Alle berichten in SharePoint 2010

Precies een jaar geleden publiceerde ik mijn blog over certificering van recordsmanagement applicaties (RMA) op basis van NEN2082 Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur (juni 2008). Mijn punt was dat markt en klanten elkaar gek maken met de absolute waarde en waarheid van deze norm, terwijl een relativering ten opzichte van de certificering en de inhoud van de norm wel op zijn plaats is. De blog werd gelezen en gewaardeerd, waar ik blij mee ben. Op dat vlak van RMA normering zijn sindsdien nog interessante ontwikkelingen waar te nemen in ons vakgebied en in de markt die ik hier graag wil delen.

DoD5015.2 en SharePoint

In november 2012 ontmoette ik bij SPC12 in Las Vegas Donald Lueders van de aanbevolen blog sharepointrecordsmanagement.com. We kwamen in gesprek over certificering van recordsmanagement applicaties. Hoewel hij als expert juist betrokken was geweest bij certificeringen op basis van DoD 5015.2-STD kondigde hij in ons gesprek aan de knuppel in het hoenderhok te gaan werpen. En juist ook door het beeld dat in de markt aan het ontstaan was over SharePoint en recordsmanagement, want, aldus Lueders  ‘the DoD Standard is probably the single biggest reason so many misinformed people have so often claimed that ‘you can’t do records management in SharePoint.’ Vergelijkbaar met de situatie in Nederland, waar SharePoint voor recordsmanagement ook alleen gezien wordt als ‘goed’ als het gecertificeerd is.  In een artikel op de pagina’s van AIIM in mei van dit jaar – en onlangs nog eens met een meer persoonlijke noot –  lichtte hij zijn bezwaren tegen de norm toe.

Ten eerste, stelt Lueders, is de DoD5015.2 ontwikkeld vanuit de gedachte dat een systeem exclusief voor recordsmanagement is bedoeld, terwijl al snel systemen geïntegreerd document management èn recordsmanagement gingen aanbieden, later uitgebreid tot complete ECM platformen. Daarbij moeten de eisen van de norm, anders dan bij de NEN2082, onverkort en zonder uitzondering gehonoreerd worden om het certificaat te verkrijgen.

Ten aanzien van de inhoud van de norm gaat Lueders nog een stap verder:

“That said, there are about 170 unique functional requirements in the DoD 5015.2 and I can tell you from experience that all but a very few of them are either irrelevant, obsolete, over-engineered or completely unnecessary for managing the final stages of the information lifecycle of unstructured electronic content given today’s technology.”

Lueders stelt verder dat de metadata-eisen die de norm stelt zo vergaand zijn dat  ze “almost certainly impose an undue burden on any organization’s end users and would undoubtedly result in an extremely low (perhaps even zero) adoption rate.” Kan het hier alleen mee eens zijn, want hebben we in het verleden niet te vaak geprobeerd om gebruikers archiveringssystemen op te leggen waarbij de handmatig toe te voegen metadata iedere lust tot opslag ontnam?

Ook de vereisten voor emailarchivering worden door Lueders gehoond:

“Is it nice, for example, to be able to classify an email and all four of its attachments into different categories across the file plan, each with its own unique set of metadata and each with a link to the email and the other attachments?  Yeah, sure.  Will anyone in a real world implementation ever actually do that for one email, much less the multiple email records they may have to declare every day?  No, absolutely not.”

Zijn kritiek hier raakt aan wat voor hem de kern is, namelijk dat de norm vergaande eisen stelt die niet allemaal nodig zijn om een document door de tijd heen te behouden. En dat eisen bovendien in software of maatwerk moeizaam als standaardproduct zijn aan te bieden of voor een groot aantal organisaties echt relevant.

NEN2082 en Decos

Herkennen we dat niet van de Nederlandse situatie met de NEN2082? Dacht van wel. Hadden we lange tijd wel gecertificeerde en niet-gecertificeerde oplossingen, inmiddels kunnen we ook inzicht verwerven in het certificeringsproces zelf. Want wat koop je nu precies als je een NEN2082 gecertificeerde RMA oplossing koopt? Het stempel zelf zegt zo weinig, zeker als je de norm kent en weet hoe onmogelijk het is deze onverkort toe te passen.

Decos was één van de eerste gecertificeerde producten. Decos 5.2 is net als twee voorgaande releases gecertificeerd. Maar Decos is zo transparant geweest de toepassing van de norm artikel voor artikel toe te lichten. In een 168 pagina’s dik document wordt gedetailleerd beschreven hoe het artikel geïnterpreteerd is (dat is ook wel nodig, de norm vereist hogere archivistische exegese), een voorbeeld van de toepassing met schermafdrukken en een beoordeling door de auditor. Een enkele keer vereist het interpreteren wel wat bochten wringen en tautologisch woordenspel (“voorzover het realiseerbaar is dat de RMA die metagegevens kan extraheren, de RMA dat ook daadwerkelijk mogelijk maakt”), maar het wordt voor een klant wel eindelijk helder wat de mogelijkheden van het systeem zijn. Want sommige eisen uit de norm blijken niet zo absoluut als ze lijken (zoals die van de metadata-extractie) en voorts zijn er legio eisen die uitsluitend procedureel zijn te realiseren. Die krijg je dan van Decos als advies mee. Zoals integriteitscontroles: een aantal artikelen heeft betrekking op dergelijke controles of op eisen waarvan de auditor verwacht dat deze elders, in andere systemen worden vervuld (“Deze controles worden bij voorkeur uitgevoerd door specialistische componenten binnen de ICT infrastructuur van de organisatie”). Ik vraag me af of aanbestedende organisaties wel altijd de beleving hebben gehad dat een deel van de NEN2082 eisen buiten de RMA zal moeten worden vervuld.

Het moet gezegd: deze transparantie is een welkome verheldering van de certificering volgens NEN2082! Decos is een degelijk RMA op Nederlandse leest. Het gebrek aan aansluiting met het immer uitdijende SharePoint begrijp ik helemaal niet, maar wat mij betreft hebben ze in Noordwijk wel met deze openheid een puntje voor op de concurrenten.

(Overigens, wie geïnteresseerd is in het auditrapport kan dat bij Decos opvragen).

Een boek over SharePoint governance dat je aan het denken wil zetten, dat is The SharePoint Governance Manifesto. Disruptive Governance thinking for the masses van Ant Clay. Ben je betrokken in een SharePoint project – en wie is dat niet vandaag de dag? 🙂 –  en heb je te maken met vraagstukken van (toekomstig) beheer? Ga dan nu Clay’s e-book downloaden en betaal naar wens vijftien dollar of méér. Want dit is een LEUK boek over SharePoint en governance. Waar veel schrijvers na een vaak korte duiding van het grote belang van governance al snel  een technische of instrumentele benadering kiezen, met veel ‘niet-vergeten’ lijstjes, gaat Clay uitsluitend maar dan ook helemaal voor een visieverandering bij de lezer.

Je moet er tegen kunnen, maar ik houd van deze creatieve schrijfstijl, die me ergens deed terugdenken aan het inspirerende Eckart’s notes van ICT-ondernemer Eckart Wintzen (1939-2008). Wat Clay betoogt is iets wat we te vaak snel vergeten als we eenmaal tot over onze oren in een SharePoint-project of ander ICT-project zitten: voor wie deden we dit ook weer? Er bestaan geen ICT-projecten, alleen business-projecten. Hij hamert het er in, alle 149 pagina’s van dit manifest. Clay denkt dat dit manifest extra noodzakelijk is, nu we allemaal (‘you SharePoint people’) onze blik gefixeerd hebben op de prachtige nieuwe features van SharePoint 2013 ‘and you have started to veer off course and back to being SharePoint tech, not business focussed.’

Maar Clay hoopt wel dat zijn boek ‘will cut through the existing  SharePoint Governance-crap that is out there and steer you on a path to SharePoint-awesomeness. En of we hem toch willen vergezellen op deze ‘kick-ass road-trip disruptive Governance thinking…’

Wat volgt is een vermakelijke analyse van falend denken over ICT-projecten in het algemeen, SharePoint-projecten in het bijzonder en natuurlijk ‘Governance failures’. Met een tiental geïllustreerde stellingen brengt Clay je eerst dichter bij een nieuwe mindset, alvorens in ‘The seven waves of SharePoint Governance’ (vrij naar Covey) zijn visie uit te werken. Absolute nummer één daarin is ‘business alignment’: als niet expliciet is te maken hoe je SharePointproject zal bijdragen aan de doelen van je organisatie, doe het dan niet – of begin opnieuw bij het begin: waarom? Verderop maant Clay in ‘Project governance’ toch vooral het doel voor ogen te houden in plaats van te focussen op middelen en methoden (piramidenbouwers, Stonehenge… hadden zij MSProject? Nou dan!). In het hoofdstuk over Information Governance komen Clay’s ideeën over stapsgewijze verbetering  (Kaizen) en (project-)organisatie mooi samen: wacht niet op een perfecte blauwdruk van de informatie-architectuur maar ga vanuit een basis aan de slag. Hoezeer Clay ook de business en de eindgebruiker centraal stelt, Information Governance blijft ook bij hem een centraal gegeven, waarbij lusten en lasten hand in hand gaan:

‘Information Governance, looking at your solution from a day-to-day use perspective, is one of the most important aspects of governance for the end-user. However you achieve it, you should strive to educate the end user community as to why it is so important that they take Information Governance and its SharePoint idiosyncracies seriously. Explain why we are using meta data, adding terms to folksonomies and creating content types, what is the value to them, their teams and the organization as a whole. ‘

In een zesde golf gaat Clay in op Social Business: in zijn holistische visie kan je in SharePoint Governance niet langer om de impact van ‘social’ heen:

‘… it is not just about turning on the social features in your SharePoint farm, although that is certainly one aspect, it is more about culture, your business operating model and the very essence of how most organisations will need to do business in the future.’

Aantrekkelijk in het e-book is ook het vervlechten van spel-elementen (gamification) als methode in de visievorming. Onderweg wordt ook nog de vraag beantwoord of governance niet meer iets voor grote organisaties is? Nee, zegt Clay, het is niet afhankelijk van omvang, volwassenheid, soort oplossing, bedrijfssector of welk ander kenmerk ook. Governance: we gaan er òf helemaal voor, òf we blijven hangen in de ‘bare minimum IT focused stuff that we did previously. The so called middle ground of ‘try’ is extremely counterproductive…’. Vandaar ook de quote van Master Yoda’s wijsheid:

‘Do or do not, there is no try’.

Ik heb geen statistieken bij de hand, maar het lijkt er op dat 2012-2013 voor veel Nederlandse bedrijven en instellingen de migratie van SharePoint 2007 naar 2010 markeert. En dat SharePoint 2013 ‘eerst zien dan geloven’ is voor de ICT-manager. Terecht schrijft Michal Pisarek in zijn blog ‘The Myth of the SharePoint Upgrade’ dat upgraden naar 2013 niet alle problemen vanzelf oplost en dat organisaties zichzelf te graag voor de gek houden (‘deze 2013 versie zal pas echt tot gebruikersacceptatie leiden’ of ‘upgraden is gewoon even een technische aangelegenheid’).

Pisarek stelt dat we eigenlijk eerst even moeten stilstaan bij SharePoint successen en uitdagingen in onze huidige versie. Welke issues zijn het waard om op te pakken en kan je die oplossen met de nieuwe versie? Verder zal je moeten bedenken welke eisen de business stelt, want anders blijven die nieuwe features in SharePoint gewoon ‘features’, in plaats van ‘oplossingen’. En stel de meest dringende eisen met elkaar vast, om vervolgens te bepalen of ze met een upgrade zijn op te lossen, of wellicht met slimmer inrichten van de huidige omgeving. Natuurlijk doen deze nuanceringen niets af aan de aantrekkelijke verbeteringen in SharePoint 2013: drag-and-drop, geïntegreerde FASTsearch, verbeterde email-management integratie, synchronisatiemogelijkheden, meer social functionaliteit, uitbreiding legal hold functies. Om maar wat te noemen. Goed stuk van Pisarek, aanbevolen.

Als je in je bedrijf of organisatie streeft naar consolidatie van je contentmanagement-, documentmanagement- en recordsmanagement applicaties, dan is SharePoint wellicht je platform. Maar de uitdagingen voor recordsmanagement en zaakgericht werken blijven in 2010 en 2013 vrijwel even groot. Iemand vroeg me pas welke verbeteringen ik dan graag aan SharePoint zou willen aanbrengen om die uitdagingen mee te lijf te gaan. Ik denk dat ik zo ’n beetje tot het zelfde lijstje zou komen als Bruce Miller’s RIMtech in september 2011, in Managing Records in SharePoint 2010 Version 2.0. Het rapport, door ARMA ook als boek uitgebracht, gaat uit van een toetsing van out-of-the-box SharePoint 2010 aan de US DoD 5015.2-STD eisen voor recordkeeping systemen. Een beperktere sub-set daarvan noemt Miller de F1000 (Fortune 1000 bedrijven) eisen, voor bedrijven die wel aan geformaliseerd recordsmanagement willen doen, maar niet onderworpen hoeven te zijn aan de zeer strenge Department of Defense normen. Vanuit deze twee normen sets komt Miller tot een waardering van SharePoint 2010, waarbij hij – samengevat – tien tekortkomingen vindt ten opzichte van de informele F1000-norm en elf daar op aanvullende eisen ten opzichte van de DoD-norm. Dus in totaal 21 uitdagingen om SharePoint compliant te krijgen aan de DoD-norm.

Uit deze 21 eisen zouden mijn acht toppers voor gewenste recordsmanagement aanvullingen op out-of-the-box sharePoint 2010 als volgt luiden:

Case file handling – inderdaad vraagt zaakgericht werken en zaakgericht archiveren om extra inrichting. De 2010 versie heeft de documentset als  ‘dossier’ gekregen, maar een zaak vraagt om meer dan dat.

Formal disposition – Miller beschrijft een drietraps model voor verwijdering, bestaande uit kwalificeren, review, verwijdering. De 2010 versie biedt wel out-of-the-box meer bouwstenen voor retentie dan de voorgaande versies, maar een en ander zal nog wel in een workflow dienen te worden vastgelegd. Overigens biedt het rapport prachige functionele beschrijvingen van verschillende oplossingen voor al deze issues.

Basic cutoff – SharePoint 2010 maakt het mogelijk om een bewaartermijn te laten triggeren door een ‘gebeurtenis’, in zaakgericht werken ook wel ‘resultaattype’ genoemd. Het is in het systeem de datum die gevuld wordt door de statusverandering die de gebeurtenis markeert. En vervolgens als startdatum voor de bewaartermijn geldt. De opeenvolgende stappen (statusverandering, trigger, archivering dossier, start bewaartermijn) moet nog wel in een custom workflow worden gevat.

File plan structure – hoewel 2010 wel beschikt over file plan functionaliteit, staat het los van de bewaartermijnen en is het centraal managen van een koppeling tussen file plan en bijbehorende bewaartermijnen niet out-of-the-box mogelijk.

Email integration – er zijn inmiddels voldoende third party add ons op de markt die de integratie tussen Microsoft SharePoint 2010 en Microsoft Outlook bewerkstelligen, zodat ook e-mail berichten een kans maken om zorgvuldig digitaal gearchiveerd te worden door de eindgebruiker zelf, door middel van drag-and-drop.

Multi-Record linking – het aanbrengen van koppelingen op document- en dossierniveau is niet out-of-the-box mogelijk.

Import/Export – in Miller’s conform DoD vereiste aanvullingen wordt ook NARA transfer, dat wil zeggen overdracht naar het Nationaal Archief (of ander ‘e-depot’) apart genoemd. Maar een voorziening voor export in een neutraal formaat inclusief metadata is niet standaard aanwezig, Verschillende soorten tooling op de markt kunnen in deze taken voorzien, specifiek voor overdracht beschikt Gimmalsoft’s Compliance Suite over functionaliteit. Check ook de review daarvan door wederom Bruce Miller.

Audit analysis – er zijn fraaie mogelijkheden voor het inrichten audit trails aanwezig in SharePoint 2010, maar de weergave van de resultaten in de out-of-the-box rapportages laat zoveel te wensen over dat ook daarvoor aanvullende producten op de markt zijn verschenen.

De meeste van deze issues, uitgezonderd email integratie, zijn ook niet in de 2013 versie afdoende geadresseerd. Daarvoor hoef je dus niet te upgraden. Maar bijvoorbeeld misschien weer wel als je HNW wilt aanpakken met meer offline synchronisatie voor BYOD en met meer social voor online communicatie.

Eigenlijk is het wat Pisarek zegt: als de medewerkers met SharePoint 2010 in huis nog steeds attachments rond mailen in plaats van hyperlinks, kan je die upgrade budgetten misschien beter in een voorlichtingscampagne stoppen om de collega’s eigentijdse samenwerkingsvormen bij te brengen.

Aalten  – Vorige week bezocht ik op uitnodiging van Microsoft Nederland de SharePoint Conference 2012 in Las Vegas. Mijn live blog verslagen vind je hier, hier, hier en hier. Ruim tienduizend deelnemers uit vijfentachtig landen kwamen samen om zo’n driehonderd sessies te volgen over de nieuwste ontwikkelingen in SharePoint 2013 en Office 365. Vier dagen lang ondergedompeld in SharePoint functionaliteiten, op zoek naar de voor documentmanagement en recordsmanagement relevante features en vernieuwingen: ‘intensief’ is nog te bescheiden uitgedrukt. De professionaliteit van de organisatie – check de keynotes en keynote intro – was overweldigend, het aanbod van informatie te groot om alles te kunnen volgen. Gelukkig is voor deelnemers alle audio, video en presentaties te downloaden. En is er ook door anderen ruimhartig geblogd, in Nederland op SPCNL.

Wat ik het belangrijkste vond aan deze editie van de conferentie, is dat Microsoft zijn ‘push to the cloud’ zo consequent uitdraagt. Alle belemmeringen voor organisaties en bedrijven om in de cloud met Microsoft producten te gaan werken moeten worden geslecht: ‘breaking down the barriers’. En inderdaad is er in SharePoint 2013 veel aan gedaan om het mogelijk te maken om nu ook in Office 365 met SharePoint Online dezelfde functionaliteiten aan te treffen. Functioneel zijn er geen belemmeringen meer om in de cloud ook aan de slag te gaan met inrichten van recordsmanagement. Waarmee de kritiek  op de cloudversie van SharePoint wat dat aan gaat inmiddels kan komen te vervallen. Omdat de Microsoft strategie incalculeert dat de komende jaren hybride constructies met SharePoint  ‘on premises’ en ‘on line’ (nog) zullen blijven voorkomen, zijn ook daar oplossingen gecreëerd om deze constructies meer compatible te maken, bijvoorbeeld voor gezamenlijke search resultaten.

Als je bedenkt dat veel (voor-)oordelen over de mogelijkheden van SharePoint 2010 voortkwamen uit ervaringen met en beperkingen van MOSS 2007, dan zal het niet meevallen om dit tempo van Microsoft nog bij te kunnen houden. In ieder geval was ik – positief – verrast dat zelfs mijn recente blogs al door de tijd lijken ingehaald. Dat betekent ook dat iedereen die  – letterlijk en figuurlijk  – vandaag of morgen met SharePoint aan de slag gaat in zijn organisatie of bedrijf zich van adequate en actuele informatie zal moeten voorzien.

En dat geldt dus ook voor die informatiemanagers en recordsmanagers die met SharePoint records willen beheren. SharePoint 2010 en 2013 bevatten recordsmanagement functionaliteiten die een document of dossier na een dynamische fase in een archiefomgeving kunnen opslaan en bewaren. Zoals bekend biedt SharePoint 2013 geen nieuwe ‘hardcore’ recordsmanagement functionaliteiten, al zijn er aan de randen daarvan wel belangwekkende functies verbeterd: emailmanagement en – archivering en search. Deze verbeteringen, gecombineerd met de ‘sync’ functionaliteit  (synchronisatie voor online/offline werken) en nieuwe social features, maken dat de eindgebruiker ondersteund wordt om gemakkelijk met documenten en emails te kunnen samenwerken. En vooral ook om deze dan gemakkelijker op te slaan, te bewaren en terug te vinden. Dat zijn belangrijke voorwaarden om méér relevant materiaal beschikbaar te maken voor verantwoording en beperking van risico’s. Want de uitbreiding van eDiscovery functionaliteit in SharePoint 2013 is ook alleen dan waardevol als tegelijkertijd wordt bewerkstelligd dat bewaard blijft wat waardevol is voor organisatie en bedrijf.

De conclusie van SPC12 voor wat betreft documentmanagement en recordsmanagement  in SharePoint is dat de functionele belemmeringen voor werken en archiveren in de cloud zijn komen te vervallen en het werken in SharePoint verder is vergemakkelijkt. Ook zie ik de noodzaak voor bepaalde add-ons (zoals voor emailarchivering en documentviewing) verder teruggebracht. Archiveren in SharePoint 2010 of 2013: ja het kan. En juist door die toegenomen gebruikersvriendelijkheid acht ik de kansen voor een kwalitatief en kwantitatief beter gevuld digitaal archief veel groter dan bij het aanbieden van een applicatie die door omslachtigheid niet of nauwelijks wordt gebruikt.

Voor de recordsmanager blijven er evenwel wensen en behoefte aan best practices voor recordsmanagement met SharePoint over, vooral voor het managen van het digitale archief: controles bij plaatsing in het archief, selectie en vernietiging, overzichten. Deze functies worden inmiddels met verschillende invullingen opgepakt door partijen in de markt. Zeer compleet en DoD 5015.2 gecertificeerd bijvoorbeeld door Gimmal (Houston, Texas), maar wellicht afdoende  – en afhankelijk van a. het type organisatie of bedrijf en b. compliancy-vereisten  – ook uit Nederland door onder andere ETTU en QNH/PerfectView (allebei NEN2082 gecertificeerd!)

Las Vegas – Het aanbod van informatie en indrukken op SharePoint Conference 2012 is wat overweldigend. Naast de inhoud van de presentaties in de sessies zijn er de ontmoetingen met specialisten, waarvan mijn gesprek met Don Lueders  voor mij het hoogtepunt was. Don heeft een geweldige staat van dienst in het begeleiden van certificeringen van recordmanagement applicaties. En we hadden veel plezier in het ontdekken van de vele overeenkomsten tussen Nederland en de Verenigde Staten op dat vlak. De situatie in de Verenigde Staten is in die zin wel weer anders, omdat certificering van recordsmanagement applicaties door één geaccrediteerd bureau van het Ministerie van Defensie mag worden uitgevoerd. Toevallig schreef ik juist onlangs over de druk op leveranciers om systemen te laten voldoen aan vergaande recordsmanagement eisen enerzijds en druk vanuit organisaties om de norm op te leggen bij aanbestedingen anderzijds. We waren het er over eens dat recordsmanagement in SharePoint in de meeste organisaties gebaat is bij vooral simpele aanvullende maatregelen. Maatregelen die, bijvoorbeeld in modulaire vorm aangeboden, door organisaties op basis van behoeften kunnen worden gekocht en geïmplementeerd, in plaats van een overcompleet systeem af te nemen, waarvan een deel van de functionaliteit in de kast blijft. Ik denk dan zelf aan maatregelen voor het managen van de toepassing van bewaartermijnen en standaardrapportages voor te vernietigen records en vernietigde records. Ook het sluiten, reviewen en archiveren van dossiers op basis van een datum (getriggerd door een besluit of vervallen belang) lijkt toch een standaard activiteit. Maar vooralsnog wordt configuratie  daarvan – waar mogelijk, of bouw  – waar noodzakelijk, bijvoorbeeld in workflowtools als Nintex – door Microsoft aan de markt overgelaten.

In SharePoint 2013 zien we dat functionaliteiten voor de on premises variant (SharePoint 2013) en cloud variant (SharePoint Online in Office 365) voor het eerst (vrijwel) gelijkelijk worden aangeboden, zodat vanuit functionaliteiten die voor recordsmanagment relevant zijn de on premises variant niet langer een verplichte keus is. Van de geheel nieuwe functionaliteiten zag ik vandaag de live demonstratie van site retention. Daarbij wordt het mogelijk om het beeindigen van het gebruik van een site beter te kunnen managen. Er zijn settings voor de acties die kunnen volgen op het afsluiten van een project of proces in die site met mogelijkheden voor verwijdering of read-only maken. Het lijkt me een feature die in de SharePoint governance een belangrijke plaats in kan nemen om wildgroei (‘site sprawl’) tegen te gaan.

De conferentie zit overvol voorbeelden van best practices, waarbij ik de combinatie van de nieuwe drag and drop functionaliteit met de al bestaande 2010 functie voor location based metadata in bibliotheken er uit vond springen. Scott Jamison van Jornata liet zien hoe folders (normaal gesproken volgens hem ook een No Go) ‘onder water’ kunnen worden toegepast in een bibliotheek door deze eigen metadata settings te geven Zo kan bij slepen van een document van buiten SharePoint naar de folder –  in een view op de bibliotheek waarin ze wel zichtbaar zijn – het mogelijk maken om binnen één en dezelfde bibliotheek de documenten toch andere metadata te laten overerven. Zonder de folder-view is de bibliotheek vervolgens weer op allerlei manieren te filteren en te manipuleren door de gebruiker zonder aan die folders vast te zitten. Het is een slimme manier van werken die voor specifieke processen mogelijk maakt om documenten in SharePoint te krijgen zonder de gebruiker lastig te hoeven vallen met metadata pop-ups.

In de drive naar de cloud probeert Microsoft ook de hybride situatie  – met een SharePoint Online en een on premise omgeving – voorlopig (nog) optimaal te bedienen. Gisteren schreef ik hoe verschillende functionaliteiten (zoals search) sinds SharePoint 2013 tussen beide omgevingen werkzaam zijn, waar hybride nog geen jaar gelden nog als risicovol werd beschreven door Microsoft zelf. Wel zijn me uit twee sessies beperkingen bijgebleven. Voor de verbeterde eDiscovery functionaliteit geldt dat een Legal hold wel kan worden gemanaged in één SharePointomgeving, plus Exchange en fileshares, maar niet in een hybride situatie. Dan zal er toch online en on premise aparte holds moeten worden aangemaakt en beheerd. Ook het gebruik van de zogenaamde contenttype hub, waarmee inhoudstypen kunnen worden gedistribueerd naar verschillende sitecollecties kan wel tussen verschillende farms, maar niet tussen een online en on premise omgeving.

Te veel indrukken en nog te veel te verwerken materiaal maken het wat te vroeg om conclusies te trekken. Maar daarom in de komende dagen meer blogs over SharePoint Conference 2012 Las Vegas