In place records in #Sharepoint 2010: “a brilliant upgrade” voor #recordsmanagement?

Ik las de zoveelste juichende blog over in place records in SharePoint 2010 en dacht dat het tijd werd voor een-stukje-nuancering-naar-de-doelgroep-toe. SharePoint 2010 is een prachtige ontwikkeling op ECM gebied en recordsmanagement heeft in de upgrade vanuit MOSS2007 de aandacht gekregen. De aandacht, misschien nog niet: ‘de nodige aandacht’.

Ook bij relaties en cursisten speelt de vraag: moeten we bij het opzetten van een SharePointomgeving nu een separaat records archive (NL: recordcentrum) inrichten als site of sitecollection òf gaan we de nieuwe ‘in place records’ (NL: records ter plaatse) feature gebruiken?

Het recordcentrum bestond al in MOSS2007, maar is verbeterd. In SharePoint 2010 is met een druk op de knop een recordcentrum aan te maken. Een drop-off library (NL: afgiftebibliotheek) maakt standaard deel uit van dit digitale archief. Aan de hand van regels, gebaseerd op metadata of contenttype (NL: inhoudstype) kunnen individuele documenten daar worden aangeboden voor automatische  routering naar de juiste locatie in het archief. Maar documenten kunnen ook automatisch, gekoppeld aan werkstroom, metadata, bewaartermijn (in SP-Nederlands: ‘beleidsverklaring’), of herkomstbibliotheek vanuit het dynamische deel van de SharePointomgeving worden gerouteerd naar het recordcentrum. In de herkomstbibliotheek kan gekozen worden om een kopie achter te laten (cf. MOSS2007), het origineel te laten verwijderen òf een link achter te laten naar de locatie in het recordcentrum. Dat laatste klinkt aantrekkelijk, me dunkt. Verder maakt een hiërarchische fileplan sinds de 2010 versie deel uit van het recordcentrum.

In place records is een nieuwe, vet gepropageerde feature in Sharepoint 2010. Bij het aanvinken van de feature (op siteniveau of hoger) wordt het mogelijk om in een documentenbibliotheek in een site documenten als ‘records’ te bestempelen (in SP-Nederlands: ‘record declareren’) waarmee het document bevroren wordt en er vervolgens naar wens verschillende, opeenvolgende archiveringsfasen van toepassing kunnen worden verklaard. Dat kan bestaan uit het verwijderen van minor-versies van het document tot het permanent verwijderen na X-jaar. Of na een gebeurtenis (bv. een administratieve handeling) plus X-jaar. De in place records blijven ‘gewoon’ staan tussen de andere documenten van de bibliotheek, zij het dat functionaliteiten als wijzigen en verwijderen zijn uitgeschakeld voor de gebruiker en bijvoorbeeld alleen toegestaan aan de recordmanager.

Klinkt aantrekkelijk, wat? Maar aan het ter plaatse beheren van de records kleven ook bezwaren. Het beheer in een apart recordcentrum is efficiënter wanneer

  • daar een aparte administrator gewenst  of noodzakelijk is;
  • de toegankelijkheid van het digitaal archief afwijkt van de overige documentlocaties;
  • een recordmanager alleen verantwoordelijk is voor gearchiveerde documenten (en geen bredere verantwoordelijkheden heeft voor informatie);
  • records apart- bv op een goedkoper medium – zullen worden opgeslagen;
  • records een afwijkend back-up regime hebben.

Verder is er wel in de mogelijkheid voorzien om in place records èn het recordcentrum gezamenlijk in te zetten, maar het onder in place records aangebrachte bewaarbeleid vervalt bij overplaatsing naar een recordcentrum. Audits en logging kunnen eenvoudiger voor het hele recordcentrum worden geconfigureerd en uitgevoerd (denk ook aan rapportages vernietiging /verwijdering). En omdat ook SharePoint bibliotheken een maximum volume kennen kan het recordcentrum wèl de druk op de bibliotheken verlichten en in place records niet.

Een (nog) belangrijker argument dat zich tegen het in place records lijkt te keren, is dat die andere mooie nieuwe 2010 feature, de documentset (NL: documentenset) zich niet verdraagt met in place records. De documentenset moest het (pijnlijk grote) gat in SharePoint voor toepassing van het (zaak-)dossier vullen. Daarover later meer. Maar vervelend is wel dat documentensets niet ter plaatse (in place dus) kunnen worden gearchiveerd! Ook werken  – voor de automatische plaatsing van archiefstukken in het digitaal archief – combinaties van contentype en metadata (bv. ‘ contract’ en ‘aanbesteding X’ ) niet voor in place records, waar ze het plaatsen in het recordcentrum juist mooi vergemakkelijken (hoewel: zelfs voor het configureren van de archivering van documentsets is hogere SP-recordsmanagement-kennis een vereiste).

Samengevat: als je voor je digitaal archiefbeheer geen belemmeringen ziet in het werken met in place records èn je hebt een andere oplossing voor het werken met dossiers dan gebruikmaken van de documentenset, dan zou in place records een ‘brilliant upgrade’ kunnen zijn. Tot slot: ik ben ontzettend benieuwd naar jullie ervaringen!

 
Reacties
Nadia Favié-Slaar

Hoi Eric,
heldere uitleg (en gelukkig in het nederlands, daar de engelse uitleg niet altijd helemaal helder is!), maar een vraagje voor SP2013. Hoe zit het met documentsets vs In place in SP2013? Is daar iets in veranderd, of blijft dat hetzelfde probleem?
Alvast hartelijk dank voor je reactie!

Schrijf een reactie