All posts tagged recordsmanagement

Zoals ieder jaar maak ik weer de balans op met een overzicht van de blogs die ik heb geproduceerd over Office 365, compliance en recordsmanagement. Wat om te beginnen opvalt is dat het vaak al snel gaat over het tempo van verandering. Klanten. Maar ook de consultants in het veld zuchten onder het aantal wijzigingen dat Microsoft bij voortduring aanbiedt. Mooie vernieuwingen daar niet van, maar het is moeizaam anticiperen, bij zoveel aankondigingen in de roadmap. Waarbij het ook niet altijd helder is òf en hoe alles wordt aangekondigd. En ook hoe een en ander is verbonden met het oerwoud aan licenties. Ik merk in de praktijk dat mijn klanten voor dezelfde compliance vereisten wisselende adviezen krijgen (bv E5 voor alle gebruikers of een combinatie van E3/E5). Dat zelfs Microsoft zèlf daar niet altijd helder uitsluitsel over kan geven geeft te denken en moet zeker veranderen.

Deze perikelen daargelaten blijf ik van mening dat ongestructureerde informatie  – met een juiste inrichting – nog altijd veiliger en beter compliant is te beheren in Office 365 dan dat het nu nog altijd op menig fileshare gebeurt. Laten we kijken wat 2019 heeft gebracht! Lees verder

Audit, audit trail of audit Zand vangen - foto: Eric Burgerlogboek is een functionaliteit waarmee gebruikers- en systeemhandelingen kunnen worden vastgelegd voor latere referentie of verantwoording. Het was en is een eis in de normen voor voor compliant recordsmanagement. In server gebaseerde document management systemen was een audit functionaliteit al standaard aanwezig. Vaak werd de functie uitgeschakeld door beheerders, omdat het een te grote impact had op de performance: het is allemaal mooi, die compliance, maar het moet de werkzaamheden niet teveel gaan verstoren. Ook in SharePoint on premise bestond de functie al sinds 2007, in de Nederlandse versie onder de onmogelijke naam Controle instellingen voor de siteverzameling. Deze moest bewust aangeschakeld worden voor een sitecollectie en geconfigureerd met keuze uit te bewaren handelingen plus de periodieke opslag van het logboek (in Excel formaat). Ook in SharePoint Online is deze functionaliteit aanwezig. Een discussie over het al dan niet vastleggen van zoekgedrag van medewerkers kon het gevolg zijn.

Office 365 gaat met auditing heel anders om. Inmiddels is het default ingeschakeld, logt het meer dan honderd specifieke gebruikers-en systeemhandelingen, bestrijkt het de gehele tenant – niet alleen SharePoint – en wordt de log afhankelijk van abonnement en export korter of langer bewaard. Dat roept nieuwe vragen op. Lees verder