Alle berichten in SharePoint 2010

Precies een jaar geleden publiceerde ik mijn blog over certificering van recordsmanagement applicaties (RMA) op basis van NEN2082 Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur (juni 2008). Mijn punt was dat markt en klanten elkaar gek maken met de absolute waarde en waarheid van deze norm, terwijl een relativering ten opzichte van de certificering en de inhoud van de norm wel op zijn plaats is. De blog werd gelezen en gewaardeerd, waar ik blij mee ben. Op dat vlak van RMA normering zijn sindsdien nog interessante ontwikkelingen waar te nemen in ons vakgebied en in de markt die ik hier graag wil delen.

DoD5015.2 en SharePoint

In november 2012 ontmoette ik bij SPC12 in Las Vegas Donald Lueders van de aanbevolen blog sharepointrecordsmanagement.com. We kwamen in gesprek over certificering van recordsmanagement applicaties. Hoewel hij als expert juist betrokken was geweest bij certificeringen op basis van DoD 5015.2-STD kondigde hij in ons gesprek aan de knuppel in het hoenderhok te gaan werpen. En juist ook door het beeld dat in de markt aan het ontstaan was over SharePoint en recordsmanagement, want, aldus Lueders  ‘the DoD Standard is probably the single biggest reason so many misinformed people have so often claimed that ‘you can’t do records management in SharePoint.’ Vergelijkbaar met de situatie in Nederland, waar SharePoint voor recordsmanagement ook alleen gezien wordt als ‘goed’ als het gecertificeerd is.  In een artikel op de pagina’s van AIIM in mei van dit jaar – en onlangs nog eens met een meer persoonlijke noot –  lichtte hij zijn bezwaren tegen de norm toe.

Ten eerste, stelt Lueders, is de DoD5015.2 ontwikkeld vanuit de gedachte dat een systeem exclusief voor recordsmanagement is bedoeld, terwijl al snel systemen geïntegreerd document management èn recordsmanagement gingen aanbieden, later uitgebreid tot complete ECM platformen. Daarbij moeten de eisen van de norm, anders dan bij de NEN2082, onverkort en zonder uitzondering gehonoreerd worden om het certificaat te verkrijgen.

Ten aanzien van de inhoud van de norm gaat Lueders nog een stap verder:

“That said, there are about 170 unique functional requirements in the DoD 5015.2 and I can tell you from experience that all but a very few of them are either irrelevant, obsolete, over-engineered or completely unnecessary for managing the final stages of the information lifecycle of unstructured electronic content given today’s technology.”

Lueders stelt verder dat de metadata-eisen die de norm stelt zo vergaand zijn dat  ze “almost certainly impose an undue burden on any organization’s end users and would undoubtedly result in an extremely low (perhaps even zero) adoption rate.” Kan het hier alleen mee eens zijn, want hebben we in het verleden niet te vaak geprobeerd om gebruikers archiveringssystemen op te leggen waarbij de handmatig toe te voegen metadata iedere lust tot opslag ontnam?

Ook de vereisten voor emailarchivering worden door Lueders gehoond:

“Is it nice, for example, to be able to classify an email and all four of its attachments into different categories across the file plan, each with its own unique set of metadata and each with a link to the email and the other attachments?  Yeah, sure.  Will anyone in a real world implementation ever actually do that for one email, much less the multiple email records they may have to declare every day?  No, absolutely not.”

Zijn kritiek hier raakt aan wat voor hem de kern is, namelijk dat de norm vergaande eisen stelt die niet allemaal nodig zijn om een document door de tijd heen te behouden. En dat eisen bovendien in software of maatwerk moeizaam als standaardproduct zijn aan te bieden of voor een groot aantal organisaties echt relevant.

NEN2082 en Decos

Herkennen we dat niet van de Nederlandse situatie met de NEN2082? Dacht van wel. Hadden we lange tijd wel gecertificeerde en niet-gecertificeerde oplossingen, inmiddels kunnen we ook inzicht verwerven in het certificeringsproces zelf. Want wat koop je nu precies als je een NEN2082 gecertificeerde RMA oplossing koopt? Het stempel zelf zegt zo weinig, zeker als je de norm kent en weet hoe onmogelijk het is deze onverkort toe te passen.

Decos was één van de eerste gecertificeerde producten. Decos 5.2 is net als twee voorgaande releases gecertificeerd. Maar Decos is zo transparant geweest de toepassing van de norm artikel voor artikel toe te lichten. In een 168 pagina’s dik document wordt gedetailleerd beschreven hoe het artikel geïnterpreteerd is (dat is ook wel nodig, de norm vereist hogere archivistische exegese), een voorbeeld van de toepassing met schermafdrukken en een beoordeling door de auditor. Een enkele keer vereist het interpreteren wel wat bochten wringen en tautologisch woordenspel (“voorzover het realiseerbaar is dat de RMA die metagegevens kan extraheren, de RMA dat ook daadwerkelijk mogelijk maakt”), maar het wordt voor een klant wel eindelijk helder wat de mogelijkheden van het systeem zijn. Want sommige eisen uit de norm blijken niet zo absoluut als ze lijken (zoals die van de metadata-extractie) en voorts zijn er legio eisen die uitsluitend procedureel zijn te realiseren. Die krijg je dan van Decos als advies mee. Zoals integriteitscontroles: een aantal artikelen heeft betrekking op dergelijke controles of op eisen waarvan de auditor verwacht dat deze elders, in andere systemen worden vervuld (“Deze controles worden bij voorkeur uitgevoerd door specialistische componenten binnen de ICT infrastructuur van de organisatie”). Ik vraag me af of aanbestedende organisaties wel altijd de beleving hebben gehad dat een deel van de NEN2082 eisen buiten de RMA zal moeten worden vervuld.

Het moet gezegd: deze transparantie is een welkome verheldering van de certificering volgens NEN2082! Decos is een degelijk RMA op Nederlandse leest. Het gebrek aan aansluiting met het immer uitdijende SharePoint begrijp ik helemaal niet, maar wat mij betreft hebben ze in Noordwijk wel met deze openheid een puntje voor op de concurrenten.

(Overigens, wie geïnteresseerd is in het auditrapport kan dat bij Decos opvragen).

Stel, je hebt een fraai functionerend intranet in SharePoint 2010, maar wilt daarbij ook robuust recordsmanagement, zaakgericht werken, geografische entiteiten linken, relaties en contacten managen, papierloos vergaderen en alles gemakkelijk kunnen benaderen vanuit desktop, Outlook of mobiel platform?

Natuurlijk is met configuratie, add ons en aanvullend maatwerk van alles mogelijk in SharePoint, maar om dit alles vanuit één applicatie toegankelijk te maken via SharePoint heeft het Noorse Software Innovation de producten Business 360° en Public 360° (voor de overheidsmarkt) ontwikkeld op SharePoint. Wortell is vertegenwoordiger voor de Benelux. De kracht van het product schuilt zowel in het zes-entiteiten-model, van waar uit alle informatie telkens vanuit een andere invalshoek kan worden benaderd (360°-view), als in de aanwezige templates die een aanzienlijk deel van de configuratie kant en klaar aanbiedt. De entiteiten zijn: zaak, project, contact, activiteit, locatie (estate) en document.

Voor zaakgericht- en projectmatig werken zijn configureerbare standaard processen en statussen beschikbaar, evenals aan te passen management-rapportages. ‘Document’ is een container die meerdere  bestanden (zoals brief met bijlagen) kan bevatten. ‘Locatie’ (‘Estate’) maakt mogelijk meerdere geografische relaties (gebouwen, terreinen) te koppelen en ze bovendien op een kaart te pinnen en te visualiseren. Relaties en contacten zijn in hiërarchieën te koppelen, bijvoorbeeld door overerving van organisatiegegevens. In vergelijking tot de standaardmogelijkheden van Microsoft Dynamics is het wellicht niet indrukwekkend, maar de mogelijkheden zijn veel rijker dan de beperkte functionaliteit van managed metadata in SharePoint.  Informatie is van uit al deze entiteiten te bekijken, je kunt dus bijvoorbeeld zien welke relaties bij welke zaken zijn betrokken, maar ook of er meerdere zaken (contacten, projecten, documenten… ) bij één locatie horen.

360° is een behoorlijk compleet product voor archivering; recordsmanagement is vormgegeven binnen de applicatie vanuit Noorse nationale archiverings-standaarden, maar voldoet inmiddels evengoed aan de NEN 2082. Het product voorziet onder andere in overzichten voor vernietiging en heeft de controls voor recordsmanagement die standaard SharePoint ontbeert. 360° biedt standaard PDF/A conversie. Het werken vanuit Outlook gaat via een deelscherm, dat meer functionaliteiten biedt dan alleen de registratie van een e-mailbericht in een dossier, omdat de gehele applicatie van daaruit is te benaderen. Terwijl de gemiddelde gebruiker waarschijnlijk al blij zal zijn met automatische koppeling van een email met een vastgelegd contact door herkenning van het email-adres. Ook is voorzien in functionaliteiten voor opslaan die vanuit de standaard Office-applicaties zijn aan te klikken. De desktop interface is voor individuele gebruikers naar wens aan te passen aan de informatiebehoefte binnen zijn of haar rol.

360° is bedacht vanuit de administratieve behoeften van organisaties en sluit niet alleen aan bij Het Nieuwe Werken ( iPad, offline werken, etc.) maar ook bij meer traditionele administratieve handelingen, zoals papieren archivering en registratie van inkomende en uitgaande documenten.

360° maakt gebruik van verschillende standaard SharePoint services  en functionaliteiten. Het pakket heeft een Service Oriented Architecture (SOA) met een gedocumenteerde webservice interface, waarmee naar andere primaire of ondersteunende applicaties kan worden gekoppeld. Gebruikers kunnen via SharePoint werken vanuit individuele documentbibliotheken en het document ook vervolgens opslaan in 360°. De leverancier biedt aanvullende modules aan voor onder andere digitale handtekening en contractmanagement.

360° is inmiddels ook in Nederland verkocht en geïmplementeerd. Hoewel het product dus juist ook door de Noorse leverancier verfijnd is voor een overheidscontext, lijken mij de geboden functionaliteiten ook welkom en het onderzoeken waard in grote commerciële organisaties met omvangrijke (digitale) zaakgerichte administraties.

Een boek over SharePoint governance dat je aan het denken wil zetten, dat is The SharePoint Governance Manifesto. Disruptive Governance thinking for the masses van Ant Clay. Ben je betrokken in een SharePoint project – en wie is dat niet vandaag de dag? 🙂 –  en heb je te maken met vraagstukken van (toekomstig) beheer? Ga dan nu Clay’s e-book downloaden en betaal naar wens vijftien dollar of méér. Want dit is een LEUK boek over SharePoint en governance. Waar veel schrijvers na een vaak korte duiding van het grote belang van governance al snel  een technische of instrumentele benadering kiezen, met veel ‘niet-vergeten’ lijstjes, gaat Clay uitsluitend maar dan ook helemaal voor een visieverandering bij de lezer.

Je moet er tegen kunnen, maar ik houd van deze creatieve schrijfstijl, die me ergens deed terugdenken aan het inspirerende Eckart’s notes van ICT-ondernemer Eckart Wintzen (1939-2008). Wat Clay betoogt is iets wat we te vaak snel vergeten als we eenmaal tot over onze oren in een SharePoint-project of ander ICT-project zitten: voor wie deden we dit ook weer? Er bestaan geen ICT-projecten, alleen business-projecten. Hij hamert het er in, alle 149 pagina’s van dit manifest. Clay denkt dat dit manifest extra noodzakelijk is, nu we allemaal (‘you SharePoint people’) onze blik gefixeerd hebben op de prachtige nieuwe features van SharePoint 2013 ‘and you have started to veer off course and back to being SharePoint tech, not business focussed.’

Maar Clay hoopt wel dat zijn boek ‘will cut through the existing  SharePoint Governance-crap that is out there and steer you on a path to SharePoint-awesomeness. En of we hem toch willen vergezellen op deze ‘kick-ass road-trip disruptive Governance thinking…’

Wat volgt is een vermakelijke analyse van falend denken over ICT-projecten in het algemeen, SharePoint-projecten in het bijzonder en natuurlijk ‘Governance failures’. Met een tiental geïllustreerde stellingen brengt Clay je eerst dichter bij een nieuwe mindset, alvorens in ‘The seven waves of SharePoint Governance’ (vrij naar Covey) zijn visie uit te werken. Absolute nummer één daarin is ‘business alignment’: als niet expliciet is te maken hoe je SharePointproject zal bijdragen aan de doelen van je organisatie, doe het dan niet – of begin opnieuw bij het begin: waarom? Verderop maant Clay in ‘Project governance’ toch vooral het doel voor ogen te houden in plaats van te focussen op middelen en methoden (piramidenbouwers, Stonehenge… hadden zij MSProject? Nou dan!). In het hoofdstuk over Information Governance komen Clay’s ideeën over stapsgewijze verbetering  (Kaizen) en (project-)organisatie mooi samen: wacht niet op een perfecte blauwdruk van de informatie-architectuur maar ga vanuit een basis aan de slag. Hoezeer Clay ook de business en de eindgebruiker centraal stelt, Information Governance blijft ook bij hem een centraal gegeven, waarbij lusten en lasten hand in hand gaan:

‘Information Governance, looking at your solution from a day-to-day use perspective, is one of the most important aspects of governance for the end-user. However you achieve it, you should strive to educate the end user community as to why it is so important that they take Information Governance and its SharePoint idiosyncracies seriously. Explain why we are using meta data, adding terms to folksonomies and creating content types, what is the value to them, their teams and the organization as a whole. ‘

In een zesde golf gaat Clay in op Social Business: in zijn holistische visie kan je in SharePoint Governance niet langer om de impact van ‘social’ heen:

‘… it is not just about turning on the social features in your SharePoint farm, although that is certainly one aspect, it is more about culture, your business operating model and the very essence of how most organisations will need to do business in the future.’

Aantrekkelijk in het e-book is ook het vervlechten van spel-elementen (gamification) als methode in de visievorming. Onderweg wordt ook nog de vraag beantwoord of governance niet meer iets voor grote organisaties is? Nee, zegt Clay, het is niet afhankelijk van omvang, volwassenheid, soort oplossing, bedrijfssector of welk ander kenmerk ook. Governance: we gaan er òf helemaal voor, òf we blijven hangen in de ‘bare minimum IT focused stuff that we did previously. The so called middle ground of ‘try’ is extremely counterproductive…’. Vandaar ook de quote van Master Yoda’s wijsheid:

‘Do or do not, there is no try’.

Ik heb geen statistieken bij de hand, maar het lijkt er op dat 2012-2013 voor veel Nederlandse bedrijven en instellingen de migratie van SharePoint 2007 naar 2010 markeert. En dat SharePoint 2013 ‘eerst zien dan geloven’ is voor de ICT-manager. Terecht schrijft Michal Pisarek in zijn blog ‘The Myth of the SharePoint Upgrade’ dat upgraden naar 2013 niet alle problemen vanzelf oplost en dat organisaties zichzelf te graag voor de gek houden (‘deze 2013 versie zal pas echt tot gebruikersacceptatie leiden’ of ‘upgraden is gewoon even een technische aangelegenheid’).

Pisarek stelt dat we eigenlijk eerst even moeten stilstaan bij SharePoint successen en uitdagingen in onze huidige versie. Welke issues zijn het waard om op te pakken en kan je die oplossen met de nieuwe versie? Verder zal je moeten bedenken welke eisen de business stelt, want anders blijven die nieuwe features in SharePoint gewoon ‘features’, in plaats van ‘oplossingen’. En stel de meest dringende eisen met elkaar vast, om vervolgens te bepalen of ze met een upgrade zijn op te lossen, of wellicht met slimmer inrichten van de huidige omgeving. Natuurlijk doen deze nuanceringen niets af aan de aantrekkelijke verbeteringen in SharePoint 2013: drag-and-drop, geïntegreerde FASTsearch, verbeterde email-management integratie, synchronisatiemogelijkheden, meer social functionaliteit, uitbreiding legal hold functies. Om maar wat te noemen. Goed stuk van Pisarek, aanbevolen.

Als je in je bedrijf of organisatie streeft naar consolidatie van je contentmanagement-, documentmanagement- en recordsmanagement applicaties, dan is SharePoint wellicht je platform. Maar de uitdagingen voor recordsmanagement en zaakgericht werken blijven in 2010 en 2013 vrijwel even groot. Iemand vroeg me pas welke verbeteringen ik dan graag aan SharePoint zou willen aanbrengen om die uitdagingen mee te lijf te gaan. Ik denk dat ik zo ’n beetje tot het zelfde lijstje zou komen als Bruce Miller’s RIMtech in september 2011, in Managing Records in SharePoint 2010 Version 2.0. Het rapport, door ARMA ook als boek uitgebracht, gaat uit van een toetsing van out-of-the-box SharePoint 2010 aan de US DoD 5015.2-STD eisen voor recordkeeping systemen. Een beperktere sub-set daarvan noemt Miller de F1000 (Fortune 1000 bedrijven) eisen, voor bedrijven die wel aan geformaliseerd recordsmanagement willen doen, maar niet onderworpen hoeven te zijn aan de zeer strenge Department of Defense normen. Vanuit deze twee normen sets komt Miller tot een waardering van SharePoint 2010, waarbij hij – samengevat – tien tekortkomingen vindt ten opzichte van de informele F1000-norm en elf daar op aanvullende eisen ten opzichte van de DoD-norm. Dus in totaal 21 uitdagingen om SharePoint compliant te krijgen aan de DoD-norm.

Uit deze 21 eisen zouden mijn acht toppers voor gewenste recordsmanagement aanvullingen op out-of-the-box sharePoint 2010 als volgt luiden:

Case file handling – inderdaad vraagt zaakgericht werken en zaakgericht archiveren om extra inrichting. De 2010 versie heeft de documentset als  ‘dossier’ gekregen, maar een zaak vraagt om meer dan dat.

Formal disposition – Miller beschrijft een drietraps model voor verwijdering, bestaande uit kwalificeren, review, verwijdering. De 2010 versie biedt wel out-of-the-box meer bouwstenen voor retentie dan de voorgaande versies, maar een en ander zal nog wel in een workflow dienen te worden vastgelegd. Overigens biedt het rapport prachige functionele beschrijvingen van verschillende oplossingen voor al deze issues.

Basic cutoff – SharePoint 2010 maakt het mogelijk om een bewaartermijn te laten triggeren door een ‘gebeurtenis’, in zaakgericht werken ook wel ‘resultaattype’ genoemd. Het is in het systeem de datum die gevuld wordt door de statusverandering die de gebeurtenis markeert. En vervolgens als startdatum voor de bewaartermijn geldt. De opeenvolgende stappen (statusverandering, trigger, archivering dossier, start bewaartermijn) moet nog wel in een custom workflow worden gevat.

File plan structure – hoewel 2010 wel beschikt over file plan functionaliteit, staat het los van de bewaartermijnen en is het centraal managen van een koppeling tussen file plan en bijbehorende bewaartermijnen niet out-of-the-box mogelijk.

Email integration – er zijn inmiddels voldoende third party add ons op de markt die de integratie tussen Microsoft SharePoint 2010 en Microsoft Outlook bewerkstelligen, zodat ook e-mail berichten een kans maken om zorgvuldig digitaal gearchiveerd te worden door de eindgebruiker zelf, door middel van drag-and-drop.

Multi-Record linking – het aanbrengen van koppelingen op document- en dossierniveau is niet out-of-the-box mogelijk.

Import/Export – in Miller’s conform DoD vereiste aanvullingen wordt ook NARA transfer, dat wil zeggen overdracht naar het Nationaal Archief (of ander ‘e-depot’) apart genoemd. Maar een voorziening voor export in een neutraal formaat inclusief metadata is niet standaard aanwezig, Verschillende soorten tooling op de markt kunnen in deze taken voorzien, specifiek voor overdracht beschikt Gimmalsoft’s Compliance Suite over functionaliteit. Check ook de review daarvan door wederom Bruce Miller.

Audit analysis – er zijn fraaie mogelijkheden voor het inrichten audit trails aanwezig in SharePoint 2010, maar de weergave van de resultaten in de out-of-the-box rapportages laat zoveel te wensen over dat ook daarvoor aanvullende producten op de markt zijn verschenen.

De meeste van deze issues, uitgezonderd email integratie, zijn ook niet in de 2013 versie afdoende geadresseerd. Daarvoor hoef je dus niet te upgraden. Maar bijvoorbeeld misschien weer wel als je HNW wilt aanpakken met meer offline synchronisatie voor BYOD en met meer social voor online communicatie.

Eigenlijk is het wat Pisarek zegt: als de medewerkers met SharePoint 2010 in huis nog steeds attachments rond mailen in plaats van hyperlinks, kan je die upgrade budgetten misschien beter in een voorlichtingscampagne stoppen om de collega’s eigentijdse samenwerkingsvormen bij te brengen.

Ik heb Bjorn Huijbregts in november ontmoet op de SharePoint Conference 2012 in Las Vegas. Bjorn is lead software engineer bij ETTU (Gouda) en mede verantwoordelijk voor de eConnect suite die ETTU op de markt heeft gebracht. eConnect omvat een reeks modulair vorm-gegeven software voor SharePoint 2010 voor onder andere zaakgericht werken, postbehandeling, documentmanagement en recordsmanagement. En NEN2082 gecertificeerd. Het leek me interessant om met hem wat dieper in te gaan op de recordsmanagement functionaliteiten van het product en arrangeerde daarom dit online interview.

Bjorn, om te beginnen, je bent 27 jaar dacht ik, waar heb je je kennis van SharePoint en recordsmanagement opgedaan?

Ik ben vanaf het begin dat ik bij ETTU werk, betrokken geweest bij verschillende SharePoint 2007 en 2010 projecten waaronder ook DMS/RMA projecten. Bij ETTU ben ik mij dan ook volledig gaan richten op het SharePoint-platform. Daarnaast heb ik in de afgelopen jaren steeds meer nieuwe collega’s met jarenlange ervaring uit de recordsmanagement markt mogen verwelkomen. Zij zijn een bron van nieuwe kennis en leuke sparringspartners.

Kan je kort iets zeggen over de ontwikkeling van eConnect?

Met eConnect hebben we in onze ogen een hele logische stap gemaakt. ETTU bouwt al jaren maatwerkportalen en daarbij zagen we dat we in de basis steeds dezelfde portalen bouwden. Alleen de laatste 20% van het eisenpakket is klantspecifiek en met die gedachte is de eConnect productlijn geboren. Op basis van een eConnect product kunnen organisaties direct aan de slag.  Integratie met het SharePoint platform en een eenvoudig upgrade-pad zijn hierbij voor ons belangrijke waarden.

De zaakgericht werken module maakt gebruik van een mechanisme dat per zaak een site aanmaakt binnen een sitecollectie (proces). De site wordt op moment van archivering verwijderd, de documenten worden naar PDF/A omgezet en gaan inclusief de gegevens van processtappen in een documentset naar het recordcenter. Waarom hebben jullie voor deze constructie (sitecollectie/site/documentset) gekozen?

De constructie is het resultaat van vele brainstormsessies zowel intern als met onze klanten. De documentset-functionaliteit is een belangrijke toevoeging aan SharePoint 2010, die zaakgericht werken een stuk eenvoudiger maakt. Een goed DMS vereist echter al snel meer dan deze functionaliteit kan bieden. Sommige processen vereisen dat er binnen een zaak meerdere lijsten worden aangemaakt, bijvoorbeeld een takenlijst, specifieke contactpersonenlijst of een inventarislijst. Deze functionaliteit is te bereiken met lookuplijsten, maar hier zagen we al snel een performanceprobleem optreden. Een site per zaak was daarom de beste oplossing. Daarnaast is de inrichting met site-collecties per proces niet alleen een security-afweging geweest, maar ook een performance afweging. Dit maakt het systeem enorm schaalbaar, omdat een zwaar proces eenvoudig naar een andere database kan worden verhuisd .

Het moment van afsluiten van een proces en daarmee van het dossier kan afhankelijk van het soort proces door verschillende gebeurtenissen worden getriggerd. Dat is in SharePoint 2010 out-of-the-box niet geregeld. Hoe doen jullie dat?

SharePoint biedt inderdaad standaard niet de mogelijkheid om op basis van besluit of resultaattype een andere bewaartermijn in te stellen. Omdat deze functionaliteit wel een vereiste is voor veel organisaties bieden wij de mogelijkheid om per proces resultaattypes te definiëren met de bijbehorende bewaartermijn. Net voordat we archiveren wordt de einddatum van de bewaartermijn uitgerekend en wordt het totaalpakket via standaard SharePoint technieken naar het archief gestuurd, zodat we de footprint van onze solutions in het archief minimaliseren. Wij leveren hierbij een standaard flow op die voor ieder proces van toepassing is, namelijk: zaak starten, zaak uitvoeren, zaak archiveren. Daarnaast bieden wij op alle stappen die we uitvoeren ‘connectors’ voor alle type workflow software (SharePoint workflows, Nintex,K2, etc) zodat ieder proces naar de behoefte van de klant kan worden ingericht.

Wat gebeurt er als de dossiers naar het digitaal archief zijn gezonden? Hoe gaat dat met ordening, bewaartermijnen, toegankelijkheid?

Nadat een zaak is afgerond en goedgekeurd door de afdeling DIV, wordt de bewaartermijn afhankelijk van het resultaattype bepaald en naar het RMA verstuurd. Dat de bewaartermijn in het DMS wordt bepaald is belangrijk om twee redenen. Als eerste omdat bewaartermijnen afhankelijk zijn van het type proces en daar moet dan ook de verantwoordelijkheid liggen. Daarnaast verlaagt deze aanpak de footprint van onze solutions in het RMA, wat een duurzame opslag van en een eenvoudig upgrade-pad garandeert.

Gecontroleerde vernietiging is in SharePoint 2010 out-of-the-box niet voorhanden. Het maken van overzichten van te vernietigen dossiers – voor goedkeuring door een proceseigenaar –  en vervolgens de vernietiging voor een selectie in bulk en gecontroleerd uitvoeren, dat gaat niet zomaar. Hoe heeft Ettu dat opgelost?

Het samenstellen van een verwijderlijst kan een moeizame en tijdrovende bezigheid zijn. Daarom hebben wij ervoor gekozen om dit proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Ook hierbij maken we gebruik van de krachtige searchengine van SharePoint. De verwijderlijst wordt samengesteld  met de bekende search refinements uit SharePoint en het resultaat wordt rechtstreeks getoond in een tabelvorm. Daarnaast bieden we uiteraard ook de mogelijkheid om de samengestelde lijst te exporteren naar Excel, zodat de lijst eenvoudig gemaild kan worden naar de verantwoordelijke.

Wat vind je de best geslaagde oplossing in jullie producten? Waarom?

Het beste aan onze oplossingen vind ik de totale integratie van onze producten met het platform. Iedereen die gewend is om met SharePoint te werken kan met eConnect gelijk aan de slag. Maar nu worden handelingen die vroeger onmogelijk waren of vele gebruikershandelingen vereisten, eenvoudig opgelost voor de gebruiker.

Ettu verkoopt dit product modulair, maar voor een complete suite moet je als organisatie bovenop je SharePoint licenties wel in de buidel tasten. Bovendien betaal je jaarlijks – als je dat wilt – een bedrag voor eConnect releases en compatibiliteit met nieuwe SharePointversies. Kan je als organisatie niet beter wat je nodig hebt als maatwerk laten bouwen? Waarom niet?

ETTU bouwt vanaf het begin al maatwerksoftware. Wij hebben in de loop der jaren dus al een heleboel ontwikkeld. We merkten dat veel klanten hetzelfde wilden en we hebben die ervaring in onze producten verwerkt. Organisaties delen in het geval van een standaardproduct van eConnect feitelijk de productontwikkeling kosten met elkaar. Ze zullen met onze standaardoplossing dus goedkoper uit zijn. Daarnaast kan je met het DMS portaal direct aan de slag met de implementatie in de organisatie, terwijl je bij een maatwerktraject eerst een FO traject in gaat en daarna een maandenlang ontwikkeltraject. Ook deze snelle start zorgt voor een niet te onderschatten besparing voor iedere organisatie.

Veel organisaties moeten niets hebben van maatwerk en hanteren ‘geen maatwerk, tenzij’ als uitgangspunt. Er zijn slechte ervaringen mee bij migraties, ook bij SharePoint. Wat doen jullie  – bijvoorbeeld door toegepaste standaarden –  om deze bezwaren en risico’s weg te nemen of te beperken?

ETTU heeft zelf al vele SharePoint migraties  uitgevoerd. De migraties van 2003 – 2007 worden ook door Microsoft zelf gezien als ‘pijnlijk’, maar migraties van goed ingerichte 2007 omgevingen naar 2010 zijn zeker goed te doen. Met onze software houden we dan ook rekening met alle best practises die bekend zijn vanuit Microsoft of de community. Maar we benaderen dit probleem niet alleen technisch, maar ook functioneel. Bijvoorbeeld ons RMA: Het archief van de klant is een omgeving die minimaal voor 10, 20 of soms voor 100 jaar gebouwd wordt. Het toepassen van maatwerk in deze omgeving moet daarom extra zorgvuldig worden afgewogen. De oplossing hier was om het DMS iets anders om te laten gaan met bewaartermijnen en de gekoppelde zaakresultaten, waardoor het –  in eerste instantie onvermijdelijke  – maatwerk in het RMA toch kon worden vermeden.

Jullie producten zijn toe te passen in SharePoint 2010 on premise installaties. Wat kunnen we voor volgend jaar verwachten met SharePoint 2013?

Uiteraard zullen al onze eConnect-producten ook on premise op SharePoint 2013 verschijnen. Ons Communicatieportaal is al klaar voor SharePoint 2013 en wordt nu al bij meerdere trajecten gebruikt. Daar ben ik echt trots op! Het DMS zal in de loop van het komende jaar  – 2013  – klaar zijn voor het SharePoint 2013 platform.

Zijn deze producten ook iets voor de organisaties die al in de cloud bezig zijn met SharePoint Online in Office 365? Of die dat voor 2013 overwegen als ook het recordcenter beschikbaar komt in SharePoint Online 2013?

Samen met Microsoft zijn wij de mogelijkheden van de Microsoft cloud aan het onderzoeken. Een NEN- gecertificeerd product is niet iets wat zomaar direct draait in een generieke omgeving als Office 365. Maar gezien de enorme ontwikkeling in het cloud platform hopen we hierover komend jaar  – 2013 –  interessante aankondigingen te doen.

Bjorn, dank je wel voor je bijdrage aan mijn blog, ik zal jullie productontwikkeling ook in 2013 met belangstelling blijven volgen!