Alle berichten in office365

Het is half juli en ik denk dat ik voor velen kan spreken als ik zeg dat dit wel een zeer bijzondere eerste helft van het jaar is geweest. Na de eerste grappen kwamen de eerste maatregelen en gaandeweg veranderde het hele dagelijks leven. En het werk.  Als kantoorwerkers en consultants in overheid en bedrijfsleven hadden we natuurlijk niets te klagen, in vergelijking tot anderen die vooraan met de neus op de ellende moesten staan in zorg en andere dienstverlening. Tenzij naasten of jijzelf waren getroffen.

Vragen over veiligheid, governance en recordsmanagement, waarvoor we liever meer tijd hadden genomen – dienden zich ineens aan: waar blijven die bestanden en hoe blijven ze behouden, hoe blijven video´s van vergaderingen bewaard, wie mag Teams maken, wie mag gebruikers toevoegen aan het Team, hoe zit het met privacy, informatieveiligheid, classificatie… nou dat heb ik geweten, want ik werd overspoeld met (aan-)vragen. En juist door het werken op afstand was dat goed mogelijk en een stuk efficiënter dan het land rondreizen. Hoewel ik graag eenieder juist ook in levenden lijve zou ontmoeten, op een plek met een echt whiteboard.

Een terugkerend thema in veel gesprekken was de organisatie van de governance rond Office 365. Omdat iedere organisatie anders is kan governance verschillende vormen aannemen. Maar bepaalde thema’s en tegenstellingen blijven terugkomen. Lees verder

Afgezien Video still Two Oceans Aquarium, bron: https://twitter.com/333333333433333/status/1239911625819332608van de moedige werkers in de vitale beroepen zat ineens iedereen thuis. Corona. En was de maandagochtend vergadering, de weekly, monthly of standup ineens online. Via Microsoft Teams. Of Skype of ander communicatie tools. Zozeer zelfs, dat van alle voorheen half of ongebruikte Office 365 licenties de Microsoft cloud kraakte en piepte (<MS updates) van de belasting (<onafhankelijke monitor). En overal werden de thuiswerkers in het diepe gegooid: adoptie nieuwe stijl. In veel organisaties en instellingen was werken op afstand tot voor heel kort een extra optie, maar zeker niet noodzakelijk. De vergaderzalen puilen nog altijd over-booked uit, we gaan zo graag nog even ‘afstemmen’ of iets ‘tegen je aanhouden’. Nu, aan dat laatste kwam met de corona-maatregelen voor sociale distantie een nogal abrupt einde. Ineens vragen directies en managementteams om toch vooral voort te maken met werken-op-afstand. Nieuwe kansen voor digitaal werken en leren! #WFH  – hashtag working from home! Een paar observaties van het digitale thuis-front. Lees verder

Zoals ieder jaar maak ik weer de balans op met een overzicht van de blogs die ik heb geproduceerd over Office 365, compliance en recordsmanagement. Wat om te beginnen opvalt is dat het vaak al snel gaat over het tempo van verandering. Klanten. Maar ook de consultants in het veld zuchten onder het aantal wijzigingen dat Microsoft bij voortduring aanbiedt. Mooie vernieuwingen daar niet van, maar het is moeizaam anticiperen, bij zoveel aankondigingen in de roadmap. Waarbij het ook niet altijd helder is òf en hoe alles wordt aangekondigd. En ook hoe een en ander is verbonden met het oerwoud aan licenties. Ik merk in de praktijk dat mijn klanten voor dezelfde compliance vereisten wisselende adviezen krijgen (bv E5 voor alle gebruikers of een combinatie van E3/E5). Dat zelfs Microsoft zèlf daar niet altijd helder uitsluitsel over kan geven geeft te denken en moet zeker veranderen.

Deze perikelen daargelaten blijf ik van mening dat ongestructureerde informatie  – met een juiste inrichting – nog altijd veiliger en beter compliant is te beheren in Office 365 dan dat het nu nog altijd op menig fileshare gebeurt. Laten we kijken wat 2019 heeft gebracht! Lees verder