SharePoint, recordsmanagement: 2015 het jaar in blogs

Eens per jaarVan 2015 naar 2016 - foto: Eric Burger zet ik voor lezers op een rij wat het afgelopen jaar de revue is gepasseerd op mijn blogpagina. Om terug te vinden, aan te vullen, of misschien in alle drukte van het jaar voor het eerst te lezen. En de tijd gaat snel, soms zijn zaken al weer achterhaald, veranderd, voordat je het weet.

Allereerst mijn welgemeende dank aan alle lezers van mijn blog hier, aan lezers en beheerder van SP&CNL, cursisten en opdrachtgever bij GO-Opleidingen, mijn opdrachtgevers en een ieder waarmee ik mocht samenwerken. Ik wens iedereen een mooi en succesvol 2016!

In februari 2015 kondigde Julia White de nieuwe Microsoft strategie voor SharePoint 2016 en SharePoint Online aan. Een nieuwe on premise release, ondersteuning voor hybride oplossingen van on premise en online plus een stortvloed aan uitbreidingen van de functionaliteit in Office 365. Opvallend is dat de realisatie wel steeds ruim achter loopt bij de aankondiging. Het was al zichtbaar bij het daar genoemde Compliance Center. Dat kwam ook een jaar later dan aangekondigd (nl voor begin 2014, werd 2015). Inmiddels, begin december, is het Compliance Center alweer omgedoopt tot Protection Center.

De jaarlijkse AIIM Industry Watch rapporten zijn altijd nuttige benchmarks, al zijn ze gebaseerd op een internationaal samengesteld panel. En eigenlijk is alles nog steeds waar. Metadata en recordsmanagement zijn er om vooraf over na te denken, niet als het al te laat is. En hetzelfde geldt voor SharePoint Governance: stel uitgangspunten vooraf op. Het hoeft geen boekwerk te zijn ook, dat verdwijnt meestal in de la.

E-mail archivering en SharePoint blijft vooralsnog een continuing story. Een probleem en risico blijft de hele misvatting in IT over het begrip ‘archiveren’ of ‘archiving’ als het om mail gaat. Ook hier weer oplossingen om een mail te bewaren door verplaatsing naar een andere container (vgl. de e-vault achtige oplossingen). Waarmee de mail geenszins beschermd is tegen verwijdering. Maar daarvoor kan wel weer een ‘hold’ worden toegepast. Om nog te zwijgen van afwezigheid van een vorm van casemanagement of zaakgericht archiveren, waarbij de correspondentie gerelateerd wordt aan een afgehandelde zaak. En ook net zo lang bewaard blijft. Op Microsoft Ignite in mei 2015 is daar overigens door het compliance ontwikkelteam wel op gezinspeeld, maar het gaf mij nog niet veel vertrouwen voor een snelle fix.

In de eerste week van mei maakte ik in Chicago Microsoft Ignite, de nieuwe conferentie opzet van Microsoft mee: geen afzonderlijke conferenties meer voor producten die in Office 365 zo nauw samenwerken of in elkaar op gaan. Een logische keuze maar wel massaal. Vanaf daar blogde ik vijf dagen (4 mei, 5 mei, 6 mei, 7 mei, 8 mei) over alle aspecten rond compliance, governance, documentmanagement, recordsmanagement en search in SharePoint 2016, SharePoint Online en Office 365. Check naast die blogs vooral ook een paar presentaties (beeld en geluid) die ik selecteerde uit het nogal overweldigende aanbod. Ik probeerde ook een samenvatting te ‘swayen’ uit al mijn blogs en tweets van die dagen, maar ik ben er nog niet helemaal uit wat ik van die tool vind…

In juni constateerde ik tot mijn eigen verbazing dat ik al weer tien jaar met plezier actief ben met eric burger document management! In deze blog een samenvatting van mijn belangrijkste waarnemingen rond SharePoint en compliance van dat eerste halfjaar.

In september, na de zomerblogstop, verder met het vertrouwen in clouddiensten: Is Office 365 te vertrouwen? Ik zie de nuchterheid over migratie naar Office 365 wel groeien, maar niet altijd is de actuele kennis voorhanden of worden de juiste vragen gesteld in organisaties. Want hoe veilig bent u nu bezig? In dezelfde blog een stukje over juridische strijd van Microsoft om de geclaimde toegang van Amerikaanse justitie op servers in Dublin te bevechten. Die strijd is nog gaande, ik schreef daar ook eerder over, in 2014 en 2015 (hier en hier).

In oktober bezocht ik Unity Connect, de Nederlandse SharePoint conferentie zeg maar. Mijn belevenissen verpakte ik, vanwege veel tweets, in een Sway, oordeel zelf!

Begin november ging er even een schokje door de community, toen Microsoft besloot de maximale opslagruimte van verschillende clouddiensten, zoals OneDrive ingrijpend te wijzigen. De sky was toch niet de limiet. Een week of vijf later, na veel kritiek, artikelen en vooral terug verwijzen naar de juichende uitlatingen en aankondigingen van Microsoft zelf (‘onbeperkte opslag’ e.d.), kwam Microsoft terug op de beslissingen waarmee de blog dus achterhaald is. Het geeft enerzijds aan dat de dienstverlening aan wijzigingen onderhevig is, anderzijds is de manoeuvreerruimte voor Microsoft beperkter geworden. Het bedrijf geeft ook zelf steeds meer rechtstreekse consumenteninvloed.

In december mijzelf nog even in de politieke consternatie rond de zogenaamde Teevendeal gestort. Daar zat ook een belangrijke archiveringscomponent in. Waarmee ook het belang van zorgvuldige archivering, voor verantwoording, de rechtsstaat en later (historisch) onderzoek nog eens werd onderstreept.

 
Reacties

Nog geen reacties.

Schrijf een reactie