Alle berichten in SharePoint Online

Organisaties en bedrijven Waar naar toe? foto: Eric Burgerkomen er gemiddeld na zo’n twee jaar SharePoint achter dat vrijheid-blijheid voor de eindgebruikers niet automatisch tot zelfregulering en tevredenheid leidt. Ik heb er geen onderzoek naar gedaan hoor, maar in mijn adviespraktijk en cursussen hoor ik niet veel anders lijkt het wel. De weg naar governance, strakkere touwtjes, straffere site provisioning is dan vaak een weg terug van de vrijheden van de site eigenaars. Maar wel noodzaak, als je nog enig zicht wilt houden op een uitdijend landschap aan sites, bibliotheken en mapjes. Zo’n spaghetti wordt ook wel SharePoint sprawl genoemd. En daarin raken ‘die laatste versie’ en ‘dat besluit dat bewaard moest blijven’ hopeloos zoek. Als er al aandacht was voor archivering in die SharePoint installaties. Lees verder

Organisaties en bedrijvenRemembrance & Surveillance foto: Eric Burger met een SharePoint 2010 on premise omgeving staan voor de keuze: upgraden naar 2013 on premise, of naar de cloud met Office 365 en SharePoint Online. De portemonnee zegt ja, de onderbuik misschien voorlopig nog nee. Cloud = eng, er is nog veel onzekerheid over veiligheid van de data. Wel willen we onze waardevolle bedrijfsinformatie, waar dan ook opgeslagen, veiliger kunnen beheren. Dat is lastig, want tegelijkertijd wordt intern steeds grotere transparantie en openheid betracht.

We willen de toegankelijkheid van onze bedrijfsinformatie ‘open, tenzij…’, omdat medewerkers en managers sneller (en goedkoper) tot resultaten komen als ze zelfstandig, dus zonder vragen stellen aan  – en tussenkomst van –  informatiewerkers of secretariële medewerkers de correcte informatie kunnen vinden. En dus zullen we ruimhartiger moeten autoriseren en de informatie niet alleen vindbaar moeten maken, maar ook met zo min mogelijk inspanning van status- en procesinformatie voorzien.

‘Open, tenzij…’ is een mooi streven, maar vraagt ook om adequate maatregelen voor de beveiliging van informatie. Want vertrouwelijke informatie mag niet per ongeluk, expres of zonder waarborgen bij onbevoegden terecht komen. En dat is steeds lastiger te organiseren wanneer we weinig centrale grip (willen) hebben op autorisatiebeleid. Medewerkers vertrekken, externen hebben tijdelijk toegang nodig tot informatie…

Hoe regelen we dat zonder de informatie zelf uit te sluiten van toegankelijkheid met autorisaties? Lees verder

Microsoft mochtVeiligheidsmaatregel - foto: Eric Burger recentelijk nog significante stijgingen van de verkoop van Office 365 abonnementen noteren. Waar SharePoint in Office 365  – sinds 2011 op de markt – aanvankelijk in functionaliteiten achterliep op  SharePoint on premise, biedt de cloudversie van SharePoint sneller en frequenter nieuwe functionaliteiten dan de on premise variant. En lijkt de business nu steeds zelfverzekerder de keuze voor de cloud te maken. Check ook vooral deze boeiende presentatie van Dan Holme op SPC14 over de veranderende kijk op de relatie business/ICT door de cloud. Mooi allemaal, die voortvarendheid, maar hoe zat het ook weer met compliance, het werken volgens externe regelgeving en normen en zelf opgelegde regels en afspraken? Zijn we anders gaan denken over bezwaren tegen de cloud? Lees verder