Alle berichten in SharePoint 2010

Las Vegas – Je hoort mensen als Adam Harmetz (Microsofts Senior Programmanager SharePoint ECM) hier op de SharePoint Conferentie 2012 vaak de beeldspraak ‘breaking down the barriers’ gebruiken als het over de actuele ontwikkelingen in Microsoftproducten gaat. Hoe meer presentaties je hier ziet, hoe meer het van toepassing lijkt op verschillende niveaus:

De blokkades wegnemen op weg naar ‘de cloud’; Microsoft werkt er op alle fronten aan om ons, gebruikers, de cloud in te helpen. Wat vandaag niet goed kan in de cloud, moet daar morgen wel werken. Je ziet dan ook dat de bezwaren tegen documentmanagement en recordsmanagement in SharePoint Online – Office 365 – in rap tempo gaan vervallen. In de nieuwe Office 365, vanaf Q1 2013, is nu wel een recordcenter aanwezig, zitten ook die nieuwe functionaliteiten voor eDiscovery en search, etc. die ook in de SharePoint 2013 on premise versie aanwezig zijn. Office 365 wordt het model om in te gaan werken als het aan  Microsoft ligt. Een hybride situatie, met wellicht een cloudomgeving en een on premise installatie, zal tijdelijk in een overgangssituatie moeten worden gefaciliteerd. En daarom worden de bezwaren tegen zo’n hybride omgeving – zoals kort geleden nog  verwoord in Microsofts eigen whitepaper – nu ook stuk voor stuk afgebroken. Een live demonstratie van search leverde het bewijs dat zoekresultaten uit beide omgevingen op gelijke wijze kunnen worden weergegeven. Dat hybride werken werd toch echt een jaar geleden nog door Microsoft als risicovol beschouwd. Dan moest je wel een heel ‘volwassen SharePoint governance’ in je organisatie hebben, wilde je die constructie aandurven. En volwassen governance komen we nog niet overal tegen. Maar nu heet het dus ineens ‘Hybrid – the gentle coexistence’. Het kan snel gaan…

Een andere vorm van blokkades slechten zie je tussen de applicaties onderling. De integratie van Exchange en SharePoint is in de 2013 versies echt (een ook zeer nodige) sprong vooruit. Nu enerzijds Outlook zichtbaar kan worden gemaakt in SharePoint met de nieuwe gezamenlijke teamsite mailboxen en andersom deze mailbox in Outlook zichtbaar kan worden gemaakt inclusief de documentbibliotheken van de site, is er ook daar goede kans dat er weer wat voorheen noodzakelijke add-ons sneuvelen. Adam Harmetz demonstreerde hoe keuzes kunnen worden gemaakt om een email in de team mailbox te slepen (hij is zó trots op de ‘drag and drop’-functionaliteit, maar sjonge, dat werd ook wel tijd zeg), of er voor te kiezen email of bijlagen in een documentbibliotheek te slepen. De gevolgen zijn nogal verschillend, daar de mailbox in Exchange blijft en de documentbibliotheek in SharePoint. Zodat zijn suggestie om datgene dat je tot record wil maken beter in de bibliotheek kan slepen straks wel wat ‘governance’ nodig zal hebben.

Deze cross-application effecten zie je ook bij social features: de combinatie van SharePoint en Yammer (en deze morgen in een presntatie ook SharePoint, Yammer, Lync en Dynamics) maakt de populaire applicaties voor kantoorwerk steeds minder tot silo’s met eigen regels, eigen inlogmomenten en dubbele handelingen. En ook zo bij projectmanagement, met de integratie van projectinformatie in een standaardsite. Waarbij zowel het projectverloop in een balk, als projecttaken en andere projectgerelateerde informatie niet langer buiten SharePoint in MSProject leeft, onzichtbaar voor projectmedewerkers.

Ten derde benadrukt Harmetz in het afbreken van blokkades de mogelijkheden om, gefaciliteerd door de hiervoor beschreven ontwikkelingen, om effectiever te kunnen samenwerken in organisaties. Tel daar bij op dat het streven is om beheer in de Office 365 omgeving verder te vereenvoudigen  (waarvoor Harmetz de zelfs bij zijn collegaspreker nog onbekende nieuwe kreet ‘config agility’ heeft bedacht). Tot slot zal Office 365 iedere negentig dagen van een update worden voorzien, zodat het on premise model met de releases (zoals in 2003, 2007, 2010) in ieder geval voor werken in de cloud tot het verleden gaat behoren.

Breaking down the barriers, tot slot, ook in de juridische bezwaren om in de cloud te gaan archiveren, nu Microsoft en de Nederlandsche Bank  precies een week geleden tot overeenstemming zijn gekomen over cloudarchivering  – met bijvoorbeeld Office 365 bij Microsoft – voor Nederlandse  financiële instellingen.

Las Vegas – Het aanbod van sessies is overweldigend op de SharePoint Conferentie 2012 in Las Vegas. Tussen de twee- en driehonderd sprekers ontvangen de meer dan tienduizend deelnemers aan de conferentie. Ik laat alle developers-sessies links liggen en richt me op de thema’s compliance, recordsmanagement en search die zo belangrijk zijn voor het vakgebied van informatiemanagement en digitale archivering.

Vandaag wil ik kort wat vertellen over recordsmanagement, later ook over de vernieuwingen in search, eDiscovery en emailmanagement.

De recordsmanagementspecialisten van Gimmal waren bij de ontwikkeling van SharePoint 2010 indertijd betrokken om toetsingen te doen op compliance met de Amerikaanse recordsmanagementnorm DoD 5015.2. Microsoft heeft echter het plan om SharePoint 2010 geheel compliant te maken verlaten en overgelaten aan de markt. Gimmal heeft vervolgens de aanvullende software zelf op de markt gebracht. In mijn gesprek na afloop van de presentatie bleek Gimmal in Europa nog geen vast voet aan de grond te hebben. Hoewel het product is ontwikkeld om aan Amerikaanse overheidsnormen te voldoen, is de inhoud naadloos relevant voor veel Nederlandse (overheids-) instellingen en bedrijven, die compliant willen of moeten zijn met bijvoorbeeld een NEN2082. Eerder schreef ik over de zin en onzin van certificering.

Maar dat doet niet af aan de behoefte om records in één systeem te willen bewaren en beheren voor de duur dat ze beschikbaar moeten blijven, ook als dat SharePoint is. SharePoint biedt out-of-the-box functionaliteit om records in-place (in de werkomgeving) te archiveren, om records over te brengen naar een digitaal archief (recordcenter) en om records automatisch toe te wijzen aan een specifieke bewaaromgeving in dat archief (afgiftebibliotheek), waar specifieke regels kunnen gelden voor de duur van bewaring (bewaartermijnen toekennen). En ook kan aan een bewaartermijn een grondslag worden toegekend. Maar het overzichtelijk beheren van al deze informatie ontbreekt.

Gimmal voorziet met Compliance suite  in een dashboard voor dat beheer en meer. Het product kan samenwerken met Office365, de cloudoplossing van Microsoft, maar vereist voorlopig nog wel een hybride inrichting met een on-premise SharePoint 2010 digitaal archief.

Ook het implementeren van vervaldata voor zaakdossiers maakt onderdeel uit van de Compliance suite, evenals het archiveren van emailberichten. Bij het laatste is ‘drag and drop’ een Gimmal feature die in SharePoint 2013 out-of-the-box wordt aangeboden, maar in 2010 dus nog via een add-on moet komen.

Het managen van selectie en vernietiging is in standaard SharePoint alleen mogelijk met aanvullende configuratie en aanvullende workflows. Op zich niets mis mee om deze custom aan de wensen van de organisatie aan te passen, maar wel zonde van zo’n generieke functionaliteit. Verschillende leveranciers op de Nederlandse markt (zoals QNH/PerfectView) bieden deze functionaliteit op onderdelen aan, sinds ‘zaakgericht werken’ ook in SharePoint om een complete archiveringsoplossing vroeg. Maar nog nergens zag ik een console  – in ieder geval niet voor SharePoint 2010 – die het toepassen van (noem het) een structuurplan met alle gegevens voor het beheer, inclusief fileplan en gekoppelde bewaartermijnen zo compleet maakt als deze van Gimmal. Ook zijn op verschillende manieren overzichten te creëren van te vernietigen records op basis van geplande vernietigingsdatum, alsmede configureerbare overzichten voor het beschikbaar houden van metadata van reeds vernietigde documenten.

De kennis van vereisten vanuit een Amerikaans overheidsperspectief maakt dat Gimmal ook heeft gedacht aan overdracht aan een e-depot in een neutraal formaat van permanent te bewaren records en hun metadata uit een SharePoint 2010 omgeving. Ontwikkeld in samenwerking met NARA (het Amerikaanse Nationaal Archief), maar evengoed bruikbaar voor andere exportdoeleinden van bedrijven en instellingen.

Op hun webpagina voor Compliance suite vind je ook een productsheet dat deze en andere functionaliteiten beschrijft. Gimmal beschikt overigens ook over een compleet product om papieren records binnen één en dezelfde SharePoint omgeving te kunnen beheren, waarbij ook de beheerhandelingen op uitgeplaatste archieven automatisch kunnen worden verwerkt in SharePoint. Statuswijzigingen, search, ediscovery, vernietiging, uitplaatsing en uitlening kunnen daarmee allemaal vanuit SharePoint worden beheerd.

Al met al was ik wel enthousiast over Compliance suite, dat in een overheidscontext met verplichtingen vanwege de Archiefwet, of in bedrijven met zware compliancevereisten, zeker in een behoefte kan voldoen. Vanmiddag heb ik een gesprek met Don Lueders, de man achter de aanbevolen blog sharepointrecordsmanagement.com  die tot voor kort bij Gimmal Director of Compliance Products was. So stay tuned.

Las Vegas – Jared Spataro, senior director van SharePoint, opende na een daverende muur van licht en geluid als keynote spreker de SharePoint Conference 2012 in Mandalay Bay Convention Center Las Vegas. Tienduizend aanwezigen uit zo ‘n 85 landen keken live toe, evenals iedereen die heeft afgestemd op de live feed vanuit de conference site. SharePoint 2013 wordt neergezet als een nieuw begin. Natuurlijk moet je aan een nieuwe release van een product dat we als jaren kennen een draai geven. En Jared durft te stellen: ‘SharePoint 2013, the end of a site based model and the beginning of a people centered paradigm’. Maar wat volgt in de keynotes, van SharePoint’s corporate vice president Jeff Teper, tot de oprichter en CEO van Yammer David Sacks, het is wel waar allemaal.

Eerste indrukken van deze keynote presentaties: de integratie van ‘social’ in SharePoint 2013  is overweldigend. En de gebruikerservaring, dat wil zeggen, de gebruiker van vandaag, die met verschillende apparaten, online en offline, altijd bij zijn werk wil kunnen, is meer dan voorheen afgestemd op wat die moderne gebruiker wil. Overal komen de knoppen ‘share’ ‘follow’ en ‘sync’ terug. De ‘drag ‘n’ drop’ functionaliteit oogst het eerste applaus van de dag. Volgens Teper hadden ze daar ook achter de schermen om gewed, maar het is vandaag de dag wel een minimumvereiste, willen we nog een beetje sneller dan voorheen die documenten en emails verplaatsen van de desktop, fileshare of waar vandaan naar SharePoint. Het combineren van persoonlijke informatie zoals taken in de exchange omgeving met taken in SharePoint, is een voorbeeld van het integreren van het persoonlijke werkdomein met het organisatiedomein. Ik denk dat die integratie tussen exchange – de Outlook mailbox, agenda, taken, contactgegevens etc. – en SharePoint niet ver genoeg kan gaan. Maar de weergave van al deze informatie in de nieuwe  Windows 8 – achtige look van SharePoint 2013, was al indrukwekkend genoeg voor vandaag.

De demonstraties in SharePoint 2013 waren live gedurende de keynote van Teper. Aan het slot vertelde hij dat ze er voor hadden kunnen kiezen om de demo door een vette server achter het podium te laten verzorgen. Maar alles kwam rechtstreeks vanuit een Office 365 productieserver in een datacentrum in Amsterdam. Dat is dus op ruim dertien uur vliegen afstand van het podium. De boodschap was natuurlijk dat nu niemand meer mocht beweren dat cloudcomputing niet snel genoeg was.

De presentatie van Sacks, CEO van Yammer, benadrukte nog eens de veranderende kijk op samenwerking in bedrijven en organisaties. ‘Social’ niet als iets voor erbij, maar als manier om mensen te verbinden zodat ze beter in staat zijn tot ‘informed decisions’. Mensen raken meer betrokken bij het werk en kunnen de snelle veranderingen van vandaag beter aan. Ik vond dat wel een mooie uitleg van de meerwaarde. Maar inderdaad komt die meerwaarde ook pas als het mogelijk is om de functionaliteiten te integreren in de werkomgeving op het scherm. Yammer is tot heden te veel een tool ernaast, los van de inrichting van de werkomgeving, los ook van de documenten en stromen achter die documenten. De integratie zoals die nu gedemonstreerd werd maakt die combinaties wel mogelijk. Al moet ik zeggen dat ik de social mogelijkheden zoals ze nu reeds in SharePoint 2013 worden aangeboden, waarbij rond documenten de bekende Facebook-achtige functies worden aangeboden om te taggen, te delen, te becommentarieren en te volgen, in Yammer verder lijken te worden doorontwikkeld. Yammer gaat in SharePoint Online worden aangeboden zonder meerkosten.

Verder presenteerde Richard Riley twee interessante vernieuwingen op ECMgebied, search en ediscovery. Search heeft met de integratie van FAST een sprong gemaakt. Waar in MOSS 2007 tot heden in SharePoint 2010 toch vaak addons nodig zijn om search te optimaliseren (voor 2007 nog met faceted search, voor 2010 nog met documentpreviews) is er nu search met o.a. gepersonaliseerde suggesties (heb je eerder dit gezocht dan zal dit resultaat mogelijk weer voldoen) en deeplinks naar plaatsen in het document die direct voldoen aan je zoekvraag. Deze laatste gecombineerd met de preview uit FAST maaktbijvoorbeeld  mogelijk om met  een woord uit een powerpointpresentatie direct een preview van de PPT te krijgen die je zonder nieuw scherm of oorspronkelijke applicatie te openen kan inzien en door bladeren.

Ook ediscovery, voor de recordmanager een aanwinst heeft zo’n sprong gemaakt. Vergelijkbaar met het recordcenter, dat sinds 2007 bestaat, is er nu het Legal ediscovery Center, een site template om Legal holds aan te maken, via een menu gestuurde querie. Bijzonder is ook de werking van de zoekfunctie, die voor het eerst mogelijk maakt ook exchange en shared drives in deze querie te betrekken. Zo haal je binnen de kortste keren alle digitale informatie in een organisatie bij elkaar, wanneer een juridische kwestie daar om vraagt. En dan hoef je dus niet complete dossiers te lichten, maar kan je op basis van steekwoorden alle documenten doorzoeken en  ‘on hold’ plaatsen die daar betrekking op hebben. Verder maakt de hold het doorwerken aan conceptdocumenten niet onmogelijk, doordat alleen de betreffende versie van dat moment in-place wordt geblokkeerd als legal hold.

Een andere keynote liet aan de hand van twee identieke omgevingen, één in 2010, één in 2013 zien hoe het upgraden in zijn werk gaat en hoe de omvang van de sites in 2013 is teruggebracht door nieuwe compressietechnieken en bijvoorbeeld de technische verbetering van versiebeheer. Van versies wordt niet langer het hele document bewaard, maar telkens alleen de wijziging. De presentatie liet op het scherm zien dat een omvangrijke SharePointomgeving, voor zo’n tienduizend gebruikers, aanzienlijk in volume terug kan worden gebracht.

Van deze keynotes kan je dus een en ander op de conference site terugzien. Morgen bericht ik je uit deepdive sessies van SharePoint specialisten over o.a. recordsmanagement, search en andere ECM functionaliteiten.

Ieder bedrijf en iedere overheidsorganisatie krijgt te maken met grote en kleine rampen: rechtszaken, ongelukken, fraude, productiefouten, blunders in de dienstverlening… En altijd is onmiddellijk documentatie nodig,  om een zaak juridisch te ondersteunen, om intern of extern te verantwoorden, om bewijs of tegenbewijs aan te dragen, om claims te weerleggen. Documenten en informatie moeten snel beschikbaar zijn, compleet en betrouwbaar. Of er nu vragen komen over de gemalen insecten in je frappuccino, over gemeentelijke vergunningen na een cafébrand, of contractuele problemen, het gaat altijd om combinaties van  financiële risico’s, politieke en maatschappelijke verantwoording en het risico van imagoverlies. Tijdige en betrouwbare informatie uit eigen organisatie kan dan de redding zijn. Of in ieder geval de schade beperken.

Wanneer de organisatie leunt op papieren bronnen, zullen deze met een snelle zoekactie onttrokken moeten worden aan de papieren archieven. Meestal zal men dan moeten kunnen terugvallen op dossieromschrijvingen die aansluiten bij de zoekvraag. Bij stuksgewijze omschrijvingen zal dat mogelijk wat beter gaan, maar uiteindelijk worden de stukken letterlijk uit hun context gelicht en bijeen gebracht. Of gekopieerd. Vaak wordt voor de zekerheid een en ander apart gezet, om te voorkomen dat iets onbedoeld vernietigd wordt in een reguliere vernietigingshandeling.

In een goed  recordmanagementsysteem worden dit type onttrekkingen gefaciliteerd met een ‘legal hold’-functionaliteit. Een goed Nederlands begrip heb ik nog niet aangetroffen (maar ik houd me aanbevolen. Aanvulling 20-06-2012: Marcel Prot van KBenP kwam met de term ‘opschorting van vernietiging’ die ik nog niet in wet- en regelgeving maar wel in archief beheersregels heb aangetroffen). Het voordeel is dat alle documenten in hun context behouden blijven en toch gemarkeerd zijn als onderdeel van een virtueel dossier en als uitzondering op het vernietigingsbeleid.  In SharePoint 2010 wordt de functionaliteit aangeduid als ‘wachtruimte’. De functionaliteit is in SharePoint 2010 verbeterd en uitgebreid in vergelijking tot de 2007 versie.  Hoe werkt het?

Wanneer een autoriteit de recordmanager verzoekt om documenten gerelateerd aan een bepaald issue uit te sluiten van vernietiging en bijeen te brengen, kan deze in een standaard onderdeel van SharePoint een hold aanmaken. Deze krijgt een naam (‘bv. ‘Cafébrand Het Zwaantje 15-01-2012’) en een omschrijving. Daarin kan de reden, de opdrachtgever en de opdrachtverlening worden vermeld. Vervolgens kunnen documenten worden gekoppeld aan de hold. SharePoint sluit nu de documenten uit van vernietiging, bovendien wordt in het recordcenter automatisch een lijst aangemaakt en bijgehouden met daarop alle onder de hold geschaarde documenten. De recordmanager hoeft dus alleen queries uit te voeren en documenten toe te voegen, het systeem  houdt alles bij en voorkomt vernietiging. Een lopende bewaartermijn blijft overigens wel gewoon van kracht en wordt niet verwijderd of herzien. Na verwijdering van de hold is dan ook de eerder gegeven termijn van toepassing. Ook worden de handelingen ten aanzien van de hold opgenomen in de audittrail. De lijst bevat een samenvatting van de hold en hyperlinks naar alle documenten, zodat de lijst praktisch te gebruiken is. Omdat de lijst zichzelf actualiseert, is altijd de nieuwste stand van zaken beschikbaar. Hoewel onwaarschijnlijk kan een document van verschillende holds tegelijkertijd deel uitmaken. Het zal dan niet vernietigd kunnen worden, totdat de laatste hold is verwijderd.

De kracht van deze functionaliteit staat of valt met compleetheid van het digitale archief. Met een zorgvuldige vastlegging en metadatering van de binnenkomende post komen we er niet.  Bij veel grote en kleine rampen zijn het nu juist emailberichten die niet of niet tijdig beschikbaar kunnen worden gemaakt. Waar het gaat om papieren documenten is het terugvinden al vaak een tijdrovende en frustrerende opdracht geweest voor DIV-medewerkers en archivarissen, bij digitale documenten en vooral email zijn de problemen door ongeordende opslag en door opdringerige mailservers afgedwongen vernietiging (‘Uw mailbox is te groot’ nee, natuurlijk niet, die is te klein) nog veel groter.  

E-discovery is een business geworden. En de hoge kosten om een paar emails terug te halen (‘we hebben de backup toch nog’, duh) staan in geen verhouding tot licentiekosten van archiefoplossingen voor email die de markt inmiddels biedt, zoals bijvoorbeeld voor SharePoint  hier, of hier.