Office365 beschikt nu niet over een recordcenter, een afzonderlijke omgeving om content als record in te beheren. De inplace-records functionaliteit van Office365, waarmee wel documenten, maar geen documentsets (dossiers) kunnen worden gearchiveerd, voldoet vaak niet aan de eisen. Met de toenemende populariteit van Office365 denken organisaties dat gemis op te kunnen lossen door een zogenaamde hybride oplossing te implementeren:  met Office365 werken in de cloud en archiveren met – ter plaatse of bij een hosting partner -  SharePoint2010 on premises.

Het vreemde is dat ook organisaties die nog niet vertrouwd zijn met SharePoint  - en met alle governance-vraagstukken die het beheer met zich meebrengt –  toch nog erg gemakkelijk lijken te denken over zo’n hybride oplossing. Terwijl Microsoft zelf in zijn whitepaper Hybrid SharePoint Environments with Office 365 (september 2011) bijzonder helder is over de beperkingen en risico’s van zo’n complexe oplossing:

Creating and maintaining a hybrid design will introduce additional complexity to both SharePoint environments, including making changes to both the on-premises and Office 365 environment.  Organizations must be in control of their existing SharePoint Server on-premises farm(s) and be confident they have a mature level of operational governance

Graag zet ik die beperkingen en risico’s  nog eens op een rijtje, met speciale aandacht voor recordmanagement.  Microsoft stelt in de whitepaper dat ”a hybrid design may be appropriate” als je SharePoint-architectuur functionaliteiten nodig heeft die (nog) niet beschikbaar zijn in Office365, zoals “PerformancePoint, advanced business intelligence or Records Center”.  Maar Microsoft stelt ook dat organisaties  waarop de volgende scenario’s van toepassing zijn extra voorzichtig moeten zijn met de keuze voor zo ’n hybride oplossing:

Heavily regulated industry or substantial compliance and security requirements. You have legal or compliance reasons for some content staying on-premises or complex auditing requirements. Search and discovery centric organizations where content will be stored in two environments.

Een belangrijk punt is de afwezigheid van centrale functionaliteit die archivering strategieën voor beide omgevingen tegelijk kan beheren. Ook het beheer van de audittrail zal in twee afzonderlijke omgevingen moeten worden bewaakt. Waar Microsoft er in geslaagd is om voor SharePoint2010 out of the box functionaliteit te bieden om metadata en inhoudstypen (documentsoorten) boven het niveau van de site-collection of zelfs de farm te kunnen beheren, is die optie er niet voor de combinatie Office365/SharePoint2010. Aan het beheer en onderhoud van twee afzonderlijke termstores voor metadata zitten aanzienlijke risico’s aldus Microsoft:

Although two terms with the same name in each environment may appear the same in the user interface, the underlying unique values saved against the content will be different.  If content is moved between environments, the meta information will be lost (the fields will be blanked).

Wel is het mogelijk om records van Office365 naar een SharePoint2010 recordcenter te zenden. Maar:

If content is tagged in one environment and then moved to another environment, the tags and managed metadata on the content will be lost, including the unique Document ID.

Het zoeken naar informatie, documenten of dossiers wordt ook bemoeilijkt in de hybride oplossing. Er is geen functionaliteit om met een zoekopdracht uit één index resultaten op te halen vanuit uit twee omgevingen en de resultaten vervolgens in één keer weer te geven conform één ranking. Het risico is bovendien dat eindgebruikers niet weten in welke omgeving te zoeken naar content. Enkele fraaie nieuwe zoek functionaliteiten in SharePoint2010 zijn überhaupt niet beschikbaar in Office365 (custom ranking, federated search).

Voor de positionering van content in een hybride SharePoint-architectuur doet Microsoft onder andere de volgende aanbevelingen:

-          Beheer vergelijkbare content  – inclusief zijn archiveringsstrategie en beveiliging – samen in één omgeving;

-          De zoekfunctionaliteit indexeert de omgevingen  afzonderlijk, zorg dat de gebruiker weet in welke omgeving hij resultaten mag verwachten;

-          In iedere omgeving conformeert de content zich aan het metadataschema dat voor die omgeving alleen is opgesteld, taxonomie kan niet of moeizaam  tussen de omgevingen worden gedeeld.

Bepaalde  organisatie-specifieke  eisen of omstandigheden kunnen volgens Microsoft om een bepaalde positionering van de content vragen:

-          Orden  de content op afdeling of proces, omdat gebruikers liever vanuit één omgeving werken, ook al hebben ze toegang tot twee.

-          Orden de content op basis van toegankelijkheid van netwerk en internet: plaats content bijvoorbeeld  on premises als er geen goede of snelle toegang tot het internet voorhanden is;

-          Orden de content op basis van maatwerk- of thirdparty software afhankelijkheid; als bepaalde oplossingen niet werken in Office365 dan kan het nodig zijn om daarmee verbonden content on premises onder te brengen;

-          Orden de content op basis van compliance- of beveiligingseisen: vereenvoudig het beheer door in een deel van één omgeving  beveiligingsvoorzieningen en compliancebeleid te implementeren en handhaven;

-          Orden op basis van ouderdom van de content: plaats nieuwe content bijvoorbeeld wel online in Office365.

Het zijn stuk voor stuk in theorie goede en goed bedoelde aanbevelingen. Maar ze schieten tekort waar het recordsmanagement aangaat: waar je het recordcenter nodig hebt om content eenduidig te beheren in de archieffase kom je er bijvoorbeeld al niet met voorstellen om documenten en dossiers (documentsets) uit één proces in één omgeving  (Office365) te plaatsen. Om nog maar te zwijgen van de issues met metadatabeheer en archivering strategieën. De conclusie van de whitepaper luidt optimistisch dat een hybride omgeving mogelijk is en dat een “thorough hybrid design” beperkingen kan reduceren. Maar dat is gezien de overige pagina’s van de whitepaper wel wat TE optimistisch, me dunkt.

Vijftig miljoen gebruikers, met een aanwas van tientallen miljoenen alleen al in de afgelopen weken, sinds Facebook Instagram overnam. Dan moet je toch iets goed gedaan hebben nietwaar. En inderdaad, als android gebruiker maakte ik kort geleden pas kennis met Instagram, dat lange tijd alleen aan IPhone eigenaren was voorbehouden. En, in ieder geval voor een deel van de Instagrammers  - of Igers voor the incrowd – , toch een beetje elitair gebeuren was. Althans, dat blijkt nu, omdat het areaal zich zo gigantisch heeft uitgebreid, dat de oorspronkelijke gebruikers steen en been klagen via manifesten, comments en protestacties. Via Instagram.

Het leukste aan Instagram is natuurlijk het direct ‘instant’ manipuleren van je foto door editing en filters en deze vervolgens aan die vijftig miljoen bekend maken. En dan  – ook instant – commentaar en likes terug te ontvangen. Heel verslavend. Maar waar ik het eigenlijk over wilde hebben is de functionaliteit die Instagram een jaar geleden toevoegde om foto’s te voorzien van extra kenmerken, door middel van hashtags: #instagram #blackandwhite, etc. De hashtags werden begin 2011 geïntroduceerd om sneller foto’s van dezelfde categorie, hetzelfde onderwerp, dezelfde filtering etc. te kunnen terugvinden. Inmiddels worden de hashtags door Instagram ook handig gebruikt om weekendwedstrijden uit te schrijven, waarbij het gebruik van de voorgeschreven hashtag voldoende is om deel te nemen aan de contest. En natuurlijk levert dit Facebook weer een goudmijn aan informatie voor datamining activiteiten ten behoeve van adverteerders. Omdat die vervolgens precies weten waar je bent, wat je doet, wat je hobbies, sporten, vakanties en andere persoonlijke belangstellingen behelzen. En iedere  ‘like’ is een toegevoegde bron van informatie aan de datamining servers van deze Big Brother.

Wat zo leuk is voor ons vakgebied is de wijze waarop het vrije gebruik van hashtags zich heeft ontwikkeld onder de miljoenen gebruikers. Probeerde Instagram zelf nog moedig enige orde en uitleg te voorzien via de blogpagina, het was natuurlijk tegen dovenmansoren. Geef gebruikers een vrije hand in tagging, metadateren -  of folksonomy zoals het dan heet – en het loopt meteen uit de hand. Natuurlijk gaat het de Instagrammers er om door zoveel mogelijk anderen gevonden en ‘geliked’ te worden. En dan zijn alle middelen – en hashtags – geoorloofd. Check maar eens op #blackandwhite via statigr.am.

Doet me denken aan de hele controverse over taxonomie vs. folksonomie, zoals bijvoorbeeld hier door Chris Riley en Chris McNulty wordt uitgevochten. En daarmee zijn we weer terug bij SharePoint 2010 en de rijke mogelijkheden om met managed metadata te voorzien in een taxonomie. Maar samen met de in 2010 toegevoegde mogelijkheden om content ‘social’ te maken, door tagging en rating en het opzetten van wiki’s en blogs, is dus ook binnen de muren van de onderneming of instelling een voorziening gecreëerd om gebruikers vrijheden te geven. En we kunnen kiezen of we daar vóór zijn:

“Strict taxonomy, especially at the outset, is too alienating and limiting for most users.   You made a reference to the taxonomy being “done”.  Taxonomy is never “done”.  A proper information architect is always on the lookout for new terms and synonyms, new sets.  We learn this through watching usage patterns, search terms.  And, of course, user generated keywords! 

It’s very nice to think that we can build a high-in-the-sky taxonomy before users arrive with their messy documents and personal information maps.  It sounds really great, up there, 14,000 feet up in the Rockies.  But down here, at sea level, in the big city, we need to get things done.  We can’t wait for your ivory tower information theory to complete a needs analysis.”

Of natuurlijk tegen:

 “I love giving users power and control, and feel there is an opportunity for that even in a controlled taxonomy.  But I also know that when it comes to ediscovery, compliance, trusting users to use the right terms, in the right way, without a stick guide will never fly in court.  I think there is a way to have both with a taxonomy.  And often support taxonomy with folksonomy, but never support folksonomy alone.”

Of zijn we wellicht te bang voor de Wisdom of Crowds?

“Did you really claim that the taxonomy services in SharePoint 2010 Managed Metadata Services were superior to folksonomy and keywords?  Really?  

I mean, how Enterprise 1.0 of you.  Seriously.  If the past few years have taught us anything, it’s this – trust your users.  Keywords are easy to set up, easy to maintain, easy to use.  If you’re an end user, just type away.  Want to define tags to show up in a search?  Done.  Want to create a topic that people can use and follow?  Done. 

What about central control?  What about predefined hierarchies?  Who needs them???  Why wait for the high priests and priestesses of IT and metadata to get around to it?   

And regardless of how central planners *think* the world should  be organized, users will lead us the way to how the information actually, really works.  Trust users, don’t fear them.”

Interessant is dat de vrijheden voor social tagging door Instagram zelf ook weer snel werden ingeperkt, toen ze ook voor allerlei minder sociale doeleinden gebruikt gingen worden. In ieder geval vond ik mijn laatste Instagram foto weer ontzettend #instagood. Net als 9.226.452 (ja dat is ruim negen miljoen) gebruikers hun foto’s…

Een compliment op je project is altijd leuk! Ken u die uitdrukking? En moet iets ‘af’ zijn om een compliment waard te zijn? Ik moest daarover denken toen ik een fraai ingerichte SharePoint Online omgeving zag in Office 365. Toen ik gezien had dat de mogelijkheden van SharePoint, om documenten te vinden en weer te geven op een rijk metadataschema, goed waren uitgebuit, kon ik toch niet laten te vragen hoe nu het recordsmanagement van deze collectie ingericht moest worden.  Want het is, naast andere beperkingen en verschillen,  een bekende tekortkoming van de cloudversie van SharePoint in Office 365 dat er geen recordcenter (digitaal archief) wordt aangeboden en dat documentsets (dossiers) ook niet ter plaatse kunnen gearchiveerd. Zodat de archiveringsmogelijkheden een stuk beperkter zijn dan een ‘on premises’ installatie van SharePoint 2010.

En ik had eigenlijk al weer meteen spijt van de vraag. Want behalve dat het een overzichtelijke en doordachte inrichting was van de documentmanagement functie, hebben de ontwerpers gelijk dat gebruikersacceptatie hun eerste doelstelling is. En dat een oplossing voor archivering ongetwijfeld in een volgende fase òf uit een hybride oplossing (SharePoint online met een recordcenter in ‘on premises’ SharePoint 2010) òf uit een nieuwe release van Office 365 zelf zal bestaan. Een hybride oplossing is complex en heeft ook door Microsoft erkende issues en complicaties. De verwachtingen van een nieuwe release daarentegen bieden weer geen garantie voor de korte termijn.

En dat de keuze tussen wachten of gas geven er eigenlijk niet is. Zonder gebruikersacceptatie is ieder document management systeem kansloos. En wij weten allemaal – wij van de recordmanagementbusiness – dat Keulen en Aken niet op één dag zijn gebouwd. Dat een gedragen implementatie veel tijd en aandacht vraagt, zodat een initiële focus op documentmanagement zo gek nog niet is. Dus als bij beslissers en bouwers het besef aanwezig is dat recordmanagement functionaliteit onmisbaar is  in zo’n bedrijfskritische applicatie – en linksom of rechtsom aan het systeem zal moeten worden toegevoegd – dan is een eerste stap ook een compliment waard.

Dat besef schept dan wel weer verplichtingen. Wat blijft is de noodzaak om overwegingen van recordmanagement in ieder SharePoint ontwerp (maar dat geldt ieder DMS) van de start af aan mee te nemen. Omdat ontwerpbeslissingen op hoog niveau in het systeem medebepalend zijn voor de mogelijkheden die je hebt om te kunnen werken met de standaard aangeboden recordmanagement functionaliteiten. Heeft je organisatie of bedrijf  al een vastgestelde set bewaartermijnen? Zijn de termijnen toe te passen op procesniveau, op dossiers? Zijn bewaartermijnen afhankelijk van de expiratie van bepaalde documentsoorten, zoals contracten? Wordt die expiratie ook vastgelegd? Of is een termijn afhankelijk van het sluiten van een zaak? Moeten documenten in PDF of beter in PDF/A opgeslagen? Moeten minorversies bewaard blijven? Mag een document in de cloud gearchiveerd of beter van niet? Dit is niet uitputtend… Kortom, afwegingen voor recordsmanagement die je beter niet tot het einde van je project kan bewaren.

Organisaties blijven hun document management systemen selecteren aan de hand van NEN- en ISOeisen voor functionaliteiten, die ze vervolgens niet toepassen. Zoals de audittrail functionaliteit. Je bent natuurlijk niet ‘compliant’ als je het ding gekocht had, maar niet gebruikt.  En het komt in de beste kringen voor, want in iedere lezing of cursus over het onderwerp wordt  wel ongemakkelijk gegiecheld als ik er over begin. Beetje als een Volvo kopen en dan de gordel niet omdoen.

SharePoint 2007 beschikte over beperkte recordmanagement functionaliteiten. De audittrail in MOSS2007 was beperkt tot het volgen van wijzigingen in documenten. Het editen van een document werd vastgelegd in een reproduceerbare lijst, maar dat was dan ook wel alles. In SharePoint 2010 is serieus werk gemaakt van de audittrail functionaliteit. Deze is nu in staat tot het volgen van activiteiten op document- en itemniveau, alsmede activiteiten op lijst-, bibliotheek- en siteniveau.

De functionaliteit moet worden geactiveerd op sitecollectieniveau, zodat het mogelijk is om een beredeneerde keuze te maken om collecties al dan niet te laten meedraaien. Na activeren kan de keus worden gemaakt om voor geselecteerde categorieën de audittrail toe te passen; het openen, downloaden, bekijken of wijzigen van items, danwel item-eigenschappen; het in- en uitchecken van items; het verplaatsen en kopiëren van items; het verwijderen en herstellen van items. Ook het bewerken van contenttypes (inhoudstypen, het geheel van functionaliteiten rond een vooraf bepaalde documentsoort, zoals metadata, sjabloon, werkstroom, retentie) en metadatakolommen kan gevolgd worden indien gewenst. Apart kan ook het volgen van zoekopdrachten en autorisaties worden ingeschakeld. Overigens is het mogelijk om op hoog niveau (bijvoorbeeld sitecollectie) alleen de autorisaties te volgen om vervolgens binnen de settings van één of meer bibliotheken ook andere audittrail functies aan te schakelen.

De audittrail reageert ook op activiteiten via third-party software, dus bijvoorbeeld het bekijken van een document in een viewer. De informatie uit de audittrail wordt door het systeem vastgehouden voor een zelfgekozen aantal dagen.

Om rapportages van de audittrail te kunnen maken is het noodzakelijk eerst de rapportagefunctionaliteit van SharePoint in te schakelen. Vervolgens worden keuzes zichtbaar, waarbij ook audit log rapportages kunnen worden geactiveerd. Daar wordt ook een aantal out-of-the-box mogelijkheden voor rapportages aangeboden. De keuze voor een vaste locatie voor opslag van de locaties is waarschijnlijk een afzonderlijke bibliotheek in je recordcenter, zodat je verzekerd bent van een veilige bewaring van deze lograpporten. De logbestanden kunnen een aanzienlijke omvang hebben. Het is  zaak om een keuze te maken uit de hoeveelheid data die rapporten in potentie kunnen bevatten: overzichtelijkheid versus compleetheid. Omdat de weergave van loggegevens vanuit de SharePoint database voor de compliance-officer of recordmanager veel te raden overlaat, zijn inmiddels verschillende leveranciers in het gat gesprongen om aanvullende audit-trail software op de markt te brengen. Aanvullende functionaliteiten variëren van ‘vertaling’ van gegevens in leesbare taal (zoals user-ID’s naar leesbare namen) tot toevoeging van andere dan de OOTB geboden log-bare activiteiten. Zal proberen om één van deze producten in een evaluatieversie te beproeven.

Steeds meer organisaties maken de keuze voor SharePoint en allemaal komen ze voor de vraag te staan of ze SharePoint Online, de cloudversie, zullen gaan gebruiken met Office 365 of dat ze SharePoint 2010 lokaal, ‘on premises’, zullen implementeren. Zeker als je met recordsmanagement in SharePoint aan de slag wilt, zijn dit essentiële keuzes. Veel organisaties zullen niet meteen bekend zijn met de verschillen tussen beide versies en bovendien is de marketing voor Office 365 overweldigend: een genuanceerd verhaal is moeizaam te vinden (hoewel: lees deze blog van Danny Burlage van vorig voorjaar).
Zou het niet mogelijk zijn de beslissers van deze  organisaties van een eenvoudige beslisboom te voorzien waarmee initiële keuzes voor cloud of on premises eenvoudig zijn te maken? Of is dat te eenvoudig gedacht? In ieder geval zie ik organisaties soms keuzes maken, waarvan ik denk, als je al deze functionaliteiten wilde, dan lijkt Office 365 met SharePoint Online weliswaar een Zwitsers mes, maar is het eigenlijk een no go. Maar begrijpelijk is het wel, omdat het pay-per-use model van Office 365 aantrekkelijk is, zeker in economisch zwaar weer. Ik ga dan even voorbij aan functionaliteiten voor business intelligence en search. In beide is SharePoint Online beperkt. Check hier (Bijlage B) een uitputtende lijst van verschillen tussen SharePoint online en SharePoint 2010.

Zijn er redenen waarom uw organisatie een digitaal archief nodig heeft? Heeft uw organisatie uit compliancy-overwegingen een apart gepositioneerd digitaal archief nodig? Zijn er redenen waarom uw organisatie niet in de cloud wil of kan archiveren? Moet een digitaal archief administratief, functioneel en/of technisch apart beheerd kunnen worden? Ik hoor regelmatig terug dat de gewenste archiefomgeving een separaat beheer zal vergen: administratief en functioneel  door een recordmanager en door afzonderlijke autorisaties voor de dynamische omgeving en de archiefomgeving, technisch door plaatsing op een separate server, met een eigen backup en restore regime. Als deze overwegingen een rol spelen:  SharePoint Online in Office 365 biedt geen recordcenter. Wel is er de mogelijkheid om documenten ter plaatse te archiveren (‘in-place-records’), binnen de dynamische omgeving van SharePoint bibliotheken waarin dagelijks documenten worden aangemaakt en geplaatst. Als je er mee kunt leven dat archiefdocumenten en concepten in één en dezelfde omgeving worden beheerd, dan is in-place-records in SharePoint Online een optie. Een alternatief, maar zonder de specifieke functionaliteiten van een recordcenter, is het verplaatsen van records naar ‘gewone’ bibliotheken binnen de dynamische omgeving.

Maakt uw organisatie voor het documentenbeheer gebruik van dossiers? Heeft uw organisatie in een digitale omgeving een dossierfunctie nodig? En zijn dossiers slechts mappen om documenten met een zelfde onderwerp bijeen te houden of verwacht u meer van een dossierfunctie? Organisaties beschrijven hun functionele eisen en wensen aan een document management systeem vaak in algemene termen en vergeten dan hoeveel ze hechten aan specifieke dossierfunctionaliteiten. In gemeentelijke organisaties, waar het zaakgericht werken de laatste jaren een hoge vlucht heeft genomen, is dat wellicht anders, maar vaak vergeet men dat er hogere verwachtingen zijn van het dossier, dan SharePoint out-of-the-box kan inlossen. De voor SharePoint 2010 nieuwe documentset functionaliteit biedt dan wel voor het eerst (!) een dossierfunctie in SharePoint, deze is echter nog lang niet in volwassenheid te vergelijken met vergelijkbare functionaliteit van andere systemen in de markt. Wel kunnen documentsets nu als geheel gearchiveerd worden in het recordcenter. Maar let op: SharePoint Online heeft geen recordcenter en – erger nog – documentsets kunnen niet met in-place-records worden gearchiveerd.

Stel dat mijn organisatie, los van de beperkingen bij onder andere recordsmanagement, business intelligence en search, toch uit kosten- en beheersoverwegingen zou willen kiezen voor Office 365, hoe los ik dan mijn recordsmanagement problemen op? Als de online optie te kort schiet in functionaliteiten zou er gekozen kunnen worden voor een koppeling met een ‘on premises’ recordmanagement applicatie. Verschillende systemen bieden, al dan niet via derde partijen, hun koppelingen met SharePoint actief aan in de markt. Veel van deze RMA’s beschikken over volwassen, doorontwikkelde vormen van dossierbeheer. Een andere mogelijkheid is een koppeling met een recordcenter van een ‘on premises’ SharePoint 2010 omgeving. Een dergelijke ‘ hybride’ omgeving, bestaande uit een cloudversie en ‘on premises’ versie van SharePoint is technisch mogelijk. Het kostenvoordeel zal door eigen technisch beheer mogelijk verloren gaan. Bovendien waarschuwt Microsoft zelf tegen deze complexe combinatie: beheershandelingen worden bemoeilijkt en je moet wel over een volwassen governance over je SharePointomgevingen kunnen beschikken:

“Be mindful that there are no product features which will allow records administrators to manage records in both the on-premises and Office 365 environments in a central location.  Actions such as declaring records and retrieving auditing information would need to be conducted in both environments, and any underlying compliance configurations — such as content types and information management policies — would also need to be duplicated and maintained in the two environments. Organizations should consider the additional administrative resources required depending on the anticipated volume of regulated content.”

En we weten dat, zeker daar waar SharePoint gebruik nog in de kinderschoenen staat, governance een zorgenkind is.

Voor wie zich dagelijks, zoals ik, in de sociale media stort om zich op de hoogte te houden van ontwikkelingen in documentmanagement, recordsmanagement, SharePoint en alles daar om heen, is het toch nog gemakkelijk om net iets te missen. Een tweet, een blog, dat artikel of die ene Facebook update. Om iedereen zo aan het einde van 2011 ter wille te zijn, bied ik hierbij mijn eigen, geannoteerde ‘Blog gemist’. Een zap service met alle blogs van eric burger document management van 2011. Ik wens je fijne feestdagen en een prachtig 2012!

We quit what? E-mail? Het blog-jaar 2010 eindigde ik op de laatste dag met een kritische blik op de we-quit-mail of zero-email-policy activisten. Erg actueel ook weer, lees ook vooral de recente, uitstekende blog van Mark Fidelman.

AIIM Sharepoint Certificate Program De SharePoint 2010 Master Course van AIIM die ik in januari in San Francisco volgde biedt een degelijke basis voor de onderwerpen recordsmanagement en governance in SharePoint.

“It is the metadata stupid” Het op routeringsmetadata van CIA-documenten gebaseerde boek over Lee Harvey Oswald was een uitgelezen kans om het vakgebied in verband te brengen met mijn af en toe opspelende JFK-assassination fetisj. En leuk dat ik daarmee niet de enige was onder vakgenoten!

Verkiezingstijd: tijd voor politwoops! Een beetje in tegenspraak met mijn opvattingen over het belang van emailarchivering (laten we daar beginnen, voordat we ons druk maken over sociale media), maar deze was dan ook te leuk om te laten liggen.

SharePoint 2010 en recordsmanagement Eerste van 2011 in een reeks blogs over de mogelijkheden èn beperkingen van SharePoint 2010 voor de toepassing van recordsmanagement. Met bijzondere aandacht voor emailarchivering. Op basis van een whitepaper van RIMtech uit Canada,  een in recordsmanagement gespecialiseerde consultancy.

Enterprise Content Manegement: de toestand in de wereld Geschreven naar aanleiding van het periodieke Industry Watch onderzoek van AIIM naar ontwikkelingen en trends in de branche. E-mail staat (nog, weer) hoog op de prioriteitenlijst, maar “31% van de respondenten beschouwt e-mail management als ‘chaotisch’ (…) 39% slaat e-mailberichten nog altijd op in Outlook mappen (…) 27% heeft geen beleid dienaangaande.’

Een bekend DMS-probleem Op geen blog van 2011 kwamen zoveel reacties en retweets als deze. Mislukte DMS/RMA projecten raken blijkbaar een gevoelige  snaar onder de vakbroeders en –zusters. En terecht. Juist ook in de SharePoint-projecten zie je toch regelmatig weer dat een ontwerp- en testfase overgeslagen wordt. Totdat je eindigt als een artikeltje in Computable. En ik had nog gewaarschuwd…

Governance, recordsmanagement en SharePoint 2010 Governance, juist in SharePoint, is geen Y2K-achtige consultants’ uitvinding, zoals sommige boze blog tongen beweren. Dat mag en het hoeft van mij ook geen geld te kosten, maar de risico’s zijn reëel en zelfs Microsoft zelf noemt het ontbreken van een governance plan ‘a clear recipe for disaster’. Daar kan geen dislaimer tegen op, me dunkt.

SharePoint 2010, recordsmanagement en #kbenp11 Een verslag van het geslaagde  KBenP Zomerevent in juni. Mijn eigen optredens stonden in het teken van SharePoint 2010 & recordsmanagement en emailarchivering. Als teaser voor de cursussen van GO-Opleidingen.

Stuur je sociale media met vakantie! Sociale media hebben een verslavende werking. We willen niets meer missen. Soms is het goed om even van 2.0 terug naar niks te gaan.

“Dus u wilt documenten en email managen in SharePoint 2010?” Een productreview van DMF van Macroview (o.a. emailarchivering in SharePoint) en 360° van Software Innovation (voor zaakgericht werken).

In place records in #Sharepoint 2010: “a brilliant upgrade” voor #recordsmanagement? Ook deze blog deed gelukkig wat stof opwaaien. Hoe de twee belangrijke vernieuwingen in SharePoint 2010 (in-place-records en documentsets) tot stand zijn gekomen weet ik niet, maar ergens hebben de ontwikkelaars niet over de bovenrand van hun cubicle heen gekeken. Doodzonde.

#SharePoint 2010: de farms groeien, maar ook de issues naar aanleiding van een whitepaper van Enterprise Strategy Group, getiteld Managing SharePoint as a Business-critical Application. Goed, alarmerend stuk van ESG, heikele issues.

#SharePoint 2010 #recordsmanagement #DoD5015.2 gecertificeerd met Gimmal Soft Certificering van recordsmanagement applicaties blijft, zeker in aanbestedingsprocedures, een rol spelen. De meerwaarde van productcertificering hierbij is nog steeds een twijfelachtig voor mij, waar organisaties essentiële functionaliteiten als een RM-module of audittrail niet toepassen na aankoop. Zelfs de nieuwe doos van Gimmal Soft wast dan niet witter.

#Recordsmanagement in #Office365 en #SharePoint Online Office 365 i.c.m. SharePoint Online met het aantrekkelijke pay-per-use model wordt ons als nieuwste snoepje van de week voorgehouden. Aantrekkelijk is het zeker, ware het niet dat serieus recordsmanagement belemmerd wordt door in-place-records-only… Ik heb deze blog met plezier voor repost aangeboden aan SPC NL.

Uit de cursus #Recordsmanagement en governance in #SharePoint 2010 Voor wie een start of doorstart gaat maken met recordsmanagement in SharePoint 2010 en wil weten wat er nou wel en niet kan met out-of-the-box SharePoint.

#BYOD – bring your own device – de cloud en #recordsmanagement De consument bepaalt, ook in de werkorganisatie, steeds meer hoe, wanneer en waarmee hij of zijn werkt. BYOD is een onstuitbare trend, maar om te voorkomen dat we niet bij de informatie kunnen die we nodig hebben voor ons werk en om te zorgen dat anderen, onbevoegden dat juist wel kunnen: recordsmanagement en informatiebeveiliging.

#Recordsmanagement strategieën vergelijken met #AIIM Industry Watch: waar staat jouw organisatie? Het laatste onderzoek van AIIM, met verse resultaten. Prima benchmark: waar staat jouw organisatie met digitaal werken en digitaal archiveren?

“Managing emails as records and agreeing corporate classification systems are the biggest current issues. Social, mobile and cloud are the least pressing”

Het periodiek terugkerende onderzoek van AIIM naar de stand van ontwikkelingen in  recordsmanagement bij bedrijven en overheid is één van de beste benchmarks voor iedereen die in de dagelijkse praktijk  - commercieel of ambtelijk – op dit terrein bezig is. Deze AIIM Industry Watch, getiteld Records Management Strategies – plotting the changes heeft als invalshoek de toepassing van traditionele (op papier gerichte) recordsmanagement strategieën in een digitaliserende omgeving, nieuwe strategieën en de trends in investeringen in recordsmanagement oplossingen. De onderzoeksresultaten, vergaard in september/oktober jongstleden, geven een actueel beeld van recordsmanagement in organisaties, dat niet alleen benchmarking mogelijk maakt, maar ook richting kan geven aan keuzes voor de nabije toekomst.

De belangrijkste uitkomsten over de actuele stand van zaken:

-          AIIM constateert voor het eerst in zijn onderzoekscyclus dat de afname van papieren archivering in de onderzochte organisaties en bedrijven waarvan (26% overheid), groter is dan de toename;

-          Een organisatiebreed archiveringssysteem is het doel van 58% van de respondenten; slechts 9% heeft het gerealiseerd;

-          Gebrek aan steun van het hoogste managementniveau is volgens respondenten de belangrijkste reden om geen archiveringssysteem in te voeren;

-          Slechts 15% van de organisaties heeft een gedocumenteerd en werkend recordsmanagement beleid. Nog eens 15% heeft wel een beleid, maar het wordt niet toegepast;

-          Hoewel 80% van de organisaties over een risicomanagementbeleid beschikt, maar slechts de helft daarvan verwijst naar recordsmanagement;

-          E-mailmanagement is grootste issue.

De beantwoording van de vraag ‘hoe zou u de huidige recordsmanagement strategie voor digitale records in uw organisatie omschrijven’ is herkenbaar, maar daarmee ook wel wat wel wat ontluisterend:

-          15% heeft geen strategie voor digitale records;

-          31%  volstaat met ‘archive our file shares and backup our emails’

-          22% maakt gebruik van de RM functie in het documentmanagement- of ECM-systeem.

De vooruitgang in het streven naar een passende recordsmanagement strategie wordt door meer dan de helft van de respondenten positief gewaardeerd (zij het door de meerderheid als ‘langzaam, maar in de juiste richting’). Als belangrijkste dagelijkse zorg in dit streven geldt de boven dit artikel geciteerde emailarchivering (op een heel dikke eerste plaats).

De beantwoording van vragen over het gebruik van cloudtoepassingen voor recordsmanagement is interessant wanneer de vergelijking met voorgaande jaren wordt gemaakt. De zelfverzekerdheid van weerstand tegen archiveren in de cloud is weliswaar afgenomen (twee jaar geleden: 35% ‘no, definitely not’ tegen 16% nu), maar zowel de aantallen gebruikers als de voornemens tot adaptatie nemen maar schoorvoetend toe (samen van 8% naar 11%).

De belangrijkste trends voor de komende tijd:

-          Search en automatische classificatie zijn zichtbaar in de lift

-          Organisaties voorzien een toename in resources voor recordsmanagement (budget, staf);

-          Organisaties voorzien sterk stijgende uitgaven voor recordsmanagement software, d.w.z. voor recordsmanagement modules in ECM-systemen, e-discovery tools, e-mailmanagement;

-          De belangrijkste daling in uitgaven wordt voorzien in het outsourcen van beheer van papieren archieven en beheersystemen voor papieren archieven.

Een derde van de respondenten voorziet een lichte stijging in uitgaven en 13% een aanzienlijke stijging. Ook voorziet 29% een beperkt stijging in personele inzet. Ook in organisatorische en hiërarchische zin is een verschuiving zichtbaar naar rapportage aan IT-afdeling of Legal & Compliance.

De aanbevelingen van deze Industry Watch zijn ook weer zeker ter harte te nemen in organisaties die nu werk maken van digitaal werken en digitaal archiveren:

“Extending the use of an electronic records management system managing paper and physical records can be a good place from which to start managing electronic records, but bear in mind that many of the search techniques, access requirements and challenges of volume will be different.

Implementation of a records management system, whether local or enterprise-wide, will be more difficult if you do not have the right policies in place such as an Information Management Policy, an agreed Classification Scheme and a comprehensive Retention Policy.

As part of your Information Management Policy, include a strategy for where SharePoint will and will not be used, and how live documents created and managed in SharePoint are to be retained as records and managed for legal discovery.

Consider the same for documents created or accumulated in Finance, ERP, CRM and other line of business systems.

Keep your classification schemes simple and easy to use. Make as much use of automated classification as you can to encourage and support staff, and help them to cope with information overload.”

Het is de Week van Het Nieuwe Werken! Om een passende match te vinden tussen IT-besparingen, gebouwkosten, de eisen van de moderne werknemer en een veranderende werkcultuur (HNW – Het Nieuwe Werken) starten steeds meer bedrijven en overheidsinstellingen BYOD  of  ‘bring your own device’ projecten. Ook de door bedrijven en gemeenten zelf aan hun medewerkers verstrekte iPads passen in deze ontwikkeling naar het plaats- en tijdonafhankelijk werken. Vaak is er sprake van proefprojecten of experimenten. Tablets en notebooks worden vervolgens gebruikt voor zakelijk en privégebruik, zoals onze werk- en privétijd zich ook steeds meer vermengt. Goed voor de productiviteit èn de arbeidsvreugde.

Het werken op afstand is niet te stuiten, als een ‘freight train coming down the track’ zelfs en dat is mooi, voor bedrijf, werknemer en milieu. Wat opvalt in deze overgangsfase is de roekeloosheid waarmee organisaties zich in deze experimenten storten. Check Google en ‘bring your own device’ met ongeveer 73.100.000 resultaten: een aanmerkelijk deel gaat over beveiligingsissues. Toch zien organisaties het in de experimenten vaak een tijdje aan, voordat ze maatregelen nemen. Het gevolg is wel dat gevoelige bedrijfsinformatie ook ‘een tijdje’ in een onbeschermde omgeving verkeert. Documenten worden opgeslagen in  - privé – email-clients, op harde schijven of in consumer cloud services, zoals Dropbox, Google Docs en iCloud. Uit onderzoek is gebleken dat mensen vaak geen idee hebben waaraan ze zich hebben overgeleverd als ze documenten in deze consumer cloudoplossingen opslaan. Er zijn nauwelijks garanties op het gebruik van je informatie, op tijdige vernietiging, zelfs op het behoud van je account. Wat betreft hergebruik van in de consumer cloud opgeslagen informatie weten we vaak nauwelijks meer dan dat de provider informatie doorverkoopt aan derden zodat we personalized advertenties er voor terug krijgen. Of is de paranoia van Jeffery Deaver’s Broken Window toch niet zo ver weg?

Natuurlijk worstelen bedrijven en instellingen met het vinden van veilige oplossingen en zijn er inmiddels verschillende maatregelen in de markt. Virtualisatie met een sterk beveiligde toegang lijkt daarbij wel tot een minimumeis te behoren. Lees het recente Forrester Consulting onderzoek over virtualisatietrends. Zowel de bedrijfsomgeving, de applicaties als de data zijn daarmee losgekoppeld van het apparaat zelf. Een off-line modus wordt meestal ondersteund met synchronisatie. Daar is nog wel een risico, met op de harde schijf achterblijvende data. Ook daarvoor zijn maatregelen te treffen, met Mobile Device Management. Behalve de meer bekende functionaliteit van  remote wipe waarmee data op afstand kunnen worden gewist, kan de nieuwe generatie MDM software een beveiligingsbeleid opleggen, dat HR-richtlijnen voor de thuiswerker overbodig lijkt te maken:

“The two nonnegotiable elements to look for in an MDM system are the ability to enforce security policies and to wipe remotely all the devices you support. Policy enforcement typically calls for a small client to be installed on the device, which in turn communicates with the MDM server. The server typically interfaces with the LDAP directory to determine the employee’s location, department, job title, supervisor, and other information. From there, the user is typically assigned to a group for which there will be a default policy that may, for example, require a strong password that’s entered every time the device is turned on; ensure on-device file encryption; disable the camera; and specify which applications are allowed, banned, or mandatory.”

Naast virtualisatie en MDM is een gebruikersvriendelijke koppeling en synchronisatie met het recordmanagement management systeem een must. Medewerkers zullen informatie, documenten en email lokaal blijven opslaan als ze niet ondersteund worden met tools voor snelle toegang tot het digitale archief. Of dat nu lokaal – ‘on-premises’  – of in de private cloud wordt gehost.  Colligo lijkt dat begrepen te hebben met zijn nieuwe module Colligo Briefcase. Nu nog in beta, biedt Briefcase straks ‘Secure Access to SharePoint on the iPad, online or offline’. Voor SharePoint 2010 of SharePoint Online. En geen synchronisatie zonder beveiligingsmaatregelen, in Briefcase zelf of door compatibiliteit met MDM oplossingen.

BYOD vraagt om robuuste beveiligingsmaatregelen, om oplossingen vanuit ICT, niet alleen om ‘zachte’ afspraken tussen werknemer en bedrijf. De werknemer van nu zoekt anders zijn eigen weg in de comfortabele mogelijkheden van iPads, iPhones, consumer cloudoplossingen, emailclients, schijven en sticks. En daarmee is de werkgever van de thuiswerker eigenlijk verder van huis dan voorheen.

Het blijft een boeiende en inspirerende ervaring om die enthousiaste cursisten uit zo diverse bedrijven en instellingen aan tafel te hebben voor een cursus over recordsmanagement en governance in SharePoint 2010.  Wat vooral blijft verbazen (je moet je altijd blijven verbazen, dat is veel leuker dan cynisch worden), is de grote mate van overeenkomst in veel ervaringen rond SharePoint. Vrijwel altijd komt SharePoint ‘de achterdeur’ binnen in de organisatie door kleinschalige experimenten, veelal in de ICT-hoek van de organisatie. En omdat het experimentele karakter vaak een organisatebrede blauwdruk ontbeert komen tekortkomingen in de functionele inrichting en in het beheer pas laat aan het licht. Inmiddels zijn de documentbibliotheken, al dan niet voorzien van een eigenzinnige mix aan metadata, inhoudstypen, autorisaties en andere SharePoint functionaliteiten, volgestroomd met documenten.

Is dat dan een probleem? Ja dat is het wel, het wordt in de internetliteratuur zelf ook wel aangeduid met het wat viezige woord ‘content sprawl’ of ‘SharePoint sprawl’ en het betekent doorgaans het ongebreideld en ongereguleerd uitdijen van een SharePoint-omgeving. De gevolgen zijn: onoverzichtelijkheid in sitenavigatie, onvoorspelbaarheid in zoekresultaten, onbeheerde sites en risico’s voor het zorgvuldig bewaren van belangrijke content. En het verliezen van de beheersing over een tool als SharePoint kan het tot een monstrum maken waarvan de medewerker zich op den duur zal afkeren. En dan kwam het natuurlijk door het product en nooit door de mens.

De kracht van SharePoint zit niet in het gemakkelijk beschikbaar kunnen maken van een kek ogende opslaglocatie voor documenten (nou ja een beetje dan). Als je SharePoint alleen ziet als een ‘shared drive on steroids’ dan ga je voorbij aan de efficiencywinst en beheer mogelijkheden van de door SharePoint aangeboden hiërarchische aanpak. Zoals de hiërarchie in inhoudstypen, in autorisatie, in metadata. En hiërarchie vraagt om eerst denken, dan doen. Om een blauwdruk op corporate niveau en niet om anarchie en autonomie van de site-eigenaar. De voordelen zijn evident: het overerven van kenmerken van inhoudstypen bijvoorbeeld, maakt dat consistentie en ‘eenmalig-ontwerpen-veel-hergebruiken’ de beheerder en gebruiker ontlasten. Daarom probeer ik ook aan mijn cursisten over te brengen dat governance en een systematisch ontwerp hand in hand gaan. En besteden we zowel aandacht aan het beredeneerd opzetten van een inhoudstypen hiërarchie als aan je eigen rol in de governance van de SharePoint omgeving.

SharePoint en recordsmanagement is ook een kwestie van gestructureerd misverstanden ontrafelen. Ten eerste zijn daar de verschillen tussen de 2003, 2007 en 2010 versies die vaak aanleiding geven tot kritiek die feitelijk alleen een oudere versie geldt. Daarnaast kleven er aan recordsmanagement in SharePoint nog steeds issues  die maken dat je bijvoorbeeld wel met dossiers (documentsets) kan werken, maar niet in combinatie met in-place-records. Of dat je met Sharepoint Online / Office 365 wel kan archiveren, maar dan uitsluitend met in-place-records. Zodat het werken met dossiers (documentsets) in deze cloudvariant van SharePoint weer problematisch is. Kortom, je moet het wel allemaal eerst even weten, voordat je keuzes maakt en roept dat je voortaan ‘in the cloud’ gaat met je SharePoint.

Wat ook opvalt in de cursus, vooral in het zgn. ‘governance-spel’  is dat de kennis en het gestructureerde denken over documentsoorten, metadata, ordening, dossiers etc. (natuurlijk) juist ook bij de recordmanagers van de organisaties zit. Maar dat ze vaak bij de start van de SharePoint experimenten en de projecten links en rechts gepasseerd worden door andere belanghebbenden. Om niet als Calimero’s in de hoek te blijven zitten (lees: Not Sitting at the Grown-Ups Table: The Problem with Records Management van Cheryl Mckinnon) en de deskundige rol te pakken die hen toekomt op dit terrein is één van de grote uitdagingen voor de recordmanager in het SharePoint-tijdperk.

McKinnon: “Records managers who want to deepen their involvement in the business and technology planning activities for their organization need to understand that some risk is necessary […] change is inevitable. Innovation cannot happen without risk.”

De volgende cursus Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010 vindt plaats op  2 en 16 december, GO-Opleidingen, Voorburg

Hoewel het SharePoint platform met de 2010 versie een stijgende populariteit geniet, is de technische installatie, het voorzien in adequaat en deskundig technisch beheer en het voorzien in compatibiliteit met MSOfficeversies en andere software vaak ook een belasting die organisaties en bedrijven niet (meer) zelf willen dragen. Microsoft biedt als cloudservice Office 365 met SharePoint Online. Dus Office en SharePoint afnemen als dienst. Met opslag van data en documenten. Geen gedoe met inrichten en beheren van SharePoint farms meer, betalen per gebruiker en per extra Gb opslagruimte.

De recordsmanager die zich inmiddels heeft verdiept in de mogelijkheden en beperkingen van SharePoint 2010 zal zich zeker op de hoogte
moeten stellen van deze nieuwe Microsoftproducten en – diensten. Ik heb – puttend uit de openhartigheid van Microsoft zelf – wat recordsmanagement features van Office 365/SharePoint Online nader bekeken.

Eerder besprak ik de nieuwe voorziening ‘in-place-recordsmanagement’ in SharePoint 2010 die nu als optie naast het in MOSS2007 gecreëerde ‘recordcenter’ wordt aangeboden. In Office 365 wordt alleen in-place-recordsmanagement aangeboden, inclusief de functionaliteiten voor verwijdering, bewaartermijnen en ‘holds’ (opschorten van bewaartermijn). We weten inmiddels dat het werken met documentsets (de nieuwe ‘dossier’functie in SharePoint 2010) een ernstige beperking (en recenter: hier) heeft, omdat ze niet met in-place-recordsmanagement kunnen worden gearchiveerd.  Verder is de auditfunctie beperkter dan in SharePoint 2010. (Buiten de scope van deze blog: ook de
geavanceerde mogelijkheden voor business intelligence ontbreken, alsmede een aantal andere functionaliteiten. Voor een vergelijking tussen SharePoint Online en SharePoint 2010, zie Bijlage B ).

Een oplossing waar Microsoft zelf ook (en degelijk) over heeft nagedacht is om twee SharePoint omgevingen te creëren: eentje in de cloud met
SharePoint Online in Office 365 en één ter plaatse (‘on premises’). Microsoft beschrijft de ins en outs in zijn aanbevolen whitepaper Hybrid
Sharepoint Environments with Office 365 (september 2011). Komt er toch in het kort op neer dat je wel heel goede redenen moet hebben om hier aan te beginnen, omdat het belemmeringen met zich meebrengt voor zowel het functioneel beheer als het gebruik:

‘Creating and maintaining a hybrid design will introduce additional complexity to both SharePoint environments, including making changes to both the on-premises and Office 365 environment. Organizations must be in control of their existing SharePoint Server on-premises farm(s) and be confident they have a mature level of operational governance. ‘

En we weten inmiddels ook dat juist (gebrekkige) governance één van de grote knelpunten is in het succesvol beheren van SharePointomgevingen.  Recordsmanagers in het bijzonder zullen een handicap ondervinden:

‘Additionally, be mindful that there are no product features which will allow records administrators to manage records in both the on-premises and Office 365 environments  in a central location. Actions such as declaring records and retrieving auditing information would need to be conducted in both environments, and underlying compliance configurations – such as content types and information management policies – would also need to be duplicated and maintained in the two environments.’

Dat dus vast voor wat betreft het (functioneel) beheer. Maar ook de gebruiker wordt belemmerd doordat het niet mogelijk is de twee omgevingen dusdanig te koppelen dat de zoekmachine(-s) resultaten teruggeven uit twee omgevingen (‘it is not possible to search a single index and return content from both environments ranked together on the same results page.’) Microsoft doet de aanbeveling om de opslag en ordening van documenten helder te regelen binnen de twee omgevingen, omdat gebruikers anders gedwongen zouden zijn in de twee omgevingen aparte zoekacties uit te voeren. Maar eigenlijk is dat dan al de situatie, want hoewel er maatwerkmogelijkheden zijn om resultaten naast elkaar weer te geven, blijven de ranking, verfijningen en resultaatvolgorde toch gescheiden.

Microsoft maant tot voorzichtigheid bij het toepassen van metadata in de twee afzonderlijke omgevingen. De rijke mogelijkheden van ‘managed metadata’ waarbij metadata ook de opslaglocatie en bewaartermijn kunnen aansturen gaat wel verloren bij verplaatsing naar de andere omgeving (let wel: in een on-premises SharePoint 2010 omgeving is dit bij het werken met een afzonderlijk  recordcenter juist een arbeidsbesparende verrijking). Tagging, taxonomie, het (nieuwe) unieke document ID: gaat allemaal verloren bij verplaatsing (‘the fields will be blanked’).

Voor het werken met recordsmanagement in een hybride (cloud/on-premises) omgeving lijken mij de informatie-architectuur aanbevelingen van Microsoft wel te wringen, zeker als in-place-recordsmanagement afvalt als optie. Microsoft adviseert om vergelijkbare content op dezelfde plaats te managen (‘Users are more likely to work from a single environment’), maar biedt als (alternatieve?) strategie ook om informatie te organiseren ‘by security or compliance – Place content with specific access or compliance requirements in the same environment. This avoids the need to implement and maintain duplicate compliance policies, and it may reduce the burden of records administration across two environments.’

Voor een optimaal profiteren van de recordsmanagement mogelijkheden die SharePoint 2010 te bieden heeft, lijkt een on-premises implementatie me voor dit moment te verkiezen boven een Office 365/SharePoint Online uit de cloud, danwel een hybride oplossing.