and drop’-functionaliteit, maar sjonge, dat werd ook wel tijd zeg), of er voor te kiezen email of bijlagen in een documentbibliotheek te slepen. De gevolgen zijn nogal verschillend, daar de mailbox in Exchange blijft en de documentbibliotheek in SharePoint. Zodat zijn suggestie om datgene dat je tot record wil maken beter in de bibliotheek kan slepen straks wel wat ‘governance’ nodig zal hebben.

Deze cross-application effecten zie je ook bij social features: de combinatie van SharePoint en Yammer (en deze morgen in een presntatie ook SharePoint, Yammer, Lync en Dynamics) maakt de populaire applicaties voor kantoorwerk steeds minder tot silo’s met eigen regels, eigen inlogmomenten en dubbele handelingen. En ook zo bij projectmanagement, met de integratie van projectinformatie in een standaardsite. Waarbij zowel het projectverloop in een balk, als projecttaken en andere projectgerelateerde informatie niet langer buiten SharePoint in MSProject leeft, onzichtbaar voor projectmedewerkers.

Ten derde benadrukt Harmetz in het afbreken van blokkades de mogelijkheden om, gefaciliteerd door de hiervoor beschreven ontwikkelingen, om effectiever te kunnen samenwerken in organisaties. Tel daar bij op dat het streven is om beheer in de Office 365 omgeving verder te vereenvoudigen  (waarvoor Harmetz de zelfs bij zijn collegaspreker nog onbekende nieuwe kreet ‘config agility’ heeft bedacht). Tot slot zal Office 365 iedere negentig dagen van een update worden voorzien, zodat het on premise model met de releases (zoals in 2003, 2007, 2010) in ieder geval voor werken in de cloud tot het verleden gaat behoren.

Breaking down the barriers, tot slot, ook in de juridische bezwaren om in de cloud te gaan archiveren, nu Microsoft en de Nederlandsche Bank  precies een week geleden tot overeenstemming zijn gekomen over cloudarchivering  – met bijvoorbeeld Office 365 bij Microsoft – voor Nederlandse  financiële instellingen.

Las Vegas – Het aanbod van sessies is overweldigend op de SharePoint Conferentie 2012 in Las Vegas. Tussen de twee- en driehonderd sprekers ontvangen de meer dan tienduizend deelnemers aan de conferentie. Ik laat alle developers-sessies links liggen en richt me op de thema’s compliance, recordsmanagement en search die zo belangrijk zijn voor het vakgebied van informatiemanagement en digitale archivering.

Vandaag wil ik kort wat vertellen over recordsmanagement, later ook over de vernieuwingen in search, eDiscovery en emailmanagement.

De recordsmanagementspecialisten van Gimmal waren bij de ontwikkeling van SharePoint 2010 indertijd betrokken om toetsingen te doen op compliance met de Amerikaanse recordsmanagementnorm DoD 5015.2. Microsoft heeft echter het plan om SharePoint 2010 geheel compliant te maken verlaten en overgelaten aan de markt. Gimmal heeft vervolgens de aanvullende software zelf op de markt gebracht. In mijn gesprek na afloop van de presentatie bleek Gimmal in Europa nog geen vast voet aan de grond te hebben. Hoewel het product is ontwikkeld om aan Amerikaanse overheidsnormen te voldoen, is de inhoud naadloos relevant voor veel Nederlandse (overheids-) instellingen en bedrijven, die compliant willen of moeten zijn met bijvoorbeeld een NEN2082. Eerder schreef ik over de zin en onzin van certificering.

Maar dat doet niet af aan de behoefte om records in één systeem te willen bewaren en beheren voor de duur dat ze beschikbaar moeten blijven, ook als dat SharePoint is. SharePoint biedt out-of-the-box functionaliteit om records in-place (in de werkomgeving) te archiveren, om records over te brengen naar een digitaal archief (recordcenter) en om records automatisch toe te wijzen aan een specifieke bewaaromgeving in dat archief (afgiftebibliotheek), waar specifieke regels kunnen gelden voor de duur van bewaring (bewaartermijnen toekennen). En ook kan aan een bewaartermijn een grondslag worden toegekend. Maar het overzichtelijk beheren van al deze informatie ontbreekt.

Gimmal voorziet met Compliance suite  in een dashboard voor dat beheer en meer. Het product kan samenwerken met Office365, de cloudoplossing van Microsoft, maar vereist voorlopig nog wel een hybride inrichting met een on-premise SharePoint 2010 digitaal archief.

Ook het implementeren van vervaldata voor zaakdossiers maakt onderdeel uit van de Compliance suite, evenals het archiveren van emailberichten. Bij het laatste is ‘drag and drop’ een Gimmal feature die in SharePoint 2013 out-of-the-box wordt aangeboden, maar in 2010 dus nog via een add-on moet komen.

Het managen van selectie en vernietiging is in standaard SharePoint alleen mogelijk met aanvullende configuratie en aanvullende workflows. Op zich niets mis mee om deze custom aan de wensen van de organisatie aan te passen, maar wel zonde van zo’n generieke functionaliteit. Verschillende leveranciers op de Nederlandse markt (zoals QNH/PerfectView) bieden deze functionaliteit op onderdelen aan, sinds ‘zaakgericht werken’ ook in SharePoint om een complete archiveringsoplossing vroeg. Maar nog nergens zag ik een console  – in ieder geval niet voor SharePoint 2010 – die het toepassen van (noem het) een structuurplan met alle gegevens voor het beheer, inclusief fileplan en gekoppelde bewaartermijnen zo compleet maakt als deze van Gimmal. Ook zijn op verschillende manieren overzichten te creëren van te vernietigen records op basis van geplande vernietigingsdatum, alsmede configureerbare overzichten voor het beschikbaar houden van metadata van reeds vernietigde documenten.

De kennis van vereisten vanuit een Amerikaans overheidsperspectief maakt dat Gimmal ook heeft gedacht aan overdracht aan een e-depot in een neutraal formaat van permanent te bewaren records en hun metadata uit een SharePoint 2010 omgeving. Ontwikkeld in samenwerking met NARA (het Amerikaanse Nationaal Archief), maar evengoed bruikbaar voor andere exportdoeleinden van bedrijven en instellingen.

Op hun webpagina voor Compliance suite vind je ook een productsheet dat deze en andere functionaliteiten beschrijft. Gimmal beschikt overigens ook over een compleet product om papieren records binnen één en dezelfde SharePoint omgeving te kunnen beheren, waarbij ook de beheerhandelingen op uitgeplaatste archieven automatisch kunnen worden verwerkt in SharePoint. Statuswijzigingen, search, ediscovery, vernietiging, uitplaatsing en uitlening kunnen daarmee allemaal vanuit SharePoint worden beheerd.

Al met al was ik wel enthousiast over Compliance suite, dat in een overheidscontext met verplichtingen vanwege de Archiefwet, of in bedrijven met zware compliancevereisten, zeker in een behoefte kan voldoen. Vanmiddag heb ik een gesprek met Don Lueders, de man achter de aanbevolen blog sharepointrecordsmanagement.com  die tot voor kort bij Gimmal Director of Compliance Products was. So stay tuned.