Alle berichten in office365

Audit, audit trail of audit Zand vangen - foto: Eric Burgerlogboek is een functionaliteit waarmee gebruikers- en systeemhandelingen kunnen worden vastgelegd voor latere referentie of verantwoording. Het was en is een eis in de normen voor voor compliant recordsmanagement. In server gebaseerde document management systemen was een audit functionaliteit al standaard aanwezig. Vaak werd de functie uitgeschakeld door beheerders, omdat het een te grote impact had op de performance: het is allemaal mooi, die compliance, maar het moet de werkzaamheden niet teveel gaan verstoren. Ook in SharePoint on premise bestond de functie al sinds 2007, in de Nederlandse versie onder de onmogelijke naam Controle instellingen voor de siteverzameling. Deze moest bewust aangeschakeld worden voor een sitecollectie en geconfigureerd met keuze uit te bewaren handelingen plus de periodieke opslag van het logboek (in Excel formaat). Ook in SharePoint Online is deze functionaliteit aanwezig. Een discussie over het al dan niet vastleggen van zoekgedrag van medewerkers kon het gevolg zijn.

Office 365 gaat met auditing heel anders om. Inmiddels is het default ingeschakeld, logt het meer dan honderd specifieke gebruikers-en systeemhandelingen, bestrijkt het de gehele tenant – niet alleen SharePoint – en wordt de log afhankelijk van abonnement en export korter of langer bewaard. Dat roept nieuwe vragen op. Lees verder

Het jaar 2018 Op weg naar 2019 - foto: Eric Burgerwas een wonderlijk en bewogen jaar, zowel privé, politiek als zakelijk. Eén zekerheid was er echter ook dit jaar weer: Microsoft Office 365 en SharePoint compliance en recordsmanagement. Zoals elk jaar presenteer ik mijn lezers ook nu weer een overzicht van mijn blogs van het afgelopen jaar, hier en daar voorzien van commentaar. Juist ook omdat de actualiteit ons op de hielen zit en telkens inhaalt.

Wat ons in het bijzonder inhaalt, is de technologische werkelijkheid. In het nieuws zien we de destructieve krachten achter social media, met zijn ‘fake news’ en mogelijkheden tot manipulatie. In het werk zien we vergelijkbare technologieën, die we herkennen uit de privé omgeving en doen we aan beeldbellen en chat in plaats van twee trappen hoger in real life elkaar te ontmoeten.  Zonder meer verrijkingen van ons communicatie arsenaal, al halen we wel  – na de fileshare en e-mailbox – opnieuw een archivistisch Paard van Troje binnen. Of toch niet? Lees verder

Ik hoef er geen onderzoek voor te doen, want ik hoor het toch wel van mijn cursisten en relaties, maar AIIM heeft het onderzocht en ‘2 out of 3 organizations cannot even easily identify basic metadata like the owner and version for over 50% of their documents….’. Ondertussen weten we allemaal hoe belangrijk informatie, ook heel oude informatie, kan zijn in verantwoording of rechtsgang. Andersom zijn we inmiddels door de hele AVG-hype grondig doordrongen van de noodzaak om bepaalde informatie ook tijdig te vernietigen.

Toch blijven we in ons digitale kantoorbestaan worstelen met dilemma’s: is communicatie belangrijker dan compliance? Lees verder