Las Vegas – Het aanbod van sessies is overweldigend op de SharePoint Conferentie 2012 in Las Vegas. Tussen de twee- en driehonderd sprekers ontvangen de meer dan tienduizend deelnemers aan de conferentie. Ik laat alle developers-sessies links liggen en richt me op de thema’s compliance, recordsmanagement en search die zo belangrijk zijn voor het vakgebied van informatiemanagement en digitale archivering.
Vandaag wil ik kort wat vertellen over recordsmanagement, later ook over de vernieuwingen in search, eDiscovery en emailmanagement.
De recordsmanagementspecialisten van Gimmal waren bij de ontwikkeling van SharePoint 2010 indertijd betrokken om toetsingen te doen op compliance met de Amerikaanse recordsmanagementnorm DoD 5015.2. Microsoft heeft echter het plan om SharePoint 2010 geheel compliant te maken verlaten en overgelaten aan de markt. Gimmal heeft vervolgens de aanvullende software zelf op de markt gebracht. In mijn gesprek na afloop van de presentatie bleek Gimmal in Europa nog geen vast voet aan de grond te hebben. Hoewel het product is ontwikkeld om aan Amerikaanse overheidsnormen te voldoen, is de inhoud naadloos relevant voor veel Nederlandse (overheids-) instellingen en bedrijven, die compliant willen of moeten zijn met bijvoorbeeld een NEN2082. Eerder schreef ik over de zin en onzin van certificering.
Maar dat doet niet af aan de behoefte om records in één systeem te willen bewaren en beheren voor de duur dat ze beschikbaar moeten blijven, ook als dat SharePoint is. SharePoint biedt out-of-the-box functionaliteit om records in-place (in de werkomgeving) te archiveren, om records over te brengen naar een digitaal archief (recordcenter) en om records automatisch toe te wijzen aan een specifieke bewaaromgeving in dat archief (afgiftebibliotheek), waar specifieke regels kunnen gelden voor de duur van bewaring (bewaartermijnen toekennen). En ook kan aan een bewaartermijn een grondslag worden toegekend. Maar het overzichtelijk beheren van al deze informatie ontbreekt.
Gimmal voorziet met Compliance suite in een dashboard voor dat beheer en meer. Het product kan samenwerken met Office365, de cloudoplossing van Microsoft, maar vereist voorlopig nog wel een hybride inrichting met een on-premise SharePoint 2010 digitaal archief.
Ook het implementeren van vervaldata voor zaakdossiers maakt onderdeel uit van de Compliance suite, evenals het archiveren van emailberichten. Bij het laatste is ‘drag and drop’ een Gimmal feature die in SharePoint 2013 out-of-the-box wordt aangeboden, maar in 2010 dus nog via een add-on moet komen.
Het managen van selectie en vernietiging is in standaard SharePoint alleen mogelijk met aanvullende configuratie en aanvullende workflows. Op zich niets mis mee om deze custom aan de wensen van de organisatie aan te passen, maar wel zonde van zo’n generieke functionaliteit. Verschillende leveranciers op de Nederlandse markt (zoals QNH/PerfectView) bieden deze functionaliteit op onderdelen aan, sinds ‘zaakgericht werken’ ook in SharePoint om een complete archiveringsoplossing vroeg. Maar nog nergens zag ik een console – in ieder geval niet voor SharePoint 2010 – die het toepassen van (noem het) een structuurplan met alle gegevens voor het beheer, inclusief fileplan en gekoppelde bewaartermijnen zo compleet maakt als deze van Gimmal. Ook zijn op verschillende manieren overzichten te creëren van te vernietigen records op basis van geplande vernietigingsdatum, alsmede configureerbare overzichten voor het beschikbaar houden van metadata van reeds vernietigde documenten.
De kennis van vereisten vanuit een Amerikaans overheidsperspectief maakt dat Gimmal ook heeft gedacht aan overdracht aan een e-depot in een neutraal formaat van permanent te bewaren records en hun metadata uit een SharePoint 2010 omgeving. Ontwikkeld in samenwerking met NARA (het Amerikaanse Nationaal Archief), maar evengoed bruikbaar voor andere exportdoeleinden van bedrijven en instellingen.
Op hun webpagina voor Compliance suite vind je ook een productsheet dat deze en andere functionaliteiten beschrijft. Gimmal beschikt overigens ook over een compleet product om papieren records binnen één en dezelfde SharePoint omgeving te kunnen beheren, waarbij ook de beheerhandelingen op uitgeplaatste archieven automatisch kunnen worden verwerkt in SharePoint. Statuswijzigingen, search, ediscovery, vernietiging, uitplaatsing en uitlening kunnen daarmee allemaal vanuit SharePoint worden beheerd.
Al met al was ik wel enthousiast over Compliance suite, dat in een overheidscontext met verplichtingen vanwege de Archiefwet, of in bedrijven met zware compliancevereisten, zeker in een behoefte kan voldoen. Vanmiddag heb ik een gesprek met Don Lueders, de man achter de aanbevolen blog sharepointrecordsmanagement.com die tot voor kort bij Gimmal Director of Compliance Products was. So stay tuned.
