“It is the metadata, stupid”

In de discussies over zaakgericht werken en – archiveren is nogal eens de vraag aan de orde welke gegevens over een zaak en daartoe behorende processtappen en documenten tot het archief behoren. Voor een belangrijk deel is dat een oneigenlijke, door technologische ontwikkelingen bepaalde discussie. Principes van archivering veranderen niet zozeer door de jaren heen, maar wel de archiveringsinstrumenten.

Ik moest bij zo’n discussie terugdenken aan een geweldig boek (in omvang en inhoud) over de (vermeende?) moordenaar van John F. Kennedy, Lee Harvey Oswald. Oswald and the CIA, van John Newman, kwam uit in 1995, kort na de JFK Records Act (1992). Het boek focust niet op schimmige samenzweringstheorieën, fotomanipulatie of onsmakelijke autopsiefoto’s, maar volgt zorgvuldig de lijnen en lijntjes die door archiveringskenmerken op concrete overheidsdocumenten van de Central Intelligence Agency (CIA) zijn achtergelaten.  

Vooral de zgn. ‘routing and record sheets’ zijn daarbij nuttige instrumenten gebleken. Meer soms nog dan de inhoud van de vrijgegeven CIA-documenten, geven de parafen, datum-notatie en volgorde van de routering inzicht in wie wat wist en op welk moment. Ook de interactie tussen verschillende diensten als FBI, politie en CIA worden zo soms  verhelderd. Ook de onderlinge verwijzingen tussen de vele case-files over Oswald leverden nieuwe informatie op. Bijvoorbeeld dat de CIA uitzonderlijk lang na Oswald’s (tijdelijk) overlopen naar de Sovjet Unie in 1959 pas een persoonsdossier over hem inrichtte. Maar wel in andere dossiers documenten over Oswald  archiveerde. Mogelijk was de vrees voor een mol in de CIA – die ook het U2-programma had verraden aan de Sovjet Unie – reden om Oswald buiten die dossiers te houden. En zo zijn er meer dan 500 pagina’s aan eigenaardigheden in de vijf jaar dat Oswald in de belangstelling van Amerikaanse inlichtingendiensten stond. Waarbij het overigens zeer moeizaam blijft, om met de beschikbaar gestelde documenten aan te tonen dat Oswald niet alleen gevolgd werd, maar ook daadwerkelijk een instrument in dienst van de VS is geweest. In ieder geval staat alles in schril contrast met de Oswald die als ‘lone nut assassin’ kort na de moord op Kennedy werd opgepakt. En voor zijn berechting al door nachtclubeigenaar Jack Ruby werd doodgeschoten.

Als we deze prachtige en rijke bronnen vertalen naar de archiveringssystemen van heden ten dage, dan zouden we toch zeker de informatie die verbonden is met de routering van een zaak of document, zorgvuldig bij het dossier willen bewaren. Dat die informatie tegenwoordig niet op het document aangebracht of aan het document is gehecht als parafenvel, doet niet ter zake. Data van workflow en transactie èn metadata over onder meer versie, behandelaar en archivering maken nog steeds deel uit van het te archiveren object. Dat de gegevens tegenwoordig in gescheiden formaten en mogelijk in gescheiden systemen zijn ondergebracht is daarbij geen argument om samen te behouden wat samen inzicht geeft in een nabije en verre toekomst. Dat het allemaal eerder lastiger is geworden, dan gemakkelijker – sinds de nietmachine en de dossiermap  is vervangen door XML, hyperlinks en repositories – daar zullen we mee moeten leven. Uit ervaring weet ik dat het niet altijd out-of-the-box mogelijk is om de informatie van bijvoorbeeld  een werkstroom te bewaren bij een documentregistratie. Eigenlijk is dat een ernstige omissie in ieder document management systeem met deze zelfde tekortkoming.

Curieus detail in het licht van archiefstukken rond de moord op Oswald in het politiebureau van Dallas, Texas, is dat ik ruim een week geleden in een galerie in Las Vegas een ingelijste fotoserie zag hangen met naar verluid (op ingelijste stukjes papier) ‘originele handtekeningen’ van o.a. Oswald en Ruby. Maar leek zelfs mij (als JFK-assassination fetisjist) niet de duizenden dollars waard. Ook Oswald-memorabilia kopen?

Afb. 1: www.amazon.com

Afb. 2: http://www.liveauctioneers.com/item/5725882