#Recordsmanagement strategieën vergelijken met #AIIM Industry Watch: waar staat jouw organisatie?

“Managing emails as records and agreeing corporate classification systems are the biggest current issues. Social, mobile and cloud are the least pressing”

Het periodiek terugkerende onderzoek van AIIM naar de stand van ontwikkelingen in  recordsmanagement bij bedrijven en overheid is één van de beste benchmarks voor iedereen die in de dagelijkse praktijk  - commercieel of ambtelijk – op dit terrein bezig is. Deze AIIM Industry Watch, getiteld Records Management Strategies – plotting the changes heeft als invalshoek de toepassing van traditionele (op papier gerichte) recordsmanagement strategieën in een digitaliserende omgeving, nieuwe strategieën en de trends in investeringen in recordsmanagement oplossingen. De onderzoeksresultaten, vergaard in september/oktober jongstleden, geven een actueel beeld van recordsmanagement in organisaties, dat niet alleen benchmarking mogelijk maakt, maar ook richting kan geven aan keuzes voor de nabije toekomst.

De belangrijkste uitkomsten over de actuele stand van zaken:

-          AIIM constateert voor het eerst in zijn onderzoekscyclus dat de afname van papieren archivering in de onderzochte organisaties en bedrijven waarvan (26% overheid), groter is dan de toename;

-          Een organisatiebreed archiveringssysteem is het doel van 58% van de respondenten; slechts 9% heeft het gerealiseerd;

-          Gebrek aan steun van het hoogste managementniveau is volgens respondenten de belangrijkste reden om geen archiveringssysteem in te voeren;

-          Slechts 15% van de organisaties heeft een gedocumenteerd en werkend recordsmanagement beleid. Nog eens 15% heeft wel een beleid, maar het wordt niet toegepast;

-          Hoewel 80% van de organisaties over een risicomanagementbeleid beschikt, maar slechts de helft daarvan verwijst naar recordsmanagement;

-          E-mailmanagement is grootste issue.

De beantwoording van de vraag ‘hoe zou u de huidige recordsmanagement strategie voor digitale records in uw organisatie omschrijven’ is herkenbaar, maar daarmee ook wel wat wel wat ontluisterend:

-          15% heeft geen strategie voor digitale records;

-          31%  volstaat met ‘archive our file shares and backup our emails’

-          22% maakt gebruik van de RM functie in het documentmanagement- of ECM-systeem.

De vooruitgang in het streven naar een passende recordsmanagement strategie wordt door meer dan de helft van de respondenten positief gewaardeerd (zij het door de meerderheid als ‘langzaam, maar in de juiste richting’). Als belangrijkste dagelijkse zorg in dit streven geldt de boven dit artikel geciteerde emailarchivering (op een heel dikke eerste plaats).

De beantwoording van vragen over het gebruik van cloudtoepassingen voor recordsmanagement is interessant wanneer de vergelijking met voorgaande jaren wordt gemaakt. De zelfverzekerdheid van weerstand tegen archiveren in de cloud is weliswaar afgenomen (twee jaar geleden: 35% ‘no, definitely not’ tegen 16% nu), maar zowel de aantallen gebruikers als de voornemens tot adaptatie nemen maar schoorvoetend toe (samen van 8% naar 11%).

De belangrijkste trends voor de komende tijd:

-          Search en automatische classificatie zijn zichtbaar in de lift

-          Organisaties voorzien een toename in resources voor recordsmanagement (budget, staf);

-          Organisaties voorzien sterk stijgende uitgaven voor recordsmanagement software, d.w.z. voor recordsmanagement modules in ECM-systemen, e-discovery tools, e-mailmanagement;

-          De belangrijkste daling in uitgaven wordt voorzien in het outsourcen van beheer van papieren archieven en beheersystemen voor papieren archieven.

Een derde van de respondenten voorziet een lichte stijging in uitgaven en 13% een aanzienlijke stijging. Ook voorziet 29% een beperkt stijging in personele inzet. Ook in organisatorische en hiërarchische zin is een verschuiving zichtbaar naar rapportage aan IT-afdeling of Legal & Compliance.

De aanbevelingen van deze Industry Watch zijn ook weer zeker ter harte te nemen in organisaties die nu werk maken van digitaal werken en digitaal archiveren:

“Extending the use of an electronic records management system managing paper and physical records can be a good place from which to start managing electronic records, but bear in mind that many of the search techniques, access requirements and challenges of volume will be different.

Implementation of a records management system, whether local or enterprise-wide, will be more difficult if you do not have the right policies in place such as an Information Management Policy, an agreed Classification Scheme and a comprehensive Retention Policy.

As part of your Information Management Policy, include a strategy for where SharePoint will and will not be used, and how live documents created and managed in SharePoint are to be retained as records and managed for legal discovery.

Consider the same for documents created or accumulated in Finance, ERP, CRM and other line of business systems.

Keep your classification schemes simple and easy to use. Make as much use of automated classification as you can to encourage and support staff, and help them to cope with information overload.”