Governance, recordsmanagement en SharePoint 2010

Het is een modieuze term geworden in de ICT: governance. En zo kwam er ook: SharePoint governance. En laat zich slecht vertalen. Maar het gaat om het geheel aan regels, processen en gedrag dat samen er voor zorg dat SharePoint niet ontaardt in onbeheersbare chaos. Want SharePoint maakt het wel mogelijk om bijvoorbeeld samenwerking aan documenten, beveiliging van documenten en archieven, uiterlijk en inrichting van sites, opslag van documenten en hun kenmerken te laten regelen op een laag niveau in de organisatie. Menu-gestuurde configuratieschermen maken het gemakkelijker om de functionele inrichting aan te passen, zonder de noodzaak van programmeringskennis. Maar deze eenvoud en gebruikersvriendelijkheid  heeft ook een keerzijde. Waar andere systemen star kunnen zijn door een gebrek aan regelmogelijkheden, kan een SharePointomgeving onbeheersbaar worden door het tegendeel. ‘Potential inefficiencies’, noemt Microsoft het zelf.  Consistentie in de regels, processen en gedrag van het beheer kunnen daarentegen efficiency en beheersbaarheid vergroten.

Daarom moet je bij de start van een SharePoint 2010 project de governance vast gaan regelen, zodat de overgang van project naar beheer soepel verloopt. En het beheer in al zijn facetten is geregeld.  Gezien het brede palet aan facetten zal dat het beste gaan met een board, waarin verschillende rollen voor stafmedewerkers als functioneel- en technisch beheer, communicatie en recordsmanagement zijn vertegenwoordigd, alsmede vertegenwoordigingen vanuit de businessprocessen.

Waar moet je bij een SharePoint 2010 governance plan dan zoal aan denken:

Content governance: onder andere (een minimale set van) standaard metadata, standaards voor documentbibliotheken (de verschillende locaties van bijeen horende documenten) en lijsten.

Classificatie governance: zorgt bijvoorbeeld voor consistentie in eigenschappen door toepassing van content types (een SharePoint functionaliteit met onder andere metadata, een sjabloon of formulier, standaardroutering en opslaglocatie, bijvoorbeeld een contractsoort of vergunning), gecontroleerde woordenlijsten.

Functionele governance: bepaalt WIE dingen kan creëren in SharePoint, zoals sites, contenttypes, lijsten en bibliotheken. Bepaalt ook wie welke webparts mag gebruiken en regelt centraal de look&feel, navigatie en branding van de SharePointomgeving.

Beveiliging governance: beveiliging tegen ongewenste raadpleging of wijziging kan je op alle hiërarchische niveausinstellen en vervolgens naar lagere niveaus laten overerven. Maar kan ook voor één of meer unieke locaties als site, folder of pagina worden ingesteld.

Recordsmanagement governance: omvat het beleid dat bepaalt hoe lang bepaalde records bewaard blijven en bepaalt hoe stukken daarna verwijderd worden uit het systeem. Bewaartermijnen kan je naar wens koppelen aan contenttypes (bijvoorbeeld een contractsoort), aan documentbibliotheken en aan folders. In SharePoint 2010 kan je documenten naar wens archiveren  op de plek waar de documenten al staan (‘in place records management’) of in het aparte Records Center. Over de verschillen daartussen, voor- en nadelen een andere keer meer! Doordat de regels voor bewaring en vernietiging vanzelf worden toegepast, komt er aan een opgeruimd digitaal archief veel minder werk achteraf te pas. En dat was toch iets waarvoor we überhaupt ooit waren gestart  met digitaal archiveren?