SharePoint 2010, recordsmanagement en #kbenp11

Terwijl  Las Tapas de niets vermoedende BBQ gasten trakteerde op een uitstekende vertolking van het Cubaanse revolutionaire loflied  Hasta Siempre Comandante werd op het Scheveningse strandterras nog druk nagepraat en nagenoten van een rijk gevuld KBenP Zomerevent in het Kurhaus.

 Wouter Keller had wederom de show gestolen met boude uitspraken over documentmanagementsystemen en midoffices. Er waren presentaties over zaakgericht werken te over en verder was er veel te leren over search, toch ook een onderschat vakgebied.

De ochtend van het event was gereserveerd voor presentaties van de cursussen uit het najaarsaanbod van GO-Opleidingen. De diverse presentaties over onder andere social media en SharePoint waren druk bezocht. Joyce van Aalten van Invenier, inmiddels gestart met haar cursus Introductie SharePoint, had een volle zaal. Ook bij mijn presentatie over de cursus SharePoint 2010, recordsmanagement en governance bleken onvoldoende stoelen beschikbaar. Enigszins overdonderd door zoveel belangstelling heb ik mijn genuanceerde en kritische verhaal gehouden over de (on-)mogelijkheden van en misverstanden over recordsmanagement in SharePoint 2010. Ja, ik heb vooralsnog nog geen betere ECM applicatie gezien om de digitale kantoorwerker te ondersteunen en nee ook in SP2010 zijn nog steeds add-ons of maatwerk  nodig om alles te kunnen doen wat recordmanagement vereist (denk aan capture, emailarchivering, zaakgericht werken). En nee, SP2010 is niet als product in Nederland gecertificeerd. En wie echt helemaal DoD-gecertificeerd door het leven wil zijn er straks aanvullende componenten te koop van Gimmal. De sheets staan onine hier, verslag heet van de naald hier!

Had ik net mijn presentatie voorbereid, kwam via AIIM voorman John Mancini (volg zijn Digital Landfill blog) met de laatste AIIM Industry Watch: Using SharePoint for ECM. How well is it meeting epextations?  Een aan duidelijkheid niets te wensen overlatend onderzoek onder honderden organisaties in Noord-Amerika en Europa (waarvan 20% overheid) over het gebruik van en de ervaringen met SharePoint. Het onderzoek is gehouden in de afgelopen maanden en spitst zich toe op de elementen recordsmanagement, documentmanagement engovernance. Ik doe even twee conclusies, want iedere pagina is het lezen meer dan waard:

“Regarding specific governance policies, 70% have no acceptable use policy, only 28% have guidance on classification, only 21% have retention policies, and only 11% have legal discovery procedures. All but 9% of organizations seem to be completely ignoring the issue of how to deal with emails and their attachments.”

“In total, 29% are happy to use the new Record Center functionality within SharePoint, wheras 41% will continue to utilize their existing records management systems, most likely using SharePoint as a front end to an existing repository – particularly for larger organizations. A worrying 35% have no long-term retention strategy, including 27% of even the largest organizations.”

En tussen de aanbevelingen:

“Even if SharePoint is deployed by IT, set up aa coordination committee with representatives from Records Management, Compliance, HR and line-of-business departments.”

En nu we het toch over SharePoint literatuur hebben: KBenP heeft een boekje laten verschijnen, getiteld SharePoint: hoe laat ik het voor mij werken? Geschreven op basis van ervaringen van zo’n twintig adviseurs en associates bevat het boekje een onafhankelijke kijk op SharePoint, belicht vanuit onder andere informatiemanagement, architectuur, businesscase, maatwerk, visie en governance. Een kleine voorpublicatie over het laatste onderwerp vind je hier.

(foto KBenP Zomerevent: Ron Wessels, GO-Opleidingen)