Recordsmanagement en compliance in Office 365: mijn SharePoint Unite

Ik bezocht eind oktober SharePoint Unite in Haarlem, de meerdaagse Nederlandse SharePoint conferentie, met uitstekende sprekers uit binnen- en buitenland. Zoals als altijd ben ik gebrand op vernieuwing en vooruitgang in recordsmanagement en compliance. Deze keer met veel Office 365 nieuws. Dat lijkt me ook van belang voor Nederlandse overheidsinstellingen – gemeenten en uitvoeringsorganisaties – die nu eindelijk de drempel over lijken te zijn en voor ECM, zaakgericht werken en ook archivering meer en meer voor de Microsoft cloud kiezen. En dat ondanks de nog immer voortdurende worsteling van Microsoft met de Amerikaanse justitie, juist over zeggenschap over informatie in het Dublin datacenter.

Verschillende sprekers hebben vanuit diverse invalshoeken de mogelijkheden van ‘labeling’ en ‘labels’ belicht. Om te beginnen moeten we ons realiseren dat bewaar- en beveiligingsfuncties in het Beveiliging & Compliance Center van Office 365 zich kunnen uitstrekken over alle of de meeste van de daarin aangeboden applicaties. Denk aan SharePoint Online, OneDriveforBusiness, Skype, Exchange, Groups, Teams. Zodat o.a.  e-mail, documentopslag en chat onder dezelfde compliance regels kunnen worden gebracht. Deze ‘labels’ (bewaartermijn en de informatie waarop deze van toepassing is) voor bewaarbeleid kunnen zelf worden aangemaakt, maar ook worden gebaseerd op de automatische herkenning van privacy-gevoelige informatie, waarvoor Microsoft al een groot aantal nationale regelingen kant en klaar heeft toegevoegd. Al kan je daar in de Nederlandse context niet heel veel mee. Inmiddels spreekt Office 365 hierbij van ‘retention’ en is de term ‘preservation’ een stille dood gestorven.

Check ook vooral de blog  – en presentatie op SharePoint Unite  – van Joanne Klein: “Information Management and Data Governance in Office 365”. Een gerelateerde vernieuwing (zie ook dezelfde presentatie) is de uitbreiding aan standaard opties bij vernietiging. Was er ooit in SharePoint een goed verborgen ‘disposition workflow’ waarmee één medewerker kon worden gewaarschuwd voorafgaand aan vernietiging, nu is er per ‘label’ een ‘disposition review’ met meer mogelijkheden. Werk aan de winkel voor de recordsmanager.

Ook Marianne van Wanrooij ging in haar presentatie ‘SharePoint and data loss prevention’ in op mogelijkheden van ‘labeling’. Hetzelfde principe van ‘labeling’ kan namelijk worden toegepast voor data classificatie, zodat het geautomatiseerd of handmatig bestempelen van informatie tot bijvoorbeeld ‘vertrouwelijk’ en ‘geheim’ over de gehele breedte van Office 365 eenduidig kan worden ingericht. Ook data loss prevention maakt gebruik van dit principe: Office 365 herkent bepaalde soorten eerder gedefinieerde informatie en bepaalt aan de hand van regels wat de gebruiker er mee mag doen. Krijgt hij bij externe verzending een waarschuwing (‘pas op, je mailt nu vertrouwelijke gegevens naar externen’) of wordt verzending geblokkeerd? Met de toepassing van deze maatregelen zijn automatisch monitoring en rapportages verbonden, zodat de compliance officer het gebruik kan beoordelen en aanscherpen.

Mijn favoriet op SharePoint Unite was wel Susan Hanley, die in haar presentatie SharePoint governance met haar onorthodoxe statements terug wist te brengen tot wat het moet zijn. “Most people don’t care about your 30+ pages #SharePoint #governance plan, they have real jobs, they are too busy.” En: “There are NO documents in a good SharePoint governance plan” (use the new Communications Sites instead!).” En ze benadrukte het belang van recordsmanagement (waarmee ze mij helemaal had, natuurlijk): “Recordsmanagement is not an afterthought after SharePoint deployment. Should have been designed in beforehand.”  Overigens biedt Hanley op haar eigen site ook te downloaden tools voor SharePoint governance (zoals deze questionnaire).

Ook was er search-goeroe Matthew McDermott: “Microsoft says metadata doesn’t matter anymore, that’s absolutely not true, metadata matters.” In een live demo liet hij in luttele minuten zien hoe je een fileshare laat indexeren door SharePoint search en vervolgens beschikbaar stelt aan een specifiek publiek via search. Ook wees hij op de voordelen van search in Office 365 voor wereldwijd opererende bedrijven. De kracht van hybride search (via Office 365 in on premise omgevingen).

Verder had ik over werken en archiveren in en naar de Office 365 cloud inspirerende gesprekken met vertegenwoordigers van o.a. Avepoint  met hun Cloud Records en Mavention met hun nieuwe producten Make, Keep en Project Hub. Maar hierover binnenkort (veel) meer!

 
Reacties
Ascon Spieksma

Hoi Eric,

Dank voor dit verslag. Zoals je weet hebben wij Documentum als archiveringssysteem. We gaan in Q1 van 2018 over op Office 365. Daar zijn een aantal zaken echter in ‘uit’ gezet, zoals SharePoint en de samenwerkingsomgeving. Er is tevens een project gestart voor een samenwerkingsomgeving, want dat is een grote wens uit de organisatie en Documentum biedt dat nu niet. Om tot een goede samenwerkingsomgeving te komen worden een aantal bedrijfsbezoeken afgelegd (we zijn bij Microsoft in Amsterdam geweest). Mijn standpunt is: samenwerkingsomgeving en recordsmanagement moeten in een omgeving/ ‘pakket’ zitten. Een samenwerkingsomgeving van Office 365 en Documentum voor RM trekt mij niet. Aangezien in 2018 ook bekeken zal worden of we verder gaan met Documentum komt er best veel samen. Ik vind het prettig te lezen dat RM bij Microsoft / Office 365 steeds beter (zelfs: goed ?) geregeld is. Fijn als je mij op de hoogte houdt van de ontwikkelingen en verwijst naar artikelen, websites, ed.

Schrijf een reactie