De #teevendeal, informatie-governance en recordsmanagement

Na het lezen IMG_20150905_214054van 290 pagina’s Commissie Oosting en ruim vijftig pagina’s van de Erfgoedinspectie moet ik (onwillekeurig?) denken aan die criticus van de Warren Commission die indertijd de banden van de verhoren van getuigen van de Kennedy moord terugluisterde. ‘Ask the damn question!’ beet hij met terugwerkende kracht – en vergeefs – de commissieleden toe. Vanwege de vragen die de Commission juist niet stelde in 1964.

Ook bij de #teevendeal (zoals de hashtag is gaan luiden voor de affaire rond de financiële transactie met crimineel Cees H.) blijf je mooi zitten met de vraag ‘Waarom?’. Waarom die mistige, tekortschietende informatievoorziening aan de Tweede Kamer en daarmee de samenleving?

Want hoewel Oosting op de laatste pagina’s nog iets mompelt over aanbevelingen-die-hij-niet-doet-want-open-deur (namelijk het aan de orde stellen van een cultuur-probleem en –patroon bij het OM), het waarom van de hele kwestie gaat op in eindeloze beschrijvingen van informatie-die-er-net-niet-is-op-het-juiste-moment. Je zou er inderdaad bijna wat achter zoeken. Archieven26Nee niet achter de momenten (nl. verkiezingen) waarop deze perikelen steeds naar buiten kwamen. Wat een samenzwering zou zijn. Nee meer achter de machinaties achter de schermen van politiek en ambtelijk verantwoordelijken, die de juiste informatie maar steeds niet boven water lijken te krijgen.

Want de waarom-vraag wordt ook in totaal 340 pagina’s onderzoek niet opgelost en dat is slecht voor de democratie en slecht voor het toch al grote wantrouwen ten opzichte van politiek en politici. Er borrelt toch te zeer een geur van arrogantie en wat-niet-weet-wat-niet-deert op uit de houding van betrokkenen. Wat de rapporten wel bieden is een ontluisterende inkijk in de wereld van overheidsinformatievoorziening. En daar kunnen wij – recordsmanagers, informatiemanagers, riskmanagers, DIVers, archivarissen – van leren.

Een compliment aan de ErfgoedinspectieArchieven1 is op zijn plaats: met het rapport en de bijdrage aan de onderzoeksresultaten van Commissie Oosting heeft ze zich een terechte centrale plek verworven: het draait echt allemaal om informatie en hoe die is geborgd.

Wat me het meeste trof in de rapportages is een conclusie van Oosting over het niet tijdig beschikbaar zijn van juiste feitelijke informatie. Archieven25Ja, het kwam door de slechte archivering. Ja, feitelijk wel. Maar het zijn de beslissers die de risico’s namen en nemen door de kwaliteit van archivering niet voldoende serieus te nemen. Dat zijn beslissingen die mensen nemen, het zijn geen ongelukjes. En dat is wel de sfeer die ik vooral in het Oosting rapport bespeur. Er was geen regie (wat je in die kringen uitspreekt als rezjie), er was geen politieke sensitiviteit, er was geen archivering… Ja dat haal je de koekoek. Het is er niet omdat men het er niet voor over heeft.

Het enige positieve wat je over die houding kunt zeggen is dat het niet eens bewuste manipulatie is om de informatie echt te laten verdwijnen. Door restanten van de archiverings- en verantwoordingscultuur bleven genoeg stukjes en brokjes informatie over. Soms zelfs zorgvuldig in een kluis, of in een als ‘historisch-, juridisch-, maatschappelijk interessant’ apart gelegd dossier.

Informatie governance vraagtArchieven14 om een cultuur waarin beslissers het verlies van essentiële verantwoordingsinformatie niet als risico op de koop toe nemen. Een cultuur waarin vensterbankzaken, vensterbankmapjes op de werkkamers van hardwerkende crime-fighters niet mogen vergelen. Een werkwijze waarin informatie niet èn in een kluis wordt veilig gesteld  èn vanuit fileshares wordt rond gemaild: binnen  – èn godbetert  – buiten de organisatie.

Uit het verslag van de Erfgoedinspectie kan je hier en daar opmaken – mijn generaliserend beeld – dat er tot begin jaren negentig nog wel sprake lijkt van zorgvuldige archivering, maar dat er daarna de klad in komt. En dat de overgang naar digitaal werken helemaal ernstige lacunes veroorzaakt. Men is eigen archivaris geworden op zijn en haar ‘persoonlijke schijf’, in zijn of haar ‘persoonlijke’ e-mail in-box. De medewerkers documentaire informatievoorziening op voorhand weg gebonjourd wegens het komende Papierloze Tijdperk. En kennis om archivering in deze nieuwe digitale werkwijze te borgen was niet voldoende aanwezig, de noodzaak niet voldoende onderkend. Aanbesteding, inkoop, invoering van nieuwe archiveringssystemen bij overheidsinstellingen duurde vaak jaren, als men al slaagde.

En de archiefwereld, die Archieven28hielp van haar kant ook al niet mee. Ook even de hand in boezem, OK? We bedachten nieuwe methoden voor archiefselectie die te ingewikkeld waren voor digitale systemen. Die bovendien nog steeds zo’n omslachtige wijze van formele vaststelling hebben dat de boze buitenwereld ze al lang links en rechts heeft ingehaald. Ook in deze affaire weer pijnlijk zichtbaar: reeds lang her toegezegde bewaartermijnen of synchronisaties van bewaartermijnenlijsten waren er  formeel nog niet. En we stellen eindeloos en graag eisen en normen en standaarden. Maar een niet gecertificeerd systeem dat de e-mails van vandaag weet te vangen èn gebruikt wordt door de organisatie zal voor later veel meer waarde hebben dan ieder over-gecertificeerd systeem dat niet gebruikersvriendelijk genoeg is. Laat staan de armzalige pogingen om met restanten van de archieforganisatie e-mailberichten handmatig in te boeken in registratiesystemen. Kansloos.

Is er hoop? Denk nog van wel. Ik zie overheidsorganisaties die hun kennis van informatievoorziening, compliance, archiveringsmethoden en -systemen weer vanaf de grond (moeten) opbouwen. Het is mooi om daar als externe een bijdrage aan te leveren, maar natuurlijk is het essentieel dat deze functies – weer, opnieuw? – ingebed raken in die organisaties.

PS: check mijn twitter account voor een collectie quotes uit beide rapporten.

 
Reacties

Nog geen reacties.

Schrijf een reactie