Metadata views voor SharePoint in Microsoft Teams

Het heeft zolang geduurd dat hier te lande zelfs Microsoft MVPs er zeer aan twijfelden of het op korte termijn nog wel goed zou komen, maar ze zijn er: rijke metadata weergaven onder de Bestanden tab in MS Teams in Office 365! Waar gaat het over, wat brengt het ons en – zoals altijd – wat werkt er (nog) niet?

Eén van de sterke functionaliteiten van SharePoint is de mogelijkheid om verschillende weergaven (Eng. versie: views) aan te maken op de documenten, folders en documentsets (dossiers) die je in een documenten-bibliotheek kan hebben. Die views zijn op te slaan, te personaliseren en aan te passen op basis van alle (30+) standaard metadatavelden (SharePoint:  kolommen/columns) en eventuele custom velden. Daar onder begrepen ook labels voor archivering (gearchiveerd, bewaartermijn etc.) en classificatie (vertrouwelijkheid). Met de komst van MS Teams voor communicatie waren deze documenten wel zichtbaar in een venster in het Team, maar bleef deze rijkdom aan mogelijkheden uit het zicht en buiten het bereik van gebruiker en eigenaar.

Micosofts eigen SharePoint eindbaas Jeff Teper (inmiddels SharePoint èn Teams) publiceerde reeds  in september 2018 (!) aan de vooravond van MS Ignite 2018 conference een blog waarin ons “bringing the full power of SharePoint to groups working in Microsoft Teams” werd beloofd. En: “Soon you’ll see a new files experience in Microsoft Teams that will grow to encompass the full capabilities of SharePoint document libraries. You’ll be able to create custom views, pin files to the top, add and format custom columns, and gain insights into file activities.” Een half jaar later,  in mei 2019, kondigde Microsoft aan dat ‘Improved Channel File Tab Experience’ op korte termijn was te verwachten en de previews in de conferenties leken inderdaad veelbelovend. Uitstel volgde opnieuw, er waren mogelijk performance issues. Maar nu is het uitgerold naar Office 365 gebruikers wereldwijd.

Op het eerste gezicht lijkt de gehele functionaliteit  voor views en metadata bij documenten meegenomen naar Teams. Als je daar bovenaan een Team de tab Bestanden klikt, zie je inderdaad de metadata velden zoals je ze in SharePoint had toegevoegd aan de onderliggende bibliotheek. Gedaan is het met de armzalige weergave die Teams de afgelopen twee à drie jaar had geboden. Ook zien we rechtsboven de knop met schakelopties met weergaven. En kunnen we gebruikers dus verschillende views op hun dossiers en documenten beschikbaar stellen. Zodat ze in een proces de dossiers en documenten geordend, gefilterd of gesorteerd – of alle drie  – bijvoorbeeld op object, maker, aanmaakdatum, gearchiveerd ja/nee kunnen tonen. Verder is check-in/check-out beschikbaar. Ook de recent toegevoegde optie in bibliotheken om veel gezochte documenten bovenaan ‘vast te pinnen’ is vanuit Teams bereikbaar.

Top. Hier wilden we naar toe. Wat kan er nog meer… Als je op het functies menu per document, folder of documentset klikt zie je beduidend minder functionaliteit dan bij dezelfde knop in SharePoint. Je zal bovenaan – als voorheen – naar de knop Open in SharePoint moeten. Ik mis vooral – onder veel meer – de knoppen voor Voorbeeld, Eigenschappen en Versiegeschiedenis. Het laatste is nog gedeeltelijk te ondervangen door de versie kolom ergens in de metadata view te tonen. Maar aangezien het hele Eigenschappen paneel – rechts op scherm in bibliotheek in SharePoint – ook afwezig is in de nieuwe weergave in Teams missen we toch wel veel. Je kan dan ook geen metadata aanpassingen plegen binnen die weergave of nieuwe kolommen aanmaken. Al staat dat laatste wel op de Microsoft roadmap. Ook toegang tot workflow in power Automate is uitsluitend in SharePoint, evenals toegang tot label toekenning voor recordsmanagement.

Al met al is het een sprong voorwaarts om überhaupt de MS Teams interface te kunnen gebruiken voor gestructureerd document management met metadata! In letterlijke zin heeft het inderdaad de documentgegevens ‘views’ uit SharePoint naar Teams gebracht. Maar voor wie dagelijks moet kunnen werken met metadata zijn de beperkingen op weergave van het eigenschappen paneel, het wijzigen van metadata en – in mindere mate – het toevoegen van kolommen wel wat teleurstellend.