All posts tagged email

Stel je toch eens voor, zoMicrosoft - Foto: Eric Burger opent Microsoft zijn pleidooi, dat de Frankfurter Stadtpolizei het openen van een kluis van een Deutsche Bank filiaal in Manhattan eist? Omdat daar een bundeltje brieven van een New York Times journalist zou liggen. En dat de bankmanager in Manhattan de kluis zou openen, om de inhoud vervolgens richting Duitse justitie te faxen. De Amerikaanse overheid zou buiten zichzelf van woede zijn, over zo ’n onbeschaamde inmenging van een buitenlands justitieel apparaat op Amerikaans grondgebied. En bovendien de schending van privacy van een Amerikaans staatsburger!

Tsja, het zou wat zijn. Maar andersom – in een digitale werkelijkheid – is echter het geval: Amerikaanse justitie claimt toegang tot Microsoft’s servers in Ierland, om e-mails op te eisen. Microsoft had in juli schoorvoetend enige in de VS opgeslagen data (o.a. delen uit een adresboek) beschikbaar gesteld naar aanleiding van een rechtbank verzoek. Maar had geweigerd de content van e-mails beschikbaar te stellen, e-mails die in Microsoft’s datacenter in Ierland zijn opgeslagen. Ook de Ierse regering heeft zich daar terecht boos om gemaakt. Op 8 december jongstleden ging Microsoft’s hoogste jurist Brad Smith in de tegenaanval en diende een verweerschrift in, met bovenvermelde analogie als inleiding.

Deze juridische strijd raakt rechtstreeks Microsoft’s belangen en natuurlijk ook de campagne om Office 365 in Europa en Nederland vaste voet te laten krijgen. Lees verder

Niet zonder trots presenteerde David Ferriero, Archivaris van de Verenigde Staten, gisteren de nieuwe burelen van de George W. Bush Presidential Library and Museum in Dallas Texas. De Verenigde Staten hebben sinds Roosevelt van deze historische centra opgericht voor hun voormalig presidenten, maar deze is volgens Ferriero extra bijzonder: niet alleen is het de eerste die ‘de oorlog tegen het terrorisme’ vastlegt, maar ook de eerste

‘to fully reflect the growth of the use of electronic records in government. While the Clinton Library holds 4 terabytes of electronic records, the Bush Administration produced 80 terabytes. And it will preserve more than 200 million emails, compared to 20 million at the Clinton Library.’

Heeft iets genants, dat nu juist in één zin die link tussen de oorlog (of oorlogen?) tegen het terrorisme (Irak, Afghanistan) en die miljoenen e-mails moet worden gelegd. O ja, die e-mails van het Witte Huis, wat was daar ook weer mee aan de hand? Lees vooral The Untold Story of the Bush White House Emails van CREW (Citizens for Resposibility and Ethics in Washington, een onafhankelijke non-profit organisatie) en huiver bij zoveel falen in achtereenvolgende pogingen tot het organiseren en inrichten van recordsmanagement voor het e-mailgebruik door het Witte Huis. Ik schreef daar eerder over in een blog.  Het Witte Huis onderhield weliswaar contacten met het Amerikaanse Nationaal Archief (NARA) in die periode en was ook door NARA gewaarschuwd voor dreigende vernietiging van e-mails, maar

‘The Bush White House failed to inform NARA about the missing emails or shareinformation with NARA until well after CREW released its report and CREW and the National Security Archive sued both the Executive Office of the President and NARA.’

Uiteindelijk zijn er dus miljoenen e-mail berichten, uit een cruciale periode, zoek geraakt, is er voor miljoenen gespendeerd aan projecten om emails terug te halen (o.a. uit PST files en backups) en heeft Obama’s Witte Huis nog wat correspondentie uit en over deze onverkwikkelijke gebeurtenissen vrijgegeven, maar de schade is natuurlijk onherstelbaar. En wat er wel over is gebleven wordt niet meteen openbaar,  eerst

‘the roughly 200 million emails have to be reviewed by the center’s archivists, a process that could take a long time. With current technology, archivists can only review about 800,000 pages a year.’

De directeur van de Bush library geeft toe dat het niet alleen een geweldige bron is, maar “Our challenge is, how do you preserve it? And how do you process it to make it available?”

Tsja, natuurlijk beslissen we niet allemaal elke dag over oorlog en vrede, maar hoe is het in uw organisatie met e-mailgebruik en e-mailarchivering? Want ondanks de nog altijd volhardende anti-email-activisten in de sociale media (ook in Nederland) worden ingrijpende beslissingen en afspraken door de meesten van u toch echt in emailberichten verpakt.  En in veel organisaties komt de kwetsbaarheid daarvan pas aan het licht als het te laat is, als de juridische conflicten of parlementaire onderzoeken zich aandienen. Het blijft me verbazen, dat de records uit een communicatietool die als zo lang gemeengoed is, zo moeilijk uit dat persoonlijke domein zijn te krijgen. De email op de zaak is van de zaak en waar zakelijke belangen in het geding zijn, moet de vastlegging zijn geborgd. Omdat archiveringstools en addons op emailapplicaties al langer voorhanden zijn, steeds vriendelijker in gebruik en steeds goedkoper worden, is er eigenlijk geen excuus voor een organisatie en is de businesscase denk ik snel gemaakt. Onderzoek de verschillende processen in de organisatie, analyseer de risico’s bij het gebruik van e-mail en pas een bewaarstrategie toe die bij het gebruik en de gebruikers past. Strategieën kunnen variëren van volledig geautomatiseerde classificatie en vastlegging, tot handmatige toevoeging aan dossiers door middel van drag-and-drop.

Mocht u morgen desalniettemin toch nog de piratenvlag willen hijsen, e-mail willen quitten of zich enthousiast met uw prezi’s in nieuwe vormen van communicatie wensen te storten, bedenk dan dat anderen u mogelijk na één of tien jaar via aangetekende post aan uw digitale afspraken, toezeggingen en beloftes kunnen herinneren.

Ik heb geen statistieken bij de hand, maar het lijkt er op dat 2012-2013 voor veel Nederlandse bedrijven en instellingen de migratie van SharePoint 2007 naar 2010 markeert. En dat SharePoint 2013 ‘eerst zien dan geloven’ is voor de ICT-manager. Terecht schrijft Michal Pisarek in zijn blog ‘The Myth of the SharePoint Upgrade’ dat upgraden naar 2013 niet alle problemen vanzelf oplost en dat organisaties zichzelf te graag voor de gek houden (‘deze 2013 versie zal pas echt tot gebruikersacceptatie leiden’ of ‘upgraden is gewoon even een technische aangelegenheid’).

Pisarek stelt dat we eigenlijk eerst even moeten stilstaan bij SharePoint successen en uitdagingen in onze huidige versie. Welke issues zijn het waard om op te pakken en kan je die oplossen met de nieuwe versie? Verder zal je moeten bedenken welke eisen de business stelt, want anders blijven die nieuwe features in SharePoint gewoon ‘features’, in plaats van ‘oplossingen’. En stel de meest dringende eisen met elkaar vast, om vervolgens te bepalen of ze met een upgrade zijn op te lossen, of wellicht met slimmer inrichten van de huidige omgeving. Natuurlijk doen deze nuanceringen niets af aan de aantrekkelijke verbeteringen in SharePoint 2013: drag-and-drop, geïntegreerde FASTsearch, verbeterde email-management integratie, synchronisatiemogelijkheden, meer social functionaliteit, uitbreiding legal hold functies. Om maar wat te noemen. Goed stuk van Pisarek, aanbevolen.

Als je in je bedrijf of organisatie streeft naar consolidatie van je contentmanagement-, documentmanagement- en recordsmanagement applicaties, dan is SharePoint wellicht je platform. Maar de uitdagingen voor recordsmanagement en zaakgericht werken blijven in 2010 en 2013 vrijwel even groot. Iemand vroeg me pas welke verbeteringen ik dan graag aan SharePoint zou willen aanbrengen om die uitdagingen mee te lijf te gaan. Ik denk dat ik zo ’n beetje tot het zelfde lijstje zou komen als Bruce Miller’s RIMtech in september 2011, in Managing Records in SharePoint 2010 Version 2.0. Het rapport, door ARMA ook als boek uitgebracht, gaat uit van een toetsing van out-of-the-box SharePoint 2010 aan de US DoD 5015.2-STD eisen voor recordkeeping systemen. Een beperktere sub-set daarvan noemt Miller de F1000 (Fortune 1000 bedrijven) eisen, voor bedrijven die wel aan geformaliseerd recordsmanagement willen doen, maar niet onderworpen hoeven te zijn aan de zeer strenge Department of Defense normen. Vanuit deze twee normen sets komt Miller tot een waardering van SharePoint 2010, waarbij hij – samengevat – tien tekortkomingen vindt ten opzichte van de informele F1000-norm en elf daar op aanvullende eisen ten opzichte van de DoD-norm. Dus in totaal 21 uitdagingen om SharePoint compliant te krijgen aan de DoD-norm.

Uit deze 21 eisen zouden mijn acht toppers voor gewenste recordsmanagement aanvullingen op out-of-the-box sharePoint 2010 als volgt luiden:

Case file handling – inderdaad vraagt zaakgericht werken en zaakgericht archiveren om extra inrichting. De 2010 versie heeft de documentset als  ‘dossier’ gekregen, maar een zaak vraagt om meer dan dat.

Formal disposition – Miller beschrijft een drietraps model voor verwijdering, bestaande uit kwalificeren, review, verwijdering. De 2010 versie biedt wel out-of-the-box meer bouwstenen voor retentie dan de voorgaande versies, maar een en ander zal nog wel in een workflow dienen te worden vastgelegd. Overigens biedt het rapport prachige functionele beschrijvingen van verschillende oplossingen voor al deze issues.

Basic cutoff – SharePoint 2010 maakt het mogelijk om een bewaartermijn te laten triggeren door een ‘gebeurtenis’, in zaakgericht werken ook wel ‘resultaattype’ genoemd. Het is in het systeem de datum die gevuld wordt door de statusverandering die de gebeurtenis markeert. En vervolgens als startdatum voor de bewaartermijn geldt. De opeenvolgende stappen (statusverandering, trigger, archivering dossier, start bewaartermijn) moet nog wel in een custom workflow worden gevat.

File plan structure – hoewel 2010 wel beschikt over file plan functionaliteit, staat het los van de bewaartermijnen en is het centraal managen van een koppeling tussen file plan en bijbehorende bewaartermijnen niet out-of-the-box mogelijk.

Email integration – er zijn inmiddels voldoende third party add ons op de markt die de integratie tussen Microsoft SharePoint 2010 en Microsoft Outlook bewerkstelligen, zodat ook e-mail berichten een kans maken om zorgvuldig digitaal gearchiveerd te worden door de eindgebruiker zelf, door middel van drag-and-drop.

Multi-Record linking – het aanbrengen van koppelingen op document- en dossierniveau is niet out-of-the-box mogelijk.

Import/Export – in Miller’s conform DoD vereiste aanvullingen wordt ook NARA transfer, dat wil zeggen overdracht naar het Nationaal Archief (of ander ‘e-depot’) apart genoemd. Maar een voorziening voor export in een neutraal formaat inclusief metadata is niet standaard aanwezig, Verschillende soorten tooling op de markt kunnen in deze taken voorzien, specifiek voor overdracht beschikt Gimmalsoft’s Compliance Suite over functionaliteit. Check ook de review daarvan door wederom Bruce Miller.

Audit analysis – er zijn fraaie mogelijkheden voor het inrichten audit trails aanwezig in SharePoint 2010, maar de weergave van de resultaten in de out-of-the-box rapportages laat zoveel te wensen over dat ook daarvoor aanvullende producten op de markt zijn verschenen.

De meeste van deze issues, uitgezonderd email integratie, zijn ook niet in de 2013 versie afdoende geadresseerd. Daarvoor hoef je dus niet te upgraden. Maar bijvoorbeeld misschien weer wel als je HNW wilt aanpakken met meer offline synchronisatie voor BYOD en met meer social voor online communicatie.

Eigenlijk is het wat Pisarek zegt: als de medewerkers met SharePoint 2010 in huis nog steeds attachments rond mailen in plaats van hyperlinks, kan je die upgrade budgetten misschien beter in een voorlichtingscampagne stoppen om de collega’s eigentijdse samenwerkingsvormen bij te brengen.

Ieder bedrijf en iedere overheidsorganisatie krijgt te maken met grote en kleine rampen: rechtszaken, ongelukken, fraude, productiefouten, blunders in de dienstverlening… En altijd is onmiddellijk documentatie nodig,  om een zaak juridisch te ondersteunen, om intern of extern te verantwoorden, om bewijs of tegenbewijs aan te dragen, om claims te weerleggen. Documenten en informatie moeten snel beschikbaar zijn, compleet en betrouwbaar. Of er nu vragen komen over de gemalen insecten in je frappuccino, over gemeentelijke vergunningen na een cafébrand, of contractuele problemen, het gaat altijd om combinaties van  financiële risico’s, politieke en maatschappelijke verantwoording en het risico van imagoverlies. Tijdige en betrouwbare informatie uit eigen organisatie kan dan de redding zijn. Of in ieder geval de schade beperken.

Wanneer de organisatie leunt op papieren bronnen, zullen deze met een snelle zoekactie onttrokken moeten worden aan de papieren archieven. Meestal zal men dan moeten kunnen terugvallen op dossieromschrijvingen die aansluiten bij de zoekvraag. Bij stuksgewijze omschrijvingen zal dat mogelijk wat beter gaan, maar uiteindelijk worden de stukken letterlijk uit hun context gelicht en bijeen gebracht. Of gekopieerd. Vaak wordt voor de zekerheid een en ander apart gezet, om te voorkomen dat iets onbedoeld vernietigd wordt in een reguliere vernietigingshandeling.

In een goed  recordmanagementsysteem worden dit type onttrekkingen gefaciliteerd met een ‘legal hold’-functionaliteit. Een goed Nederlands begrip heb ik nog niet aangetroffen (maar ik houd me aanbevolen. Aanvulling 20-06-2012: Marcel Prot van KBenP kwam met de term ‘opschorting van vernietiging’ die ik nog niet in wet- en regelgeving maar wel in archief beheersregels heb aangetroffen). Het voordeel is dat alle documenten in hun context behouden blijven en toch gemarkeerd zijn als onderdeel van een virtueel dossier en als uitzondering op het vernietigingsbeleid.  In SharePoint 2010 wordt de functionaliteit aangeduid als ‘wachtruimte’. De functionaliteit is in SharePoint 2010 verbeterd en uitgebreid in vergelijking tot de 2007 versie.  Hoe werkt het?

Wanneer een autoriteit de recordmanager verzoekt om documenten gerelateerd aan een bepaald issue uit te sluiten van vernietiging en bijeen te brengen, kan deze in een standaard onderdeel van SharePoint een hold aanmaken. Deze krijgt een naam (‘bv. ‘Cafébrand Het Zwaantje 15-01-2012’) en een omschrijving. Daarin kan de reden, de opdrachtgever en de opdrachtverlening worden vermeld. Vervolgens kunnen documenten worden gekoppeld aan de hold. SharePoint sluit nu de documenten uit van vernietiging, bovendien wordt in het recordcenter automatisch een lijst aangemaakt en bijgehouden met daarop alle onder de hold geschaarde documenten. De recordmanager hoeft dus alleen queries uit te voeren en documenten toe te voegen, het systeem  houdt alles bij en voorkomt vernietiging. Een lopende bewaartermijn blijft overigens wel gewoon van kracht en wordt niet verwijderd of herzien. Na verwijdering van de hold is dan ook de eerder gegeven termijn van toepassing. Ook worden de handelingen ten aanzien van de hold opgenomen in de audittrail. De lijst bevat een samenvatting van de hold en hyperlinks naar alle documenten, zodat de lijst praktisch te gebruiken is. Omdat de lijst zichzelf actualiseert, is altijd de nieuwste stand van zaken beschikbaar. Hoewel onwaarschijnlijk kan een document van verschillende holds tegelijkertijd deel uitmaken. Het zal dan niet vernietigd kunnen worden, totdat de laatste hold is verwijderd.

De kracht van deze functionaliteit staat of valt met compleetheid van het digitale archief. Met een zorgvuldige vastlegging en metadatering van de binnenkomende post komen we er niet.  Bij veel grote en kleine rampen zijn het nu juist emailberichten die niet of niet tijdig beschikbaar kunnen worden gemaakt. Waar het gaat om papieren documenten is het terugvinden al vaak een tijdrovende en frustrerende opdracht geweest voor DIV-medewerkers en archivarissen, bij digitale documenten en vooral email zijn de problemen door ongeordende opslag en door opdringerige mailservers afgedwongen vernietiging (‘Uw mailbox is te groot’ nee, natuurlijk niet, die is te klein) nog veel groter.  

E-discovery is een business geworden. En de hoge kosten om een paar emails terug te halen (‘we hebben de backup toch nog’, duh) staan in geen verhouding tot licentiekosten van archiefoplossingen voor email die de markt inmiddels biedt, zoals bijvoorbeeld voor SharePoint  hier, of hier.

Voor wie zich dagelijks, zoals ik, in de sociale media stort om zich op de hoogte te houden van ontwikkelingen in documentmanagement, recordsmanagement, SharePoint en alles daar om heen, is het toch nog gemakkelijk om net iets te missen. Een tweet, een blog, dat artikel of die ene Facebook update. Om iedereen zo aan het einde van 2011 ter wille te zijn, bied ik hierbij mijn eigen, geannoteerde ‘Blog gemist’. Een zap service met alle blogs van eric burger document management van 2011. Ik wens je fijne feestdagen en een prachtig 2012!

We quit what? E-mail? Het blog-jaar 2010 eindigde ik op de laatste dag met een kritische blik op de we-quit-mail of zero-email-policy activisten. Erg actueel ook weer, lees ook vooral de recente, uitstekende blog van Mark Fidelman.

AIIM Sharepoint Certificate Program De SharePoint 2010 Master Course van AIIM die ik in januari in San Francisco volgde biedt een degelijke basis voor de onderwerpen recordsmanagement en governance in SharePoint.

“It is the metadata stupid” Het op routeringsmetadata van CIA-documenten gebaseerde boek over Lee Harvey Oswald was een uitgelezen kans om het vakgebied in verband te brengen met mijn af en toe opspelende JFK-assassination fetisj. En leuk dat ik daarmee niet de enige was onder vakgenoten!

Verkiezingstijd: tijd voor politwoops! Een beetje in tegenspraak met mijn opvattingen over het belang van emailarchivering (laten we daar beginnen, voordat we ons druk maken over sociale media), maar deze was dan ook te leuk om te laten liggen.

SharePoint 2010 en recordsmanagement Eerste van 2011 in een reeks blogs over de mogelijkheden èn beperkingen van SharePoint 2010 voor de toepassing van recordsmanagement. Met bijzondere aandacht voor emailarchivering. Op basis van een whitepaper van RIMtech uit Canada,  een in recordsmanagement gespecialiseerde consultancy.

Enterprise Content Manegement: de toestand in de wereld Geschreven naar aanleiding van het periodieke Industry Watch onderzoek van AIIM naar ontwikkelingen en trends in de branche. E-mail staat (nog, weer) hoog op de prioriteitenlijst, maar “31% van de respondenten beschouwt e-mail management als ‘chaotisch’ (…) 39% slaat e-mailberichten nog altijd op in Outlook mappen (…) 27% heeft geen beleid dienaangaande.’

Een bekend DMS-probleem Op geen blog van 2011 kwamen zoveel reacties en retweets als deze. Mislukte DMS/RMA projecten raken blijkbaar een gevoelige  snaar onder de vakbroeders en –zusters. En terecht. Juist ook in de SharePoint-projecten zie je toch regelmatig weer dat een ontwerp- en testfase overgeslagen wordt. Totdat je eindigt als een artikeltje in Computable. En ik had nog gewaarschuwd…

Governance, recordsmanagement en SharePoint 2010 Governance, juist in SharePoint, is geen Y2K-achtige consultants’ uitvinding, zoals sommige boze blog tongen beweren. Dat mag en het hoeft van mij ook geen geld te kosten, maar de risico’s zijn reëel en zelfs Microsoft zelf noemt het ontbreken van een governance plan ‘a clear recipe for disaster’. Daar kan geen dislaimer tegen op, me dunkt.

SharePoint 2010, recordsmanagement en #kbenp11 Een verslag van het geslaagde  KBenP Zomerevent in juni. Mijn eigen optredens stonden in het teken van SharePoint 2010 & recordsmanagement en emailarchivering. Als teaser voor de cursussen van GO-Opleidingen.

Stuur je sociale media met vakantie! Sociale media hebben een verslavende werking. We willen niets meer missen. Soms is het goed om even van 2.0 terug naar niks te gaan.

“Dus u wilt documenten en email managen in SharePoint 2010?” Een productreview van DMF van Macroview (o.a. emailarchivering in SharePoint) en 360° van Software Innovation (voor zaakgericht werken).

In place records in #Sharepoint 2010: “a brilliant upgrade” voor #recordsmanagement? Ook deze blog deed gelukkig wat stof opwaaien. Hoe de twee belangrijke vernieuwingen in SharePoint 2010 (in-place-records en documentsets) tot stand zijn gekomen weet ik niet, maar ergens hebben de ontwikkelaars niet over de bovenrand van hun cubicle heen gekeken. Doodzonde.

#SharePoint 2010: de farms groeien, maar ook de issues naar aanleiding van een whitepaper van Enterprise Strategy Group, getiteld Managing SharePoint as a Business-critical Application. Goed, alarmerend stuk van ESG, heikele issues.

#SharePoint 2010 #recordsmanagement #DoD5015.2 gecertificeerd met Gimmal Soft Certificering van recordsmanagement applicaties blijft, zeker in aanbestedingsprocedures, een rol spelen. De meerwaarde van productcertificering hierbij is nog steeds een twijfelachtig voor mij, waar organisaties essentiële functionaliteiten als een RM-module of audittrail niet toepassen na aankoop. Zelfs de nieuwe doos van Gimmal Soft wast dan niet witter.

#Recordsmanagement in #Office365 en #SharePoint Online Office 365 i.c.m. SharePoint Online met het aantrekkelijke pay-per-use model wordt ons als nieuwste snoepje van de week voorgehouden. Aantrekkelijk is het zeker, ware het niet dat serieus recordsmanagement belemmerd wordt door in-place-records-only… Ik heb deze blog met plezier voor repost aangeboden aan SPC NL.

Uit de cursus #Recordsmanagement en governance in #SharePoint 2010 Voor wie een start of doorstart gaat maken met recordsmanagement in SharePoint 2010 en wil weten wat er nou wel en niet kan met out-of-the-box SharePoint.

#BYOD – bring your own device – de cloud en #recordsmanagement De consument bepaalt, ook in de werkorganisatie, steeds meer hoe, wanneer en waarmee hij of zijn werkt. BYOD is een onstuitbare trend, maar om te voorkomen dat we niet bij de informatie kunnen die we nodig hebben voor ons werk en om te zorgen dat anderen, onbevoegden dat juist wel kunnen: recordsmanagement en informatiebeveiliging.

#Recordsmanagement strategieën vergelijken met #AIIM Industry Watch: waar staat jouw organisatie? Het laatste onderzoek van AIIM, met verse resultaten. Prima benchmark: waar staat jouw organisatie met digitaal werken en digitaal archiveren?