All posts tagged NEN 2082

Audit, audit trail of audit Zand vangen - foto: Eric Burgerlogboek is een functionaliteit waarmee gebruikers- en systeemhandelingen kunnen worden vastgelegd voor latere referentie of verantwoording. Het was en is een eis in de normen voor voor compliant recordsmanagement. In server gebaseerde document management systemen was een audit functionaliteit al standaard aanwezig. Vaak werd de functie uitgeschakeld door beheerders, omdat het een te grote impact had op de performance: het is allemaal mooi, die compliance, maar het moet de werkzaamheden niet teveel gaan verstoren. Ook in SharePoint on premise bestond de functie al sinds 2007, in de Nederlandse versie onder de onmogelijke naam Controle instellingen voor de siteverzameling. Deze moest bewust aangeschakeld worden voor een sitecollectie en geconfigureerd met keuze uit te bewaren handelingen plus de periodieke opslag van het logboek (in Excel formaat). Ook in SharePoint Online is deze functionaliteit aanwezig. Een discussie over het al dan niet vastleggen van zoekgedrag van medewerkers kon het gevolg zijn.

Office 365 gaat met auditing heel anders om. Inmiddels is het default ingeschakeld, logt het meer dan honderd specifieke gebruikers-en systeemhandelingen, bestrijkt het de gehele tenant – niet alleen SharePoint – en wordt de log afhankelijk van abonnement en export korter of langer bewaard. Dat roept nieuwe vragen op. Lees verder

Zoals ieder jaar voorzie ik de lezers van mijn blog (dank jullie wel voor het lezen!) van een overzicht van gepubliceerde blogs. Ik weet niet hoe het jullie is vergaan, maar wat een jaar was 2016! Ik mocht veel organisaties, waaronder veel ZBO’s en uitvoeringsorganisaties van de overheid, bedienen met advies, ondersteuning en cursussen rond SharePoint en recordsmanagement. Maar ook is 2016 het jaar waarin mijn moeder overleed. En voor wie mijn twitter tijdlijn volgt, 2016 is ook het jaar dat ik mij meer zorgen maak over maatschappelijke en politieke ontwikkelingen dan voorheen. In de drang naar het eigen gelijk heiligt het doel de middelen blijkbaar: feiten en de waarheid zijn immers zó 2015. Nu is recordsmanagement bij uitstek een discipline die tot doel heeft de waarheid zo zorgvuldig mogelijk vast te leggen en vervolgens vast te houden. Ik hecht daaraan, vind het belangrijk. Ook in 2017 wil ik me daarvoor professioneel en anderszins met enthousiasme inzetten. Ik wens iedereen een gezond en succesvol 2017! Lees verder

LeveranciersVerbazing & Ongeloof - foto: Eric Burger en archivarissen claimen vaak dat een recordsmanagement applicatie voor een overheidsorganisatie krachtens de Archiefwet gecertificeerd zou moeten zijn conform de Nederlandse norm NEN2082 Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur (juni 2008). Dat is niet correct. Of is het niet meer correct? Ik blogde daar eerder over in 2012 en 2013. Naar aanleiding van een actuele Twitter-discussie een update. Lees verder

Gemeente Hengelo is Oogst - foto: Eric Burgermet zijn Dynamics/ SharePoint oplossing voor zaakgericht werken èn archiveren genomineerd voor een Computable Award! Ook ZBO’s (o.a. waterschappen en enkele toezichthouders) maken gebruik van SharePoint voor recordsmanagement of zijn druk met hun SharePoint 2013 implementatie. Maar ook multinationale ondernemingen als General Motors presenteren met trots hun oplossing voor recordsmanagement in SharePoint.

Quentin Christensen, ‘Ruler of Recordsmanagement’, program manager Archiving, e-Discovery en Devices bij Microsoft, presenteert in twee blogs een bondige beschrijving van recordsmanagement functionaliteiten in SharePoint. Hij zet in zijn eerste blog met een handige tabel een mooi overzicht neer van de ontwikkeling van die features in achtereenvolgens SharePoint 2007, SharePoint 2010 en 2013. In deel twee nog een paar aanvullingen op de verbeteringen sinds SharePoint 2010 en 2013, onder andere voor e-discovery. Lees verder