All posts tagged sociale media

Niet zonder trots presenteerde David Ferriero, Archivaris van de Verenigde Staten, gisteren de nieuwe burelen van de George W. Bush Presidential Library and Museum in Dallas Texas. De Verenigde Staten hebben sinds Roosevelt van deze historische centra opgericht voor hun voormalig presidenten, maar deze is volgens Ferriero extra bijzonder: niet alleen is het de eerste die ‘de oorlog tegen het terrorisme’ vastlegt, maar ook de eerste

‘to fully reflect the growth of the use of electronic records in government. While the Clinton Library holds 4 terabytes of electronic records, the Bush Administration produced 80 terabytes. And it will preserve more than 200 million emails, compared to 20 million at the Clinton Library.’

Heeft iets genants, dat nu juist in één zin die link tussen de oorlog (of oorlogen?) tegen het terrorisme (Irak, Afghanistan) en die miljoenen e-mails moet worden gelegd. O ja, die e-mails van het Witte Huis, wat was daar ook weer mee aan de hand? Lees vooral The Untold Story of the Bush White House Emails van CREW (Citizens for Resposibility and Ethics in Washington, een onafhankelijke non-profit organisatie) en huiver bij zoveel falen in achtereenvolgende pogingen tot het organiseren en inrichten van recordsmanagement voor het e-mailgebruik door het Witte Huis. Ik schreef daar eerder over in een blog.  Het Witte Huis onderhield weliswaar contacten met het Amerikaanse Nationaal Archief (NARA) in die periode en was ook door NARA gewaarschuwd voor dreigende vernietiging van e-mails, maar

‘The Bush White House failed to inform NARA about the missing emails or shareinformation with NARA until well after CREW released its report and CREW and the National Security Archive sued both the Executive Office of the President and NARA.’

Uiteindelijk zijn er dus miljoenen e-mail berichten, uit een cruciale periode, zoek geraakt, is er voor miljoenen gespendeerd aan projecten om emails terug te halen (o.a. uit PST files en backups) en heeft Obama’s Witte Huis nog wat correspondentie uit en over deze onverkwikkelijke gebeurtenissen vrijgegeven, maar de schade is natuurlijk onherstelbaar. En wat er wel over is gebleven wordt niet meteen openbaar,  eerst

‘the roughly 200 million emails have to be reviewed by the center’s archivists, a process that could take a long time. With current technology, archivists can only review about 800,000 pages a year.’

De directeur van de Bush library geeft toe dat het niet alleen een geweldige bron is, maar “Our challenge is, how do you preserve it? And how do you process it to make it available?”

Tsja, natuurlijk beslissen we niet allemaal elke dag over oorlog en vrede, maar hoe is het in uw organisatie met e-mailgebruik en e-mailarchivering? Want ondanks de nog altijd volhardende anti-email-activisten in de sociale media (ook in Nederland) worden ingrijpende beslissingen en afspraken door de meesten van u toch echt in emailberichten verpakt.  En in veel organisaties komt de kwetsbaarheid daarvan pas aan het licht als het te laat is, als de juridische conflicten of parlementaire onderzoeken zich aandienen. Het blijft me verbazen, dat de records uit een communicatietool die als zo lang gemeengoed is, zo moeilijk uit dat persoonlijke domein zijn te krijgen. De email op de zaak is van de zaak en waar zakelijke belangen in het geding zijn, moet de vastlegging zijn geborgd. Omdat archiveringstools en addons op emailapplicaties al langer voorhanden zijn, steeds vriendelijker in gebruik en steeds goedkoper worden, is er eigenlijk geen excuus voor een organisatie en is de businesscase denk ik snel gemaakt. Onderzoek de verschillende processen in de organisatie, analyseer de risico’s bij het gebruik van e-mail en pas een bewaarstrategie toe die bij het gebruik en de gebruikers past. Strategieën kunnen variëren van volledig geautomatiseerde classificatie en vastlegging, tot handmatige toevoeging aan dossiers door middel van drag-and-drop.

Mocht u morgen desalniettemin toch nog de piratenvlag willen hijsen, e-mail willen quitten of zich enthousiast met uw prezi’s in nieuwe vormen van communicatie wensen te storten, bedenk dan dat anderen u mogelijk na één of tien jaar via aangetekende post aan uw digitale afspraken, toezeggingen en beloftes kunnen herinneren.

Voor wie zich dagelijks, zoals ik, in de sociale media stort om zich op de hoogte te houden van ontwikkelingen in documentmanagement, recordsmanagement, SharePoint en alles daar om heen, is het toch nog gemakkelijk om net iets te missen. Een tweet, een blog, dat artikel of die ene Facebook update. Om iedereen zo aan het einde van 2011 ter wille te zijn, bied ik hierbij mijn eigen, geannoteerde ‘Blog gemist’. Een zap service met alle blogs van eric burger document management van 2011. Ik wens je fijne feestdagen en een prachtig 2012!

We quit what? E-mail? Het blog-jaar 2010 eindigde ik op de laatste dag met een kritische blik op de we-quit-mail of zero-email-policy activisten. Erg actueel ook weer, lees ook vooral de recente, uitstekende blog van Mark Fidelman.

AIIM Sharepoint Certificate Program De SharePoint 2010 Master Course van AIIM die ik in januari in San Francisco volgde biedt een degelijke basis voor de onderwerpen recordsmanagement en governance in SharePoint.

“It is the metadata stupid” Het op routeringsmetadata van CIA-documenten gebaseerde boek over Lee Harvey Oswald was een uitgelezen kans om het vakgebied in verband te brengen met mijn af en toe opspelende JFK-assassination fetisj. En leuk dat ik daarmee niet de enige was onder vakgenoten!

Verkiezingstijd: tijd voor politwoops! Een beetje in tegenspraak met mijn opvattingen over het belang van emailarchivering (laten we daar beginnen, voordat we ons druk maken over sociale media), maar deze was dan ook te leuk om te laten liggen.

SharePoint 2010 en recordsmanagement Eerste van 2011 in een reeks blogs over de mogelijkheden èn beperkingen van SharePoint 2010 voor de toepassing van recordsmanagement. Met bijzondere aandacht voor emailarchivering. Op basis van een whitepaper van RIMtech uit Canada,  een in recordsmanagement gespecialiseerde consultancy.

Enterprise Content Manegement: de toestand in de wereld Geschreven naar aanleiding van het periodieke Industry Watch onderzoek van AIIM naar ontwikkelingen en trends in de branche. E-mail staat (nog, weer) hoog op de prioriteitenlijst, maar “31% van de respondenten beschouwt e-mail management als ‘chaotisch’ (…) 39% slaat e-mailberichten nog altijd op in Outlook mappen (…) 27% heeft geen beleid dienaangaande.’

Een bekend DMS-probleem Op geen blog van 2011 kwamen zoveel reacties en retweets als deze. Mislukte DMS/RMA projecten raken blijkbaar een gevoelige  snaar onder de vakbroeders en –zusters. En terecht. Juist ook in de SharePoint-projecten zie je toch regelmatig weer dat een ontwerp- en testfase overgeslagen wordt. Totdat je eindigt als een artikeltje in Computable. En ik had nog gewaarschuwd…

Governance, recordsmanagement en SharePoint 2010 Governance, juist in SharePoint, is geen Y2K-achtige consultants’ uitvinding, zoals sommige boze blog tongen beweren. Dat mag en het hoeft van mij ook geen geld te kosten, maar de risico’s zijn reëel en zelfs Microsoft zelf noemt het ontbreken van een governance plan ‘a clear recipe for disaster’. Daar kan geen dislaimer tegen op, me dunkt.

SharePoint 2010, recordsmanagement en #kbenp11 Een verslag van het geslaagde  KBenP Zomerevent in juni. Mijn eigen optredens stonden in het teken van SharePoint 2010 & recordsmanagement en emailarchivering. Als teaser voor de cursussen van GO-Opleidingen.

Stuur je sociale media met vakantie! Sociale media hebben een verslavende werking. We willen niets meer missen. Soms is het goed om even van 2.0 terug naar niks te gaan.

“Dus u wilt documenten en email managen in SharePoint 2010?” Een productreview van DMF van Macroview (o.a. emailarchivering in SharePoint) en 360° van Software Innovation (voor zaakgericht werken).

In place records in #Sharepoint 2010: “a brilliant upgrade” voor #recordsmanagement? Ook deze blog deed gelukkig wat stof opwaaien. Hoe de twee belangrijke vernieuwingen in SharePoint 2010 (in-place-records en documentsets) tot stand zijn gekomen weet ik niet, maar ergens hebben de ontwikkelaars niet over de bovenrand van hun cubicle heen gekeken. Doodzonde.

#SharePoint 2010: de farms groeien, maar ook de issues naar aanleiding van een whitepaper van Enterprise Strategy Group, getiteld Managing SharePoint as a Business-critical Application. Goed, alarmerend stuk van ESG, heikele issues.

#SharePoint 2010 #recordsmanagement #DoD5015.2 gecertificeerd met Gimmal Soft Certificering van recordsmanagement applicaties blijft, zeker in aanbestedingsprocedures, een rol spelen. De meerwaarde van productcertificering hierbij is nog steeds een twijfelachtig voor mij, waar organisaties essentiële functionaliteiten als een RM-module of audittrail niet toepassen na aankoop. Zelfs de nieuwe doos van Gimmal Soft wast dan niet witter.

#Recordsmanagement in #Office365 en #SharePoint Online Office 365 i.c.m. SharePoint Online met het aantrekkelijke pay-per-use model wordt ons als nieuwste snoepje van de week voorgehouden. Aantrekkelijk is het zeker, ware het niet dat serieus recordsmanagement belemmerd wordt door in-place-records-only… Ik heb deze blog met plezier voor repost aangeboden aan SPC NL.

Uit de cursus #Recordsmanagement en governance in #SharePoint 2010 Voor wie een start of doorstart gaat maken met recordsmanagement in SharePoint 2010 en wil weten wat er nou wel en niet kan met out-of-the-box SharePoint.

#BYOD – bring your own device – de cloud en #recordsmanagement De consument bepaalt, ook in de werkorganisatie, steeds meer hoe, wanneer en waarmee hij of zijn werkt. BYOD is een onstuitbare trend, maar om te voorkomen dat we niet bij de informatie kunnen die we nodig hebben voor ons werk en om te zorgen dat anderen, onbevoegden dat juist wel kunnen: recordsmanagement en informatiebeveiliging.

#Recordsmanagement strategieën vergelijken met #AIIM Industry Watch: waar staat jouw organisatie? Het laatste onderzoek van AIIM, met verse resultaten. Prima benchmark: waar staat jouw organisatie met digitaal werken en digitaal archiveren?

Tussen al het komkommernieuws door (‘Amerikaans stel herkent gezicht Jezus in kassabon Walmart’) las ik ook het bericht dat familie al ongerust is over vakantie vierende verwanten als die langer dan een dag niets van hun aanwezigheid blijk hebben gegeven via de sociale media. Ik heb er ook even over moeten nadenken hoor, heb het zelfs even via DM aan enkele betrouwbare mede twitteraars voorgelegd. Gaat me dat lukken, twee weken? Want heden ten dage blijkt ook vrijwel  iedere Franse camping toegerust met voldoende wifi-versterkers om tot in de kleinste Quechua tentjes permanent online te zijn.

Maar voor mij dus even niet. Even cold turkey. Wel even casual informeren natuurlijk bij de receptie, of de kampeerplaats overal over internetverbinding beschikt en wat de toeslag bedraagt. Maar niet gedaan dus. Mijn enige pogingen tot surfen bestonden uit het daadwerkelijk op een longboard trachten te klauteren bovenaan de golven van Biarritz. Maar daar blijkt (ook daar al) mijn tienjarige zoon een stuk bedrevener in.

Natuurlijk wel off-line de gedachten laten gaan over de tweede helft van dit jaar. Wat ik wil dat het brengt, wat de kansen zijn, wat leuk is om te doen.  Als ZZPer (ik haat die afkorting, maar dat een andere keer) heb je mogelijkheden om je eigen koers te bepalen en als er iets is dat ik belangrijk vindt als zelfstandig gevestigd documentmanagement specialist (dat klinkt al beter) dan is het om zo dicht mogelijk bij mijn eigen kracht en ambities te blijven. Daar is niks softs bij.

Zo is recordsmanagement in Sharepoint 2010 een belangrijke speerpunt voor mijn adviestrajecten en workshop- en  opleidingenaanbod  dit najaar. Omdat SharePoint, wat je ook van het product vindt, een onmiskenbare trend is in documentmanagement en recordsmanagement in veel organisaties. En vind ik het prettig – en een zinvolle bijdrage in de markt –  dat te combineren met mijn onafhankelijke positie.  Want als een Decos je organisatie en processen beter past, dan moet je dat niet laten.  Zolang de keuze maar bewust, overwogen en toekomstgericht wordt gemaakt.

Mijn andere speerpunt is governance in recordsmanagement, omdat veel organisaties wel aan de slag gaan met een ECM-platform, maar de reikwijdte en impact van recordmanagement in de haarvaten van zo’n systeem niet meteen overzien. Of het zien als het (te ) laat is. En gewoon starten met implementeren, ‘like there’s no tomorrow’. Het tijdig regelen is in de projectfase vaak kind van de rekening en wordt ook wel gebagatelliseerd als een met Y2K vergelijkbare consultants’ hoax. Maar er is ook genuanceerde kritiek:

Rather than encouraging the total abandonment of governance processes, or treating governance as a “nice to have” luxury that you do away with in favour of short-term perceived cost savings, it is far more appropriate to encourage clients to find the level and type of governance process which suits their situation.

En natuurlijk blijven mijn fascinaties voor emailarchiveringstrategieën (cursus hier en blog daar) en de toepassingsmogelijkheden van sociale media doorklinken in mijn activiteiten en blogs. Wat dat laatste thema betreft: is het niet intrigerend om de cultuur van bedrijven te zien worden weerspiegeld in het corporate en individueel gebruik van sociale media? Of juist de volledige radiostilte op het web?  Waar het ene bedrijf vrijheid, creativiteit en gedrevenheid van zijn medewerkers lijkt uit te stralen, geeft het andere bedrijf blijk van een benauwende en topdown benadering van zijn aanwezigheid in sociale media. Boeiend. Genoeg voor een blog!

Het was me al opgevallen tijdens de AIIM Sharepoint mastercourse in de Verenigde Staten: de issues in document management en records management zijn aan de overkant van de plas niet anders dan hier. Vandaar dat de jaarlijkse inventarisatie van de AIIM, de zgn. State of the ECM Industry 2011 zo’n fraaie bron is om je als organisatie, vakgebied of branche aan te spiegelen. Vers van de pers: het onderzoek dateert van februari jl. Van de 650 respondenten van het onderzoek is tweederde afkomstig uit de Verenigde Staten en nog een zesde uit Canada. Een kwart van deze respondenten werkt voor locale, nationale of internationale overheidsorganisaties.

E-mail archivering

E-mail is nog steeds een groot pijnpunt in veel organisaties: 31% van de respondenten beschouwt e-mail management als ‘chaotisch’. Overigens doet dat niet onder voor het beheer van  Office documenten dat 28% dezelfde kwalificatie meegeeft! 39% slaat e-mailberichten nog altijd op in Outlook mappen. Van alle  organisaties vernietigt 15% ALLE e-mails na een bepaalde tijd; 16% bewaart e-mails onbeperkt en 27% heeft geen beleid dienaangaande. Op de prioriteitenlijst van ECM-projecten staat ‘Managing e-mails as records’ op een vijfde plaats (van de 16). Als aanbeveling stelt het rapport: ‘Pay particular attention to emails and instant messages. If staff are struggling to accurately file emails, consider implementing an auto-classification mechanism.’

Document management en records management

Van de grote organisaties in het onderzoek heeft bijna driekwart minstens drie systemen voor document management en recordsmanagement. Een kwart heeft wel vijf of meer systemen! Niet voor niets is consolidatie naar één systeem prioriteit voor een belangrijk deel van de deelnemende organisaties (42%), waarbij iets meer organisaties een nieuw pakket zullen aanschaffen, dan één bestaand systeem handhaven (23 vs. 19%). Meer dan de helft van de organisaties ziet het implementeren van een ECM systeem als een oplossing voor het beheer van zowel  papieren documenten, als het langdurig kunnen beheren van digitale documenten. Veertig procent hecht tevens aan compliance met normen (wetgeving, ISO, DoD etc. ). Een vorm van ‘casemanagement’ of zaakgericht werken is relevant voor 38% van de respondenten.

ECM functionaliteiten en beperkingen

Slechts 18% van de respondenten koos een specifieke ECM-oplossing voor de bedrijfstak of industrie, de overigen gingen dus voor een meer generieke oplossing. Wel hebben veel organisaties allerlei vormen van aanpassing van dat systeem nodig om aan de behoeften van organisatie en processen te voldoen. Het onderzoek specificeert naar verschillende vormen van ‘customization’, ‘add-on packages’ , ‘application workarounds’ en ‘best-of-breed integration’.  Duidelijk is dat de meeste organisaties niet wegkomen met de out-of-the-box oplossing van de leverancier. Ook hebben wel 68% van de respondenten geen systeem met toegang via webbrowser of mobiele toegang.

Visie

Belangrijke basiskeuzes voor de toekomst van ECM in je organisatiebetreffen open source ja of nee, outsourcing, maar wat wel en wat niet en natuurlijk opslag en services in de cloud ja of nee?  De acceptatie van open source oplossingen voor ECM is weliswaar gestegen, maar de helft van de respondenten heeft geen plannen in die richting ‘al sluiten we het niet uit’ en bijna 40% verwacht niet er ooit aan te zullen beginnen. Na een kleine dip in de afgelopen twee jaar is outsourcing van archiefprocessen  weer in de lift. Weinig verrassend staat outsourcing van papieren archief bovenaan met 35%, maar ook scanning en capture scoren redelijk hoog met resp. ruim 30 en 20%. De penetratie van cloud services voor opslag van content en records is nog steeds zeer klein (3%). En hoewel er grote verwachtingen zijn van de nog komende stijging van outsourcing van corporate cloud opslag, blijft het vertrouwen in public cloud storage beperkt.

Sociale media

Hoewel in grote organisaties (>5000 fte) het gebruik van verschillende vormen van 2.0 toepassingen ruim 50% is, blijft de penetratie van sociale media in kleinere organisatie verrassend achter. De meest gebruikte toepassingen of functionaliteiten zijn wiki-achtigen, blogs en interne fora. Het belangrijkste motief voor de inzet van 2.0 middelen is  – weinig verrassend – toenemende samenwerking in en tussen teams.

Sharepoint – versies en governance

Het onderzoek besteedt apart aandacht aan Sharepoint, wat misschien vreemd aan doet, omdat het het enige ECM product is dat zo’n behandeling ten deel valt. De onderzoekers geven aan dat dit is, omdat uit het onderzoek is gebleken dat slechts 20% van de respondenten had aangegeven GEEN belangstelling voor Sharepoint te hebben en dat 58% het nu gebruikt (vgl. 2010 en 2009 met resp. 45% en 33%!). Van de Sharepoint gebruikers onder de respondenten heeft 36% Sharepoint 2007 in productie, is 27% aan het upgraden naar 2010 en is 13% Sharepoint 2010 aan het uitrollen als nieuwe Sharepointgebruikers. Zo’n 6% is live met 2010 en 13% is (nog steeds) in productie met 2003! De cijfers met betrekking tot governance en volwassenheid van de implementatie geven nog steeds een schokkend beeld: ‘… 27% admit that valuable content is being stored in SharePoint across the organization but there is no real guidance on what to store and how.’ AIIM beveelt hierbij aan: ‘if you are basing your ECM strategy on SharePoint, ensure that you have sufficient knowledge to create a set of information management policies.’