E-mail archivering met Exchange en SharePoint

‘Archiveren’ (Ned.) en ‘archiving’ (Eng.): Niks meer kwijt - foto: Eric Burgerhet klinkt zo hetzelfde. E-mail archivering is ook in de markt voor oplossingen een lastig fenomeen. ‘Archiving’ is dan vaak het verplaatsen van de opslag van de mailberichten en hun attachments naar een andere locatie. Getriggerd door het onderhoudende  Cloudjournaal van Maarten Eekels klim ik in de pen over e-mail archivering met Microsofts Exchange en SharePoint. E-mail is in zakelijk verkeer nog altijd één van de populairste middelen om mee te communiceren. Het bestaat al zo lang en toch krijgen bedrijven en organisaties maar moeizaam grip op de bewaring van belangrijke afspraken en transacties in mailverkeer. Recordsmanagers weten dat context koning is bij de vastlegging voor bedrijfsvoering, verantwoording en eventueel cultureel erfgoed doeleinden. Dus is de relatie tussen de ‘zaak’ en de afspraak in die mail van belang. Separaat is een mail met ‘OK, akkoord’ van geen betekenis, als we hoogstens geadresseerde en datum als referentie hebben. Maar ‘OK, akkoord’ in de context van een opdracht voor meerwerk is een ander verhaal.

Vanuit de recordsmanager beschouwd is de strategie van Microsoft om enerzijds te investeren in ‘in-place records’ voor e-mail en anderzijds context-gebonden archivering aan de markt over te laten wonderlijk. Microsoft is in Exchange sinds enkele jaren functionaliteiten aan het uitbouwen voor de archivering van e-mail. In Office 365 zien we daarvan telkens de nieuwste ontwikkelingen. MRMIn Exchange 2013 (lokaal geïnstalleerd) en Exchange Online (in de Enterprise plans van Office 365) is inmiddels Messaging Records Management (MRM) opgenomen als functionaliteit om zowel centraal als op gebruikersniveau grip te krijgen op de bewaring en vernietiging van e-mail.

De functionaliteiten zijn bedoeld om aan categorieën e-mail centraal of individueel een maximale bewaarduur te koppelen. Een default invulling voor een bewaarschema wordt al meegeleverd door Microsoft. In de toepassing is veel verfijning mogelijk. Drie beperkingen vallen daarbij wel op: de mail blijft in Exchange, de relatie met werkproces en activiteit is hier niet te leggen en het laatste woord is aan de individuele gebruiker:

Messages that have a personal tag applied are always processed based on the personal tag’s settings. Users can apply a personal tag to a message so that it’s moved or deleted sooner or later than the settings specified in the DPT or RPTs applied to that user’s mailbox.

En dat druist in tegen de meest gangbare recordsmanagement principes. Overigens is tegen overijverige e-mail verwijderaars wel weer een andere functionaliteit te stellen:

An In-Place Hold and Litigation Hold preserves all mailbox content, including deleted items and original versions of modified items. All such mailbox items are returned in an In-Place eDiscovery search. When you place an In-Place Hold on a user’s mailbox on, the contents in the corresponding archive mailbox (if it’s enabled) are also placed on hold, and returned in a eDiscovery search.

Het bewaren van e-mailberichten in de context van andere informatie kan bijvoorbeeld door toevoeging aan een dossier. De groei van SharePoint gebruik in organisaties en bedrijven heeft ook geleid tot een behoefte aan adequate tooling voor e-mailarchivering in (zaak-)dossiers in SharePoint. Gelukkig zijn daarvoor steeds meer spelers op de markt. Was er in 2007 nauwelijks concurrentie voor Colligo (check Colligo Engage for SharePoint E-mail Management), inmiddels steken partijen elkaar met steeds meer functionaliteiten de loef af. Na Colligo was Harmon.ie lange tijd de gedoodverfde winnaar. Het leek ook elk moment of het product opgenomen zou worden in de standaard Microsoft producten, maar neen. Inmiddels is er ook OnePlaceMail en kijk daar vooral de zes minuten durende video (een paar keer, gaat snel).

Wat opvalt is dat de producten allemaal de mogelijkheid bieden om inkomende en uitgaande e-mailberichten en hun attachments op te slaan in SharePoint bibliotheken, folders en documentsets, maar dat ze verschillen in aanvullende functionaliteiten. Colligo is sterk in synchronisatie, Harmon.ie heeft uitgebreide social features en OnePlaceMail heeft  – wat mij betreft – de fraaiste SharePoint integratie in Outlook. Met alle ruimte voor weergave van SharePoint content met gebruikmaking van de SharePoint eigen weergave- en search functionaliteit. Maar check de functionaliteiten overviews en tutorial video’s vooral zelf via de links op Youtube.

E-mail, er is vaak gezegd dat het zou verdwijnen  (wequitmail – not), dat social media veel fijner is om mee te communiceren (mijn eerste offertebevestiging in Whatsapp), maar e-mail is nog lang niet dood. En dus een investering voor degelijk recordsmanagement waard.

 
Reacties

Leuk overzicht van de mogelijkheden. Email wordt vaak onderschat als ‘document’ dat in een archief hoort. In het verleden heb ik OnePlaceMail gebruikt. Erg te spreken over. Nu gebruik ik Epona als onderdeel van eConnect@Work hiervoor, waarbij er net meer mogelijkheden zijn om automatisch metadata in te laten vullen. Dit gaat verder dan alleen email en zie ik daarom ook als een completere oplossing.

Eric Burger

Hi Bart, dank voor de reactie. Ik weet dat jullie van ETTU Epona verkopen als email/SharePoint integratie. Ik ben zeker geinteresseerd in een compleet overzicht van functionaliteiten en eventueel (video-)tutorials. Beide zijn niet door mij aangetroffen op internet. Anders zou ik het product graag eens vergelijken en bespreken!

Hi Eric,

Wij hebben het er weleens eerder over gehad. Er is een nieuwe YouTube channel voor Macroview DMF: https://www.youtube.com/watch?v=t3_AIIXiIN4&list=PLOTzevyCJohwBYcENYQfVQBZH5EjIe2LJ

Goed overzicht van de mogelijkheden van Macroview DMF als Outlook integratie tool.

Bart en Eric, heb zelf wel met epona gewerkt. Top oplossing voor dossiervorming. De integratie is nog steeds erg goed en heel eenvoudig, maar denk dat de soort organisatie en wat men wil opslaan belangrijk is voor de keuze van de tool. Denk dat als je geen dossiervorming hebt je prima kan volstaan met Harmon.ie. Al moet ik zeggen dat ik beide niet altijd direct adviseer. Primaire reden is dat het toch een derde partij tool blijft. Als er dus problemen zijn naar wie ga je toe en weten jouw gebruikers dat ook. Daarnaast is Microsoft ook aan het ontwikkelen en weet je dus ook niet of dit op termijn beschikbaar komt. Ik wacht meestal af wat de reacties zijn uit het veld na het gebruik van Office365/Outlook en maak op basis daarvan een keuze van de tool. Uitzondering daar gelaten als het dossiervorming moet worden en men is gewend om alleen met outlook te werken dan wil ik dit wel adviseren. Is echt een hele mooie en degelijke tool! @Eric, mocht je extra informatie willen dan ken ik nog wel wat mensen van Epona. Heb daar in het verleden veel mee gewerkt.

Schrijf een reactie