Alle berichten in cloud

Een compliment op je project is altijd leuk! Ken u die uitdrukking? En moet iets ‘af’ zijn om een compliment waard te zijn? Ik moest daarover denken toen ik een fraai ingerichte SharePoint Online omgeving zag in Office 365. Toen ik gezien had dat de mogelijkheden van SharePoint, om documenten te vinden en weer te geven op een rijk metadataschema, goed waren uitgebuit, kon ik toch niet laten te vragen hoe nu het recordsmanagement van deze collectie ingericht moest worden.  Want het is, naast andere beperkingen en verschillen,  een bekende tekortkoming van de cloudversie van SharePoint in Office 365 dat er geen recordcenter (digitaal archief) wordt aangeboden en dat documentsets (dossiers) ook niet ter plaatse kunnen gearchiveerd. Zodat de archiveringsmogelijkheden een stuk beperkter zijn dan een ‘on premises’ installatie van SharePoint 2010.

En ik had eigenlijk al weer meteen spijt van de vraag. Want behalve dat het een overzichtelijke en doordachte inrichting was van de documentmanagement functie, hebben de ontwerpers gelijk dat gebruikersacceptatie hun eerste doelstelling is. En dat een oplossing voor archivering ongetwijfeld in een volgende fase òf uit een hybride oplossing (SharePoint online met een recordcenter in ‘on premises’ SharePoint 2010) òf uit een nieuwe release van Office 365 zelf zal bestaan. Een hybride oplossing is complex en heeft ook door Microsoft erkende issues en complicaties. De verwachtingen van een nieuwe release daarentegen bieden weer geen garantie voor de korte termijn.

En dat de keuze tussen wachten of gas geven er eigenlijk niet is. Zonder gebruikersacceptatie is ieder document management systeem kansloos. En wij weten allemaal – wij van de recordmanagementbusiness – dat Keulen en Aken niet op één dag zijn gebouwd. Dat een gedragen implementatie veel tijd en aandacht vraagt, zodat een initiële focus op documentmanagement zo gek nog niet is. Dus als bij beslissers en bouwers het besef aanwezig is dat recordmanagement functionaliteit onmisbaar is  in zo’n bedrijfskritische applicatie – en linksom of rechtsom aan het systeem zal moeten worden toegevoegd – dan is een eerste stap ook een compliment waard.

Dat besef schept dan wel weer verplichtingen. Wat blijft is de noodzaak om overwegingen van recordmanagement in ieder SharePoint ontwerp (maar dat geldt ieder DMS) van de start af aan mee te nemen. Omdat ontwerpbeslissingen op hoog niveau in het systeem medebepalend zijn voor de mogelijkheden die je hebt om te kunnen werken met de standaard aangeboden recordmanagement functionaliteiten. Heeft je organisatie of bedrijf  al een vastgestelde set bewaartermijnen? Zijn de termijnen toe te passen op procesniveau, op dossiers? Zijn bewaartermijnen afhankelijk van de expiratie van bepaalde documentsoorten, zoals contracten? Wordt die expiratie ook vastgelegd? Of is een termijn afhankelijk van het sluiten van een zaak? Moeten documenten in PDF of beter in PDF/A opgeslagen? Moeten minorversies bewaard blijven? Mag een document in de cloud gearchiveerd of beter van niet? Dit is niet uitputtend… Kortom, afwegingen voor recordsmanagement die je beter niet tot het einde van je project kan bewaren.

Steeds meer organisaties maken de keuze voor SharePoint en allemaal komen ze voor de vraag te staan of ze SharePoint Online, de cloudversie, zullen gaan gebruiken met Office 365 of dat ze SharePoint 2010 lokaal, ‘on premises’, zullen implementeren. Zeker als je met recordsmanagement in SharePoint aan de slag wilt, zijn dit essentiële keuzes. Veel organisaties zullen niet meteen bekend zijn met de verschillen tussen beide versies en bovendien is de marketing voor Office 365 overweldigend: een genuanceerd verhaal is moeizaam te vinden (hoewel: lees deze blog van Danny Burlage van vorig voorjaar).
Zou het niet mogelijk zijn de beslissers van deze  organisaties van een eenvoudige beslisboom te voorzien waarmee initiële keuzes voor cloud of on premises eenvoudig zijn te maken? Of is dat te eenvoudig gedacht? In ieder geval zie ik organisaties soms keuzes maken, waarvan ik denk, als je al deze functionaliteiten wilde, dan lijkt Office 365 met SharePoint Online weliswaar een Zwitsers mes, maar is het eigenlijk een no go. Maar begrijpelijk is het wel, omdat het pay-per-use model van Office 365 aantrekkelijk is, zeker in economisch zwaar weer. Ik ga dan even voorbij aan functionaliteiten voor business intelligence en search. In beide is SharePoint Online beperkt. Check hier (Bijlage B) een uitputtende lijst van verschillen tussen SharePoint online en SharePoint 2010.

Zijn er redenen waarom uw organisatie een digitaal archief nodig heeft? Heeft uw organisatie uit compliancy-overwegingen een apart gepositioneerd digitaal archief nodig? Zijn er redenen waarom uw organisatie niet in de cloud wil of kan archiveren? Moet een digitaal archief administratief, functioneel en/of technisch apart beheerd kunnen worden? Ik hoor regelmatig terug dat de gewenste archiefomgeving een separaat beheer zal vergen: administratief en functioneel  door een recordmanager en door afzonderlijke autorisaties voor de dynamische omgeving en de archiefomgeving, technisch door plaatsing op een separate server, met een eigen backup en restore regime. Als deze overwegingen een rol spelen:  SharePoint Online in Office 365 biedt geen recordcenter. Wel is er de mogelijkheid om documenten ter plaatse te archiveren (‘in-place-records’), binnen de dynamische omgeving van SharePoint bibliotheken waarin dagelijks documenten worden aangemaakt en geplaatst. Als je er mee kunt leven dat archiefdocumenten en concepten in één en dezelfde omgeving worden beheerd, dan is in-place-records in SharePoint Online een optie. Een alternatief, maar zonder de specifieke functionaliteiten van een recordcenter, is het verplaatsen van records naar ‘gewone’ bibliotheken binnen de dynamische omgeving.

Maakt uw organisatie voor het documentenbeheer gebruik van dossiers? Heeft uw organisatie in een digitale omgeving een dossierfunctie nodig? En zijn dossiers slechts mappen om documenten met een zelfde onderwerp bijeen te houden of verwacht u meer van een dossierfunctie? Organisaties beschrijven hun functionele eisen en wensen aan een document management systeem vaak in algemene termen en vergeten dan hoeveel ze hechten aan specifieke dossierfunctionaliteiten. In gemeentelijke organisaties, waar het zaakgericht werken de laatste jaren een hoge vlucht heeft genomen, is dat wellicht anders, maar vaak vergeet men dat er hogere verwachtingen zijn van het dossier, dan SharePoint out-of-the-box kan inlossen. De voor SharePoint 2010 nieuwe documentset functionaliteit biedt dan wel voor het eerst (!) een dossierfunctie in SharePoint, deze is echter nog lang niet in volwassenheid te vergelijken met vergelijkbare functionaliteit van andere systemen in de markt. Wel kunnen documentsets nu als geheel gearchiveerd worden in het recordcenter. Maar let op: SharePoint Online heeft geen recordcenter en – erger nog – documentsets kunnen niet met in-place-records worden gearchiveerd.

Stel dat mijn organisatie, los van de beperkingen bij onder andere recordsmanagement, business intelligence en search, toch uit kosten- en beheersoverwegingen zou willen kiezen voor Office 365, hoe los ik dan mijn recordsmanagement problemen op? Als de online optie te kort schiet in functionaliteiten zou er gekozen kunnen worden voor een koppeling met een ‘on premises’ recordmanagement applicatie. Verschillende systemen bieden, al dan niet via derde partijen, hun koppelingen met SharePoint actief aan in de markt. Veel van deze RMA’s beschikken over volwassen, doorontwikkelde vormen van dossierbeheer. Een andere mogelijkheid is een koppeling met een recordcenter van een ‘on premises’ SharePoint 2010 omgeving. Een dergelijke ‘ hybride’ omgeving, bestaande uit een cloudversie en ‘on premises’ versie van SharePoint is technisch mogelijk. Het kostenvoordeel zal door eigen technisch beheer mogelijk verloren gaan. Bovendien waarschuwt Microsoft zelf tegen deze complexe combinatie: beheershandelingen worden bemoeilijkt en je moet wel over een volwassen governance over je SharePointomgevingen kunnen beschikken:

“Be mindful that there are no product features which will allow records administrators to manage records in both the on-premises and Office 365 environments in a central location.  Actions such as declaring records and retrieving auditing information would need to be conducted in both environments, and any underlying compliance configurations — such as content types and information management policies — would also need to be duplicated and maintained in the two environments. Organizations should consider the additional administrative resources required depending on the anticipated volume of regulated content.”

En we weten dat, zeker daar waar SharePoint gebruik nog in de kinderschoenen staat, governance een zorgenkind is.

Het is de Week van Het Nieuwe Werken! Om een passende match te vinden tussen IT-besparingen, gebouwkosten, de eisen van de moderne werknemer en een veranderende werkcultuur (HNW – Het Nieuwe Werken) starten steeds meer bedrijven en overheidsinstellingen BYOD  of  ‘bring your own device’ projecten.Foto: CC BY-SA Sebastiaan ter Burg Ook de door bedrijven en gemeenten zelf aan hun medewerkers verstrekte iPads passen in deze ontwikkeling naar het plaats- en tijdonafhankelijk werken. Vaak is er sprake van proefprojecten of experimenten. Tablets en notebooks worden vervolgens gebruikt voor zakelijk en privégebruik, zoals onze werk- en privétijd zich ook steeds meer vermengt. Goed voor de productiviteit èn de arbeidsvreugde.

Het werken op afstand is niet te stuiten, als een ‘freight train coming down the track’ zelfs en dat is mooi, voor bedrijf, werknemer en milieu. Wat opvalt in deze overgangsfase is de roekeloosheid waarmee organisaties zich in deze experimenten storten. Check Google en ‘bring your own device’ met ongeveer 73.100.000 resultaten: een aanmerkelijk deel gaat over beveiligingsissues. Toch zien organisaties het in de experimenten vaak een tijdje aan, voordat ze maatregelen nemen. Het gevolg is wel dat gevoelige bedrijfsinformatie ook ‘een tijdje’ in een onbeschermde omgeving verkeert. Documenten worden opgeslagen in  – privé – email-clients, op harde schijven of in consumer cloud services, zoals Dropbox, Google Docs en iCloud. Uit onderzoek is gebleken dat mensen vaak geen idee hebben waaraan ze zich hebben overgeleverd als ze documenten in deze consumer cloudoplossingen opslaan. Er zijn nauwelijks garanties op het gebruik van je informatie, op tijdige vernietiging, zelfs op het behoud van je account. Wat betreft hergebruik van in de consumer cloud opgeslagen informatie weten we vaak nauwelijks meer dan dat de provider informatie doorverkoopt aan derden zodat we personalized advertenties er voor terug krijgen. Of is de paranoia van Jeffery Deaver’s Broken Window toch niet zo ver weg?

Natuurlijk worstelen bedrijven en instellingen met het vinden van veilige oplossingen en zijn er inmiddels verschillende maatregelen in de markt. Virtualisatie met een sterk beveiligde toegang lijkt daarbij wel tot een minimumeis te behoren. Lees het recente Forrester Consulting onderzoek over virtualisatietrends. Zowel de bedrijfsomgeving, de applicaties als de data zijn daarmee losgekoppeld van het apparaat zelf. Een off-line modus wordt meestal ondersteund met synchronisatie. Daar is nog wel een risico, met op de harde schijf achterblijvende data. Ook daarvoor zijn maatregelen te treffen, met Mobile Device Management. Behalve de meer bekende functionaliteit van  remote wipe waarmee data op afstand kunnen worden gewist, kan de nieuwe generatie MDM software een beveiligingsbeleid opleggen, dat HR-richtlijnen voor de thuiswerker overbodig lijkt te maken:

“The two nonnegotiable elements to look for in an MDM system are the ability to enforce security policies and to wipe remotely all the devices you support. Policy enforcement typically calls for a small client to be installed on the device, which in turn communicates with the MDM server. The server typically interfaces with the LDAP directory to determine the employee’s location, department, job title, supervisor, and other information. From there, the user is typically assigned to a group for which there will be a default policy that may, for example, require a strong password that’s entered every time the device is turned on; ensure on-device file encryption; disable the camera; and specify which applications are allowed, banned, or mandatory.”

Naast virtualisatie en MDM is een gebruikersvriendelijke koppeling en synchronisatie met het recordmanagement management systeem een must. Medewerkers zullen informatie, documenten en email lokaal blijven opslaan als ze niet ondersteund worden met tools voor snelle toegang tot het digitale archief. Of dat nu lokaal – ‘on-premises’  – of in de private cloud wordt gehost.  Colligo lijkt dat begrepen te hebben met zijn nieuwe module Colligo Briefcase. Nu nog in beta, biedt Briefcase straks ‘Secure Access to SharePoint on the iPad, online or offline’. Voor SharePoint 2010 of SharePoint Online. En geen synchronisatie zonder beveiligingsmaatregelen, in Briefcase zelf of door compatibiliteit met MDM oplossingen.

BYOD vraagt om robuuste beveiligingsmaatregelen, om oplossingen vanuit ICT, niet alleen om ‘zachte’ afspraken tussen werknemer en bedrijf. De werknemer van nu zoekt anders zijn eigen weg in de comfortabele mogelijkheden van iPads, iPhones, consumer cloudoplossingen, emailclients, schijven en sticks. En daarmee is de werkgever van de thuiswerker eigenlijk verder van huis dan voorheen.

Het was me al opgevallen tijdens de AIIM Sharepoint mastercourse in de Verenigde Staten: de issues in document management en records management zijn aan de overkant van de plas niet anders dan hier. Vandaar dat de jaarlijkse inventarisatie van de AIIM, de zgn. State of the ECM Industry 2011 zo’n fraaie bron is om je als organisatie, vakgebied of branche aan te spiegelen. Vers van de pers: het onderzoek dateert van februari jl. Van de 650 respondenten van het onderzoek is tweederde afkomstig uit de Verenigde Staten en nog een zesde uit Canada. Een kwart van deze respondenten werkt voor locale, nationale of internationale overheidsorganisaties.

E-mail archivering

E-mail is nog steeds een groot pijnpunt in veel organisaties: 31% van de respondenten beschouwt e-mail management als ‘chaotisch’. Overigens doet dat niet onder voor het beheer van  Office documenten dat 28% dezelfde kwalificatie meegeeft! 39% slaat e-mailberichten nog altijd op in Outlook mappen. Van alle  organisaties vernietigt 15% ALLE e-mails na een bepaalde tijd; 16% bewaart e-mails onbeperkt en 27% heeft geen beleid dienaangaande. Op de prioriteitenlijst van ECM-projecten staat ‘Managing e-mails as records’ op een vijfde plaats (van de 16). Als aanbeveling stelt het rapport: ‘Pay particular attention to emails and instant messages. If staff are struggling to accurately file emails, consider implementing an auto-classification mechanism.’

Document management en records management

Van de grote organisaties in het onderzoek heeft bijna driekwart minstens drie systemen voor document management en recordsmanagement. Een kwart heeft wel vijf of meer systemen! Niet voor niets is consolidatie naar één systeem prioriteit voor een belangrijk deel van de deelnemende organisaties (42%), waarbij iets meer organisaties een nieuw pakket zullen aanschaffen, dan één bestaand systeem handhaven (23 vs. 19%). Meer dan de helft van de organisaties ziet het implementeren van een ECM systeem als een oplossing voor het beheer van zowel  papieren documenten, als het langdurig kunnen beheren van digitale documenten. Veertig procent hecht tevens aan compliance met normen (wetgeving, ISO, DoD etc. ). Een vorm van ‘casemanagement’ of zaakgericht werken is relevant voor 38% van de respondenten.

ECM functionaliteiten en beperkingen

Slechts 18% van de respondenten koos een specifieke ECM-oplossing voor de bedrijfstak of industrie, de overigen gingen dus voor een meer generieke oplossing. Wel hebben veel organisaties allerlei vormen van aanpassing van dat systeem nodig om aan de behoeften van organisatie en processen te voldoen. Het onderzoek specificeert naar verschillende vormen van ‘customization’, ‘add-on packages’ , ‘application workarounds’ en ‘best-of-breed integration’.  Duidelijk is dat de meeste organisaties niet wegkomen met de out-of-the-box oplossing van de leverancier. Ook hebben wel 68% van de respondenten geen systeem met toegang via webbrowser of mobiele toegang.

Visie

Belangrijke basiskeuzes voor de toekomst van ECM in je organisatiebetreffen open source ja of nee, outsourcing, maar wat wel en wat niet en natuurlijk opslag en services in de cloud ja of nee?  De acceptatie van open source oplossingen voor ECM is weliswaar gestegen, maar de helft van de respondenten heeft geen plannen in die richting ‘al sluiten we het niet uit’ en bijna 40% verwacht niet er ooit aan te zullen beginnen. Na een kleine dip in de afgelopen twee jaar is outsourcing van archiefprocessen  weer in de lift. Weinig verrassend staat outsourcing van papieren archief bovenaan met 35%, maar ook scanning en capture scoren redelijk hoog met resp. ruim 30 en 20%. De penetratie van cloud services voor opslag van content en records is nog steeds zeer klein (3%). En hoewel er grote verwachtingen zijn van de nog komende stijging van outsourcing van corporate cloud opslag, blijft het vertrouwen in public cloud storage beperkt.

Sociale media

Hoewel in grote organisaties (>5000 fte) het gebruik van verschillende vormen van 2.0 toepassingen ruim 50% is, blijft de penetratie van sociale media in kleinere organisatie verrassend achter. De meest gebruikte toepassingen of functionaliteiten zijn wiki-achtigen, blogs en interne fora. Het belangrijkste motief voor de inzet van 2.0 middelen is  – weinig verrassend – toenemende samenwerking in en tussen teams.

Sharepoint – versies en governance

Het onderzoek besteedt apart aandacht aan Sharepoint, wat misschien vreemd aan doet, omdat het het enige ECM product is dat zo’n behandeling ten deel valt. De onderzoekers geven aan dat dit is, omdat uit het onderzoek is gebleken dat slechts 20% van de respondenten had aangegeven GEEN belangstelling voor Sharepoint te hebben en dat 58% het nu gebruikt (vgl. 2010 en 2009 met resp. 45% en 33%!). Van de Sharepoint gebruikers onder de respondenten heeft 36% Sharepoint 2007 in productie, is 27% aan het upgraden naar 2010 en is 13% Sharepoint 2010 aan het uitrollen als nieuwe Sharepointgebruikers. Zo’n 6% is live met 2010 en 13% is (nog steeds) in productie met 2003! De cijfers met betrekking tot governance en volwassenheid van de implementatie geven nog steeds een schokkend beeld: ‘… 27% admit that valuable content is being stored in SharePoint across the organization but there is no real guidance on what to store and how.’ AIIM beveelt hierbij aan: ‘if you are basing your ECM strategy on SharePoint, ensure that you have sufficient knowledge to create a set of information management policies.’