All posts tagged SharePoint Online

Het is half juli en ik denk dat ik voor velen kan spreken als ik zeg dat dit wel een zeer bijzondere eerste helft van het jaar is geweest. Na de eerste grappen kwamen de eerste maatregelen en gaandeweg veranderde het hele dagelijks leven. En het werk.  Als kantoorwerkers en consultants in overheid en bedrijfsleven hadden we natuurlijk niets te klagen, in vergelijking tot anderen die vooraan met de neus op de ellende moesten staan in zorg en andere dienstverlening. Tenzij naasten of jijzelf waren getroffen.

Vragen over veiligheid, governance en recordsmanagement, waarvoor we liever meer tijd hadden genomen – dienden zich ineens aan: waar blijven die bestanden en hoe blijven ze behouden, hoe blijven video´s van vergaderingen bewaard, wie mag Teams maken, wie mag gebruikers toevoegen aan het Team, hoe zit het met privacy, informatieveiligheid, classificatie… nou dat heb ik geweten, want ik werd overspoeld met (aan-)vragen. En juist door het werken op afstand was dat goed mogelijk en een stuk efficiënter dan het land rondreizen. Hoewel ik graag eenieder juist ook in levenden lijve zou ontmoeten, op een plek met een echt whiteboard.

Een terugkerend thema in veel gesprekken was de organisatie van de governance rond Office 365. Omdat iedere organisatie anders is kan governance verschillende vormen aannemen. Maar bepaalde thema’s en tegenstellingen blijven terugkomen. Lees verder

Zoals ieder jaar maak ik weer de balans op met een overzicht van de blogs die ik heb geproduceerd over Office 365, compliance en recordsmanagement. Wat om te beginnen opvalt is dat het vaak al snel gaat over het tempo van verandering. Klanten. Maar ook de consultants in het veld zuchten onder het aantal wijzigingen dat Microsoft bij voortduring aanbiedt. Mooie vernieuwingen daar niet van, maar het is moeizaam anticiperen, bij zoveel aankondigingen in de roadmap. Waarbij het ook niet altijd helder is òf en hoe alles wordt aangekondigd. En ook hoe een en ander is verbonden met het oerwoud aan licenties. Ik merk in de praktijk dat mijn klanten voor dezelfde compliance vereisten wisselende adviezen krijgen (bv E5 voor alle gebruikers of een combinatie van E3/E5). Dat zelfs Microsoft zèlf daar niet altijd helder uitsluitsel over kan geven geeft te denken en moet zeker veranderen.

Deze perikelen daargelaten blijf ik van mening dat ongestructureerde informatie  – met een juiste inrichting – nog altijd veiliger en beter compliant is te beheren in Office 365 dan dat het nu nog altijd op menig fileshare gebeurt. Laten we kijken wat 2019 heeft gebracht! Lees verder

Microsoft biedt Zand vangen - foto: Eric Burgerin Office 365 voortdurend nieuwe applicaties en functionaliteiten. Anders dan bij server gebaseerde software is er geen driejaars cyclus met releases, maar komt de verandering dagelijks. Ook verdwijnen apps en functionaliteiten, of gaan ze op in andere. Soms worden dit soort wijzigingen groots aangekondigd (Skype>Teams) maar soms is er ook ergernis dat veranderingen niet of nauwelijks onder de aandacht zijn gebracht door Microsoft. Zelf had ik ook zo’n moment toen ik een actuele vergelijking wilde maken van audit functionaliteit in SharePoint Online en Office 365. In april van dit jaar had ik nog een blog geschreven over het onderwerp. Maar SharePoint Online audit logs – in de NL versie bekend als Controle instellingen voor de site verzameling – is niet meer. Daarom hier mijn bijgewerkte blog. Lees verder