All posts tagged AIIM

Voor wie zich dagelijks, zoals ik, in de sociale media stort om zich op de hoogte te houden van ontwikkelingen in documentmanagement, recordsmanagement, SharePoint en alles daar om heen, is het toch nog gemakkelijk om net iets te missen. Een tweet, een blog, dat artikel of die ene Facebook update. Om iedereen zo aan het einde van 2011 ter wille te zijn, bied ik hierbij mijn eigen, geannoteerde ‘Blog gemist’. Een zap service met alle blogs van eric burger document management van 2011. Ik wens je fijne feestdagen en een prachtig 2012!

We quit what? E-mail? Het blog-jaar 2010 eindigde ik op de laatste dag met een kritische blik op de we-quit-mail of zero-email-policy activisten. Erg actueel ook weer, lees ook vooral de recente, uitstekende blog van Mark Fidelman.

AIIM Sharepoint Certificate Program De SharePoint 2010 Master Course van AIIM die ik in januari in San Francisco volgde biedt een degelijke basis voor de onderwerpen recordsmanagement en governance in SharePoint.

“It is the metadata stupid” Het op routeringsmetadata van CIA-documenten gebaseerde boek over Lee Harvey Oswald was een uitgelezen kans om het vakgebied in verband te brengen met mijn af en toe opspelende JFK-assassination fetisj. En leuk dat ik daarmee niet de enige was onder vakgenoten!

Verkiezingstijd: tijd voor politwoops! Een beetje in tegenspraak met mijn opvattingen over het belang van emailarchivering (laten we daar beginnen, voordat we ons druk maken over sociale media), maar deze was dan ook te leuk om te laten liggen.

SharePoint 2010 en recordsmanagement Eerste van 2011 in een reeks blogs over de mogelijkheden èn beperkingen van SharePoint 2010 voor de toepassing van recordsmanagement. Met bijzondere aandacht voor emailarchivering. Op basis van een whitepaper van RIMtech uit Canada,  een in recordsmanagement gespecialiseerde consultancy.

Enterprise Content Manegement: de toestand in de wereld Geschreven naar aanleiding van het periodieke Industry Watch onderzoek van AIIM naar ontwikkelingen en trends in de branche. E-mail staat (nog, weer) hoog op de prioriteitenlijst, maar “31% van de respondenten beschouwt e-mail management als ‘chaotisch’ (…) 39% slaat e-mailberichten nog altijd op in Outlook mappen (…) 27% heeft geen beleid dienaangaande.’

Een bekend DMS-probleem Op geen blog van 2011 kwamen zoveel reacties en retweets als deze. Mislukte DMS/RMA projecten raken blijkbaar een gevoelige  snaar onder de vakbroeders en –zusters. En terecht. Juist ook in de SharePoint-projecten zie je toch regelmatig weer dat een ontwerp- en testfase overgeslagen wordt. Totdat je eindigt als een artikeltje in Computable. En ik had nog gewaarschuwd…

Governance, recordsmanagement en SharePoint 2010 Governance, juist in SharePoint, is geen Y2K-achtige consultants’ uitvinding, zoals sommige boze blog tongen beweren. Dat mag en het hoeft van mij ook geen geld te kosten, maar de risico’s zijn reëel en zelfs Microsoft zelf noemt het ontbreken van een governance plan ‘a clear recipe for disaster’. Daar kan geen dislaimer tegen op, me dunkt.

SharePoint 2010, recordsmanagement en #kbenp11 Een verslag van het geslaagde  KBenP Zomerevent in juni. Mijn eigen optredens stonden in het teken van SharePoint 2010 & recordsmanagement en emailarchivering. Als teaser voor de cursussen van GO-Opleidingen.

Stuur je sociale media met vakantie! Sociale media hebben een verslavende werking. We willen niets meer missen. Soms is het goed om even van 2.0 terug naar niks te gaan.

“Dus u wilt documenten en email managen in SharePoint 2010?” Een productreview van DMF van Macroview (o.a. emailarchivering in SharePoint) en 360° van Software Innovation (voor zaakgericht werken).

In place records in #Sharepoint 2010: “a brilliant upgrade” voor #recordsmanagement? Ook deze blog deed gelukkig wat stof opwaaien. Hoe de twee belangrijke vernieuwingen in SharePoint 2010 (in-place-records en documentsets) tot stand zijn gekomen weet ik niet, maar ergens hebben de ontwikkelaars niet over de bovenrand van hun cubicle heen gekeken. Doodzonde.

#SharePoint 2010: de farms groeien, maar ook de issues naar aanleiding van een whitepaper van Enterprise Strategy Group, getiteld Managing SharePoint as a Business-critical Application. Goed, alarmerend stuk van ESG, heikele issues.

#SharePoint 2010 #recordsmanagement #DoD5015.2 gecertificeerd met Gimmal Soft Certificering van recordsmanagement applicaties blijft, zeker in aanbestedingsprocedures, een rol spelen. De meerwaarde van productcertificering hierbij is nog steeds een twijfelachtig voor mij, waar organisaties essentiële functionaliteiten als een RM-module of audittrail niet toepassen na aankoop. Zelfs de nieuwe doos van Gimmal Soft wast dan niet witter.

#Recordsmanagement in #Office365 en #SharePoint Online Office 365 i.c.m. SharePoint Online met het aantrekkelijke pay-per-use model wordt ons als nieuwste snoepje van de week voorgehouden. Aantrekkelijk is het zeker, ware het niet dat serieus recordsmanagement belemmerd wordt door in-place-records-only… Ik heb deze blog met plezier voor repost aangeboden aan SPC NL.

Uit de cursus #Recordsmanagement en governance in #SharePoint 2010 Voor wie een start of doorstart gaat maken met recordsmanagement in SharePoint 2010 en wil weten wat er nou wel en niet kan met out-of-the-box SharePoint.

#BYOD – bring your own device – de cloud en #recordsmanagement De consument bepaalt, ook in de werkorganisatie, steeds meer hoe, wanneer en waarmee hij of zijn werkt. BYOD is een onstuitbare trend, maar om te voorkomen dat we niet bij de informatie kunnen die we nodig hebben voor ons werk en om te zorgen dat anderen, onbevoegden dat juist wel kunnen: recordsmanagement en informatiebeveiliging.

#Recordsmanagement strategieën vergelijken met #AIIM Industry Watch: waar staat jouw organisatie? Het laatste onderzoek van AIIM, met verse resultaten. Prima benchmark: waar staat jouw organisatie met digitaal werken en digitaal archiveren?

“Managing emails as records and agreeing corporate classification systems are the biggest current issues. Social, mobile and cloud are the least pressing”

Het periodiek terugkerende onderzoek van AIIM naar de stand van ontwikkelingen in  recordsmanagement bij bedrijven en overheid is één van de beste benchmarks voor iedereen die in de dagelijkse praktijk  – commercieel of ambtelijk – op dit terrein bezig is. Deze AIIM Industry Watch, getiteld Records Management Strategies – plotting the changes heeft als invalshoek de toepassing van traditionele (op papier gerichte) recordsmanagement strategieën in een digitaliserende omgeving, nieuwe strategieën en de trends in investeringen in recordsmanagement oplossingen. De onderzoeksresultaten, vergaard in september/oktober jongstleden, geven een actueel beeld van recordsmanagement in organisaties, dat niet alleen benchmarking mogelijk maakt, maar ook richting kan geven aan keuzes voor de nabije toekomst.

De belangrijkste uitkomsten over de actuele stand van zaken:

–          AIIM constateert voor het eerst in zijn onderzoekscyclus dat de afname van papieren archivering in de onderzochte organisaties en bedrijven waarvan (26% overheid), groter is dan de toename;

–          Een organisatiebreed archiveringssysteem is het doel van 58% van de respondenten; slechts 9% heeft het gerealiseerd;

–          Gebrek aan steun van het hoogste managementniveau is volgens respondenten de belangrijkste reden om geen archiveringssysteem in te voeren;

–          Slechts 15% van de organisaties heeft een gedocumenteerd en werkend recordsmanagement beleid. Nog eens 15% heeft wel een beleid, maar het wordt niet toegepast;

–          Hoewel 80% van de organisaties over een risicomanagementbeleid beschikt, maar slechts de helft daarvan verwijst naar recordsmanagement;

–          E-mailmanagement is grootste issue.

De beantwoording van de vraag ‘hoe zou u de huidige recordsmanagement strategie voor digitale records in uw organisatie omschrijven’ is herkenbaar, maar daarmee ook wel wat wel wat ontluisterend:

–          15% heeft geen strategie voor digitale records;

–          31%  volstaat met ‘archive our file shares and backup our emails’

–          22% maakt gebruik van de RM functie in het documentmanagement- of ECM-systeem.

De vooruitgang in het streven naar een passende recordsmanagement strategie wordt door meer dan de helft van de respondenten positief gewaardeerd (zij het door de meerderheid als ‘langzaam, maar in de juiste richting’). Als belangrijkste dagelijkse zorg in dit streven geldt de boven dit artikel geciteerde emailarchivering (op een heel dikke eerste plaats).

De beantwoording van vragen over het gebruik van cloudtoepassingen voor recordsmanagement is interessant wanneer de vergelijking met voorgaande jaren wordt gemaakt. De zelfverzekerdheid van weerstand tegen archiveren in de cloud is weliswaar afgenomen (twee jaar geleden: 35% ‘no, definitely not’ tegen 16% nu), maar zowel de aantallen gebruikers als de voornemens tot adaptatie nemen maar schoorvoetend toe (samen van 8% naar 11%).

De belangrijkste trends voor de komende tijd:

–          Search en automatische classificatie zijn zichtbaar in de lift

–          Organisaties voorzien een toename in resources voor recordsmanagement (budget, staf);

–          Organisaties voorzien sterk stijgende uitgaven voor recordsmanagement software, d.w.z. voor recordsmanagement modules in ECM-systemen, e-discovery tools, e-mailmanagement;

–          De belangrijkste daling in uitgaven wordt voorzien in het outsourcen van beheer van papieren archieven en beheersystemen voor papieren archieven.

Een derde van de respondenten voorziet een lichte stijging in uitgaven en 13% een aanzienlijke stijging. Ook voorziet 29% een beperkt stijging in personele inzet. Ook in organisatorische en hiërarchische zin is een verschuiving zichtbaar naar rapportage aan IT-afdeling of Legal & Compliance.

De aanbevelingen van deze Industry Watch zijn ook weer zeker ter harte te nemen in organisaties die nu werk maken van digitaal werken en digitaal archiveren:

“Extending the use of an electronic records management system managing paper and physical records can be a good place from which to start managing electronic records, but bear in mind that many of the search techniques, access requirements and challenges of volume will be different.

Implementation of a records management system, whether local or enterprise-wide, will be more difficult if you do not have the right policies in place such as an Information Management Policy, an agreed Classification Scheme and a comprehensive Retention Policy.

As part of your Information Management Policy, include a strategy for where SharePoint will and will not be used, and how live documents created and managed in SharePoint are to be retained as records and managed for legal discovery.

Consider the same for documents created or accumulated in Finance, ERP, CRM and other line of business systems.

Keep your classification schemes simple and easy to use. Make as much use of automated classification as you can to encourage and support staff, and help them to cope with information overload.”

Het was me al opgevallen tijdens de AIIM Sharepoint mastercourse in de Verenigde Staten: de issues in document management en records management zijn aan de overkant van de plas niet anders dan hier. Vandaar dat de jaarlijkse inventarisatie van de AIIM, de zgn. State of the ECM Industry 2011 zo’n fraaie bron is om je als organisatie, vakgebied of branche aan te spiegelen. Vers van de pers: het onderzoek dateert van februari jl. Van de 650 respondenten van het onderzoek is tweederde afkomstig uit de Verenigde Staten en nog een zesde uit Canada. Een kwart van deze respondenten werkt voor locale, nationale of internationale overheidsorganisaties.

E-mail archivering

E-mail is nog steeds een groot pijnpunt in veel organisaties: 31% van de respondenten beschouwt e-mail management als ‘chaotisch’. Overigens doet dat niet onder voor het beheer van  Office documenten dat 28% dezelfde kwalificatie meegeeft! 39% slaat e-mailberichten nog altijd op in Outlook mappen. Van alle  organisaties vernietigt 15% ALLE e-mails na een bepaalde tijd; 16% bewaart e-mails onbeperkt en 27% heeft geen beleid dienaangaande. Op de prioriteitenlijst van ECM-projecten staat ‘Managing e-mails as records’ op een vijfde plaats (van de 16). Als aanbeveling stelt het rapport: ‘Pay particular attention to emails and instant messages. If staff are struggling to accurately file emails, consider implementing an auto-classification mechanism.’

Document management en records management

Van de grote organisaties in het onderzoek heeft bijna driekwart minstens drie systemen voor document management en recordsmanagement. Een kwart heeft wel vijf of meer systemen! Niet voor niets is consolidatie naar één systeem prioriteit voor een belangrijk deel van de deelnemende organisaties (42%), waarbij iets meer organisaties een nieuw pakket zullen aanschaffen, dan één bestaand systeem handhaven (23 vs. 19%). Meer dan de helft van de organisaties ziet het implementeren van een ECM systeem als een oplossing voor het beheer van zowel  papieren documenten, als het langdurig kunnen beheren van digitale documenten. Veertig procent hecht tevens aan compliance met normen (wetgeving, ISO, DoD etc. ). Een vorm van ‘casemanagement’ of zaakgericht werken is relevant voor 38% van de respondenten.

ECM functionaliteiten en beperkingen

Slechts 18% van de respondenten koos een specifieke ECM-oplossing voor de bedrijfstak of industrie, de overigen gingen dus voor een meer generieke oplossing. Wel hebben veel organisaties allerlei vormen van aanpassing van dat systeem nodig om aan de behoeften van organisatie en processen te voldoen. Het onderzoek specificeert naar verschillende vormen van ‘customization’, ‘add-on packages’ , ‘application workarounds’ en ‘best-of-breed integration’.  Duidelijk is dat de meeste organisaties niet wegkomen met de out-of-the-box oplossing van de leverancier. Ook hebben wel 68% van de respondenten geen systeem met toegang via webbrowser of mobiele toegang.

Visie

Belangrijke basiskeuzes voor de toekomst van ECM in je organisatiebetreffen open source ja of nee, outsourcing, maar wat wel en wat niet en natuurlijk opslag en services in de cloud ja of nee?  De acceptatie van open source oplossingen voor ECM is weliswaar gestegen, maar de helft van de respondenten heeft geen plannen in die richting ‘al sluiten we het niet uit’ en bijna 40% verwacht niet er ooit aan te zullen beginnen. Na een kleine dip in de afgelopen twee jaar is outsourcing van archiefprocessen  weer in de lift. Weinig verrassend staat outsourcing van papieren archief bovenaan met 35%, maar ook scanning en capture scoren redelijk hoog met resp. ruim 30 en 20%. De penetratie van cloud services voor opslag van content en records is nog steeds zeer klein (3%). En hoewel er grote verwachtingen zijn van de nog komende stijging van outsourcing van corporate cloud opslag, blijft het vertrouwen in public cloud storage beperkt.

Sociale media

Hoewel in grote organisaties (>5000 fte) het gebruik van verschillende vormen van 2.0 toepassingen ruim 50% is, blijft de penetratie van sociale media in kleinere organisatie verrassend achter. De meest gebruikte toepassingen of functionaliteiten zijn wiki-achtigen, blogs en interne fora. Het belangrijkste motief voor de inzet van 2.0 middelen is  – weinig verrassend – toenemende samenwerking in en tussen teams.

Sharepoint – versies en governance

Het onderzoek besteedt apart aandacht aan Sharepoint, wat misschien vreemd aan doet, omdat het het enige ECM product is dat zo’n behandeling ten deel valt. De onderzoekers geven aan dat dit is, omdat uit het onderzoek is gebleken dat slechts 20% van de respondenten had aangegeven GEEN belangstelling voor Sharepoint te hebben en dat 58% het nu gebruikt (vgl. 2010 en 2009 met resp. 45% en 33%!). Van de Sharepoint gebruikers onder de respondenten heeft 36% Sharepoint 2007 in productie, is 27% aan het upgraden naar 2010 en is 13% Sharepoint 2010 aan het uitrollen als nieuwe Sharepointgebruikers. Zo’n 6% is live met 2010 en 13% is (nog steeds) in productie met 2003! De cijfers met betrekking tot governance en volwassenheid van de implementatie geven nog steeds een schokkend beeld: ‘… 27% admit that valuable content is being stored in SharePoint across the organization but there is no real guidance on what to store and how.’ AIIM beveelt hierbij aan: ‘if you are basing your ECM strategy on SharePoint, ensure that you have sufficient knowledge to create a set of information management policies.’