SharePoint & recordsmanagement: zaakgericht archiveren met eConnect

Ik heb Bjorn Huijbregts in november ontmoet op de SharePoint Conference 2012 in Las Vegas. Bjorn is lead software engineer bij ETTU (Gouda) en mede verantwoordelijk voor de eConnect suite die ETTU op de markt heeft gebracht. eConnect omvat een reeks modulair vorm-gegeven software voor SharePoint 2010 voor onder andere zaakgericht werken, postbehandeling, documentmanagement en recordsmanagement. En NEN2082 gecertificeerd. Het leek me interessant om met hem wat dieper in te gaan op de recordsmanagement functionaliteiten van het product en arrangeerde daarom dit online interview.

Bjorn, om te beginnen, je bent 27 jaar dacht ik, waar heb je je kennis van SharePoint en recordsmanagement opgedaan?

Ik ben vanaf het begin dat ik bij ETTU werk, betrokken geweest bij verschillende SharePoint 2007 en 2010 projecten waaronder ook DMS/RMA projecten. Bij ETTU ben ik mij dan ook volledig gaan richten op het SharePoint-platform. Daarnaast heb ik in de afgelopen jaren steeds meer nieuwe collega’s met jarenlange ervaring uit de recordsmanagement markt mogen verwelkomen. Zij zijn een bron van nieuwe kennis en leuke sparringspartners.

Kan je kort iets zeggen over de ontwikkeling van eConnect?

Met eConnect hebben we in onze ogen een hele logische stap gemaakt. ETTU bouwt al jaren maatwerkportalen en daarbij zagen we dat we in de basis steeds dezelfde portalen bouwden. Alleen de laatste 20% van het eisenpakket is klantspecifiek en met die gedachte is de eConnect productlijn geboren. Op basis van een eConnect product kunnen organisaties direct aan de slag.  Integratie met het SharePoint platform en een eenvoudig upgrade-pad zijn hierbij voor ons belangrijke waarden.

De zaakgericht werken module maakt gebruik van een mechanisme dat per zaak een site aanmaakt binnen een sitecollectie (proces). De site wordt op moment van archivering verwijderd, de documenten worden naar PDF/A omgezet en gaan inclusief de gegevens van processtappen in een documentset naar het recordcenter. Waarom hebben jullie voor deze constructie (sitecollectie/site/documentset) gekozen?

De constructie is het resultaat van vele brainstormsessies zowel intern als met onze klanten. De documentset-functionaliteit is een belangrijke toevoeging aan SharePoint 2010, die zaakgericht werken een stuk eenvoudiger maakt. Een goed DMS vereist echter al snel meer dan deze functionaliteit kan bieden. Sommige processen vereisen dat er binnen een zaak meerdere lijsten worden aangemaakt, bijvoorbeeld een takenlijst, specifieke contactpersonenlijst of een inventarislijst. Deze functionaliteit is te bereiken met lookuplijsten, maar hier zagen we al snel een performanceprobleem optreden. Een site per zaak was daarom de beste oplossing. Daarnaast is de inrichting met site-collecties per proces niet alleen een security-afweging geweest, maar ook een performance afweging. Dit maakt het systeem enorm schaalbaar, omdat een zwaar proces eenvoudig naar een andere database kan worden verhuisd .

Het moment van afsluiten van een proces en daarmee van het dossier kan afhankelijk van het soort proces door verschillende gebeurtenissen worden getriggerd. Dat is in SharePoint 2010 out-of-the-box niet geregeld. Hoe doen jullie dat?

SharePoint biedt inderdaad standaard niet de mogelijkheid om op basis van besluit of resultaattype een andere bewaartermijn in te stellen. Omdat deze functionaliteit wel een vereiste is voor veel organisaties bieden wij de mogelijkheid om per proces resultaattypes te definiëren met de bijbehorende bewaartermijn. Net voordat we archiveren wordt de einddatum van de bewaartermijn uitgerekend en wordt het totaalpakket via standaard SharePoint technieken naar het archief gestuurd, zodat we de footprint van onze solutions in het archief minimaliseren. Wij leveren hierbij een standaard flow op die voor ieder proces van toepassing is, namelijk: zaak starten, zaak uitvoeren, zaak archiveren. Daarnaast bieden wij op alle stappen die we uitvoeren ‘connectors’ voor alle type workflow software (SharePoint workflows, Nintex,K2, etc) zodat ieder proces naar de behoefte van de klant kan worden ingericht.

Wat gebeurt er als de dossiers naar het digitaal archief zijn gezonden? Hoe gaat dat met ordening, bewaartermijnen, toegankelijkheid?

Nadat een zaak is afgerond en goedgekeurd door de afdeling DIV, wordt de bewaartermijn afhankelijk van het resultaattype bepaald en naar het RMA verstuurd. Dat de bewaartermijn in het DMS wordt bepaald is belangrijk om twee redenen. Als eerste omdat bewaartermijnen afhankelijk zijn van het type proces en daar moet dan ook de verantwoordelijkheid liggen. Daarnaast verlaagt deze aanpak de footprint van onze solutions in het RMA, wat een duurzame opslag van en een eenvoudig upgrade-pad garandeert.

Gecontroleerde vernietiging is in SharePoint 2010 out-of-the-box niet voorhanden. Het maken van overzichten van te vernietigen dossiers – voor goedkeuring door een proceseigenaar –  en vervolgens de vernietiging voor een selectie in bulk en gecontroleerd uitvoeren, dat gaat niet zomaar. Hoe heeft Ettu dat opgelost?

Het samenstellen van een verwijderlijst kan een moeizame en tijdrovende bezigheid zijn. Daarom hebben wij ervoor gekozen om dit proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Ook hierbij maken we gebruik van de krachtige searchengine van SharePoint. De verwijderlijst wordt samengesteld  met de bekende search refinements uit SharePoint en het resultaat wordt rechtstreeks getoond in een tabelvorm. Daarnaast bieden we uiteraard ook de mogelijkheid om de samengestelde lijst te exporteren naar Excel, zodat de lijst eenvoudig gemaild kan worden naar de verantwoordelijke.

Wat vind je de best geslaagde oplossing in jullie producten? Waarom?

Het beste aan onze oplossingen vind ik de totale integratie van onze producten met het platform. Iedereen die gewend is om met SharePoint te werken kan met eConnect gelijk aan de slag. Maar nu worden handelingen die vroeger onmogelijk waren of vele gebruikershandelingen vereisten, eenvoudig opgelost voor de gebruiker.

Ettu verkoopt dit product modulair, maar voor een complete suite moet je als organisatie bovenop je SharePoint licenties wel in de buidel tasten. Bovendien betaal je jaarlijks – als je dat wilt – een bedrag voor eConnect releases en compatibiliteit met nieuwe SharePointversies. Kan je als organisatie niet beter wat je nodig hebt als maatwerk laten bouwen? Waarom niet?

ETTU bouwt vanaf het begin al maatwerksoftware. Wij hebben in de loop der jaren dus al een heleboel ontwikkeld. We merkten dat veel klanten hetzelfde wilden en we hebben die ervaring in onze producten verwerkt. Organisaties delen in het geval van een standaardproduct van eConnect feitelijk de productontwikkeling kosten met elkaar. Ze zullen met onze standaardoplossing dus goedkoper uit zijn. Daarnaast kan je met het DMS portaal direct aan de slag met de implementatie in de organisatie, terwijl je bij een maatwerktraject eerst een FO traject in gaat en daarna een maandenlang ontwikkeltraject. Ook deze snelle start zorgt voor een niet te onderschatten besparing voor iedere organisatie.

Veel organisaties moeten niets hebben van maatwerk en hanteren ‘geen maatwerk, tenzij’ als uitgangspunt. Er zijn slechte ervaringen mee bij migraties, ook bij SharePoint. Wat doen jullie  – bijvoorbeeld door toegepaste standaarden –  om deze bezwaren en risico’s weg te nemen of te beperken?

ETTU heeft zelf al vele SharePoint migraties  uitgevoerd. De migraties van 2003 – 2007 worden ook door Microsoft zelf gezien als ‘pijnlijk’, maar migraties van goed ingerichte 2007 omgevingen naar 2010 zijn zeker goed te doen. Met onze software houden we dan ook rekening met alle best practises die bekend zijn vanuit Microsoft of de community. Maar we benaderen dit probleem niet alleen technisch, maar ook functioneel. Bijvoorbeeld ons RMA: Het archief van de klant is een omgeving die minimaal voor 10, 20 of soms voor 100 jaar gebouwd wordt. Het toepassen van maatwerk in deze omgeving moet daarom extra zorgvuldig worden afgewogen. De oplossing hier was om het DMS iets anders om te laten gaan met bewaartermijnen en de gekoppelde zaakresultaten, waardoor het –  in eerste instantie onvermijdelijke  – maatwerk in het RMA toch kon worden vermeden.

Jullie producten zijn toe te passen in SharePoint 2010 on premise installaties. Wat kunnen we voor volgend jaar verwachten met SharePoint 2013?

Uiteraard zullen al onze eConnect-producten ook on premise op SharePoint 2013 verschijnen. Ons Communicatieportaal is al klaar voor SharePoint 2013 en wordt nu al bij meerdere trajecten gebruikt. Daar ben ik echt trots op! Het DMS zal in de loop van het komende jaar  – 2013  – klaar zijn voor het SharePoint 2013 platform.

Zijn deze producten ook iets voor de organisaties die al in de cloud bezig zijn met SharePoint Online in Office 365? Of die dat voor 2013 overwegen als ook het recordcenter beschikbaar komt in SharePoint Online 2013?

Samen met Microsoft zijn wij de mogelijkheden van de Microsoft cloud aan het onderzoeken. Een NEN- gecertificeerd product is niet iets wat zomaar direct draait in een generieke omgeving als Office 365. Maar gezien de enorme ontwikkeling in het cloud platform hopen we hierover komend jaar  – 2013 –  interessante aankondigingen te doen.

Bjorn, dank je wel voor je bijdrage aan mijn blog, ik zal jullie productontwikkeling ook in 2013 met belangstelling blijven volgen!

 
Reacties

Leuk initiatief van je. Ja we kunnen meen ik als een van de weinige SharePoint Ondernemingen in NL zeggen dat we een professioneel product kunnen aanbieden op diverse fronten.

We stomen nu door naar 2013.

Schrijf een reactie