Enterprise Content Management: de toestand in de wereld

Het was me al opgevallen tijdens de AIIM Sharepoint mastercourse in de Verenigde Staten: de issues in document management en records management zijn aan de overkant van de plas niet anders dan hier. Vandaar dat de jaarlijkse inventarisatie van de AIIM, de zgn. State of the ECM Industry 2011 zo’n fraaie bron is om je als organisatie, vakgebied of branche aan te spiegelen. Vers van de pers: het onderzoek dateert van februari jl. Van de 650 respondenten van het onderzoek is tweederde afkomstig uit de Verenigde Staten en nog een zesde uit Canada. Een kwart van deze respondenten werkt voor locale, nationale of internationale overheidsorganisaties.

E-mail archivering

E-mail is nog steeds een groot pijnpunt in veel organisaties: 31% van de respondenten beschouwt e-mail management als ‘chaotisch’. Overigens doet dat niet onder voor het beheer van  Office documenten dat 28% dezelfde kwalificatie meegeeft! 39% slaat e-mailberichten nog altijd op in Outlook mappen. Van alle  organisaties vernietigt 15% ALLE e-mails na een bepaalde tijd; 16% bewaart e-mails onbeperkt en 27% heeft geen beleid dienaangaande. Op de prioriteitenlijst van ECM-projecten staat ‘Managing e-mails as records’ op een vijfde plaats (van de 16). Als aanbeveling stelt het rapport: ‘Pay particular attention to emails and instant messages. If staff are struggling to accurately file emails, consider implementing an auto-classification mechanism.’

Document management en records management

Van de grote organisaties in het onderzoek heeft bijna driekwart minstens drie systemen voor document management en recordsmanagement. Een kwart heeft wel vijf of meer systemen! Niet voor niets is consolidatie naar één systeem prioriteit voor een belangrijk deel van de deelnemende organisaties (42%), waarbij iets meer organisaties een nieuw pakket zullen aanschaffen, dan één bestaand systeem handhaven (23 vs. 19%). Meer dan de helft van de organisaties ziet het implementeren van een ECM systeem als een oplossing voor het beheer van zowel  papieren documenten, als het langdurig kunnen beheren van digitale documenten. Veertig procent hecht tevens aan compliance met normen (wetgeving, ISO, DoD etc. ). Een vorm van ‘casemanagement’ of zaakgericht werken is relevant voor 38% van de respondenten.

ECM functionaliteiten en beperkingen

Slechts 18% van de respondenten koos een specifieke ECM-oplossing voor de bedrijfstak of industrie, de overigen gingen dus voor een meer generieke oplossing. Wel hebben veel organisaties allerlei vormen van aanpassing van dat systeem nodig om aan de behoeften van organisatie en processen te voldoen. Het onderzoek specificeert naar verschillende vormen van ‘customization’, ‘add-on packages’ , ‘application workarounds’ en ‘best-of-breed integration’.  Duidelijk is dat de meeste organisaties niet wegkomen met de out-of-the-box oplossing van de leverancier. Ook hebben wel 68% van de respondenten geen systeem met toegang via webbrowser of mobiele toegang.

Visie

Belangrijke basiskeuzes voor de toekomst van ECM in je organisatiebetreffen open source ja of nee, outsourcing, maar wat wel en wat niet en natuurlijk opslag en services in de cloud ja of nee?  De acceptatie van open source oplossingen voor ECM is weliswaar gestegen, maar de helft van de respondenten heeft geen plannen in die richting ‘al sluiten we het niet uit’ en bijna 40% verwacht niet er ooit aan te zullen beginnen. Na een kleine dip in de afgelopen twee jaar is outsourcing van archiefprocessen  weer in de lift. Weinig verrassend staat outsourcing van papieren archief bovenaan met 35%, maar ook scanning en capture scoren redelijk hoog met resp. ruim 30 en 20%. De penetratie van cloud services voor opslag van content en records is nog steeds zeer klein (3%). En hoewel er grote verwachtingen zijn van de nog komende stijging van outsourcing van corporate cloud opslag, blijft het vertrouwen in public cloud storage beperkt.

Sociale media

Hoewel in grote organisaties (>5000 fte) het gebruik van verschillende vormen van 2.0 toepassingen ruim 50% is, blijft de penetratie van sociale media in kleinere organisatie verrassend achter. De meest gebruikte toepassingen of functionaliteiten zijn wiki-achtigen, blogs en interne fora. Het belangrijkste motief voor de inzet van 2.0 middelen is  – weinig verrassend – toenemende samenwerking in en tussen teams.

Sharepoint – versies en governance

Het onderzoek besteedt apart aandacht aan Sharepoint, wat misschien vreemd aan doet, omdat het het enige ECM product is dat zo’n behandeling ten deel valt. De onderzoekers geven aan dat dit is, omdat uit het onderzoek is gebleken dat slechts 20% van de respondenten had aangegeven GEEN belangstelling voor Sharepoint te hebben en dat 58% het nu gebruikt (vgl. 2010 en 2009 met resp. 45% en 33%!). Van de Sharepoint gebruikers onder de respondenten heeft 36% Sharepoint 2007 in productie, is 27% aan het upgraden naar 2010 en is 13% Sharepoint 2010 aan het uitrollen als nieuwe Sharepointgebruikers. Zo’n 6% is live met 2010 en 13% is (nog steeds) in productie met 2003! De cijfers met betrekking tot governance en volwassenheid van de implementatie geven nog steeds een schokkend beeld: ‘… 27% admit that valuable content is being stored in SharePoint across the organization but there is no real guidance on what to store and how.’ AIIM beveelt hierbij aan: ‘if you are basing your ECM strategy on SharePoint, ensure that you have sufficient knowledge to create a set of information management policies.’

 
Reacties

Nog geen reacties.

Schrijf een reactie