Alle berichten in emailarchivering

In de zomer Microsoft vs Supreme Court - foto: E. Burgervan 2016 wint Microsoft bij het Hof van Beroep de zaak rond de door Justitie opgevraagde e-mails op haar servers in Dublin, Ierland. Sinds 2014 heb ik regelmatig over deze zaak geblogd, hier, hier, hier en in 2016 hier. Het Department of Justice nam geen genoegen met de uitkomst en wenste de kwestie voor te leggen aan het Supreme Court. In een land waar de president vandaag zijn privé-piloot voordraagt als hoofd van de luchtvaartautoriteit kan je alles verwachten, maar deze strijd wordt volgens de regels tot op het hoogste niveau uitgevochten. Raakt dit ons ook? Ja, want waar Nederlandse organisaties en bedrijven in toenemende mate hun mail en documenten in Office 365 onderbrengen, hebben we het ook over de datacenters in Amsterdam en hetzelfde Dublin. Lees verder

Voor wie  – net als ondergetekende – img_20120704_174412_jeanook niet bij de Microsoft Ignite conferentie kon zijn heb ik wat compliance krenten uit de enorme pap (>700 sessies) gevist. En fijn dat je in je eigen tijd en tempo een en ander kan zien en luisteren via Channel 9. Overigens was het compliance aandeel in de sessies tamelijk minimaal (5 op 700). Maar check deze presentaties met demo’s en geluid en je bent helemaal bij. Want er zijn wel degelijk interessante ontwikkelingen in Office 365 voor de recordsmanager. Lees verder

Niet zonder trots presenteerde David Ferriero, Archivaris van de Verenigde Staten, gisteren de nieuwe burelen van de George W. Bush Presidential Library and Museum in Dallas Texas. De Verenigde Staten hebben sinds Roosevelt van deze historische centra opgericht voor hun voormalig presidenten, maar deze is volgens Ferriero extra bijzonder: niet alleen is het de eerste die ‘de oorlog tegen het terrorisme’ vastlegt, maar ook de eerste

‘to fully reflect the growth of the use of electronic records in government. While the Clinton Library holds 4 terabytes of electronic records, the Bush Administration produced 80 terabytes. And it will preserve more than 200 million emails, compared to 20 million at the Clinton Library.’

Heeft iets genants, dat nu juist in één zin die link tussen de oorlog (of oorlogen?) tegen het terrorisme (Irak, Afghanistan) en die miljoenen e-mails moet worden gelegd. O ja, die e-mails van het Witte Huis, wat was daar ook weer mee aan de hand? Lees vooral The Untold Story of the Bush White House Emails van CREW (Citizens for Resposibility and Ethics in Washington, een onafhankelijke non-profit organisatie) en huiver bij zoveel falen in achtereenvolgende pogingen tot het organiseren en inrichten van recordsmanagement voor het e-mailgebruik door het Witte Huis. Ik schreef daar eerder over in een blog.  Het Witte Huis onderhield weliswaar contacten met het Amerikaanse Nationaal Archief (NARA) in die periode en was ook door NARA gewaarschuwd voor dreigende vernietiging van e-mails, maar

‘The Bush White House failed to inform NARA about the missing emails or shareinformation with NARA until well after CREW released its report and CREW and the National Security Archive sued both the Executive Office of the President and NARA.’

Uiteindelijk zijn er dus miljoenen e-mail berichten, uit een cruciale periode, zoek geraakt, is er voor miljoenen gespendeerd aan projecten om emails terug te halen (o.a. uit PST files en backups) en heeft Obama’s Witte Huis nog wat correspondentie uit en over deze onverkwikkelijke gebeurtenissen vrijgegeven, maar de schade is natuurlijk onherstelbaar. En wat er wel over is gebleven wordt niet meteen openbaar,  eerst

‘the roughly 200 million emails have to be reviewed by the center’s archivists, a process that could take a long time. With current technology, archivists can only review about 800,000 pages a year.’

De directeur van de Bush library geeft toe dat het niet alleen een geweldige bron is, maar “Our challenge is, how do you preserve it? And how do you process it to make it available?”

Tsja, natuurlijk beslissen we niet allemaal elke dag over oorlog en vrede, maar hoe is het in uw organisatie met e-mailgebruik en e-mailarchivering? Want ondanks de nog altijd volhardende anti-email-activisten in de sociale media (ook in Nederland) worden ingrijpende beslissingen en afspraken door de meesten van u toch echt in emailberichten verpakt.  En in veel organisaties komt de kwetsbaarheid daarvan pas aan het licht als het te laat is, als de juridische conflicten of parlementaire onderzoeken zich aandienen. Het blijft me verbazen, dat de records uit een communicatietool die als zo lang gemeengoed is, zo moeilijk uit dat persoonlijke domein zijn te krijgen. De email op de zaak is van de zaak en waar zakelijke belangen in het geding zijn, moet de vastlegging zijn geborgd. Omdat archiveringstools en addons op emailapplicaties al langer voorhanden zijn, steeds vriendelijker in gebruik en steeds goedkoper worden, is er eigenlijk geen excuus voor een organisatie en is de businesscase denk ik snel gemaakt. Onderzoek de verschillende processen in de organisatie, analyseer de risico’s bij het gebruik van e-mail en pas een bewaarstrategie toe die bij het gebruik en de gebruikers past. Strategieën kunnen variëren van volledig geautomatiseerde classificatie en vastlegging, tot handmatige toevoeging aan dossiers door middel van drag-and-drop.

Mocht u morgen desalniettemin toch nog de piratenvlag willen hijsen, e-mail willen quitten of zich enthousiast met uw prezi’s in nieuwe vormen van communicatie wensen te storten, bedenk dan dat anderen u mogelijk na één of tien jaar via aangetekende post aan uw digitale afspraken, toezeggingen en beloftes kunnen herinneren.

Voor wie zich dagelijks, zoals ik, in de sociale media stort om zich op de hoogte te houden van ontwikkelingen in documentmanagement, recordsmanagement, SharePoint en alles daar om heen, is het toch nog gemakkelijk om net iets te missen. Een tweet, een blog, dat artikel of die ene Facebook update. Om iedereen zo aan het einde van 2011 ter wille te zijn, bied ik hierbij mijn eigen, geannoteerde ‘Blog gemist’. Een zap service met alle blogs van eric burger document management van 2011. Ik wens je fijne feestdagen en een prachtig 2012!

We quit what? E-mail? Het blog-jaar 2010 eindigde ik op de laatste dag met een kritische blik op de we-quit-mail of zero-email-policy activisten. Erg actueel ook weer, lees ook vooral de recente, uitstekende blog van Mark Fidelman.

AIIM Sharepoint Certificate Program De SharePoint 2010 Master Course van AIIM die ik in januari in San Francisco volgde biedt een degelijke basis voor de onderwerpen recordsmanagement en governance in SharePoint.

“It is the metadata stupid” Het op routeringsmetadata van CIA-documenten gebaseerde boek over Lee Harvey Oswald was een uitgelezen kans om het vakgebied in verband te brengen met mijn af en toe opspelende JFK-assassination fetisj. En leuk dat ik daarmee niet de enige was onder vakgenoten!

Verkiezingstijd: tijd voor politwoops! Een beetje in tegenspraak met mijn opvattingen over het belang van emailarchivering (laten we daar beginnen, voordat we ons druk maken over sociale media), maar deze was dan ook te leuk om te laten liggen.

SharePoint 2010 en recordsmanagement Eerste van 2011 in een reeks blogs over de mogelijkheden èn beperkingen van SharePoint 2010 voor de toepassing van recordsmanagement. Met bijzondere aandacht voor emailarchivering. Op basis van een whitepaper van RIMtech uit Canada,  een in recordsmanagement gespecialiseerde consultancy.

Enterprise Content Manegement: de toestand in de wereld Geschreven naar aanleiding van het periodieke Industry Watch onderzoek van AIIM naar ontwikkelingen en trends in de branche. E-mail staat (nog, weer) hoog op de prioriteitenlijst, maar “31% van de respondenten beschouwt e-mail management als ‘chaotisch’ (…) 39% slaat e-mailberichten nog altijd op in Outlook mappen (…) 27% heeft geen beleid dienaangaande.’

Een bekend DMS-probleem Op geen blog van 2011 kwamen zoveel reacties en retweets als deze. Mislukte DMS/RMA projecten raken blijkbaar een gevoelige  snaar onder de vakbroeders en –zusters. En terecht. Juist ook in de SharePoint-projecten zie je toch regelmatig weer dat een ontwerp- en testfase overgeslagen wordt. Totdat je eindigt als een artikeltje in Computable. En ik had nog gewaarschuwd…

Governance, recordsmanagement en SharePoint 2010 Governance, juist in SharePoint, is geen Y2K-achtige consultants’ uitvinding, zoals sommige boze blog tongen beweren. Dat mag en het hoeft van mij ook geen geld te kosten, maar de risico’s zijn reëel en zelfs Microsoft zelf noemt het ontbreken van een governance plan ‘a clear recipe for disaster’. Daar kan geen dislaimer tegen op, me dunkt.

SharePoint 2010, recordsmanagement en #kbenp11 Een verslag van het geslaagde  KBenP Zomerevent in juni. Mijn eigen optredens stonden in het teken van SharePoint 2010 & recordsmanagement en emailarchivering. Als teaser voor de cursussen van GO-Opleidingen.

Stuur je sociale media met vakantie! Sociale media hebben een verslavende werking. We willen niets meer missen. Soms is het goed om even van 2.0 terug naar niks te gaan.

“Dus u wilt documenten en email managen in SharePoint 2010?” Een productreview van DMF van Macroview (o.a. emailarchivering in SharePoint) en 360° van Software Innovation (voor zaakgericht werken).

In place records in #Sharepoint 2010: “a brilliant upgrade” voor #recordsmanagement? Ook deze blog deed gelukkig wat stof opwaaien. Hoe de twee belangrijke vernieuwingen in SharePoint 2010 (in-place-records en documentsets) tot stand zijn gekomen weet ik niet, maar ergens hebben de ontwikkelaars niet over de bovenrand van hun cubicle heen gekeken. Doodzonde.

#SharePoint 2010: de farms groeien, maar ook de issues naar aanleiding van een whitepaper van Enterprise Strategy Group, getiteld Managing SharePoint as a Business-critical Application. Goed, alarmerend stuk van ESG, heikele issues.

#SharePoint 2010 #recordsmanagement #DoD5015.2 gecertificeerd met Gimmal Soft Certificering van recordsmanagement applicaties blijft, zeker in aanbestedingsprocedures, een rol spelen. De meerwaarde van productcertificering hierbij is nog steeds een twijfelachtig voor mij, waar organisaties essentiële functionaliteiten als een RM-module of audittrail niet toepassen na aankoop. Zelfs de nieuwe doos van Gimmal Soft wast dan niet witter.

#Recordsmanagement in #Office365 en #SharePoint Online Office 365 i.c.m. SharePoint Online met het aantrekkelijke pay-per-use model wordt ons als nieuwste snoepje van de week voorgehouden. Aantrekkelijk is het zeker, ware het niet dat serieus recordsmanagement belemmerd wordt door in-place-records-only… Ik heb deze blog met plezier voor repost aangeboden aan SPC NL.

Uit de cursus #Recordsmanagement en governance in #SharePoint 2010 Voor wie een start of doorstart gaat maken met recordsmanagement in SharePoint 2010 en wil weten wat er nou wel en niet kan met out-of-the-box SharePoint.

#BYOD – bring your own device – de cloud en #recordsmanagement De consument bepaalt, ook in de werkorganisatie, steeds meer hoe, wanneer en waarmee hij of zijn werkt. BYOD is een onstuitbare trend, maar om te voorkomen dat we niet bij de informatie kunnen die we nodig hebben voor ons werk en om te zorgen dat anderen, onbevoegden dat juist wel kunnen: recordsmanagement en informatiebeveiliging.

#Recordsmanagement strategieën vergelijken met #AIIM Industry Watch: waar staat jouw organisatie? Het laatste onderzoek van AIIM, met verse resultaten. Prima benchmark: waar staat jouw organisatie met digitaal werken en digitaal archiveren?