“Dus u wilt documenten en email managen in SharePoint 2010?”

Aldus kopt de folder van GeONE, waar ik afgelopen week een inspirerend gesprek had met Bastiaan. We spraken over Document Management Framework (DMF) van het Australische MacroView en 360° van het Noorse Software Innovation. SharePoint 2010 biedt een wereld aan geautomatiseerde methoden voor opslag en ordening van documenten. Recordsmanagement is sinds de MOSS 2007 versie sterk verbeterd, ik schreef daar al eerder over. Dus op zich biedt de out-of-the-box versie al krachtige functionaliteiten voor het managen van documenten in veel typen organisaties. Maar er bleef en blijft wel wat te wensen over.  Voor organisaties en bedrijven waarvan medewerkers zelfstandig en op eenvoudige wijze email berichten moeten kunnen toevoegen aan SharePointbibliotheken. Of organisaties die casemanagement en relatiemanagement een voorname plaats moeten geven in hun dagelijkse bedrijfsvoering.

Macroview DMF (Document Management Framework) is een tool die SharePoint bibliotheken in een boomstructuur weergeeft in vrijwel alle bekende kantoorapplicaties (MSOffice, maar ook Adobe PDF Reader/Acrobat). Hoewel het Windows-Verkenner achtige uiterlijk het product niet direct een vernieuwende uitstraling  geeft, zit de kracht in de combinatie van consistente weergave van de SharePointstructuur èn drag-and-drop functionaliteit.  Vooral de weergave in MS Outlook vond ik indrukwekkend. De SharePoint omgeving is navigeerbaar binnen het Outlookscherm en alle soorten  files zijn binnen het scherm te benaderen en toe te voegen door drag-and-drop. Omdat de SharePoint via webservices wordt weergegeven in het Outlookscherm, wordt de Outlookclient zelf niet belast. De weergave van de SharePointomgeving kan door filtering aan individuele eisen worden aangepast.  Ook kan dag-and-drop worden gebruikt voor het (ook in bulk) verplaatsen van files tussen bibliotheken met behoud van metadata en versiegeschiedenis. Ook voorziet DMF in fulltext en metadatasearch vanuit Outlook. Ik kan me voorstellen dat bedrijven en instellingen waar medewerkers – ik denk aan officemanagers en secretariaatsmedewerkers – veel vanuit Outlook werken hier wel blij van worden. Aan de andere kant doet de Verkennerweergave wel wat af aan de rijke mogelijkheden van SharePoint om verschillende metadatagebaseerde weergaven te creëren voor de gebruiker.  Het product heeft in Nederland inmiddels tientallen klanten.

Ik kom vrijwel wekelijks in mijn contacten op het onderwerp SharePoint en certificering. Ook daarover heb ik eerder mijn mening geventileerd. SharePoint 2010 is als pakket niet gecertificeerd conform NEN 2082. Wel is een specifieke implementatie gecertificeerd. Het Scandinavische product 360° van Software Innovation (niet te verwarren met allerlei softwareproducten met vergelijkbare namen, Global 360 en Office 365) biedt  ‘zaak/casemanagement, document- en recordsmanagment, gebaseerd op de succesvolle Microsoft SharePoint technologie.’ En is conform NEN 2082 gecertificeerd. Hoewel het pakket in Scandinavië populariteit schijnt te genieten onder overheden, is er in Nederland nog geen voorbeeld van een afgeronde implementatie. Ook dit pakket
biedt Outlook-integratie, maar de overtuigende meerwaarde zit in de casemanagement- en relatiemanagement functionaliteit.  Het koppelen van documenten aan een zaak, het bewaken van de status en het managen van de aan de zaak verbonden relatie vormen m.i. de kracht van dit pakket. In ieder geval zijn dit features (onder veel meer) die niet in out-of-the-box SharePoint worden aangetroffen. Aan het casemanagement zijn verdere functionaliteiten verbonden zoals  voor papierloos vergaderen op basis van Microsofts OneNote. Deze laatste functionaliteit heb ik niet gezien in de demonstratie, maar als het net zo veelbelovend is als het case/relatiemanagementgedeelte, dan komt het, ondanks de naam (wat een gedoe om het te zoeken op internet) wel goed met 360°.

Bron afbeelding: verkeerslichten