All posts tagged zaakgericht werken

Vorige week werd erFoto: Eric Burger - SharePoint governance hobbels en kuilen nog om gelachen in de cursus, maar de realiteit is best wel treurig. Het duurbetaalde, door consultants opgestelde SharePoint governance plan met zijn vijfenzeventig pagina’s is in de virtuele lade verdwenen en de governance is nog steeds ver te zoeken. SharePoint governance is het geheel van afspraken en regels rond het succesvol beheren van het SharePoint platform in je organisatie of bedrijf. Natuurlijk, zonder plan kom je er ook niet. Of, zoals Microsoft in 2010 zelf al stelde:

“A good Governance Plan is ‘necessary but not sufficient’ to ensure success, so be advised: a Governance Plan alone will not guarantee the success of your solution. You still have to ensure that the Governance Plan is applied. However, not having a Governance Plan or having a plan that is either impractical or unrealistic is a clear recipe for disaster.”

Maar hoe voorkomen we zo‘n SharePoint disaster? Vier tips. Lees verder

Organisaties en bedrijven verwachten veel van SharePoint. Verloren voorwerpen - foto: Eric BurgerJe schaft niet voor niets een platform aan met zoveel functionaliteit in zich. Maar ze zijn nog steeds slecht in het communiceren tussen de verschillende belangengroepen die er in de organisatie of het bedrijf een succes van moeten maken. Business, IT, communicatie en compliance (of de recordsmanager, de archivaris, de DIV): we moeten praten, maar het gaat moeizaam. In vergelijking met andere landen en regio’s in de wereld heeft de business in grote bedrijven in de Benelux een relatief grote stem in de keuze en implementatie van samenwerkingsoplossingen zoals SharePoint. Elders is dat blijkbaar anders en heeft IT meer te vertellen, zegt het recente (Benelux-deel-) rapport van Dimension Data. Voor succesvolle implementatie en governance van documentmanagement, recordsmanagement en zaakgericht werken in en met SharePoint is samenwerking tussen belanghebbenden onmisbaar. Wat kan de recordsmanager beter doen? Lees verder

Bij mijn presentaties,Had ik dat maar eerder geweten - foto: E. Burger projecten en trainingen over recordsmanagement in SharePoint zijn twee reacties opvallend dominant: ‘hadden we dat maar eerder geweten’ en ‘waarom heeft onze leverancier dat nooit verteld’. Of het nu SharePoint 2013 on premise of SharePoint Online in Office 365 betreft, SharePoint biedt rijke mogelijkheden voor digitale archivering. Maar keuzes voor recordsmanagement scenario’s moeten tijdig in een implementatie worden gemaakt, om te voorkomen dat een reeks aanpassingen en handmatige archiveringshandelingen later nieuwe investeringen en extra inzet van resources noodzaken.

Vaak zijn SharePoint-implementaties organisch gegroeid uit compleet afzonderlijke installaties door verschillende leveranciers. Centrale governance is dan meestal ver te zoeken. Migraties vanuit fileshares hebben vaak zonder kritische beoordeling plaats gevonden: beter alles meegenomen dan iets gemist lijkt daar het adagium. Wanneer documenten en – indien aanwezig – dossiers (bv. met behulp van documentsets) op geen enkele wijze zijn gelabeled, worden de mogelijkheden van automatisering van archivering in SharePoint gereduceerd. En neemt dus ook de winst uit investering in digitale archivering navenant af. En krijgt SharePoint bovendien als product kritiek: belangrijke records worden niet beveiligd tegen verwijdering of mutatie, documentbibliotheken stromen over zonder mogelijkheid tot ‘afromen’ naar een recordcenter.

Hoe kan dit nu worden doorbroken? Lees verder

Gemeente Hengelo is Oogst - foto: Eric Burgermet zijn Dynamics/ SharePoint oplossing voor zaakgericht werken èn archiveren genomineerd voor een Computable Award! Ook ZBO’s (o.a. waterschappen en enkele toezichthouders) maken gebruik van SharePoint voor recordsmanagement of zijn druk met hun SharePoint 2013 implementatie. Maar ook multinationale ondernemingen als General Motors presenteren met trots hun oplossing voor recordsmanagement in SharePoint.

Quentin Christensen, ‘Ruler of Recordsmanagement’, program manager Archiving, e-Discovery en Devices bij Microsoft, presenteert in twee blogs een bondige beschrijving van recordsmanagement functionaliteiten in SharePoint. Hij zet in zijn eerste blog met een handige tabel een mooi overzicht neer van de ontwikkeling van die features in achtereenvolgens SharePoint 2007, SharePoint 2010 en 2013. In deel twee nog een paar aanvullingen op de verbeteringen sinds SharePoint 2010 en 2013, onder andere voor e-discovery. Lees verder