SharePoint 2013, BYOD en recordsmanagement

In zijn artikel op CMSWire schopt Mark Miller tegen de heersende SharePoint 2013 hype aan. In ‘Why SharePoint 2013 isn’t for you’ betoogt hij dat alle commotie en marketing geen betekenis hebben voor de eindgebruiker. Die werkt nog – als er al SharePoint is – met MOSS 2007 of heeft net een SharePoint 2010 implementatie gaande of achter de rug. Nee, voor de eindgebruiker is het allemaal ver van het bed, zo stelt hij:

‘To upgrade to 2013 is a business decision that will have to be justified at a much higher level than the end user…. For now, let the developers and IT Pros work through the bits and see what’s there. When your company is ready for it, they will let you know.’

Maar niet alleen IT Pros moeten aan de bak om uit te vinden of een SharePoint 2013 gerechtvaardigd is, ook recordmanagers zullen zich moeten verdiepen. We worden in ons dagelijks werk geconfronteerd met technologische ontwikkelingen, vaak juist afkomstig uit de consumentenmarkt, die door de eindgebruiker mee naar kantoor worden genomen. Letterlijk  – met de iPads en andere tablets – en figuurlijk, met de gemakkelijke applicaties, sociale media en andere voorzieningen die het internet, veelal gratis, heeft te bieden. Ik schreef al eerder dat veel bedrijven en instellingen weliswaar goedbedoelde HNW- en Bring Your Own Device (BYOD)-experimenten starten met iPads, maar dat het met oplossingen voor informatiebeveiiging en recordsmanagement niet snel genoeg gaat om bedrijfsrisico’s af te wenden.

Het zijn overigens de eindgebruikers zelf die terecht vragen om oplossingen hiervoor en tegenwoordig meer weten, meer wensen en eisen hebben dan ooit tevoren. Ik had afgelopen week contact met een projectmanager die via Yammer zijn enthousiasme voor documentopslag op Microsoft Skydrive – in combinatie met zijn tablet – niet onder stoelen of banken stak. Toen ik mijn twijfels uitte over de garanties op een veilige opslag van bedrijfsinformatie, kreeg ik terecht als antwoord dat hij dat ook wel wist, maar dat hij in plaats van een geheven vingertje liever concrete oplossingen zag.

Zijn die er ook? Ja die zijn er. In zijn uitstekende blog over SharePoint en recordsmanagement sprak Don Lueders met Adam Harmetz, Lead Program Manager voor het Microsoft SharePoint Document and Records Management Engineering Team. Harmetz licht de nieuwe  – en voor recordsmanagers relevante – functionaliteiten in SharePoint 2013 toe. Daarbij stipt hij ook de ‘sync’ functie aan, waarmee hij documenten in SharePoint synchroniseert met Skydrive Pro, de afgelopen zomer gelanceerde enterprise versie van de Microsoft consumercloud opslag. Deze oplossingen zullen recordsmanagers blij maken volgens Harmetz, omdat ze geen verspreiding van kopieën van documenten veroorzaken (met alle risico’s van gebrekkig versiebeheer), maar die ‘ene versie van de waarheid’, ’Holy Grail of Records Management’. Organisaties kunnen dus in hun HNW-strategie en iPad-experimenten wel degelijk actie ondernemen om eindgebruikers te voorzien van tools voor gebruikersvriendelijke en toch veilige digitale archivering.

Het zijn deze en andere functionaliteiten waar een eindgebruiker zich  – terecht aldus Miller – niet door zou moeten laten afleiden of zorgen over maken, maar waarvoor wij als IT Pros en recordsmanagers zouden moeten gaan. In het belang van informatiebeveiliging, recordsmanagement en zorgvuldig digitaal werken. Binnenkort op deze blog meer over onder andere emailarchivering en SharePoint, nog zo’n heikel thema, dat met SharePoint 2013 en Office 2013 een belangrijke stap vooruit is geholpen. Ik verheug me dan ook nu al buitengewoon om op uitnodiging van Microsoft Nederland in november vier dagen lang verslag te kunnen gaan doen van de SharePoint 2012 conferentie over SharePoint 2013. Volg #SPC12 en blijf op de hoogte!

 
Reacties

Nog geen reacties.

Schrijf een reactie