All posts tagged NEN 2082

Zoals ieder jaar voorzie ik de lezers van mijn blog (dank jullie wel voor het lezen!) van een overzicht van gepubliceerde blogs. Ik weet niet hoe het jullie is vergaan, maar wat een jaar was 2016! Ik mocht veel organisaties, waaronder veel ZBO’s en uitvoeringsorganisaties van de overheid, bedienen met advies, ondersteuning en cursussen rond SharePoint en recordsmanagement. Maar ook is 2016 het jaar waarin mijn moeder overleed. En voor wie mijn twitter tijdlijn volgt, 2016 is ook het jaar dat ik mij meer zorgen maak over maatschappelijke en politieke ontwikkelingen dan voorheen. In de drang naar het eigen gelijk heiligt het doel de middelen blijkbaar: feiten en de waarheid zijn immers zó 2015. Nu is recordsmanagement bij uitstek een discipline die tot doel heeft de waarheid zo zorgvuldig mogelijk vast te leggen en vervolgens vast te houden. Ik hecht daaraan, vind het belangrijk. Ook in 2017 wil ik me daarvoor professioneel en anderszins met enthousiasme inzetten. Ik wens iedereen een gezond en succesvol 2017! Lees verder

LeveranciersVerbazing & Ongeloof - foto: Eric Burger en archivarissen claimen vaak dat een recordsmanagement applicatie voor een overheidsorganisatie krachtens de Archiefwet gecertificeerd zou moeten zijn conform de Nederlandse norm NEN2082 Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur (juni 2008). Dat is niet correct. Of is het niet meer correct? Ik blogde daar eerder over in 2012 en 2013. Naar aanleiding van een actuele Twitter-discussie een update. Lees verder

Gemeente Hengelo is Oogst - foto: Eric Burgermet zijn Dynamics/ SharePoint oplossing voor zaakgericht werken èn archiveren genomineerd voor een Computable Award! Ook ZBO’s (o.a. waterschappen en enkele toezichthouders) maken gebruik van SharePoint voor recordsmanagement of zijn druk met hun SharePoint 2013 implementatie. Maar ook multinationale ondernemingen als General Motors presenteren met trots hun oplossing voor recordsmanagement in SharePoint.

Quentin Christensen, ‘Ruler of Recordsmanagement’, program manager Archiving, e-Discovery en Devices bij Microsoft, presenteert in twee blogs een bondige beschrijving van recordsmanagement functionaliteiten in SharePoint. Hij zet in zijn eerste blog met een handige tabel een mooi overzicht neer van de ontwikkeling van die features in achtereenvolgens SharePoint 2007, SharePoint 2010 en 2013. In deel twee nog een paar aanvullingen op de verbeteringen sinds SharePoint 2010 en 2013, onder andere voor e-discovery. Lees verder

Ieder jaar voorzie ik mijn lezers van een overzicht van mijn blogs van het afgelopen jaar. En graag maak ik ook nu weer van de gelegenheid gebruik om alle lezers en belangstellenden te bedanken. En een groter compliment dan de aantallen retweets, Linkedin-likes en pageviews bij mijn laatste blog (was het de titel?) is er eigenlijk niet.

In januari 2012 schreef ik over de uitdagingen van upgrade van je SharePoint platform. Veel organisaties werkten nog met MOSS 2007 en stonden voor de keuze te migreren naar 2010 of 2013. Of naar de cloud met Office 365 en SharePoint Online. Maar de vraagstukken rond toepassing van recordsmanagement in SharePoint blijven met 2010 en 2013 tamelijk constant. En SharePoint lost niet vanzelf de problemen op na installatie.

The SharePoint Governance Manifesto. Disruptive Governance thinking for the masses, het provocerende maar o zo leerzame e-boekje over SharePoint Governance van Ant Clay kwam uit in februari. Nog steeds aanbevolen voor alle organisaties die met SharePoint aan de slag gaan en vanuit ‘het experiment’ onnadenkend de productfase in glijden. Kan wel eens een snelle roetsjbaan naar chaos worden.

Mijn blog van 2 april was gewijd aan een product dat zaakgericht werken koppelt aan relatie- en objectenbeheer met SharePoint als platform en repository voor documenten en dossiers. De applicatie 360° van het Scandinavische Software Innovation is zowel in een overheids- en businessversie op de markt gebracht. Het product wordt in Nederland door Wortell vertegenwoordigd.

En dan e-mail archivering, één van mijn stokpaardjes misschien. Maar hoe is het toch mogelijk dat we in de meeste organisaties en bedrijven niet in staat lijken te zijn om deze risicovolle categorie records met al die belangrijke afspraken, die financiën, verantwoording en imago zoveel schade kunnen doen – ook nog na jaren – zorgvuldig te archiveren. De tools zijn er. En ook voor SharePoint – hoewel absurd dat Microsoft daar nog steeds niet zelf optimaal in voorziet – zijn er inmiddels prettige add ons op de markt.

E-discovery: organisaties en bedrijven kunnen onverwacht worden geconfronteerd met een extern onderzoek, een rechtszaak, een parlementaire enquête. Op korte termijn moeten ‘stukken gelicht’ om een proces van jaren te reconstrueren. Kostbare tijd, nog duurdere externen worden aan het zoeken gezet. Vrijwel altijd zijn er vragen over de e-mail box van functionaris X. Kortom, dat kan gemakkelijker in dit elektronische tijdperk met tools die tegelijkertijd Exchange en SharePoint raadplegen, documenten en mails bevriezen, overzichten maken. Prachtige functionaliteit, nu nog allemaal met die tools gaan werken!

In september schreef ik twee blogs over werken in de cloud: wat weerhoudt organisaties en bedrijven nog van archiveren in Office 365 en SharePoint Online. Ik had daarover een goed en nuchter gesprek met de CTO van Microsoft Nederland, Hans Bos. De onrust over de Patriot act was nog niet verstomd of de Snowden onthullingen deden nieuwe twijfels over veiligheid in de cloud rijzen. Sinds mijn blogs lijken de onthullingen niet voorbij, maar gloren ook mogelijk positieve effecten, variërend van reacties en maatregelen van Microsoft, Google en Yahoo tot voorzichtige beweging in het Witte Huis, aan de horizon.

In oktober kwam ik na een jaar nog eens terug op certificering van recordsmanagement applicaties in het algemeen en SharePoint producten in het bijzonder conform NEN 2082. Het blijft een vreemde race van organisaties die niets anders durven dan een NEN 2082 eis aan het PvE toe te voegen (‘het moet van de inspecteur’), leveranciers die hun producten duur laten certificeren en uiteindelijk implementaties waarin de verplichte features van de norm niet worden toegepast. En verder een weinig open proces rond certificering, hoewel daar enige verbetering in is gekomen nu enkele leveranciers (Decos, Mozard!) op aanvraag ook de rapportages van hun certificeringtraject gaan verstrekken.

Opnieuw governance: in november kwam Microsoft op de technet pagina’s met nieuwe guidance voor governance in SharePoint. Was de ondersteuning voor governance planning in SharePoint 2010 nog beperkt tot een eenmalige Microsoft-whitepaper (wel met de alarmerende bijsluiter dat ‘a governance Plan alone will not guarantee the success of your solution (… ) However, not having a Governance Plan or having a plan that is either impratical or unrealistic is a clear recipe for disaster.’). Inmiddels is de ondersteuning uitgebreid tot actuele webpagina’s en een inzicht gevende muurposter. En is de ‘compliance officer’, onder veel meer toegevoegde leden, onderdeel van het governance team.

Acht tips om je SharePoint 2013 implementatie te laten mislukken begin december was in ieder geval een blogtitel die de aandacht heeft getrokken. En de best gelezen blog tot heden. En allemaal waar :-)! Dank voor het lezen en dank voor de distributie, via jullie retweets, likes en reposts (SPCNL, BREED). Tot in 2014!