All posts tagged SharePoint 2010

Ieder jaar voorzie ik mijn lezers van een overzicht van mijn blogs van het afgelopen jaar. En graag maak ik ook nu weer van de gelegenheid gebruik om alle lezers en belangstellenden te bedanken. En een groter compliment dan de aantallen retweets, Linkedin-likes en pageviews bij mijn laatste blog (was het de titel?) is er eigenlijk niet.

In januari 2012 schreef ik over de uitdagingen van upgrade van je SharePoint platform. Veel organisaties werkten nog met MOSS 2007 en stonden voor de keuze te migreren naar 2010 of 2013. Of naar de cloud met Office 365 en SharePoint Online. Maar de vraagstukken rond toepassing van recordsmanagement in SharePoint blijven met 2010 en 2013 tamelijk constant. En SharePoint lost niet vanzelf de problemen op na installatie.

The SharePoint Governance Manifesto. Disruptive Governance thinking for the masses, het provocerende maar o zo leerzame e-boekje over SharePoint Governance van Ant Clay kwam uit in februari. Nog steeds aanbevolen voor alle organisaties die met SharePoint aan de slag gaan en vanuit ‘het experiment’ onnadenkend de productfase in glijden. Kan wel eens een snelle roetsjbaan naar chaos worden.

Mijn blog van 2 april was gewijd aan een product dat zaakgericht werken koppelt aan relatie- en objectenbeheer met SharePoint als platform en repository voor documenten en dossiers. De applicatie 360° van het Scandinavische Software Innovation is zowel in een overheids- en businessversie op de markt gebracht. Het product wordt in Nederland door Wortell vertegenwoordigd.

En dan e-mail archivering, één van mijn stokpaardjes misschien. Maar hoe is het toch mogelijk dat we in de meeste organisaties en bedrijven niet in staat lijken te zijn om deze risicovolle categorie records met al die belangrijke afspraken, die financiën, verantwoording en imago zoveel schade kunnen doen – ook nog na jaren – zorgvuldig te archiveren. De tools zijn er. En ook voor SharePoint – hoewel absurd dat Microsoft daar nog steeds niet zelf optimaal in voorziet – zijn er inmiddels prettige add ons op de markt.

E-discovery: organisaties en bedrijven kunnen onverwacht worden geconfronteerd met een extern onderzoek, een rechtszaak, een parlementaire enquête. Op korte termijn moeten ‘stukken gelicht’ om een proces van jaren te reconstrueren. Kostbare tijd, nog duurdere externen worden aan het zoeken gezet. Vrijwel altijd zijn er vragen over de e-mail box van functionaris X. Kortom, dat kan gemakkelijker in dit elektronische tijdperk met tools die tegelijkertijd Exchange en SharePoint raadplegen, documenten en mails bevriezen, overzichten maken. Prachtige functionaliteit, nu nog allemaal met die tools gaan werken!

In september schreef ik twee blogs over werken in de cloud: wat weerhoudt organisaties en bedrijven nog van archiveren in Office 365 en SharePoint Online. Ik had daarover een goed en nuchter gesprek met de CTO van Microsoft Nederland, Hans Bos. De onrust over de Patriot act was nog niet verstomd of de Snowden onthullingen deden nieuwe twijfels over veiligheid in de cloud rijzen. Sinds mijn blogs lijken de onthullingen niet voorbij, maar gloren ook mogelijk positieve effecten, variërend van reacties en maatregelen van Microsoft, Google en Yahoo tot voorzichtige beweging in het Witte Huis, aan de horizon.

In oktober kwam ik na een jaar nog eens terug op certificering van recordsmanagement applicaties in het algemeen en SharePoint producten in het bijzonder conform NEN 2082. Het blijft een vreemde race van organisaties die niets anders durven dan een NEN 2082 eis aan het PvE toe te voegen (‘het moet van de inspecteur’), leveranciers die hun producten duur laten certificeren en uiteindelijk implementaties waarin de verplichte features van de norm niet worden toegepast. En verder een weinig open proces rond certificering, hoewel daar enige verbetering in is gekomen nu enkele leveranciers (Decos, Mozard!) op aanvraag ook de rapportages van hun certificeringtraject gaan verstrekken.

Opnieuw governance: in november kwam Microsoft op de technet pagina’s met nieuwe guidance voor governance in SharePoint. Was de ondersteuning voor governance planning in SharePoint 2010 nog beperkt tot een eenmalige Microsoft-whitepaper (wel met de alarmerende bijsluiter dat ‘a governance Plan alone will not guarantee the success of your solution (… ) However, not having a Governance Plan or having a plan that is either impratical or unrealistic is a clear recipe for disaster.’). Inmiddels is de ondersteuning uitgebreid tot actuele webpagina’s en een inzicht gevende muurposter. En is de ‘compliance officer’, onder veel meer toegevoegde leden, onderdeel van het governance team.

Acht tips om je SharePoint 2013 implementatie te laten mislukken begin december was in ieder geval een blogtitel die de aandacht heeft getrokken. En de best gelezen blog tot heden. En allemaal waar :-)! Dank voor het lezen en dank voor de distributie, via jullie retweets, likes en reposts (SPCNL, BREED). Tot in 2014!

 

Een boek over SharePoint governance dat je aan het denken wil zetten, dat is The SharePoint Governance Manifesto. Disruptive Governance thinking for the masses van Ant Clay. Ben je betrokken in een SharePoint project – en wie is dat niet vandaag de dag? 🙂 –  en heb je te maken met vraagstukken van (toekomstig) beheer? Ga dan nu Clay’s e-book downloaden en betaal naar wens vijftien dollar of méér. Want dit is een LEUK boek over SharePoint en governance. Waar veel schrijvers na een vaak korte duiding van het grote belang van governance al snel  een technische of instrumentele benadering kiezen, met veel ‘niet-vergeten’ lijstjes, gaat Clay uitsluitend maar dan ook helemaal voor een visieverandering bij de lezer.

Je moet er tegen kunnen, maar ik houd van deze creatieve schrijfstijl, die me ergens deed terugdenken aan het inspirerende Eckart’s notes van ICT-ondernemer Eckart Wintzen (1939-2008). Wat Clay betoogt is iets wat we te vaak snel vergeten als we eenmaal tot over onze oren in een SharePoint-project of ander ICT-project zitten: voor wie deden we dit ook weer? Er bestaan geen ICT-projecten, alleen business-projecten. Hij hamert het er in, alle 149 pagina’s van dit manifest. Clay denkt dat dit manifest extra noodzakelijk is, nu we allemaal (‘you SharePoint people’) onze blik gefixeerd hebben op de prachtige nieuwe features van SharePoint 2013 ‘and you have started to veer off course and back to being SharePoint tech, not business focussed.’

Maar Clay hoopt wel dat zijn boek ‘will cut through the existing  SharePoint Governance-crap that is out there and steer you on a path to SharePoint-awesomeness. En of we hem toch willen vergezellen op deze ‘kick-ass road-trip disruptive Governance thinking…’

Wat volgt is een vermakelijke analyse van falend denken over ICT-projecten in het algemeen, SharePoint-projecten in het bijzonder en natuurlijk ‘Governance failures’. Met een tiental geïllustreerde stellingen brengt Clay je eerst dichter bij een nieuwe mindset, alvorens in ‘The seven waves of SharePoint Governance’ (vrij naar Covey) zijn visie uit te werken. Absolute nummer één daarin is ‘business alignment’: als niet expliciet is te maken hoe je SharePointproject zal bijdragen aan de doelen van je organisatie, doe het dan niet – of begin opnieuw bij het begin: waarom? Verderop maant Clay in ‘Project governance’ toch vooral het doel voor ogen te houden in plaats van te focussen op middelen en methoden (piramidenbouwers, Stonehenge… hadden zij MSProject? Nou dan!). In het hoofdstuk over Information Governance komen Clay’s ideeën over stapsgewijze verbetering  (Kaizen) en (project-)organisatie mooi samen: wacht niet op een perfecte blauwdruk van de informatie-architectuur maar ga vanuit een basis aan de slag. Hoezeer Clay ook de business en de eindgebruiker centraal stelt, Information Governance blijft ook bij hem een centraal gegeven, waarbij lusten en lasten hand in hand gaan:

‘Information Governance, looking at your solution from a day-to-day use perspective, is one of the most important aspects of governance for the end-user. However you achieve it, you should strive to educate the end user community as to why it is so important that they take Information Governance and its SharePoint idiosyncracies seriously. Explain why we are using meta data, adding terms to folksonomies and creating content types, what is the value to them, their teams and the organization as a whole. ‘

In een zesde golf gaat Clay in op Social Business: in zijn holistische visie kan je in SharePoint Governance niet langer om de impact van ‘social’ heen:

‘… it is not just about turning on the social features in your SharePoint farm, although that is certainly one aspect, it is more about culture, your business operating model and the very essence of how most organisations will need to do business in the future.’

Aantrekkelijk in het e-book is ook het vervlechten van spel-elementen (gamification) als methode in de visievorming. Onderweg wordt ook nog de vraag beantwoord of governance niet meer iets voor grote organisaties is? Nee, zegt Clay, het is niet afhankelijk van omvang, volwassenheid, soort oplossing, bedrijfssector of welk ander kenmerk ook. Governance: we gaan er òf helemaal voor, òf we blijven hangen in de ‘bare minimum IT focused stuff that we did previously. The so called middle ground of ‘try’ is extremely counterproductive…’. Vandaar ook de quote van Master Yoda’s wijsheid:

‘Do or do not, there is no try’.

Ik heb geen statistieken bij de hand, maar het lijkt er op dat 2012-2013 voor veel Nederlandse bedrijven en instellingen de migratie van SharePoint 2007 naar 2010 markeert. En dat SharePoint 2013 ‘eerst zien dan geloven’ is voor de ICT-manager. Terecht schrijft Michal Pisarek in zijn blog ‘The Myth of the SharePoint Upgrade’ dat upgraden naar 2013 niet alle problemen vanzelf oplost en dat organisaties zichzelf te graag voor de gek houden (‘deze 2013 versie zal pas echt tot gebruikersacceptatie leiden’ of ‘upgraden is gewoon even een technische aangelegenheid’).

Pisarek stelt dat we eigenlijk eerst even moeten stilstaan bij SharePoint successen en uitdagingen in onze huidige versie. Welke issues zijn het waard om op te pakken en kan je die oplossen met de nieuwe versie? Verder zal je moeten bedenken welke eisen de business stelt, want anders blijven die nieuwe features in SharePoint gewoon ‘features’, in plaats van ‘oplossingen’. En stel de meest dringende eisen met elkaar vast, om vervolgens te bepalen of ze met een upgrade zijn op te lossen, of wellicht met slimmer inrichten van de huidige omgeving. Natuurlijk doen deze nuanceringen niets af aan de aantrekkelijke verbeteringen in SharePoint 2013: drag-and-drop, geïntegreerde FASTsearch, verbeterde email-management integratie, synchronisatiemogelijkheden, meer social functionaliteit, uitbreiding legal hold functies. Om maar wat te noemen. Goed stuk van Pisarek, aanbevolen.

Als je in je bedrijf of organisatie streeft naar consolidatie van je contentmanagement-, documentmanagement- en recordsmanagement applicaties, dan is SharePoint wellicht je platform. Maar de uitdagingen voor recordsmanagement en zaakgericht werken blijven in 2010 en 2013 vrijwel even groot. Iemand vroeg me pas welke verbeteringen ik dan graag aan SharePoint zou willen aanbrengen om die uitdagingen mee te lijf te gaan. Ik denk dat ik zo ’n beetje tot het zelfde lijstje zou komen als Bruce Miller’s RIMtech in september 2011, in Managing Records in SharePoint 2010 Version 2.0. Het rapport, door ARMA ook als boek uitgebracht, gaat uit van een toetsing van out-of-the-box SharePoint 2010 aan de US DoD 5015.2-STD eisen voor recordkeeping systemen. Een beperktere sub-set daarvan noemt Miller de F1000 (Fortune 1000 bedrijven) eisen, voor bedrijven die wel aan geformaliseerd recordsmanagement willen doen, maar niet onderworpen hoeven te zijn aan de zeer strenge Department of Defense normen. Vanuit deze twee normen sets komt Miller tot een waardering van SharePoint 2010, waarbij hij – samengevat – tien tekortkomingen vindt ten opzichte van de informele F1000-norm en elf daar op aanvullende eisen ten opzichte van de DoD-norm. Dus in totaal 21 uitdagingen om SharePoint compliant te krijgen aan de DoD-norm.

Uit deze 21 eisen zouden mijn acht toppers voor gewenste recordsmanagement aanvullingen op out-of-the-box sharePoint 2010 als volgt luiden:

Case file handling – inderdaad vraagt zaakgericht werken en zaakgericht archiveren om extra inrichting. De 2010 versie heeft de documentset als  ‘dossier’ gekregen, maar een zaak vraagt om meer dan dat.

Formal disposition – Miller beschrijft een drietraps model voor verwijdering, bestaande uit kwalificeren, review, verwijdering. De 2010 versie biedt wel out-of-the-box meer bouwstenen voor retentie dan de voorgaande versies, maar een en ander zal nog wel in een workflow dienen te worden vastgelegd. Overigens biedt het rapport prachige functionele beschrijvingen van verschillende oplossingen voor al deze issues.

Basic cutoff – SharePoint 2010 maakt het mogelijk om een bewaartermijn te laten triggeren door een ‘gebeurtenis’, in zaakgericht werken ook wel ‘resultaattype’ genoemd. Het is in het systeem de datum die gevuld wordt door de statusverandering die de gebeurtenis markeert. En vervolgens als startdatum voor de bewaartermijn geldt. De opeenvolgende stappen (statusverandering, trigger, archivering dossier, start bewaartermijn) moet nog wel in een custom workflow worden gevat.

File plan structure – hoewel 2010 wel beschikt over file plan functionaliteit, staat het los van de bewaartermijnen en is het centraal managen van een koppeling tussen file plan en bijbehorende bewaartermijnen niet out-of-the-box mogelijk.

Email integration – er zijn inmiddels voldoende third party add ons op de markt die de integratie tussen Microsoft SharePoint 2010 en Microsoft Outlook bewerkstelligen, zodat ook e-mail berichten een kans maken om zorgvuldig digitaal gearchiveerd te worden door de eindgebruiker zelf, door middel van drag-and-drop.

Multi-Record linking – het aanbrengen van koppelingen op document- en dossierniveau is niet out-of-the-box mogelijk.

Import/Export – in Miller’s conform DoD vereiste aanvullingen wordt ook NARA transfer, dat wil zeggen overdracht naar het Nationaal Archief (of ander ‘e-depot’) apart genoemd. Maar een voorziening voor export in een neutraal formaat inclusief metadata is niet standaard aanwezig, Verschillende soorten tooling op de markt kunnen in deze taken voorzien, specifiek voor overdracht beschikt Gimmalsoft’s Compliance Suite over functionaliteit. Check ook de review daarvan door wederom Bruce Miller.

Audit analysis – er zijn fraaie mogelijkheden voor het inrichten audit trails aanwezig in SharePoint 2010, maar de weergave van de resultaten in de out-of-the-box rapportages laat zoveel te wensen over dat ook daarvoor aanvullende producten op de markt zijn verschenen.

De meeste van deze issues, uitgezonderd email integratie, zijn ook niet in de 2013 versie afdoende geadresseerd. Daarvoor hoef je dus niet te upgraden. Maar bijvoorbeeld misschien weer wel als je HNW wilt aanpakken met meer offline synchronisatie voor BYOD en met meer social voor online communicatie.

Eigenlijk is het wat Pisarek zegt: als de medewerkers met SharePoint 2010 in huis nog steeds attachments rond mailen in plaats van hyperlinks, kan je die upgrade budgetten misschien beter in een voorlichtingscampagne stoppen om de collega’s eigentijdse samenwerkingsvormen bij te brengen.