Bij mijn presentaties, projecten en trainingen over recordsmanagement in SharePoint zijn twee reacties opvallend dominant: ‘hadden we dat maar eerder geweten’ en ‘waarom heeft onze leverancier dat nooit verteld’. Of het nu SharePoint 2013 on premise of SharePoint Online in Office 365 betreft, SharePoint biedt rijke mogelijkheden voor digitale archivering. Maar keuzes voor recordsmanagement scenario’s moeten tijdig in een implementatie worden gemaakt, om te voorkomen dat een reeks aanpassingen en handmatige archiveringshandelingen later nieuwe investeringen en extra inzet van resources noodzaken.
Vaak zijn SharePoint-implementaties organisch gegroeid uit compleet afzonderlijke installaties door verschillende leveranciers. Centrale governance is dan meestal ver te zoeken. Migraties vanuit fileshares hebben vaak zonder kritische beoordeling plaats gevonden: beter alles meegenomen dan iets gemist lijkt daar het adagium. Wanneer documenten en – indien aanwezig – dossiers (bv. met behulp van documentsets) op geen enkele wijze zijn gelabeled, worden de mogelijkheden van automatisering van archivering in SharePoint gereduceerd. En neemt dus ook de winst uit investering in digitale archivering navenant af. En krijgt SharePoint bovendien als product kritiek: belangrijke records worden niet beveiligd tegen verwijdering of mutatie, documentbibliotheken stromen over zonder mogelijkheid tot ‘afromen’ naar een recordcenter.
Hoe kan dit nu worden doorbroken? Om te beginnen zullen zij die (mede-) verantwoordelijkheid dragen voor archivering (recordsmanager, DIV, juridisch functionaris, risk-manager etc.) de belangen van en eisen aan archivering tijdig helder moeten maken bij de beslissers in de SharePoint-implementatie. Vaak is dat nog alleen ICT of op zijn best een combinatie van ICT en business. Daardoor is beheersbaarheid (ICT) en toepasbaarheid in het dagelijks werk (business) dominant in de eisen aan de implementatie. Het belang van efficiënte en zorgvuldige archivering wordt door business vaak (te) laat onderkend is mijn ervaring. Men ziet dan bijvoorbeeld pas na één of meer jaren in productie te zijn ineens de waarde in van dossier-archivering. Maar ja, dan waren de dossiers, indien überhaupt aanwezig, niet ingericht om eenvoudige archivering mogelijk te maken. Wat dan in de beleving van gebruikers de ‘schuld’ is van het systeem, niet van de inrichting of inrichters.
Dus wat mij betreft begint een goede voorbereiding en inrichting van archivering bij de klantorganisatie. Het van de start van een implementatie – en niet pas bij de productiefase – betrekken van de juiste vertegenwoordigers uit de organisatie in een governance team is daarbij een absolute voorwaarde voor succes. En Microsoft’s Technet helpt steeds beter om het inrichten van governance en team samenstelling te ondersteunen.
De rol van de leverancier is lastiger te bepalen. In principe hoeft deze natuurlijk niet te leveren waar niet om is gevraagd. Veel organisaties die met SharePoint een begin maken, zullen een inrichting voor teamsites met documentmanagement verwachten, vaak gecombineerd met intranet. Soms maakt archivering deel uit van een stappenplan – dus iets ‘voor later’ – en soms is archivering helemaal niet in scope. In beide gevallen zou een leverancier de klant moeten wijzen op de risico’s van inrichting van SharePoint met documentbibliotheken zonder aandacht voor archiveringsscenario’s. Want waar klanten (nog) niet altijd de kennis in huis hebben om de consequenties van keuzes in SharePoint te doorzien, mag je van SharePoint-leveranciers anno 2014 toch zeker verwachten dat ze hun klanten deelgenoot maken van de rijkheid aan mogelijkheden van recordsmanagement in SharePoint sinds 2010.
Gelukkig zien we op de Nederlandse SharePoint markt een groeiende keus aan leveranciers die met hun betrokkenheid in ‘zaakgericht werken’ (case-management) ook expertise en tooling aanbieden voor recordsmanagement met SharePoint.
