Alle berichten in Uncategorized

‘We moeten ons meer gaan richten op de archivering van sociale media in organisaties, dat is bovendien een veel sexier onderwerp om de aandacht mee te vangen van het management.

O ja?  Al meer dan vijftien jaar lang gebruiken we in organisaties e-mail als communicatiemiddel. Sinds de invoering van kantoorautomatisering, netwerk en internet hebben e-mailberichten de papieren brief steeds meer verdrongen. Ondanks gebreken in authenticatie en archivering vertrouwen we steeds meer op dit medium. Het is gemakkelijk, snel en tegenwoordig vrijwel overal beschikbaar. Vanuit het oogpunt van een zorgvuldige vastlegging van transacties, (formele) handelingen en besluiten is het echter voor overheid en bedrijven ook een risicovol instrument in de bedrijfsvoering.

Verdrinken in e-mail

Slechts weinig organisaties hebben hun e-mailarchivering in de hand. Een recent Gartner-rapport (Building an e-mail retention strategy, juli  2010, zonder betalen, maar met achterlaten van gegevens hier of liever Gartner betalen hier) zegt dat organisaties ‘verdrinken in e-mail en het vaak moeilijk vinden het probleem beheersbaar te maken.’ Zo ondervond ook (of zelfs?) het Witte Huis dat het bewaren van e-mails over de meest politiek gevoelige aangelegenheden in de periode 2003-2007 was mislukt en er dientengevolge miljoenen berichten ontbraken. Maar ook Nederlandse gemeenten, rijksoverheidsinstellingen, ZBO’s en bedrijven worstelen met ditzelfde probleem. Het uitvaardigen van een nieuw e-mailprotocol aan de medewerkers of een nog  langere disclaimer onder het bericht lijken het tij niet te kunnen keren.

Sinds kort vinden nieuwe ‘sociale media’ hun weg van het privé-domein naar het zakelijke: ook overheid en bedrijven gaan intern en extern communiceren via twitter, chat, blogs en facebook. Ook hier maken enkelingen zich zorgen om de mogelijkheden om deze communicatievormen afdoende voor bedrijfsvoering en verantwoording vast te leggen. Maar het is ver voor de troepen uit marcheren als we niet eens in staat zijn om de relevante e-mails van gisteren en vandaag te archiveren!

E-mail, e-mailgebruik en e-mailprogramma’s hebben tal van nadelen die we moeten tackelen, willen we de e-mailberichten die er echt toe doen, kunnen vastleggen. Dat zijn dus zowel functionele, als technische en sociale factoren. De mailserver is geen archiveringsmedium. Backup tapes en – schijven zijn niet geschikt als archief. ‘Restoring old e-mail from backup tapes is an expensive process that is fraught with Legal and technical risks.’(Gartner). Ook PST-files falen in de praktijk als betrouwbare archiefoplossing (zie ook het Gartnerrapport voor een opsomming van risico’s).

Ook de AIIM wijst in het periodieke en gezaghebbende State of the ECM industry 2010 op basis van enquêtes op  de risico’s: ‘56% are not confident that “emails related to documenting commitments and obligations made by their staff are recorded, complete, and retrievable”. This has improved only slightly from 61% over the last 2 years. Even amongst those who have full ECM systems, 49% lack confidence.’

Bewaarstrategie voor e-mail

De markt heeft ons enerzijds producten gebracht (zoals e-mailprogramma’s ) die ons met archivering niet terwille zijn. Tegelijk biedt de markt kansen om in ieder geval de technische en functionele tekortkomingen te lijf te gaan. Maar al met al lijkt e-mailarchivering een samenspel van beleidsmaatregelen, technische en functionele oplossingen noodzakelijk te maken. Organisaties beschikken vaak niet over een bewaarstrategie voor e-mail, aldus Gartner in boven genoemd onderzoek. In een eendaagse cursus (30-11-2010 of 12-04-2011) zal ik nader ingaan op de uitwerking van een bewaarstrategie. In het kort:

Stel eerst een competent projectteam samen, bestaande uit (eind)gebruikers, ICT, jurist(-en) en recordsmanagers. Bepaal vervolgens de aard en inhoud van ontvangen en verzonden berichten in de organisatie. Vervolgens kan aan de hand van de relatieve en absolute omvang van de verschillende categorieën één  – of zo nodig meer – strategie worden bepaald voor de tijdelijke en eventueel permanente  opslag. Het rapport wijst daarbij op de voor- en nadelen van de verschillende oplossingen. Een volgende stap is het bepalen van de methode waarmee emailberichten kunnen worden geclassificeerd; ‘perhaps the hardest operational aspect of a mail retention program.’

Interessant zijn de verschillende opties die Gartner voor classificatie beschrijft. Bij de overheid kom ik voornamelijk goed bedoelde pogingen tegen om emails handmatig door eindgebruikers te laten toevoegen aan een document management systeem of recordsmanagement applicatie. En ik ken geen archiefbeheerder die geen serieuze tekortkoming ziet in deze aanpak. Zelfs de grootste archiefknop in Outlook lijkt geen aanmoediging voor medewerker en manager om een betrouwbare en volledige afspiegeling van zijn of haar emailverkeer te bewerkstelligen. En laten we alsjeblieft niet doen of email te persoonlijk of te privé is om ze vast te leggen voor bedrijfsvoering- of verantwoordingsdoeleinden. Natuurlijk stikt het van de afspraken, transacties, al dan niet stilzwijgende goedkeuringen etc. in emailberichten.

Automatische classificatie

Een alternatieve mogelijkheid voor classificatie die het Gartner-onderzoek beschrijft is geautomatiseerde classificatie: ‘significantly more succesful than user based classification in that the element of reliance on proper user behavior is taken out of the equation.’ Over de mogelijkheden, voor- en nadelen later meer.  Het is vreemd dat we onze emails in organisaties wel voor kortere of langere tijd op mailservers laten opslaan en ICTbeheerders laten bepalen hoe lang en hoeveel, terwijl we tegelijkertijd als recordsmanagers ons de archivering en hervindbaarheid laten ontglippen. Een vorm van automatisering bij opslag en classificatie is daarbij onontbeerlijk geworden. En het ouderwetse archiveringshandwerk voor e-mail? Dat is dus ouderwets.

Toevoeging 09-11-2010: Lees ook de uitstekende blog van Ingmar Koch over dit onderwerp

Zo, Archiefvisie-tweets uit de virtuele fontein. Duurt even (ook het laden…) maar dan heb je ook wat hoor. Maar wel gedoe. Ik denk dat ze bij twittterfountain nog wel even goed moeten kijken naar de gebruikersvriendelijkheid van het app-je. Want mij lukte het alleen om dit feestelijk bewegende ding in mijn (WordPress)blog te embedden met de hulp van mijn fijne sitebouwer van De Spinnerij. Maar goed, het staat er nou. En we kunnen de komende dagen en weken gaan zien hoe de tweeps, die zich in de visiediscussie van het ministerie van OCW hebben gestort, hun kritische, opruiende, ondersteunende of hilarische tweets plaatsen. Live en as-we-speak.

Archiefvisie is een project van het ministerie van OCW, waarin de beleidsambtenaren – voor het eerst! daar is moed voor nodig!  – de beleidsvoorbereiding laten ondersteunen met een discussie op het internet, waarin de deelname in principe vrij is voor alle geinteresseerden. Hoe moet het overheidsbeleid ten aanzien van archieven (van overheid, maar ook van prominente particulieren) worden ingericht, hoe moet het georganiseerd, hoe gaat de overheid om met digitalisering, duurzaamheid en archiefselectie. Wat op zich al interessant is aan deze online visiediscussie (waarover later, na afloop van het project ongetwijfeld meer) is hoe de participantengroep zich manifesteert. Want inmiddels doen er bijna driehonderd mensen mee (als volger of met bijdragen) aan de discussie op Linkedin (group Archiefvisie). En daarvan zijn er nu bijna 70 die zich op Twitter bewegen. Dat is dus een beperkt deel, nog geen vijfde, van het totaal! De tweeps vormen dus een kleine 2.0-voorhoede in het vakgebied. En ondergetekende mag optreden als online moderator voor de discussie en de Twitterpagina.

Ben benieuwd of en hoe deze nieuwe vorm van 2.0 beleidsvoorbereiding zich zal voortzetten na de nodige evaluatie. En hoe zich de eventuele uitkomsten verhouden tot de in het regeeraccoord van Kabinet Rutte/Verhagen aangekondigde bezuinigingen op de archiefsector. Want even leek er hoop te gloren toen de hoofdtekst sprak van het met rust laten van het Nationaal Archief. Maar toen was er nog niet goed naar de kleine lettertjes gekeken van de bijlagen (25% korten van de Regionale Historische Centra en onderbrengen van deze RHC’s bij de provincies). Maar daarover later vast meer…

Ja sorry, maar ik kan niet anders bedenken dan dat het leest als eerste klas ECM-consultants’ porno. Of in ieder geval vind ik het een must-read voor DIV – en informatiemanagers, ECM-consultants, archiefinspecteurs en archivarissen en verder gewoon iedereen die betrokken is bij digitale archivering in overheidsorganisaties. En voor al deelnemers aan informatie- en archiefopleidingen.  Ik vraag me af of er één (overheids-)organisatie binnen of buiten Nederland bestaat, waarvan het mislukken van een DMS/RMAproject  zo pijnlijk nauwgezet is geëvalueerd èn waarvan het verslag  wereldwijd beschikbaar is gesteld. Nou waren evaluatie en publicatie in dit geval ook niet de keus van de organisatie zelf.

http://georgewbush-whitehouse.archives.gov/news/releases/2006/11/images/20061122-2_p112206pm-0062-515h.html Op 30 augustus jl. heeft CREW (Citizens for responsibility and ethics in Washington), de Amerikaanse onafhankelijke waakhond voor ethiek in de politiek, The Untold Story of the Bush Whitehouse Emails gepubliceerd. Het ruim vijftig pagina’s tellende rapport doet gedetailleerd verslag van het mislukken van opeenvolgende projecten voor digitale archivering van emails van en naar het Witte Huis, in de periode 2002-2006. Het bijzondere, voor vakgenoten, aan het verslag is de combinatie van technische en functionele details en procesinformatie over de projecten. Je ziet als het ware gebeuren waarom miljoenen emails (jawel) verdwenen zijn. En dat uit een turbulente  periode van het Witte Huis voor zowel de buitenlandse politiek (Irak-oorlog) als de binnenlandse (Scooter Libby schandaal, rond de CIA-agente Valerie Plame).

Ignoring repeated warnings from officials in OA [Office of Administration] and the National Archives and Records Administration (NARA), the White House chose to continue with a seriously deficient stop-gap method for storing emails. Just as troubling, it wasted millions of dollars and years of work developing an electronic record keeping system that it abandoned on the eve of deployment for very dubious reasons, including the system’s inability to separate presidential and personal records, even though this resulted from an earlier decision by OA’s counsel that the system need not have this function. [pg. 1]

Technisch/functioneel is het verhaal even interessant  – als je wat hebt met archiveringssystemen – als procesmatig.  Doordat de medewerkers van Bush, die in januari 2001 in het Witte Huis trokken, in de campagne gewerkt hadden met Microsoft Outlook/Exchange wilden ze Lotus Notes vervangen door Outlook. Maar in 1994 had de Clinton administratie al laten voorzien in een email archiveringssysteem (ARMS) voor de emails in Lotus Notes, o.a. om te voldoen aan de Presidential Records Act. De migratie naar Outlook werd ingezet, maar al snel bleek archivering via ARMS onmogelijk. Het rapport beschrijft hoe achtereenvolgens tekortschietende ad hoc oplossingen werden ingezet, terwijl de migratie gewoon door ging. Een oplossing om tussen Exchange en ARMS een interface te bouwen mislukte. En hoewel de interface bij de bouw al niet voldeed, werd toch besloten om tegen aanzienlijke kosten de uitrol uit te besteden. Na twee jaar werd het project stilgelegd. Hoewel onderkend werd dat de migratie naar Outlook nu een risico was voor het behoud van de emails, werd de overstap doorgezet. Uiteindelijk werden de Outlook mails opgeslagen in .pst files, waarbij medewerkers of uitzendkrachten handmatig metadata toevoegden. Zowel de Office of Administration (OA)van het Witte Huis als het Nationaal Archief (NARA) hebben de risico’s gerapporteerd:

OA soon concluded the “[r]isks for potential mistakes are very high.” According to Mr. McDevitt, the process was “primitive,” and the then-White House chief information officer admitted journaling was a “temporary” solution that was not “a good long-term situation.” OA’s management regularly discussed concerns about email archiving in the Exchange system before the large-scale rollout of Exchange in early 2003. The National Archives and Records Administration, charged with administering federal record keeping requirements, also recognized the risks inherent in the stop-gap solution. A key NARA employee described the system as “a ‘message collection system’ even though we all understand that it hardly qualifies as a ‘system’ by the usual IT definition.” NARA pointedly warned the White House emails were not being safely preserved and that the White House was “operating at risk by not capturing and storing messages outside the email system.” Despite these concerns,“[a] decision was made to proceed with the transition to Exchange Outlook with the focus on manual processes for record keeping and searching.” OA advised NARA the White House did not have “any choice” about whether to implement Exchange because it had received “a mandate from higher authorities.” [pg 5-6]

 Het rapport vervolgt met de falende noodoplossingen die elkaar in rap tempo opvolgden. Uiteindelijk wordt dan door een nieuw team van OA, het zgn. Message Store Team (MST) onderzocht hoeveel emails er nu zoek zijn geraakt. Uit documentatie van het team blijkt onder andere dat adequate archiveringsprocedures in het Witte Huis ontbreken en dat de archivering van emails chaotisch is. Terwijl een structurele oplossing voor een records management applicatie (die men deze keer off the shelf wil aanschaffen) onderweg is, blijken politiek gevoelige vragen, zoals over Hurricane Katrina, niet te beantwoorden. Er blijken uit het onderzoek van MST vele honderden dagen uit de regeringsoperiode Bush, waarin het aantal emails nul bedraagt. En honderden dagen waarin het aantal veel kleiner is dan verwacht mocht worden.

 Het rapport gaat vervolgens in op de ontbrekende emails uit het archief van de Office of the Vice President (OVP). Daarbij vallen de ontbrekende emails ook nog samen met cruciale dagen uit de Valerie Plame affaire. Eind 2005, toen de emailproblematiek dus al enkele jaren had voortgeduurd, kwam men op de gedachte de backuptapes te gaan analyseren. Daarbij is Scooter Libby’s mailbox niet hersteld, maar dat kwam ook omdat Libby niet (meer?) op lijsten voorkwam:

Given Mr. Libby’s function of serving the vice president, his title in October 2003 of Chief of Staff to the Vice President, and his indictment two months earlier as a result of the special counsel’s investigation, the apparent failure of the Bush White House to restore and search his mailbox is both inexplicable and deeply disturbing. [pg 23]

 En zo gaat het door en door. Wat er nu uiteindelijk terechtkwam van het aan te schaffen (‘off the shelf’) systeem (ECRMS genaamd, op basis van Documentum programmatuur van EMC)?

Funding for the first phase of the plan was not approved until June 2007, many months after the Bush White House cancelled ECRMS. Even then, OA delayed moving forward on the project, and instead sought quotes for a pilot email and electronic records management system to be put in place by the end of August 2007, with a full roll-out to follow. OA awarded the sole-source contract for this pilot to EMC, the company that made Documentum and a related software product called EmailXtender, because it had the only system that met federal information processing standards and certifications and was NARA-approved. (…)

 The documents do not provide a full picture of what happened between June 2007 and the end of the Bush administration, but it is clear the White House did not implement any automated records management system that effectively archived email. (…)

 Moreover, contrary to [Chief Information Officer] Ms. Payton’s claim before Congress in February 2008 that OA was in the process of deploying Documentum, the system was not even close to being deployed at that time. (…)

In other words, seven months after Ms.Payton’s testimony and nearly two years after OA cancelled ECRMS, the Bush White House still had failed to deploy any replacement system, and clearly could not do so before the end of the administration. 

The documents do not shed any light on why deployment of EMC’s Documentum and EmailXtender system took so long, and why it was not in place before the January 2009 [Bush/Obama] transition. [pg 34-35]

Het Nationaal Archief (NARA) was in 2007, onder andere door een eerder CREWrapport over dit onderwerp, op het spoor gekomen van de omvang van de emailproblematiek. Twee jaar lang was er geen contact geweest tussen NARA en Witte Huis en dacht men op het archief dat de implementatie van ECRMS voorspoedig verliep. Het rapport gaat verder in op de pogingen van het Witte Huis om de macht van het Nationaal Archief in te tomen en informatieverstrekking naar het archief te frustreren.  En dat terwijl het Nationaal Archief er op uit was om het Witte Huis met advies en ondersteuning te helpen om het verlies aan belangwekkend archiefmateriaal te beperken en uiteindelijk in de toekomst te voorkomen.

The Untold Story: schokkend –  en een staalkaart van voorbeelden-hoe-het-niet-moet…

 Afb.: http://georgewbush-whitehouse.archives.gov/news/releases/2006/11/images/20061122-2_p112206pm-0062-515h.html

We zijn thuis ontzettende Godin-fans. Dan vind je wat en een dag later schrijft hij het zelf! Seth Godin schreef het van de week ook:  ‘if you get a little out of sync, just a little, it’s painful. One more reason you might want to stop reading this and check your feeds.’  Dus op een gegeven moment heb je zoveel feeds te volgen dat je door de digitale bomen het bos niet meer ziet. Laat staan dat je werkelijk  ‘in contact’ bent met je virtuele vriendengemeenschap. Moet je toch keuzes gaan maken, maar wat als je wat mist? En welke netwerken gaan er dan afvallen? Privé maar ook in het werk proberen we de zaak onder controle te houden en willen we graag niks missen, van relevante discussies, de blogs van de vakgenoten en die duizenden nieuwtjes die via twitter tot je komen.

 ‘The alternative is to be a lot out of sync’, zegt Godin.  En dat dat niet per definitie slechter hoeft te zijn. In ieder geval dacht ik met het consolideren van mijn digitale kanalen een soort van begin te maken door mijn sinds jaren ongebruikte Hyves-account eens op te zeggen.  Nou zal ik er eerlijk bij vertellen dat dat ook ingegeven was door mijn initiatief om een Facebook-account aan te maken.

Maar sociale media zelf doen hun naam geen eer aan: als je bijvoorbeeld uit de warme schoot van Hyves wilt losbreken, laat het bedrijf (met naar eigen zeggen 9 miljoen  – actieve? –  accounts) je niet zonder het uitoefenen van emotionele druk vertrekken. Bij iedere klik naar de virtuele uitgang van deze gemeenschap word je duidelijk ingewreven dat je wel een heel rare wereldvreemde asociaal moet zijn om zo’n onzalig plan op te vatten.  ‘Wil je toch je profiel verwijderen, hiermee mogelijk al je vrienden verliezen, geen verjaardagskrabbels meer ontvangen en belanden in een sociaal isolement 😉 klik dan hier.’ Ja, er staat een knipoog. Maar je hoeft volgens mij geen onzekere puber met suicidegevoelens te zijn om je toch ongemakkelijk te gaan voelen. Vooral omdat het dan nog niet is afgelopen en je bij de vervolgstappen ook wordt aangesproken op je afwijkende (want waarom willen de andere 9 miljoen dan wel, etc.) gedrag: ‘Hoe heeft het zover kunnen komen?’

Misschien zou het mensen niet zo moeilijk mogen worden gemaakt. Wil je out of sync zijn met de viruele wereld en zijn virtuele vriendschappen, laat die vrijheid dan vooral niet beperkt worden door dit soort, door puur  commerciële motieven  ingegeven sociaal-psychologische druk en trucs.  Sommigen raken,  blijkens kleine sociale media gerelateerde berichtjes, toch al genoeg verstrikt in een netwerk van echte en virtuele leugens en on-werkelijkheid.

Het filmpje is gruwelijk en intrigerend, het roept ook de associatie op met videogames die we spelen of hebben gespeeld. Met het verschil dat dit echte doden en gewonden zijn. En probeer eens met de blik van de piloot te kijken (je mag maar één keer kijken) en dan beslissen: schieten? Ik weet niet of ik nou een wapen zag. Maar dat busje? Leek me niet vijandig. Maar wij kijken vandaag  even met de blik van de archivaris.

Wikileaks is een internationaal collectief dat klokkenluiders ondersteunt met het publiceren van geheime documenten en ander materiaal, waaronder bovengenoemd filmpje.  Dagelijks worden deze filmpjes gemaakt door luchtmachtpiloten, zoals deze Amerikaanse Apache helikopterpiloten in Afghanistan. Maar natuurlijk ook door Nederlandse piloten. De films dienen ter verantwoording achteraf. En ook om de bedrijfsvoering (het oorlogsbedrijf in dit geval) verder te vervolmaken, voor wat betreft tactiek en wapengebruik. Omdat de camera’s tegenwoordig – anders dan in WOII, toen ze in vliegtuigen  ook al werden gebruikt voor dit doel –  een nummerplaat op 4 KM afstand kunnen lezen, tonen ze ook de aard en gruwelijkheid van de moderne oorlogvoering in detail. Omdat in dit specifieke incident twee medewerkers van Reuters persbureau waren betrokken (ws. een camera dus voor een granaatwerper (RPG) aangezien) heeft het bureau, overigens vergeefs,  een beroep op de Amerkaanse WOB (FOIA) gedaan. Uiteindelijk is het fimpje via Wikileaks gelekt en toch in de openbaarheid gekomen.

Archivering bij de overheid dient ter ondersteuning van de dagelijkse bedrijfsvoering,  de verantwoording  en (later, o.a. historisch) onderzoek. Iedereen in het vakgebied kent deze driedeling in deze of andere bewoordingen. Vroeger was er Het Archief: daar werden al die papieren documenten opgeborgen waarvan helder was dat dat archiefwaardig was. Maar nu, er zijn zoveel digitale uitingen van verschillende vorm en aard en er kan zoveel van worden vastgelegd! Hoewel er vroeger wel eens ‘objecten’ in het archief terecht kwamen (herinner ik me correct  een paar handboeien bij het Nationaal Archief?), is het begrip ‘object’ in het digitale tijdperk hier en daar synoniem geworden met ‘document’ (vgl. ISO15489-1: document – recorded information or object (‘vastgelegd object’ in NL-versie)  which can be treated as a unit).  En uiteindelijk is ook in de Archiefwet  ‘de vorm’ van archiefbescheiden niet relevant (Archiefwet 1995, art. 1c).

Archivering bij de overheid dient behalve verantwoording en bedrijfsvoering ook historisch onderzoek. Het duurzaam opslaan en toegankelijk maken van overheidsarchieven moet het mogelijk maken om op een later moment een beeld te vormen van het handelen van die overheid. In zijn interactie met de samenleving, maar ook in de interactie met andere samenlevingen, zoals de Afghaanse. Natuurlijk is er het buitenlands beleid en het uitzendingsbeleid en zijn er documenten, van Defensie, van Buitenlandse Zaken.  Zou het beeld van een high-tech oorlogvoering niet beter belicht kunnen worden, dan met aanvulling door dit soort videomateriaal? Maar hoe weten we hoe representatief dit filmpje is, bij gebrek aan meer? En wat heb je er aan zonder context? Of blijven we toch maar liever lachen om de officiële releases van filmpjes als ‘the luckiest man in Iraq’ (Norman Schwarzkopf, 19 jaar geleden).

Een volgende keer meer over de 91.000 documenten uit de Afghan War Diary van Wikileaks.