Ieder bedrijf en iedere overheidsorganisatie krijgt te maken met grote en kleine rampen: rechtszaken, ongelukken, fraude, productiefouten, blunders in de dienstverlening… En altijd is onmiddellijk documentatie nodig, om een zaak juridisch te ondersteunen, om intern of extern te verantwoorden, om bewijs of tegenbewijs aan te dragen, om claims te weerleggen. Documenten en informatie moeten snel beschikbaar zijn, compleet en betrouwbaar. Of er nu vragen komen over de gemalen insecten in je frappuccino, over gemeentelijke vergunningen na een cafébrand, of contractuele problemen, het gaat altijd om combinaties van financiële risico’s, politieke en maatschappelijke verantwoording en het risico van imagoverlies. Tijdige en betrouwbare informatie uit eigen organisatie kan dan de redding zijn. Of in ieder geval de schade beperken.
Wanneer de organisatie leunt op papieren bronnen, zullen deze met een snelle zoekactie onttrokken moeten worden aan de papieren archieven. Meestal zal men dan moeten kunnen terugvallen op dossieromschrijvingen die aansluiten bij de zoekvraag. Bij stuksgewijze omschrijvingen zal dat mogelijk wat beter gaan, maar uiteindelijk worden de stukken letterlijk uit hun context gelicht en bijeen gebracht. Of gekopieerd. Vaak wordt voor de zekerheid een en ander apart gezet, om te voorkomen dat iets onbedoeld vernietigd wordt in een reguliere vernietigingshandeling.
In een goed recordmanagementsysteem worden dit type onttrekkingen gefaciliteerd met een ‘legal hold’-functionaliteit. Een goed Nederlands begrip heb ik nog niet aangetroffen (maar ik houd me aanbevolen. Aanvulling 20-06-2012: Marcel Prot van KBenP kwam met de term ‘opschorting van vernietiging’ die ik nog niet in wet- en regelgeving maar wel in archief beheersregels heb aangetroffen). Het voordeel is dat alle documenten in hun context behouden blijven en toch gemarkeerd zijn als onderdeel van een virtueel dossier en als uitzondering op het vernietigingsbeleid. In SharePoint 2010 wordt de functionaliteit aangeduid als ‘wachtruimte’. De functionaliteit is in SharePoint 2010 verbeterd en uitgebreid in vergelijking tot de 2007 versie. Hoe werkt het?
Wanneer een autoriteit de recordmanager verzoekt om documenten gerelateerd aan een bepaald issue uit te sluiten van vernietiging en bijeen te brengen, kan deze in een standaard onderdeel van SharePoint een hold aanmaken. Deze krijgt een naam (‘bv. ‘Cafébrand Het Zwaantje 15-01-2012’) en een omschrijving. Daarin kan de reden, de opdrachtgever en de opdrachtverlening worden vermeld. Vervolgens kunnen documenten worden gekoppeld aan de hold. SharePoint sluit nu de documenten uit van vernietiging, bovendien wordt in het recordcenter automatisch een lijst aangemaakt en bijgehouden met daarop alle onder de hold geschaarde documenten. De recordmanager hoeft dus alleen queries uit te voeren en documenten toe te voegen, het systeem houdt alles bij en voorkomt vernietiging. Een lopende bewaartermijn blijft overigens wel gewoon van kracht en wordt niet verwijderd of herzien. Na verwijdering van de hold is dan ook de eerder gegeven termijn van toepassing. Ook worden de handelingen ten aanzien van de hold opgenomen in de audittrail. De lijst bevat een samenvatting van de hold en hyperlinks naar alle documenten, zodat de lijst praktisch te gebruiken is. Omdat de lijst zichzelf actualiseert, is altijd de nieuwste stand van zaken beschikbaar. Hoewel onwaarschijnlijk kan een document van verschillende holds tegelijkertijd deel uitmaken. Het zal dan niet vernietigd kunnen worden, totdat de laatste hold is verwijderd.
De kracht van deze functionaliteit staat of valt met compleetheid van het digitale archief. Met een zorgvuldige vastlegging en metadatering van de binnenkomende post komen we er niet. Bij veel grote en kleine rampen zijn het nu juist emailberichten die niet of niet tijdig beschikbaar kunnen worden gemaakt. Waar het gaat om papieren documenten is het terugvinden al vaak een tijdrovende en frustrerende opdracht geweest voor DIV-medewerkers en archivarissen, bij digitale documenten en vooral email zijn de problemen door ongeordende opslag en door opdringerige mailservers afgedwongen vernietiging (‘Uw mailbox is te groot’ nee, natuurlijk niet, die is te klein) nog veel groter.
E-discovery is een business geworden. En de hoge kosten om een paar emails terug te halen (‘we hebben de backup toch nog’, duh) staan in geen verhouding tot licentiekosten van archiefoplossingen voor email die de markt inmiddels biedt, zoals bijvoorbeeld voor SharePoint hier, of hier.
