SharePoint, compliance en recordsmanagement: het jaar in blogs

Ieder jaar sluit2014 2015 illustratie: Eric Burger ik mijn blog af met een jaaroverzicht. Service voor de lezers en hier en daar mijn commentaar bij voortrazende ontwikkelingen, omdat soms ook de actualiteit van de blog al weer is achterhaald. Allereerst: lezers bedankt, ook de lezers   – en makers – van SharePoint & de cloud. Dank ook aan alle re-tweeters, likers en share-ers!

Mijn goed gelezen Acht tips om recordsmanagement in SharePoint 2013 te laten slagen van januari 2014 vormen in combinatie met Acht tips om je SharePoint 2013 implementatie te laten mislukken! van december 2013 een basale en wat mij betreft onmisbare set uitgangspunten voor archivering, die bij SharePoint en Office 365 implementaties nog steeds te vaak worden overgeslagen of ‘vooruit geschoven’.

Eind februari 2014 volgde mijn vooraankondiging van komende live blogs vanuit SharePoint Conference 2014 begin maart 2014. Mooi dat we nu de beloften van de keynote sprekers van de eerste dag van SPC14 kunnen toetsen! Office Delve, de nieuwe manier om content aangeboden te krijgen in Office 365 wordt nu uitgerold naar gebruikers, maar los van enthousiaste demonstraties en presentaties zien we nog weinig echte gebruikers ervaringen terug. Het Compliance Center, waarin voor Office 365 alle compliance voorzieningen (o.a. audit trail, recordsmanagement, encryptie, data loss protection en e-discovery) samen komen voor zowel SharePoint Online als Exchange zal later worden uitgerold dan in maart werd beloofd, namelijk begin 2015. Check de demo op SPC14 hier. Meer daarover in de blog van de tweede conferentiedag. Microsofts cloud first strategie klonk in alles op SPC14 prominent door. Toch zijn er nog genoeg (compliance) zorgen te overwinnen (zie onder).

In de derde blog van SPC14 aandacht voor recordsmanagement en governance, met demonstraties van oplossingen voor multinationale ondernemingen, zoals General Motors. Dus ja, ‘you can do recordsmanagement in SharePoint’. Wat opviel waren de maatwerk- en 3d-party oplossingen voor governance, waarin standaard SharePoint bij grotere organisaties al gauw tekort schiet in overzichtelijkheid en het toewijzen van sites/sitecollecties (site provisioning).

De beperkingen van SharePoint search in 2007 en 2010 krijgen nog al eens kritiek. De mogelijkheden in 2013 en SharePoint Online zijn door de FAST integratie enorm toegenomen; demonstraties op de vierde dag van SPC14 waren indrukwekkend.

Een samenvatting van SPC14 mocht ik nog eens publiceren via Don Lueders’ sharepointrecordsmanagement.com. Dat was behoorlijk vet. Voor meer demo’s, video’s en presentaties over SPC14: check het Microsoft videokanaal.

In mijn blog ‘SharePoint Online, Office 365, de cloud en compliance’ – en sinds voorjaar 2014 ook in de Microsoft Vision Days – betoog ik dat het tijd is om nuchtere afwegingen te maken over de veiligheid en betrouwbaarheid van onze huidige informatiesystemen ten opzichte van cloud oplossingen als Office 365. Want we geven wel af op de risico’s van de cloud, maar vergeten vaak dat onze informatieopslag in veel gevallen zo lek is als een mandje, dat documenten niet zorgvuldig worden beheerd, gearchiveerd, beveiligd. De individuele inbox van de gebruikers is nog te vaak ‘het archief’ en de geheugensticks, iPads-van-de-zaak, dropboxen en schijven staan vol bedrijfsinformatie en bedrijfsgeheimen.

In SharePoint recordsmanagement out-of-the-box of meer aandacht voor zowel de standaard mogelijkheden voor archivering in SharePoint, als de producten voor zaakgericht werken en – archiveren van Nederlandse leveranciers. Overigens, Gemeente Hengelo heeft met zijn zaakgericht werken/archiveren oplossing in MS Dynamics en SharePoint uiteindelijk die Computable award gewonnen!

In de blog ‘SharePoint recordsmanagement: de klant, de leverancier en het product’ aandacht voor de rol van organisatie en bedrijf als koper van het product: te veel implementaties ontaarden in chaos, dat ligt niet zozeer aan het product maar toch vooral aan een gebrek aan serieuze voorbereiding. Ook in mijn cursussen hoor ik het steeds weer terug: ‘hadden we dit eerder geweten, hadden we dat eerder gedaan’. Het is te voorkomen, SharePoint is geen softwareproduct dat je ‘aan’ zet. Natuurlijk moet er een voorlichtende rol zijn van de leverancier, maar succesvolle keuzes beginnen bij kennis en regie van de klant.

SharePoint recordsmanagement en standaard kratjes’ is mijn pleidooi voor een ontwerp van archivering in SharePoint voorafgaand aan implementatie.

Data Loss Prevention: Opnieuw compliance en veiligheid in Office 365, waarvan velen niet weten dat de functionaliteiten voortdurend een upgrade krijgen, zodat SharePoint Online in Office 365 inmiddels SharePoint 2013 on premise is voorbij gestreefd. Hoe anders was dat bij de start van het product in 2011! Ik merk regelmatig dat de cloudversie van SharePoint nog beoordeeld wordt met de-kennis-van-toen. Check deze recente demo van DLP en het nieuwe Compliance Center!

Sterker nog, de ontwikkeling van de Microsoft cloud gaat zo snel dat Office 365 gebruikers de ene maand nog 1TB eigen ruimte krijgen in hun Onedrive for business en inmiddels dus onbeperkt. Compleet met een deel van de SharePoint functionaliteiten voor o.a. metadatering en delen. Daarmee krijgt de organisatie meteen nieuwe governance vragen voor de kiezen, want waar slaan we wat op?

Aan het einde van het jaar nog een veelgelezen blog over de juridische perikelen rond Microsofts datacenter in Ierland. Want ondanks Microsoft’s inspanningen om opslag en archivering in de cloud aantrekkelijk te maken met de rijke mogelijkheden van Office 365 zouden de absurde claims van Amerikaanse justitie het Europese vertrouwen in de Microsoft cloud nog aardig in de kiem kunnen smoren. De brede steun voor Microsoft’s verweerschrift (zie mijn aanvullingen van 17/12) geeft evenwel hoop op een goede afloop. Ik houd jullie op de hoogte…

In 2015 verse blogs van het SharePoint & recordsmanagement front. Ik wens iedereen een gezond en succesvol nieuw jaar toe!

 
Reacties

Nog geen reacties.

Schrijf een reactie