All posts tagged implementatie

Precies drie jaar geleden Nog even verder slapen - foto: Eric Burgerschreef ik een blog over het mislukken van SharePoint implementaties, die ook door de titel aandacht trok. Maar alle retweets en aandacht op Linkedin (dank lezers!) ten spijt werden de aanbevelingen niet terstond overal opgevolgd. Ik hoop iedere keer dat we het structuurloze tijdperk nu gepasseerd zijn, maar helaas, we’re still in the woods. En ik zie graag die implementaties slagen want betere reclame is er niet. In deze blog wil ik verder inzoomen op één van de onderwerpen uit dat artikel: ‘archiveren is iets voor later’. Lees verder

Bij mijn presentaties,Had ik dat maar eerder geweten - foto: E. Burger projecten en trainingen over recordsmanagement in SharePoint zijn twee reacties opvallend dominant: ‘hadden we dat maar eerder geweten’ en ‘waarom heeft onze leverancier dat nooit verteld’. Of het nu SharePoint 2013 on premise of SharePoint Online in Office 365 betreft, SharePoint biedt rijke mogelijkheden voor digitale archivering. Maar keuzes voor recordsmanagement scenario’s moeten tijdig in een implementatie worden gemaakt, om te voorkomen dat een reeks aanpassingen en handmatige archiveringshandelingen later nieuwe investeringen en extra inzet van resources noodzaken.

Vaak zijn SharePoint-implementaties organisch gegroeid uit compleet afzonderlijke installaties door verschillende leveranciers. Centrale governance is dan meestal ver te zoeken. Migraties vanuit fileshares hebben vaak zonder kritische beoordeling plaats gevonden: beter alles meegenomen dan iets gemist lijkt daar het adagium. Wanneer documenten en – indien aanwezig – dossiers (bv. met behulp van documentsets) op geen enkele wijze zijn gelabeled, worden de mogelijkheden van automatisering van archivering in SharePoint gereduceerd. En neemt dus ook de winst uit investering in digitale archivering navenant af. En krijgt SharePoint bovendien als product kritiek: belangrijke records worden niet beveiligd tegen verwijdering of mutatie, documentbibliotheken stromen over zonder mogelijkheid tot ‘afromen’ naar een recordcenter.

Hoe kan dit nu worden doorbroken? Lees verder