SharePoint en recordsmanagement

Bewerking van mijn artikel voor Handboek Archiefbeheer in de Praktijk nr 84 (2013)

Inleiding

Dit artikel beoogt een bondig overzicht te geven van de mogelijkheden en beperkingen van de recordsmanagement functionaliteiten in Microsoft SharePoint, alsmede enkele daarmee nauw samenhangende begrippen als Enterprise Content Management, SharePoint releases, NEN 2082 en duurzame archivering. Om SharePoint als product te kunnen plaatsen, ten opzichte van document management systemen of records management applicaties, leg ik eerst iets uit over Enterprise Content Management. Daarna ga ik in op de achtereenvolgende releases van SharePoint en de mogelijkheden en beperkingen van recordsmanagement daarin. De volgende paragraaf gaat over certificering van recordsmanagement in SharePoint op basis van NEN 2082. Tot slot volgen enkele opmerkingen over duurzame archivering in SharePoint.Vele andere functionele mogelijkheden van SharePoint, alsmede technische kenmerken blijven buiten beschouwing. De ontwikkeling van het platform staat niet stil en in SharePoint 2013 zijn weer nieuwe verbeteringen aangebracht. Het blijft dus noodzakelijk om je van actuele informatie op de hoogte te stellen. In dit artikel worden zo veel als mogelijk Nederlandse SharePoint termen gehanteerd, behalve wanneer de oorspronkelijke begrippen meer gangbaar zijn.

Het product ‘SharePoint’ van Microsoft bestaat sinds 2001. SharePoint is een softwareplatform dat een aantal functies voor zakelijk gebruik integreert. De bekendste functies zijn intranet en documentbeheer, maar in de loop van jaren is het platform verder ontwikkeld en zijn functies voor onder andere recordsmanagement (denk daarbij bijvoorbeeld aan bewaartermijnen en een afzonderlijke omgeving voor de bewaring van gearchiveerde documenten) en business intelligence (managementinformatie) daar aan toegevoegd. De intranetfunctie wordt gecreëerd vanuit een hiërarchie van sites onder één of meer site-collecties die daarmee bepaalde functionaliteiten, uiterlijk en autorisaties kunnen overerven van een hoger niveau. Binnen de sites kunnen documentbibliotheken worden aangemaakt, die afzonderlijke containers vormen (met ook eigen functionaliteiten, weergave en autorisaties) voor documentbeheer. Bibliotheek of library is een specifieke SharePoint term voor het beheer van documenten. Documenten in de breedste zin van het woord, het kan ook om foto’s, video of andere vormen van content gaan.

SharePoint biedt niet alleen een groot aantal standaard functionaliteiten rechtstreeks vanuit het door Microsoft geleverde product (‘out-of-the-box’), maar is nadrukkelijk ook bedoeld als een platform om aanvullende functionaliteiten op te ontwikkelen. Het product zelf omvat dan ook een toolkit voor dat doel. Software-ontwikkelaars zijn daarnaast producten gaan ontwikkelen die compatible zijn met SharePoint. Voorts zijn er kant en klare toepassingen voor SharePoint op de markt gekomen voor specifieke doeleinden, zoals voor zaakgericht werken. Meestal zijn dat combinaties van configuratie en specifiek geschreven code.

In 2011 is Microsoft gestart om het platform ook als service vanuit de cloud aan te bieden als SharePoint Online in Office 365. Inmiddels heeft Microsoft met SharePoint 2013 een verbeterde versie van het platform uitgebracht waarbij de recordsmanagement functionaliteiten van SharePoint Online overeenkomen met de lokaal te installeren (‘on premise’) versie van SharePoint 2013.

 

SharePoint en Enterprise Content Management (ECM)

SharePoint is een platform voor Enterprise Content Management (ECM). ECM omvat dan alle functies die samenhangen met het beheer van ongestructureerde informatie, zoals capture, documentmanagement, recordsmanagement, informatiebeveiliging, search, intranet- en internet websites en werkstromen. Er bestaat geen afgebakende technische definitie van het begrip. Hoewel ECM meer een marketingterm is dan een technisch begrip, kan het wel gehanteerd worden om de ontwikkelingen te schetsen in het beheren van ongestructureerde informatie (documenten of informatie-objecten, i.t.t. gestructureerde informatie in een database) in organisaties en bedrijven.

Voor het beheer van documenten en dossiers kwamen afzonderlijke applicaties op de markt die het groeiend gebruik van digitale documenten in kantooromgevingen konden ondersteunen. Vanaf de jaren negentig zien we daarbij systemen aan populariteit winnen die de behandeling van documenten ondersteunen enerzijds en het duurzaam beheer mogelijk maken anderzijds. Vaak ook als separate producten, zodat organisaties genoodzaakt waren om producten voor documentmanagement, recordsmanagement en werkstromen afzonderlijk in te kopen, in te richten en onderling te koppelen.

Ruwweg vanaf 2000 ging een aantal van deze leveranciers hun producten uitbreiden om zo een meer geïntegreerd geheel van kantoorfuncties te kunnen aanbieden. De marketingterm ECM kwam in zwang. Het voordeel voor de klant was een completer product, dat door integratie minder implementatietijd en minder maatwerkkoppelingen vereiste. Vaak bereikten leveranciers deze integratie door aankoop of fusie. Bekende ECM aanbieders zijn onder andere OpenText, EMC Documentum, Alfresco en Microsoft SharePoint.

Samenwerking of collaboration is een term die binnen ECM wordt gebruikt om de functionaliteiten aan te duiden waarmee in teamverband (project- of productietam) gezamenlijk aan de totstandkoming, vaststelling en eventueel publicatie van documenten kan worden gewerkt. Collaboration werd een kernbergip in ECM.

De nieuwste ontwikkeling in ECM platformen is de integratie van social functionaliteiten, zodat in de kantooromgeving ook binnen de muren van onderneming of organisatie social media kunnen worden geïntegreerd met het delen van informatie en documenten. Denk daarbij aan wiki-, blog-, tagging- en andere Web 2.0 functionaliteiten die velen al kenden en kennen van de particuliere ervaringen op het internet. Deze laatste ontwikkeling, de toepassing van op particuliere consumenten gerichte functies in een zakelijke omgeving, is een belangrijke drijfveer voor de actuele ontwikkelingen in ECM platformen.

Een belangrijke nieuwe uitdaging voor organisaties met een ECM-platform is de verandering in het beheer. Waar voorheen het beheer van een functie en van een applicatie nog konden samenvallen, zoals bij recordsmanagement en een recordsmanagement applicatie, herbergt ECM zoveel functies in één platform, dat dit nieuwe samenwerkingsvormen noodzakelijk maakt. Vanaf de start van een implementatie, maar zeker voor de overdracht naar de beheerfase is de inrichting van governance onmisbaar. Governance bestaat uit organisatie en procedures om het beheer van het ECM-platform technisch en functioneel stabiel te houden en te voorkomen dat flexibiliteit en vrijheid voor gebruikers ontaarden in chaos en gebrek aan compliance. Dat laatste kan zich bijvoorbeeld uiten in de afwezigheid van voorwaarden voor zorgvuldige archivering, zoals het ontbreken van bewaartermijnen of records bewaaromgeving. De aard van een ECM-platform vraagt dan om gestructureerde samenwerking tussen verschillende disciplines, zoals ICT, communicatie, recordsmanagement, business en control. Aandacht voor SharePoint-governance tijdens implementatie en beheer is een baisvoorwaarde voor een succesvolle SharePoint-implementatie.

Gedreven door de eenvoud van de menugestuurde configuratie, de licentiestrategie van Microsoft en de sinds 1989 opgebouwde populariteit van Microsoft Office (o.a. Word, Excel, Outlook, Powerpoint) heeft SharePoint een steeds grotere positie kunnen innemen in de markt. Sinds de introductie van het records center in SharePoint 2007 bezit SharePoint ook mogelijkheden voor toepassing van recordsmanagement binnen het platform.

Hoewel SharePoint voor intranet doeleinden al sinds de 2003 versie ook bij verschillende overheidsinstellingen in gebruik was genomen, betekende de uitbreiding met recordsmanagement dat het platform sinds 2007 in zicht kwam als optie voor de duurzame opslag van documenten. Verschillende factoren belemmerden echter nog de doorbraak van SharePoint voor dit doel.

 

SharePoint: versies en ontwikkelingen in recordsmanagement

SharePoint is door Microsoft ontwikkeld gedurende de dotcom hype eind jaren negentig. Er werd een snel groeiende markt voorzien voor een standaard platform voor intranet, zoeken, navigeren en samenwerking binnen ondernemingen. Aanvankelijk werden daarvoor twee afzonderlijke producten gelanceerd, SharePoint Portal Server 2001 (voor intranet, search en navigatie) en SharePoint Team Services (voor samenwerking in teams). In 2003 volgden de releases van SharePoint Portal Server 2003 en Windows SharePoint Services 2.0 op een gezamenlijk platform. Vooral het gemak waarmee WSS 2.0 kon worden toegepast en beheerd door geautoriseerde eindgebruikers droeg bij aan de populariteit van SharePoint. Op een eenvoudige menugestuurde manier kon men zonder kennis van programmeren zelf intern websites samenstellen uit standaardcomponenten. Ook kon je documenten met een zelf samengesteld – en voor lezen, bewerken of verwijderen geautoriseerd publiek – delen.

Einde 2006 kwam Microsoft SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) op de markt. Het was gebouwd op Windows Server, SQL Server en .NET technologie en daarmee een stuk rijker in functionele mogelijkheden en webtechnologie. Met meer dan 100 miljoen verkochte licenties was MOSS 2007 een groot succes. Aan de andere kant stimuleerde het ook de vraag naar nog completere ECM functionaliteit in SharePoint. De integratie van een records center als site template met specifieke recordsmanagement functionaliteit en de toevoeging van bewaartermijnen was een vooruitgang, maar het ontbreken van een dossier-functie om documenten bijeen te houden en als geheel te kunnen behandelen werd als een groot gemis ervaren. Ook search en mogelijkheden voor integratie met Microsoft Outlook werden node gemist. Maatwerk om de dossier-functie op te vangen en de inzet van third-party oplossingen voor search en e-mailarchivering waren noodzakelijk om SharePoint voor recordsmanagement te kunnen inzetten.

Microsoft loste voorjaar 2010 met SharePoint 2010 de vraag naar verbeterde recordsmanagement functionaliteit deels in:

  • De zo gewenste dossier-functionaliteit werd met de documentenset geïntroduceerd als bijzondere vorm van de al bestaande inhoudstype functionaliteit.
  • Het records center werd uitgebreid met functionaliteit (afgiftebibliotheek) om documenten en dossiers automatisch op basis van metadata naar een locatie in het records center te routeren.
  • Naast deze records center template werd een nieuwe mogelijkheid voor archivering gecreëerd: documenten kunnen ook binnen de ‘dynamische’ omgeving worden gearchiveerd, met ter plaatse archiveren (in-place records).
  • De bewaartermijnen functie werd uitgebreid, onder andere met bewaarfasen, bijvoorbeeld om bij archivering eerst minor-versies te verwijderen.
  • Metadatabeheer (managed metadata) voor de inrichting van gelaagde metadatastructuren werd geïntroduceerd. Metadata kan nu ook over verschillende sitecollecties heen worden beheerd.
  • Search werd verbeterd, onder andere met filteren van zoekresultaten op facetten.
  • Ten behoeve van E-discovery (het traceren van informatie en documenten voor juridische doeleinden, zoals rechtzaken) werd een legal hold functionaliteit toegevoegd, voor het opschorten van vernietiging.
  • De bestaande audit-trail functionaliteit werd uitgebreid.
  • Unieke identifiers voorzien documenten van permanente URL’s.
  • Verhoging maximum volumes, waaronder dertig miljoen items per documentenbibliotheek.

Toen Microsoft in 2011 een eerste cloud-versie van SharePoint lanceerde, als dienst bij Office 365 met een betaal-per-gebruiker model (pay-per-use), was SharePoint Online nog in een pril stadium. Door concurrentieoverwegingen (zoals van Googledocs) haastig in productie genomen beschikte SharePoint Online in Office 365 nog niet over een records center. Aangezien de nieuwe documentensets functionaliteit zich niet verdraagt met in-place-records konden dossiers bij afwezigheid van het records center ook niet ter plaatse gearchiveerd worden. Waarmee SharePoint Online feitelijk een no-go werd voor serieus recordsmanagement in de cloud. Los van functionele bezwaren werd de juridische mogelijkheid van inzagerechten van de Verenigde Staten op basis van de Patriot Act een obstakel voor cloudarchivering bij Microsoft. Een ‘hybride’ gebruik van SharePoint Online en SharePoint on premise werd door Microsoft zelf wel mogelijk geacht door organisaties met een ‘volwassen’ SharePoint governance, maar beschikte toch over voldoende haken en ogen om er zelf, in een Microsoft whitepaper, tegen te waarschuwen. Zo waren bijvoorbeeld zoekresultaten uit beide omgevingen niet in één scherm zichtbaar te maken. Metadata kunnen niet gezamenlijk voor beide omgevingen worden beheerd.

Zomer 2012 lanceerde Microsoft SharePoint 2013. Vanaf het eerste kwartaal 2013 zullen de functionaliteiten van SharePoint Online en on premise niet meer van elkaar verschillen en zal ook in de cloudversie het records center beschikbaar zijn. De functionele beperkingen voor een gang naar de cloud zijn daarmee opgelost. Wel zullen leveranciers met aanvullende producten voor de on premise versie deze moeten afstemmen op het nieuwe app model waarmee Microsoft de SharePoint Online gebruikers van aanvullende functionaliteiten kan voorzien. Voor ‘hybride’ gebruikers van SharePoint zijn oplossingen gecreëerd, zodat ook organisaties die de komende jaren geleidelijk – of bewust gedeeltelijk – de overgang maken naar archivering in de cloud worden bediend.

SharePoint Online zal vanaf deze versie om de drie maanden worden voorzien van een upgrade, zodat iedereen die de dienst afneemt voortdurend van de nieuwste software is voorzien. Dat is ook het model waar Microsoft naar toe wil: software en opslag als een service aanbieden via intranet, zonder de meerjarencyclus (en voor de klant kostbare migratie) van nieuwe releases.

SharePoint 2013 bevat ten opzichte van 2010 geen verbetering van de bestaande kern aan recordsmanagement functionaliteiten, anders dan de mogelijkheid van site retentie: met deze functie kunnen sites worden opgeheven en eventueel gearchiveerd. Wel is de integratie met Outlook uitbreid, wanneer gebruik wordt gemaakt van Office 2013. Het is dan mogelijk om e-mailberichten in sites weer te geven en andersom documentbibliotheken in Outlook weer te geven. Ook is de techniek voor versiebeheer verbeterd, zodat versies niet meer als heel document op het volume van bibliotheken drukt, maar uitsluitend de wijziging zelf. E-discovery kreeg opnieuw veel aandacht met uitbreiding van de legal hold functionaliteit.

Veel verbeteringen in 2013 zijn gericht op een verbeterde gebruikerservaring, zoals toevoeging van ‘drag-and-drop’ voor verplaatsing en upload, synchronisatie functionaliteit, projectmanagement en integratie van FAST search. FAST is geavanceerde zoekmachine technologie waarvoor in SharePoint 2010 nog een aanvullende licentie moest worden betaald. Ook zijn nieuwe social functionaliteiten toegevoegd. De aankoop van Yammer, software en diensten voor interne, bedrijfseigen social media, door Microsoft wijst op een vervolg van dit spoor.

 

Recordsmanagement functionaliteiten – en beperkingen

SharePoint beschikt sinds de 2010 versie dus over voldoende standaard functionaliteiten om een dossier (documentenset) naar het digitaal archief (records center) te zenden om daar voor een vastgestelde duur (bewaartermijn) automatisch (via de afgiftebibliotheek) op te slaan en dossier met documenten als records ‘te bevriezen’ in de gewenste recordbibliotheek.

Op drie aspecten zal voor veel organisaties de standaard functionaliteit gedeeltelijk te kort schieten en is aanvulling nodig: capture, archivering en verwijdering.

Capture: de opname van documenten van buiten het systeem (waaronder e-mailberichten) in SharePoint. Documentmanagement systemen beschikken vaak over een capture-module als verbindende schakel tussen scanner en applicatie. SharePoint ontbeert deze functie en laat een meer of minder geautomatiseerde oplossing voor opname van documenten en metadata over aan producten uit de markt, zoals Kofax. En hoewel een integratie met Microsoft Outlook wel voor de hand lag, is er pas sinds SharePoint 2013 en Office 2013 sprake van meer integratie. Voorlopig zullen belangrijke e-mailberichten dus bewaard moeten worden via add ons als bijvoorbeeld Colligo, Harmon.ie of DMF van Macroview. Deze producten maken archivering van e-mails door drag-and-drop vanuit Outlook eenvoudig mogelijk en beschikken over mogelijkheden om SharePoint bibliotheken zichtbaar en doorzoekbaar te maken in Outlook.

Archivering: het tot records verklaren van documenten en dossiers en deze opnemen in een digitaal archief. Sharepoint 2010 kan documenten en documentsets door een functieknop (helaas vertaald als ‘record declareren’) en een ‘Verzenden naar’ keuzefunctie naar het records center verzenden. Ook kan een bewaartermijn in SharePoint 2010 worden gestart door een ‘gebeurtenis’, zoals invulling van een datumveld bij een besluit. In veel gevallen zal echter de wens zijn om een dossier of zaak af te sluiten met een handeling (ook wel aangeduid als resultaattype, geen SharePoint term) en datum (bijvoorbeeld ’besluit’ ‘gecontroleerd op’ of ‘verzonden op’), waarna de archivering geautomatiseerd plaatsvindt. Dit kan worden gerealiseerd door in een te ontwerpen werkstroom deze handelingen op te nemen. Ook de archivering van werkstroominformatie, in XML- of PDF/A-formaat zou in zo’n custom werkstroom kunnen worden opgenomen. Overigens beschikt SharePoint niet standaard over conversie naar PDF/A-formaat.

Verwijdering: documenten en dossiers worden na beëindiging van de bewaartermijn verwijderd uit het systeem door vernietiging, tenzij ze voor permanente bewaring in een archiefbewaarplaats in aanmerking komen (een e-depot) en daar aan overgedragen worden. SharePoint beschikt standaard over mogelijkheden om documenten en dossiers te verwijderen, over bewaartermijnen, over selectie- en filterfunctionaliteit en over rapportagefunctionaliteit. Maar functionaliteiten om uit het gehele records center periodiek de per datum X te verwijderen dossiers weer te geven en in een rapportage aan een geautoriseerde (manager) voor te leggen ontbreekt. Evenals de daar op volgende gecontroleerde vernietiging en eventuele bewaring van geselecteerde metadata, zoals een lijst vernietigde dossiers. SharePoint biedt standaard wel exportmogelijkheden, maar uitsluitend voor de Amerikaanse markt is een exportmodule op de markt gebracht (door Gimmal) die overdracht naar het e-depot van NARA, het Nationaal Archief van de Verenigde Staten, mogelijk maakt. Andere producten op de markt voorzien in meer generieke functionaliteit voor het faciliteren van export en/of migratie van objecten in SharePoint inclusief hun metadata.

Dit zijn de belangrijkste beperkingen van recordsmanagement in SharePoint 2010. Genoemde beperkingen zullen, behalve waar aangegeven, niet anders zijn in SharePoint 2013 of SharePoint Online 2013. Verschillende, ook Nederlandse, leveranciers (o.a. Ettu, QNH/PerfectView) hebben inmiddels aanvullende software en configuraties op de markt gebracht om deze en andere beperkingen te ledigen en zo het ‘zaakgericht werken’ en ‘zaakgericht archiveren’ in SharePoint 2010 mogelijk te maken.

 

SharePoint, NEN 2082, certificering en Archiefwet

Een veel besproken onderwerp in de archiefgemeenschap is de NEN 2082 Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur (juni 2008) in relatie tot SharePoint. Wat houdt ‘certificering’ tegen die norm nu in? En wat moet en mag er in dat verband ‘van de Archiefwet’?

De situatie in Nederland is een vicieuze cirkel van (veelal Archiefwetplichtige) organisaties en bedrijven die conformiteit met NEN 2082 als ijkpunt in hun aanbestedingseisen voor een DMS/RMA opnemen en (Nederlandse) leveranciers die maar wat graag een stempel ‘goedgekeurd’ willen ontvangen en uitdragen. Daarbij uit het oog verliezend dat een toetsing van welke aard ook geen werkend systeem garandeert, dat toetsing en certificering op basis van accreditatie twee verschillende dingen zijn en dat deze norm zelf onmogelijk kan worden geoperationaliseerd naar uitsluitend de technische en functionele werking van een standaardapplicatie. Tot slot is het ook nog een Nederlandse norm, waar buitenlandse leveranciers met kwalitatief gelijkwaardige producten geen boodschap aan hebben.

Wat is de NEN 2082 wel? Het is een exclusief Nederlandse norm, uitgegeven door het Nederlands Normalisatie Instituut in 2008. De norm beoogt een ‘minimale verzameling aan functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement in programmatuur te bieden’. De norm is te gebruiken bij ‘aanbesteding, bouw, aanschaf of vervanging van applicaties’ en biedt ‘een basis voor auditing en certificering van programmatuur’. De norm conformeert zich aan de NEN-ISO 15489-1 Informatie- en archiefmanagement. En hanteert daarbij dezelfde vertalingen van ‘record’ en ‘recordsmanagement’ als de Nederlandse versie van die norm (resp. ‘archiefstuk’ en ‘archief- en informatiemanagement’). Hoofdstuk 6 van de NEN 2082 bevat een set van 155 functionele eisen. ‘Een deel ervan wordt vanuit het oogpunt van goed informatie- en archiefmanagement als verplicht beschouwd. (…) Een deel van de eisen is optioneel.’ Het onderscheid is weergegeven resp. met ‘moeten’ en ‘behoren te’.

Een deel van die eisen (‘moeten’) is binnen de meeste recordmanagement applicaties niet zonder meer te activeren vanuit out-of-the-box functionaliteiten (vgl. onder andere ‘nr. 79 Vernietigen van archiefstukken/archiefbestanddelen is niet mogelijk tenzij: – het vernietigen is gebaseerd op een bewaarschema; – het vernietigen is gebaseerd op de regels voor noodvernietiging’ of ‘nr 95 het moet niet mogelijk zijn het opslaan van metadata m.b.t. wijziging van autorisatieregels, systeemparameters of logging-instellingen uit te schakelen.’). Of is niet helder in de bedoeling (bv. ‘nr 46 Door middel van een enkele zoekopdracht moeten alle archiefbestanddelen op elk aggregatieniveau en hun metadata kunnen worden teruggevonden, met inachtneming van autorisaties.’). Een interpretatie van de individuele artikelen in de norm is dus al gauw noodzakelijk.

Er zijn in Nederland geen bedrijven die door de Raad voor Accreditatie zijn geaccrediteerd om op basis van de NEN 2082 certificaten af te geven. Wel zijn er twee bedrijven die toetsingen verrichten: Van Bussel Document Services en European Certification Bureau (ECB), de laatste uit Volendam. Van Bussel betrekt alleen de verplichte onderdelen in zijn toetsingen. Hij is op zijn site helder over de waarde van zijn toetsingen en hij spreekt dan ook niet van ‘certificering’. Toetsingsdocumentatie levert hij tegen een meerprijs aan de leverancier, zodat die transparant kunnen zijn naar hun klanten.

Het enige andere bedrijf in Nederland dat NEN 2082 toetsingen verricht, voortbouwend op een door Van Bussel ontworpen systematiek, is ECB. Waar van Bussel nadrukkelijk spreekt van ‘toetsingen’, spreekt ECB wel degelijk van ‘certificering’ en ‘certificaten’. Dat mag ook, het is immers geen beschermde term die uitsluitend vanwege accreditatie gevoerd zou mogen worden.

Kort na het vaststellen van de NEN 2082 in 2008 startte Microsoft Nederland een certificeringstraject dat in 2009 leidde tot een door ECB uitgegeven certificaat voor MOSS 2007, mits aangevuld met het zgn. DoD 5015.2 Recordmanagement Pack. Dit laatste was een stuk code dat Microsoft op het internet beschikbaar had gesteld om softwarebouwers de gelegenheid te geven aanvullende software te bouwen om SharePoint conformiteit met de strenge Amerikaanse Department of Defense (DoD) norm mee te geven. Het Nederlandse ECB-certificaat werd overigens later weer ingetrokken. De SharePoint 2010 release werd niet gecertificeerd in Nederland, maar wel verscheen een certificaat voor een SharePoint 2010 implementatie bij Gemeente Nieuwegein op de ECB-site. Dit certificaat geldt voor het PerfectView/QNH product op basis van SharePoint 2010. Certificering moest hier volgens ECB ook de weg bereiden voor de Archiefwettelijk vereiste toestemming voor substitutie.

Later is ook het in SharePoint 2010 vormgegeven DMS/RMA product e-Connect van Ettu gecertificeerd door ECB. ECB verricht dus ‘certificering’ van recordmanagement applicaties, maar voert ook pre-toetsen voor certificering van individuele implementaties uit op basis van NEN 2082.

Vooral organisaties die onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen, hebben zelf de indruk dat ze ‘vanwege de Archiefwet’ aan deze norm zouden moeten voldoen. Nu stelt artikel 16 van de Archiefregeling:

‘De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.’

De Toelichting op de Archiefregeling 2009 voegt aan dat artikel toe:

‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken. Een belangrijk hulpmiddel daarbij is de internationale standaard NEN-ISO 15489-1:2001, aangevuld met andere internationale standaarden voor kwaliteitsmanagement, zoals de ISO 9000-serie. In Nederland bestaat ook het INK-model (van het Instituut voor Nederlandse Kwaliteitszorg) dat als kwaliteitskader gebruikt kan worden. Van belang voor een kwaliteitssysteem is dat aan bepaalde standaarden wordt voldaan. Eén daarvan is NEN 2082:2008 nl (…)’

Deze toelichting wordt door overheidsorganen vaak gelezen als een verplichting dat de applicatie voor digitale archivering zelf zou moeten voldoen aan de NEN 2082 en niet (alleen) hun kwaliteitssysteem. Overigens wordt zowel de regelgeving als de NEN-norm zelf mogelijk snel ingehaald door nieuwe normen vanuit ISO.

 

Duurzame bewaring

De aanvullende functionaliteiten die leveranciers op de markt brengen om SharePoint NEN 2082 conform te maken, hebben geen betrekking op de duurzaamheid van de gearchiveerde objecten zelf. Met uitzondering dan van de verschillende oplossingen die worden toegevoegd om documenten (ook) naar het duurzame PDF/A formaat te converteren. SharePoint beschikt namelijk out-of-the-box in het records center over voldoende functionaliteit (‘bevriezen’ van de gearchiveerde versie) en controlemiddelen (autorisatie, notificaties, audit-trail) om documenten en hun metadata zorgvuldig te bewaren in recordbibliotheken en ze daar te behoeden voor ongeautoriseerde manipulatie en verwijdering.

Geautoriseerde wijzigingen en verwijderingen worden gevolgd door een regelbare audit-trail. Van verwijderingen tot wijzigingen, tot zelfs documentviews en zoekacties zijn daarmee vast te leggen. Zoals hierboven aangegeven, vormt het managen van periodieke verwijderingsacties eigenlijk een groter issue in standaard SharePoint, dan duurzame bewaring.

 

Conclusie

SharePoint 2010 en zijn opvolger 2013 zijn out-of-the-box in staat om documenten als records voor een door een bewaartermijn bepaalde duur te bewaren.  Documenten kunnen ‘ter plaatse’ of  – met een standaardactie uit een keuze menu (‘zend naar…’) –  in een records center worden bewaard. Voor zaakgericht archiveren, archiefbeheer en duurzame bestandsformaten voor bewaring conform NEN 2082 of Archiefwet zijn aanvullende oplossingen nodig die gedeeltelijk met configuratie, gedeeltelijk alleen met maatwerk of add ons zijn op te lossen. De belangrijkste op te lossen punten op een rij:

Zaakgericht archiveren: SharePoint 2010 maakt het mogelijk om de start van een bewaartermijn te laten bepalen door een ‘gebeurtenis’, in zaakgericht werken ook wel ‘resultaattype’ genoemd. Het is in het systeem de datum die gevuld wordt door de statusverandering die de gebeurtenis markeert. En vervolgens als startdatum voor de bewaartermijn geldt. De opeenvolgende stappen (statusverandering, trigger, archivering dossier, start bewaartermijn) moet nog wel in een maatwerk werkstroom worden gevat.

Archiefbeheer: SharePoint voorziet niet in standaard overzichten die een selectie van te vernietigen dossiers of documenten op basis van bewaartermijn en startdatum archivering kan weergeven, bijvoorbeeld ten behoeve van een periodieke selectie van te vernietigen records en de goedkeuring van (een deel van) deze selectie door een proceseigenaar.

Duurzame bestandsformaten: SharePoint voorziet niet standaard in conversie naar PDF/A en zal een te archiveren document onwijzigbaar behouden in het oorspronkelijk formaat. Waar het behouden van oorspronkelijke functionaliteit van een document (zoals een rekenformule in een MS_Excelbestand) gewenst of conform norm of wetgeving vereist is, zullen voorzieningen moeten worden getroffen om documenten zowel in PDF/A als het oorspronkelijke formaat te archiveren.

 

Eric Burger, Aalten 17 maart 2013

 
Reacties

Nog geen reacties.

Schrijf een reactie