Recordsmanagement en compliance in Office 365: mijn jaar in blogs

Zoals ieder jaar maak ik weer de balans op met een overzicht van de blogs die ik heb geproduceerd over Office 365, compliance en recordsmanagement. Wat om te beginnen opvalt is dat het vaak al snel gaat over het tempo van verandering. Klanten. Maar ook de consultants in het veld zuchten onder het aantal wijzigingen dat Microsoft bij voortduring aanbiedt. Mooie vernieuwingen daar niet van, maar het is moeizaam anticiperen, bij zoveel aankondigingen in de roadmap. Waarbij het ook niet altijd helder is òf en hoe alles wordt aangekondigd. En ook hoe een en ander is verbonden met het oerwoud aan licenties. Ik merk in de praktijk dat mijn klanten voor dezelfde compliance vereisten wisselende adviezen krijgen (bv E5 voor alle gebruikers of een combinatie van E3/E5). Dat zelfs Microsoft zèlf daar niet altijd helder uitsluitsel over kan geven geeft te denken en moet zeker veranderen.

Deze perikelen daargelaten blijf ik van mening dat ongestructureerde informatie  – met een juiste inrichting – nog altijd veiliger en beter compliant is te beheren in Office 365 dan dat het nu nog altijd op menig fileshare gebeurt. Laten we kijken wat 2019 heeft gebracht!

Mijn nieuws in januari 2019 draaide om beheercentra, label-functionaliteit en ‘modern documentsets’. Recordsmanagers dienen zich te realiseren dat zij een beheerdersrol in het compliance centrum moet worden toegewezen om de functionaliteiten voor bewaartermijnen te kunnen inrichten en beheren.  De vertrouwelijkheidslabels voor classificatie zijn inmiddels algemeen beschikbaar in Office 365 en hanteren een met labels voor recordsmanagement vergelijkbare beheer module en werkwijze. De ‘modern documentsets’ zijn inmiddels ook uitgerold. Daarmee is de gebruikerservaring vergelijkbaar gemaakt met die van documenten in de documentbibliotheken. Dat wil zeggen dat metadata in een balk aan de rechterzijde wordt getoond. Hiermee is wel de zogenaamde ‘welkomstpagina’ van een documentset (die met de icoon van de document-map en dossier metadata) komen te vervallen. Voor documentset-gebruikers die van SP2013 (on premise) naar Office 365 migreren misschien flink wennen…

In april 2019 blogde ik over de verschillen tussen het audit logboek in SharePoint (on premise en online) en de audit functie in Office 365. Hier had ik mij – gelukkig in commissie zag ik later – vergist in het tempo van Microsoft, want kort daarna was het niet meer mogelijk om in SharePoint sites afzonderlijke audit logs aan te maken. Wie de functie nu aanklikt wordt doorverwezen naar audit logging in Office 365. Bestaande logging in SharePoint – zoals in de recordcenter demo site in mijn eigen tenant – wordt overigens nog wel gecontinueerd. Ik heb daarom mijn blog over audit logging later dit jaar herzien!

In mei 2019 berichtte ik over de vernieuwingen die vanuit SPC19, de SharePoint conferentie, werden aangekondigd. De daar gepresenteerde verbeteringen voor de weergave van documentbibliotheken onder de MS Teams documenten ‘tab’ heb ik nog niet in productie gezien. Dit is gezien de populariteit van Teams wel een zeer belangrijke, wanneer organisaties ook daar met een rijke metadatastructuur en documentsets willen of moeten kunnen werken.

Mijn opmerkingen over OneDrive blijven onverminderd van kracht: veel organisaties zien oneDrive for Business als een 1:1-vervanging voor de persoonlijke map op de fileshare. Daar is je nieuwe map en veel succes er mee. Dat is wat naïef. OneDrive biedt krachtige functionaliteiten voor samenwerken en als hub naar andere onderdelen in Teams, in SharePoint. Ook zijn er krachtige beschermingsmaatregelen mogelijk om kwetsbare informatie te beveiligen.

De op SPC19 genoemde vernieuwingen voor ‘later dit jaar’ op het gebied van managed metadata (Nl: termenset) zijn op MSIgnite, één conferentie later opnieuw aangekondigd voor begin volgend jaar.

In dezelfde blog veel aandacht voor recordsmanagement labels. En voor de zeer duidelijke boodschap van Microsoft op zijn documentatiepagina’s om deze ‘labels’ te gaan gebruiken in plaats van recordcenter of in-place-records in SharePoint. Deze laatste twee functioneren nog steeds, maar zullen niet worden doorontwikkeld en Microsoft zet alleen in op labels, aangezien het een concept is dat gaandeweg voor alle apps en functies in Office 365 kan werken, niet alleen voor SharePoint.

In september schreef ik over ‘archiveren by design’. Het is een concept dat ook in de doorontwikkeling van recordsmanagement voor de apps in Office365 wordt gehanteerd. Check vooral ook de blogs van Joanne C. Klein. Maar waar onze verwachtingen van geautomatiseerde archivering en verwijdering steeds groter worden, is het noodzakelijk dat beleidsmakers op dat terrein alles op alles zetten om bewaar- en vernietigingsregels zo eenvoudig en eenduidig mogelijk te maken. Of dat regels voor bewaren en vernietigen elkaar niet in de weg zitten en het systeem ‘by design’ nog wel de vele eisen van onder andere WOB, AVG en Archiefwet kan hanteren zonder een leger aan DIV-ers en recordsmanagers noodzakelijk te maken.

Ook in de keynote van Microsofts CEO Satya Nadella op MSIgnite conferentie in Orlando, Fl. vielen de termen artificial intelligence en AI niet per ongeluk zo vaak. Automatisering van terugkerende taken in het Office 365 ecosysteem staat hoog op de Microsoft agenda. De reshuffle van Flow (nu Power Automate) in de Power apps familie moet ook in dat licht worden gezien.  De verwachtingen van ‘Project Cortex’, voor onder andere automatische metadatering zijn hoog gespannen. Het aanbod daarvan in de Office 365 tenants wordt volgend jaar verwacht, hoewel vooralsnog niet helder is tegen welke additionele kosten. Check ook de andere aankondigingen vanuit Ignite voor 2020.

Ik heb in 2019 fijn samengewerkt in tal van opdrachten, waarvoor dank! Graag vermeld ik mijn prettige samenwerking dit afgelopen jaar met GO Opleidingen en Joyce van Aalten (Invenier). Ik wens alle lezers het allerbeste voor 2020!

 
Reacties

Nog geen reacties.

Schrijf een reactie