Alle berichten in Uncategorized

Twitter maakte niet alleen communicatie met voorheen vreemden laagdrempelig en toegankelijk, het wijst ook dagelijks de weg naar buitengewoon interessante en voor het vakgebied relevante blogs en artikelen. Mijn Tweetdeck scant voortdurend op de voor mij meest kansrijke hashtags. Eén van de aardige blogpagina’s die ik zo vond, is Digital Landfill van John Mancini, de voorzitter van de AIIM. Met de enthousiaste hulp van tientallen andere ECM specialisten viert hij op dit moment het eenjarig bestaan van zijn “Eight things…” serie. Zo’n 113 artikelen voegen de kennis van al die specialisten op bondige en soms openhartige of humoristische wijze samen. Alle aspecten van document management, recordsmanagement, collaboration, scanning, ECM etc. komen aan de orde. Een rijke bron aan onafhankelijke adviezen. Inmiddels zijn verschillende van deze postings ook weer handzaam samengevoegd, zoals in het E-book over Sharepoint.
Als bescheiden eerbetoon aan Digital Landfill’s Eight things… serie mijn eigen Nederlandse ‘Acht dingen over recordsmanagement projecten’: welke aandachtspunten kunnen een dergelijk project tot een succes maken – of lelijk opbreken?

1. Maak van de (Europese) aanbesteding voor DMS of RMA geen hoge hoed
Met het daaruit voortkomende product als onverwacht en misschien wel ongewenst wit konijn. Organisaties komen soms tot de keuze voor een DMS of RMA op basis van een tamelijk abstract en algemeen geformuleerd Programma van Eisen. Als het PvE niet aansluit bij de blauwdruk voor een ICTarchitectuur (is die er wel?) of bij de ambities en mogelijkheden van de organisatie, dan kan het pakket wel eens een vervelende mismatch zijn. Als je vooral je papieren poststromen wilt digitaliseren, is een complete ECM suite, met alle collaboration tools en digitale publicatiemogelijkheden wellicht wat veel van het goede.

2. Vooroordelen bevorderen nooit verstandige keuzes
Het blijft verbazingwekkend hoe vaak je toch blijft tegenkomen hoe vooroordelen keuzes beïnvloeden die beter op basis van objectieve criteria genomen zouden kunnen worden. Microsoft producten zijn nooit goed, open source is per definitie beter, of andersom, of Nederlandse producten zijn minder goed dan Amerikaanse en Canadese, etc. Tsja, daar is slecht tegen te vechten. Producten zelf mislukken over het algemeen niet, het zijn vaker de implementatiewijze en adaptatie in de organisatie.

3. Digitaal werken is ook digitaal archiveren
Natuurlijk is de business van uw organisatie overtuigd van de meerwaarde van digitaal werken. Meestal is het ook onontkoombaar: de klant verwacht tegenwoordig niet anders meer dan online dienstverlening, de wetgeving is overstag (vgl. WABO!) of kostenoverwegingen vereisen een strakker proces, met minimale menselijke tussenkomst. En de proces tools zijn er helemaal klaar voor. Alleen het digitaal vastleggen en documenteren van de transacties heeft vaak wat minder aandacht. Terwijl de eindgebruiker wel geacht wordt net zo gemakkelijk te werken met dat digitale (zaak-)dossier als voorheen met zijn papieren (werk-)dossier. Voor het snel terugvinden, representeren en annoteren op scherm , alsmede de zekerheid dat versies en archiefexemplaren door de jaren heen zorgvuldig beheerd blijven is het niet voldoende de documenten op een schijf te knallen (want zo wordt dat soms genoemd).

4. Projectbeheersing!
Meestal zijn recordsmanagement projecten complex. Ze vereisen dat zeer verschillende disciplines goed samenwerken en dat belangen van zeer verschillende aard worden meegewogen. Dat is lastig, omdat de procesmanager, verantwoordelijk voor de business, doorgaans weinig oog heeft voor archiveringsbelangen. En omgekeerd dat de recordsmanager begrip moet zien te krijgen van de noden van de procesmanager. En dan is er nog ICT, waarvan de belanghebbende terecht waakt voor een samenhangende, toekomstzekere architectuur, stabiliteit van zijn systemen en een tevreden eindgebruiker. Die belangenmix vraagt om een projectmanagement waarin alle partijen gehoord en begrepen worden, maar waar ook voortgang wordt geboekt.

5. Houdt het generiek!
Document management systemen en recordsmanagement applicaties komen tegemoet aan tamelijk generieke noden van de moderne documentintensieve (overheids-)organisaties: meestal is de actuele situatie hybride en wordt er digitaal gewerkt, terwijl er papieren post inkomt en vaak ook nog uitgaat. Het blijft in dat opzicht toch verbazingwekkend hoe bijvoorbeeld honderden gemeentelijke organisaties in ons land zich als totaal verschillend kunnen beschouwen en niet voldoende lijken te hebben aan de producten op de markt (en de voorkeur geven aan verrijking van soms exotische pakketten met omvangrijk maatwerk). De insteek zou moeten zijn de organisatie als geheel zoveel mogelijk leunt op outofthebox functionaliteit van het gekozen pakket en alleen bij hoge uitzondering en onder toeziend oog van een straffe ballotage op hoog niveau maatwerk toestaat. Koppelvlakken met processystemen zijn vanuit die optiek ook zoveel mogelijk generiek ingericht.

6. Digitaal werken kan niet half
Een organisatie die digitaal archiveren invoert als onderdeel van digitaal werken, zal zijn processen zorgvuldig moeten analyseren. BPM is een onderschat onderdeel van een transformatie naar digitaal werken. Bij de procesmanager is vaak de focus bij de procestool; die kent hij en als je daarmee achter een beeldscherm kan werken, dan ben je er wel, zo wordt gedacht. Maar de afhankelijkheid van papieren documenten en dossiers bij de medewerkers wordt vaak onderschat. Dus is het noodzakelijk om het werkproces stapje voor stapje door te spreken met enkele kernmedewerkers. Let daarbij ook op de verschillende locaties waar gewerkt wordt: in buitenlocaties of filialen zijn vaak ook afwijkende vormen van documentatie en schaduwarchivering in zwang. Bovendien kan het zijn dat medewerkers met een dossier ‘naar buiten’ moeten. Is het nodig om dat te ondersteunen met laptop, pda of e-reader? Zijn de eisen voor een dergelijke mobiele oplossing helder (want iedereen wil tegenwoordig een e-reader, of heeft heel hard een i-pad van de zaak nodig, ook in gemeenteland).

7. Het wiel is reeds uitgevonden
Dat hoeft dus niet nog een keer in uw organisatie. Toch is digitaal werken en digitaal archiveren in menige organisatie een compleet nieuw fenomeen. En is de omschakeling daardoor vaak een onzeker avontuur, voor zowel medewerkers als management. Dat gebrek aan kennis en ervaring is een projectrisico in zichzelf. Maar behalve op projectbasis in te huren recordsmanagement specialisten, kan een organisatie zichzelf ook verder helpen aan de hand van ISOnormering en implementatiemethoden voor archiverinssystemen. Denk bijvoorbeeld aan NEN/ISO 15489, de internationale norm voor recordsmanagement, DIRKS, de van oorsprong Australische methode voor implementatie van archiefsystemen en NEN2082, de Nederlandse norm voor functionaliteit van archiveringssoftware.

8. Kwaliteit van digitale archivering komt niet uit wet of doosje
Waarmee ik zeggen wil dat a.: het streven naar een perfecte Archiefwet-conforme wijze van digitaal archiveren een groot goed is in een overheidsorganisatie, maar daardoor vaak tot overregulering of of overvraging van de technische mogelijkheden op korte termijn leidt. OK, kan je niet meteen naar PDF-A scannen, of zijn je scans niet 300 maar 200 dpi. Moet het daarvan afhangen of de organisatie en meer nog de individuele medewerkers waardevolle ervaringen op doet met de nieuwe digitale werkwijze? En daarmee waardevolle feedback kan retourneren voor een beter werkproces en een (vaak daardoor) betere en completere archivering? En b.: de kwaliteit zal niet (alleen) uit een doos archiefsoftware komen. Veel meer zal kwaliteit van digitaal archiveren voortkomen uit management dat gaat voor digitaal werken, dat snapt dat digitaal werken ook digitaal archiveren betekent en last but not least dat medewerkers in primair proces en ondersteunende functies weet te motiveren voor Verandering.

Ik vind het enthousiasme van de harde 2.0/HNWkern vaak heel aanstekelijk. Als aanjagers mogen die ongenuanceerd zijn; dat brengt de zaak lekker in beweging. Toch zijn er een paar ontwikkelingen op het web die ze met datzelfde enthousiasme omarmen, maar die vanuit recordsmanagement perspectief wel de aandacht vragen.

Zoals de online services om documenten en presentaties op te slaan en te delen. Wanneer bedrijven of overheid content (documenten, webpagina’s, presentaties etc.) genereren en opslaan, moeten ze er op bedacht zijn dat ze die ZELF kunnen BEHEREN. Zegt nog niets over waar en hoe, maar in ieder geval moet de zeggenschap over content bij de organisatie zelf liggen. Waarom? Om de eigen belangen van de organisatie beschermen, moet de inhoud – en tot op zekere hoogte ook de vorm – gevrijwaard blijven van manipulatie of aantasting van buitenaf. Ook de mate en duur van openbaarheid van content moet de organisatie zelf kunnen bepalen. Welke belangen kunnen in het geding zijn? Derden kunnen organisaties aanspreken op hun content. Zo kwam onlangs gemeente Groningen in de problemen door de online publicatie van bouwdossiers, waamee privacy gevoelige gegevens onbedoeld openbaar werden gemaakt. Privacy, maar ook beveiliging/ICT en inkoop worden op twitter met instemming uit de 2.0 beweging ook wel innovatiekillers binnen de overheid genoemd.

Natuurlijk zijn er meer voorbeelden van onzorgvuldig beheer van digitale infomatie, dan het privacygeval met de bouwdossiers. Maar daar is nog wat aan te herstellen door de organisatie. Hoe zit het met informatie en documenten waarover je als organisatie de zeggenschap bent verloren?

Google presenteerde begin dit jaar trots Googledocs: Upload and store your files in the cloud with Google Docs. Los even van de aanloopproblemen van deze nieuwe cloud storage en cloud applicatie (waarbij mensen hun documenten kwijt raakten in de cloud of in een ander formaat weer terugvonden): je bent je documenten in zekere zin zowiezo ‘kwijt’ aan Google. Google hanteert voor het gebruik van deze diensten voorwaarden die weliswaar helder in zichzelf zijn, maar duister voor wat betreft de mogelijke gevolgen:

’Door Inhoud te verzenden, te delen, te uploaden, te plaatsen of weer te geven verleent u Google een wereldwijde, royaltyvrije en niet-exclusieve licentie om de Inhoud die u verzendt, deelt, uploadt, plaatst of weergeeft op of via de Service, te reproduceren, aan te passen, te wijzigen, te vertalen, te publiceren, openbaar uit te voeren, openbaar weer te geven en te distribueren om Google in staat te stellen de Service aan u te leveren in overeenstemming met het Privacybeleid van Google Documenten (…) U begrijpt dat Google (…)uw Inhoud zo kan wijzigen als noodzakelijk is voor de technische vereisten voor verbindingen met netwerken, apparaten, services of media. (…) Google behoudt zich het recht voor om zonder voorafgaande kennisgeving, op elk gewenst moment Inhoud te verwijderen, uw mogelijkheid tot het delen en uploaden van Inhoud binnen de Service uit te schakelen, of om uw toegang tot de Service te beëindigen (…).’

Hetzelfde is overigens aan de hand bij de in populariteit winnende online presentatie-tool Prezi:

‘By submitting User Content as set forth above, you hereby do and shall grant to Prezi (and its successors, assigns, and third party service providers) a worldwide, non-exclusive, perpetual, irrevocable, royalty-free, fully paid, sublicensable, and transferable license to use, reproduce, modify, create derivative works from, distribute, publicly display, publicly perform, and otherwise exploit the content on and in connection with the manufacture, sale, promotion, marketing and distribution of products sold on, or in association with, the Service, or for purposes of providing you with the Service and promoting the same, in any medium and by any means currently existing or yet to be devised.’

Ook kan Prezi je presentatie permanent verwijderen, mocht er te veel vraag naar zijn.

Hoewel cloud storage providers sinds een jaar de online periodieken bestormen met artikelen en onderzoeken over de toepasbaarheid en adaptatiegraad van cloud storage, lijkt het geen storm te lopen. Waarschuwingen tegen de recordsmanagement risico’s van cloud storage zijn er nog nauwelijks. Laten we even kijken naar Groot-Brittannie, De Verenigde Staten en Nederland.

Steve Bailey, uit Groot-Brittannie, niet de eerste beste in het vakgebied, constateerde naar aanleiding van de European Conference on Digital Archiving (ECA, vorige week in Geneve), dat ‘there was little or no discussion about the growing impact of the web as a storage ‘repository’ as heralded by the rise of ‘the cloud.’ In februari vroeg hij zich in zijn blog Information Management: the forgotten issue of the cloud, af wat het onderscheid zal bepalen tussen sensitive en non-sensitive data, als de laatste in aanmerking komt voor opslag in de zgn. G-cloud (G = Government) van Groot-Brittannie. Een bekend risico voor overheidsorganisaties van cloudstorage is de verplaatsing van bv. persoonsinformatie naar servers van andere landen, waar het alleen al uit oogpunt van Europese wetgeving niet terecht mag komen. Behalve dat is er onzekerheid over misbruik van data door foute regeringen of malafide organisaties.

In de Verenigde Staten kwam het NARA, in antwoord op de enthousiaste omarming van cloudcomputing door de Obama regering, niet verder dan een pagina met een FAQ over het onderwerp. Daarin wiijst het Amerikaanse Nationaal Archief op zowel voordelen als ‘some of the records management implications associated with cloud computing.’ De kort aangehaalde ‘implicaties’ gaan vooral over het toepassen van standaarden en procedures om te bewerkstelligen dat digitale archieven uiteindelijk nog wel vanuit de cloud kunnen worden overgedragen naar de repositories van het NARA.

In Nederland hebben twee ministeries op vragen van Webwereld erkend dat daar op individuele basis wordt geexperimenteerd met Google Docs en dat de risico’s van het gebruik dan voor de individudle gebruiker zou zijn. Het is wel zeker dat de 2.0 beweging, al dan niet vanit een ambtelijke opdracht, gebruik maakt van Google Docs en twitter. Ook van twitter weten we inmiddels dat er voor archivering weliswaar zorg wordt gedragen, maar dat we dan ook voor onze Nederlandse tweets wel moeten zijn bij het Library of Congress. De AIVD houdt zich nadrukkelijk bezig met informatiebeveiliging om spionage tegen te gaan. Een recent rapport van de dienst over dit onderwerp vermeldt over mogelijke risico’s van cloudcomputing alleen dat ontwikkelinge ‘zoals cloud computing (het massaal verwerken van data via internet, in plaats van fysiek op de eigen computer) aandacht voor de potentiële kwetsbaarheid van dit soort applicaties alleen maar belangrijker [maken]’.

Volgens bronnen van Webwereld kijkt de Nederlandse overheid serieus naar een variant van G-cloud, waarbij in ieder geval geen data in het buitenland zou worden gestald. En zonder kinderen en badwater tegelijk door te willen spoelen, is het wellicht goed dat we als Nederlandse (Archief-)2.0 community hier meer mee bezig gaan zijn.

Wat het nu was met de NEN/ISO 15489, de internationale norm voor Information and documentation – Records management, ik weet het niet. Maar toen norm (deel 1) en Richtlijnen (deel 2) op de archief scene verschenen, bijna tien jaar geleden, werd er toch wat schuchter op gereageerd. Het was te moeilijk, het was te abstract, je kon het niet goed ‘verkopen’ etc. Terwijl het zo’n rijk en compleet document was:  een compacte beschrijving van het werkveld van de recordsmanager, alle verantwoordelijkheden, bevoegdheden en zelfs een complete, toepasbare implementatiemethode voor records management (DIRKS).

Maar het was blijkbaar toch wat te vroeg voor een integrale visie op records management, een visie die zich nadrukkelijk met de integraliteit van de informatiehuishouding bemoeide. En archief niet zag als iets dat alleen van papier is, of alleen buiten het bereik van primaire processen afspeelt. De digitalisering van de overheden had toen misschien nog niet het stadium bereikt dat digitalisering van processen en de toepassing van digitale communicatie binnen en buiten de organisatie een nauwe samenwerking en coördinatie vraagt tussen procesmanager, archiefmanager en ICT.

Neem het voorbeeld van de invoering van de WABO, de omgevingsvergunning. Meer dan twintig verschillende vergunningen gaan straks op in één. Meer dan twintig processen teruggebracht tot één, dat ook nog eens van voor tot achter digitaal mag verlopen. Van de archivaris worden antwoorden verwacht, op vragen die ICT en procesmanagement niet kunnen beantwoorden. Sterker nog, ze worden daar vaak niet eens (tijdig) gesteld! Kan je een digitale bouwtekening ook goed digitaal annoteren? Mag een WABO-besluit ook digitaal verzonden naar de burger? Kunnen briefsjablonen voorzien worden van digitale handtekening? Hoe zit het met versiebeheer, emailarchivering, archiefwaardige bestandsformaten, etc.?

Dan is het tijd voor:  recordsmanager! Hij of zij snapt de noden van de procesmanager, maar is evenzogoed een gelijkwaardige gesprekspartner van ICT. Hij ziet toe op een zorgvuldige en betrouwbare opslag van procesgerelateerde documenten. En hij adviseert over de noodzakelijke digitale functionaliteiten, die echt digitaal werken mogelijk maken. Alleen zo is hij er van verzekerd dat digitale opslag slaagt, terwijl het proces niet wordt verstoord door analoge, handmatige handelingen. En met NEN/ISO 15489 in de hand is het volstrekt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe je gefaseerd aan je archiveringssysteem werkt. De norm is daarbij zo generiek, dat noch het papier, noch het digitale document en zelfs niet de output van de 2.0-ambtenaar er aan kan ontsnappen!