#SharePoint 2010 #recordsmanagement #DoD5015.2 gecertificeerd met Gimmal Soft

Door Eric Burger | Gepubliceerd: 24/09/2011

Eerder meldde ik hier dat Gimmal Soft werkte aan toevoeging van functionaliteit aan SharePoint 2010 teneinde het populaire Microsoft platform gecertificeerd te krijgen door het Amerikaanse Ministerie van Defensie voor de norm DoD 5015.2-STD (ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT SOFTWARE APPLICATIONS DESIGN CRITERIA STANDARD) Welnu, het product is gereed en ook gecertificeerd door JITC, de testers en certificeerders voor Defensie in de USA.  Gimmal Soft heeft het product simpelweg Compliance Suite for Microsoft SharePoint genoemd en belooft op zijn site:

“The centralized user interface of the GimmalSoft Compliance Suite controls the definition and synchronization of record management policies across SharePoint. With the ability to link citations and authorities to the file plan structure, records management administrators have a single dashboard for most records management functions. And by consolidating work-in-progress content and final content on SharePoint, companies can implement a unified disposition and legal hold process across all content with unified search.”

Het product voorziet dus onder andere  in een op recordmanagers toegesneden userinterface om recordsmanagement handelingen beter te kunnen verrichten in de SharePoint omgeving. Uit de productspecificaties licht ik de volgende highlights (dus niet uitputtend):

Enhanced File Plan Builder  – Manage the retention policies of record categories in a rich client interface

Record Relationships – Enable users, record managers and administrations to create, move and copy records

Event Management - Events are used as records disposition criteria. Facilitates disposition of related records as a single entity. Manage related records through links, associations and folders

Cut-off and Disposition Processing Processing and approval to start the retention period for records. Closing folders. Digital shredding

Email Record Management – Manage email and attachments as records. Automated capturing of message metadata

Vital and Restricted Records – Ability to identify vital record(s)

Transfers – Import records into the Compliance Suite. Export records into validated format ensuring contextual links

Zal proberen meer informatie over de toepassingsmogelijkheden van dit product te verkrijgen, het is nu nog te vers en zojuist aangekondigd op de uitstekende blog van Don Lueders (die overigens wel netjes meldt belanghebbende in deze ontwikkeling te zijn) en de AIIM expert-blog van Gimmal Group senior vice president Mike Alsup zelf.

Laat een reactie achter.

#SharePoint 2010: farms groeien, maar ook de issues

Door Eric Burger | Gepubliceerd: 10/09/2011

Wanneer je weer eens al je NAW-gegevens invult in een webpagina om een whitepaper te downloaden, heb je vaak het idee dat je er met een aandachttrekkend twitterberichtje toch weer ingeluisd gaat worden. Maar dat was dan nu eens een aangename verrassing met de actuele Whitepaper Managing SharePoint as a business-critical Application van Enterprise Strategy Group.

In veertien pagina’s worden toch enkele heikele kwesties aangesneden, die vooral draaien om de issues die ontstaan door de groei van SharePointomgevingen in organisaties. Het eerste hoofdstuk laat aan de hand van een survey zien wat we eigenlijk al weten: SharePoint implementaties vliegen als paddenstoelen uit de grond en de impact van de 2010 versie laat zich goed voelen bij een vergelijking tussen 2009 en 2011. Een andere vraag toont de groei van Sharepoint als  ‘één van de vijf belangrijkste bedrijfsapplicaties van uw organisatie nu en binnen twee jaar’. We zien het allemaal gebeuren dus daar niks nieuws.

Requirements – programma van eisen

Boeiender is de rangorde in belangrijkste requirements die hadden geleid tot invoering van SharePoint. In de top 5:

  1. Eenvoudige werkwijze voor teamleden om samen te werken;
  2. Gecentraliseerde documenten opslag om samenwerking mogelijk te maken;
  3. Versiebeheer voor documenten;
  4. Vinden van documenten en bestanden over breedte van het netwerk;
  5. Creëren van webportalen en ‘Mysites’ voor samenwerking tussen medewerkers.

Als motivatoren voor de invoering van SharePoint gelden verder het werken op gespreide locaties (zowel bij startups als bij internationale bedrijven), de 24uurs economie (‘around the clock business means around the clock collaboration’) en de werkelijkheid dat samenwerking en communicatie heden ten dage gewoonweg niet meer bevredigend lukt met locale fileshares of e-mailcommunicatie (‘where it’s hard to keep track of document versions and message recipients’). Het lijkt wel, zeggen de schrijvers van de whitepaper, of iedereen gewend is geraakt aan “real-time” everything, including chats, document sharing and social-media-like experiences.’

Ook benadrukt het stuk dat, hoewel SharePoint vaak wordt ingevoerd voor de basiskenmerken van het pakket (documenten delen en gecentraliseerd opslaan) het vooral ook als een platform wordt gezien voor de toepassing van andere applicaties.

Performance-issues en -oplossingen

Het succes van SharePoint 2010 houdt ook een risico in door de groei van data. Het onderzoek toont aan dat de totale volumes die in SharePoint worden opgeslagen in de laatste twee jaar enorm zijn gestegen in de bevraagde instellingen en bedrijven. Vooral in de 1-5TB en 10TB> databases is de groei significant. De risico’s van verminderde responstijden en andere performance- issues  worden wel bestreden door IT-afdelingen, maar de uitdaging en daar lijken alleen maar groter te worden:

‘Because workload rebalancing, database migrations, and other optimization efforts have to take place after the hardware is ready for  use, provisioning these resources is not as easy as it appears. There is, however, consistency amongst respondents – regardless of total content database size – when it comes to completing backups and recoveries. Most IT departments split content databases to more manageable sizes to ensure backups can be completed, but even this tactic may not be enough.’

Verder wijst het stuk op het bij respondenten veel voorkomen van WAN (wide area network) performance- en responstijden issues bij content databases van 5TB>. Daarbij komt nog dat Microsoft Enterprise Search door indexerenvolgens de schrijvers  slomer wordt in de 500GB-5TB range. Verderop (‘Hardware-based alternatives’) wijzen de schrijvers dat IT afdelingen daardoor steeds grotere en snellere servers moeten inzetten. Maar dat die tegelijkertijd de onder druk staande budgetten opzadelen met niet voorziene uitgaven. Ook leiden de splitsingen van databases boven een bepaalde limiet tot extra inspanningen en monitoring bij het instellen van backup- en disasterrecovery schema’s.

Interessant maar zeker ook verontrustend is dat performance-issues ook worden opgelost met het bewust beperken van de functionaliteiten die daar invloed op uitoefenen. We kennen dat al een beetje van de documentmanagementsystemen die – NEN/ISO-gecertificeerd en wel – net zo gemakkelijk worden ontdaan van hun audit-capaciteit. Zo blijkt bijna 20% van de 5TB> database bezitters de versie-functionaliteit UIT te schakelen. Ik vind dat nogal een schokkende conclusie. Vooral omdat– zoals het stuk ook terecht opmerkt – versiebeheer juist één van de belangrijkste requirements was om met SharePoint aan de slag te gaan!

Een ander boeiend issue dat het stuk aansnijdt is de groeiende problematiek van autorisatie en informatie/documentbeveiliging. In content databases boven de 500 GB lijken de autorisatie-issues toe te nemen. Zelfs als active directory wordt ingezet voor toedeling van permissies, blijft het de vraag of medewerkers  - en vooral externen volgens de schrijvers – de content altijd op de juiste locatie plaatsen (wat naar mijn idee zou pleiten voor het optimaliseren  van de regelgestuurde mogelijkheden om documenten automatisch te plaatsen in SharePoint 2010).

Het stuk gaat veder in op veel gesignaleerde issues rond de import van data en documenten uit andere (documentmanagement-) systemen. Het gebeurt weinig door a. de omvang van de data, b. het ontbreken van adequate tools in SharePoint zelf. Het stuk sluit – helemaal mijn ding! – af met de aanbeveling (‘The Bigger Truth’)  dat de combinatie van performance-  en autorisatie-issues vraagt om SharePoint management als ‘investment priority’.

Afbeelding ‘warehouse’ van Newman

Laat een reactie achter.

In place records in #Sharepoint 2010: “a brilliant upgrade” voor #recordsmanagement?

Door Eric Burger | Gepubliceerd: 31/08/2011

Ik las de zoveelste juichende blog over in place records in SharePoint 2010 en dacht dat het tijd werd voor een-stukje-nuancering-naar-de-doelgroep-toe. SharePoint 2010 is een prachtige ontwikkeling op ECM gebied en recordsmanagement heeft in de upgrade vanuit MOSS2007 de aandacht gekregen. De aandacht, misschien nog niet: ‘de nodige aandacht’.

Ook bij relaties en cursisten speelt de vraag: moeten we bij het opzetten van een SharePointomgeving nu een separaat records archive (NL: recordcentrum) inrichten als site of sitecollection òf gaan we de nieuwe ‘in place records’ (NL: records ter plaatse) feature gebruiken?

Het recordcentrum bestond al in MOSS2007, maar is verbeterd. In SharePoint 2010 is met een druk op de knop een recordcentrum aan te maken. Een drop-off library (NL: afgiftebibliotheek) maakt standaard deel uit van dit digitale archief. Aan de hand van regels, gebaseerd op metadata of contenttype (NL: inhoudstype) kunnen individuele documenten daar worden aangeboden voor automatische  routering naar de juiste locatie in het archief. Maar documenten kunnen ook automatisch, gekoppeld aan werkstroom, metadata, bewaartermijn (in SP-Nederlands: ‘beleidsverklaring’), of herkomstbibliotheek vanuit het dynamische deel van de SharePointomgeving worden gerouteerd naar het recordcentrum. In de herkomstbibliotheek kan gekozen worden om een kopie achter te laten (cf. MOSS2007), het origineel te laten verwijderen òf een link achter te laten naar de locatie in het recordcentrum. Dat laatste klinkt aantrekkelijk, me dunkt. Verder maakt een hiërarchische fileplan sinds de 2010 versie deel uit van het recordcentrum.

In place records is een nieuwe, vet gepropageerde feature in Sharepoint 2010. Bij het aanvinken van de feature (op siteniveau of hoger) wordt het mogelijk om in een documentenbibliotheek in een site documenten als ‘records’ te bestempelen (in SP-Nederlands: ‘record declareren’) waarmee het document bevroren wordt en er vervolgens naar wens verschillende, opeenvolgende archiveringsfasen van toepassing kunnen worden verklaard. Dat kan bestaan uit het verwijderen van minor-versies van het document tot het permanent verwijderen na X-jaar. Of na een gebeurtenis (bv. een administratieve handeling) plus X-jaar. De in place records blijven ‘gewoon’ staan tussen de andere documenten van de bibliotheek, zij het dat functionaliteiten als wijzigen en verwijderen zijn uitgeschakeld voor de gebruiker en bijvoorbeeld alleen toegestaan aan de recordmanager.

Klinkt aantrekkelijk, wat? Maar aan het ter plaatse beheren van de records kleven ook bezwaren. Het beheer in een apart recordcentrum is efficiënter wanneer

  • daar een aparte administrator gewenst  of noodzakelijk is;
  • de toegankelijkheid van het digitaal archief afwijkt van de overige documentlocaties;
  • een recordmanager alleen verantwoordelijk is voor gearchiveerde documenten (en geen bredere verantwoordelijkheden heeft voor informatie);
  • records apart- bv op een goedkoper medium – zullen worden opgeslagen;
  • records een afwijkend back-up regime hebben.

Verder is er wel in de mogelijkheid voorzien om in place records èn het recordcentrum gezamenlijk in te zetten, maar het onder in place records aangebrachte bewaarbeleid vervalt bij overplaatsing naar een recordcentrum. Audits en logging kunnen eenvoudiger voor het hele recordcentrum worden geconfigureerd en uitgevoerd (denk ook aan rapportages vernietiging /verwijdering). En omdat ook SharePoint bibliotheken een maximum volume kennen kan het recordcentrum wèl de druk op de bibliotheken verlichten en in place records niet.

Een (nog) belangrijker argument dat zich tegen het in place records lijkt te keren, is dat die andere mooie nieuwe 2010 feature, de documentset (NL: documentenset) zich niet verdraagt met in place records. De documentenset moest het (pijnlijk grote) gat in SharePoint voor toepassing van het (zaak-)dossier vullen. Daarover later meer. Maar vervelend is wel dat documentensets niet ter plaatse (in place dus) kunnen worden gearchiveerd! Ook werken  – voor de automatische plaatsing van archiefstukken in het digitaal archief – combinaties van contentype en metadata (bv. ‘ contract’ en ‘aanbesteding X’ ) niet voor in place records, waar ze het plaatsen in het recordcentrum juist mooi vergemakkelijken (hoewel: zelfs voor het configureren van de archivering van documentsets is hogere SP-recordsmanagement-kennis een vereiste).

Samengevat: als je voor je digitaal archiefbeheer geen belemmeringen ziet in het werken met in place records èn je hebt een andere oplossing voor het werken met dossiers dan gebruikmaken van de documentenset, dan zou in place records een ‘brilliant upgrade’ kunnen zijn. Tot slot: ik ben ontzettend benieuwd naar jullie ervaringen!

Laat een reactie achter.

“Dus u wilt documenten en email managen in SharePoint 2010?”

Door Eric Burger | Gepubliceerd: 12/08/2011

Aldus kopt de folder van GeONE, waar ik afgelopen week een inspirerend gesprek had met Bastiaan. We spraken over Document Management Framework (DMF) van het Australische MacroView en 360° van het Noorse Software Innovation. SharePoint 2010 biedt een wereld aan geautomatiseerde methoden voor opslag en ordening van documenten. Recordsmanagement is sinds de MOSS 2007 versie sterk verbeterd, ik schreef daar al eerder over. Dus op zich biedt de out-of-the-box versie al krachtige functionaliteiten voor het managen van documenten in veel typen organisaties. Maar er bleef en blijft wel wat te wensen over.  Voor organisaties en bedrijven waarvan medewerkers zelfstandig en op eenvoudige wijze email berichten moeten kunnen toevoegen aan SharePointbibliotheken. Of organisaties die casemanagement en relatiemanagement een voorname plaats moeten geven in hun dagelijkse bedrijfsvoering.

Macroview DMF (Document Management Framework) is een tool die SharePoint bibliotheken in een boomstructuur weergeeft in vrijwel alle bekende kantoorapplicaties (MSOffice, maar ook Adobe PDF Reader/Acrobat). Hoewel het Windows-Verkenner achtige uiterlijk het product niet direct een vernieuwende uitstraling  geeft, zit de kracht in de combinatie van consistente weergave van de SharePointstructuur èn drag-and-drop functionaliteit.  Vooral de weergave in MS Outlook vond ik indrukwekkend. De SharePoint omgeving is navigeerbaar binnen het Outlookscherm en alle soorten  files zijn binnen het scherm te benaderen en toe te voegen door drag-and-drop. Omdat de SharePoint via webservices wordt weergegeven in het Outlookscherm, wordt de Outlookclient zelf niet belast. De weergave van de SharePointomgeving kan door filtering aan individuele eisen worden aangepast.  Ook kan dag-and-drop worden gebruikt voor het (ook in bulk) verplaatsen van files tussen bibliotheken met behoud van metadata en versiegeschiedenis. Ook voorziet DMF in fulltext en metadatasearch vanuit Outlook. Ik kan me voorstellen dat bedrijven en instellingen waar medewerkers – ik denk aan officemanagers en secretariaatsmedewerkers – veel vanuit Outlook werken hier wel blij van worden. Aan de andere kant doet de Verkennerweergave wel wat af aan de rijke mogelijkheden van SharePoint om verschillende metadatagebaseerde weergaven te creëren voor de gebruiker.  Het product heeft in Nederland inmiddels tientallen klanten.

Ik kom vrijwel wekelijks in mijn contacten op het onderwerp SharePoint en certificering. Ook daarover heb ik eerder mijn mening geventileerd. SharePoint 2010 is als pakket niet gecertificeerd conform NEN 2082. Wel is een specifieke implementatie gecertificeerd. Het Scandinavische product 360° van Software Innovation (niet te verwarren met allerlei softwareproducten met vergelijkbare namen, Global 360 en Office 365) biedt  ‘zaak/casemanagement, document- en recordsmanagment, gebaseerd op de succesvolle Microsoft SharePoint technologie.’ En is conform NEN 2082 gecertificeerd. Hoewel het pakket in Scandinavië populariteit schijnt te genieten onder overheden, is er in Nederland nog geen voorbeeld van een afgeronde implementatie. Ook dit pakket
biedt Outlook-integratie, maar de overtuigende meerwaarde zit in de casemanagement- en relatiemanagement functionaliteit.  Het koppelen van documenten aan een zaak, het bewaken van de status en het managen van de aan de zaak verbonden relatie vormen m.i. de kracht van dit pakket. In ieder geval zijn dit features (onder veel meer) die niet in out-of-the-box SharePoint worden aangetroffen. Aan het casemanagement zijn verdere functionaliteiten verbonden zoals  voor papierloos vergaderen op basis van Microsofts OneNote. Deze laatste functionaliteit heb ik niet gezien in de demonstratie, maar als het net zo veelbelovend is als het case/relatiemanagementgedeelte, dan komt het, ondanks de naam (wat een gedoe om het te zoeken op internet) wel goed met 360°.

 

Bron afbeelding: verkeerslichten

Laat een reactie achter.

Stuur je sociale media met vakantie!

Door Eric Burger | Gepubliceerd: 19/07/2011

Tussen al het komkommernieuws door (‘Amerikaans stel herkent gezicht Jezus in kassabon Walmart’) las ik ook het bericht dat familie al ongerust is over vakantie vierende verwanten als die langer dan een dag niets van hun aanwezigheid blijk hebben gegeven via de sociale media. Ik heb er ook even over moeten nadenken hoor, heb het zelfs even via DM aan enkele betrouwbare mede twitteraars voorgelegd. Gaat me dat lukken, twee weken? Want heden ten dage blijkt ook vrijwel  iedere Franse camping toegerust met voldoende wifi-versterkers om tot in de kleinste Quechua tentjes permanent online te zijn.

Maar voor mij dus even niet. Even cold turkey. Wel even casual informeren natuurlijk bij de receptie, of de kampeerplaats overal over internetverbinding beschikt en wat de toeslag bedraagt. Maar niet gedaan dus. Mijn enige pogingen tot surfen bestonden uit het daadwerkelijk op een longboard trachten te klauteren bovenaan de golven van Biarritz. Maar daar blijkt (ook daar al) mijn tienjarige zoon een stuk bedrevener in.

Natuurlijk wel off-line de gedachten laten gaan over de tweede helft van dit jaar. Wat ik wil dat het brengt, wat de kansen zijn, wat leuk is om te doen.  Als ZZPer (ik haat die afkorting, maar dat een andere keer) heb je mogelijkheden om je eigen koers te bepalen en als er iets is dat ik belangrijk vindt als zelfstandig gevestigd documentmanagement specialist (dat klinkt al beter) dan is het om zo dicht mogelijk bij mijn eigen kracht en ambities te blijven. Daar is niks softs bij.

Zo is recordsmanagement in Sharepoint 2010 een belangrijke speerpunt voor mijn adviestrajecten en workshop- en  opleidingenaanbod  dit najaar. Omdat SharePoint, wat je ook van het product vindt, een onmiskenbare trend is in documentmanagement en recordsmanagement in veel organisaties. En vind ik het prettig – en een zinvolle bijdrage in de markt -  dat te combineren met mijn onafhankelijke positie.  Want als een Decos je organisatie en processen beter past, dan moet je dat niet laten.  Zolang de keuze maar bewust, overwogen en toekomstgericht wordt gemaakt.

Mijn andere speerpunt is governance in recordsmanagement, omdat veel organisaties wel aan de slag gaan met een ECM-platform, maar de reikwijdte en impact van recordmanagement in de haarvaten van zo’n systeem niet meteen overzien. Of het zien als het (te ) laat is. En gewoon starten met implementeren, ‘like there’s no tomorrow’. Het tijdig regelen is in de projectfase vaak kind van de rekening en wordt ook wel gebagatelliseerd als een met Y2K vergelijkbare consultants’ hoax. Maar er is ook genuanceerde kritiek:

Rather than encouraging the total abandonment of governance processes, or treating governance as a “nice to have” luxury that you do away with in favour of short-term perceived cost savings, it is far more appropriate to encourage clients to find the level and type of governance process which suits their situation.

En natuurlijk blijven mijn fascinaties voor emailarchiveringstrategieën (cursus hier en blog daar) en de toepassingsmogelijkheden van sociale media doorklinken in mijn activiteiten en blogs. Wat dat laatste thema betreft: is het niet intrigerend om de cultuur van bedrijven te zien worden weerspiegeld in het corporate en individueel gebruik van sociale media? Of juist de volledige radiostilte op het web?  Waar het ene bedrijf vrijheid, creativiteit en gedrevenheid van zijn medewerkers lijkt uit te stralen, geeft het andere bedrijf blijk van een benauwende en topdown benadering van zijn aanwezigheid in sociale media. Boeiend. Genoeg voor een blog!

Laat een reactie achter.

SharePoint 2010, recordsmanagement en #kbenp11

Door Eric Burger | Gepubliceerd: 24/06/2011

Terwijl  Las Tapas de niets vermoedende BBQ gasten trakteerde op een uitstekende vertolking van het Cubaanse revolutionaire loflied  Hasta Siempre Comandante werd op het Scheveningse strandterras nog druk nagepraat en nagenoten van een rijk gevuld KBenP Zomerevent in het Kurhaus.

 Wouter Keller had wederom de show gestolen met boude uitspraken over documentmanagementsystemen en midoffices. Er waren presentaties over zaakgericht werken te over en verder was er veel te leren over search, toch ook een onderschat vakgebied.

De ochtend van het event was gereserveerd voor presentaties van de cursussen uit het najaarsaanbod van GO-Opleidingen. De diverse presentaties over onder andere social media en SharePoint waren druk bezocht. Joyce van Aalten van Invenier, inmiddels gestart met haar cursus Introductie SharePoint, had een volle zaal. Ook bij mijn presentatie over de cursus SharePoint 2010, recordsmanagement en governance bleken onvoldoende stoelen beschikbaar. Enigszins overdonderd door zoveel belangstelling heb ik mijn genuanceerde en kritische verhaal gehouden over de (on-)mogelijkheden van en misverstanden over recordsmanagement in SharePoint 2010. Ja, ik heb vooralsnog nog geen betere ECM applicatie gezien om de digitale kantoorwerker te ondersteunen en nee ook in SP2010 zijn nog steeds add-ons of maatwerk  nodig om alles te kunnen doen wat recordmanagement vereist (denk aan capture, emailarchivering, zaakgericht werken). En nee, SP2010 is niet als product in Nederland gecertificeerd. En wie echt helemaal DoD-gecertificeerd door het leven wil zijn er straks aanvullende componenten te koop van Gimmal. De sheets staan onine hier, verslag heet van de naald hier!

Had ik net mijn presentatie voorbereid, kwam via AIIM voorman John Mancini (volg zijn Digital Landfill blog) met de laatste AIIM Industry Watch: Using SharePoint for ECM. How well is it meeting epextations?  Een aan duidelijkheid niets te wensen overlatend onderzoek onder honderden organisaties in Noord-Amerika en Europa (waarvan 20% overheid) over het gebruik van en de ervaringen met SharePoint. Het onderzoek is gehouden in de afgelopen maanden en spitst zich toe op de elementen recordsmanagement, documentmanagement engovernance. Ik doe even twee conclusies, want iedere pagina is het lezen meer dan waard:

“Regarding specific governance policies, 70% have no acceptable use policy, only 28% have guidance on classification, only 21% have retention policies, and only 11% have legal discovery procedures. All but 9% of organizations seem to be completely ignoring the issue of how to deal with emails and their attachments.”

“In total, 29% are happy to use the new Record Center functionality within SharePoint, wheras 41% will continue to utilize their existing records management systems, most likely using SharePoint as a front end to an existing repository – particularly for larger organizations. A worrying 35% have no long-term retention strategy, including 27% of even the largest organizations.”

En tussen de aanbevelingen:

“Even if SharePoint is deployed by IT, set up aa coordination committee with representatives from Records Management, Compliance, HR and line-of-business departments.”

En nu we het toch over SharePoint literatuur hebben: KBenP heeft een boekje laten verschijnen, getiteld SharePoint: hoe laat ik het voor mij werken? Geschreven op basis van ervaringen van zo’n twintig adviseurs en associates bevat het boekje een onafhankelijke kijk op SharePoint, belicht vanuit onder andere informatiemanagement, architectuur, businesscase, maatwerk, visie en governance. Een kleine voorpublicatie over het laatste onderwerp vind je hier.

(foto KBenP Zomerevent: Ron Wessels, GO-Opleidingen)

Laat een reactie achter.

Governance, recordsmanagement en SharePoint 2010

Door Eric Burger | Gepubliceerd: 20/06/2011

Het is een modieuze term geworden in de ICT: governance. En zo kwam er ook: SharePoint governance. En laat zich slecht vertalen. Maar het gaat om het geheel aan regels, processen en gedrag dat samen er voor zorg dat SharePoint niet ontaardt in onbeheersbare chaos. Want SharePoint maakt het wel mogelijk om bijvoorbeeld samenwerking aan documenten, beveiliging van documenten en archieven, uiterlijk en inrichting van sites, opslag van documenten en hun kenmerken te laten regelen op een laag niveau in de organisatie. Menu-gestuurde configuratieschermen maken het gemakkelijker om de functionele inrichting aan te passen, zonder de noodzaak van programmeringskennis. Maar deze eenvoud en gebruikersvriendelijkheid  heeft ook een keerzijde. Waar andere systemen star kunnen zijn door een gebrek aan regelmogelijkheden, kan een SharePointomgeving onbeheersbaar worden door het tegendeel. ‘Potential inefficiencies’, noemt Microsoft het zelf.  Consistentie in de regels, processen en gedrag van het beheer kunnen daarentegen efficiency en beheersbaarheid vergroten.

Daarom moet je bij de start van een SharePoint 2010 project de governance vast gaan regelen, zodat de overgang van project naar beheer soepel verloopt. En het beheer in al zijn facetten is geregeld.  Gezien het brede palet aan facetten zal dat het beste gaan met een board, waarin verschillende rollen voor stafmedewerkers als functioneel- en technisch beheer, communicatie en recordsmanagement zijn vertegenwoordigd, alsmede vertegenwoordigingen vanuit de businessprocessen.

Waar moet je bij een SharePoint 2010 governance plan dan zoal aan denken:

Content governance: onder andere (een minimale set van) standaard metadata, standaards voor documentbibliotheken (de verschillende locaties van bijeen horende documenten) en lijsten.

Classificatie governance: zorgt bijvoorbeeld voor consistentie in eigenschappen door toepassing van content types (een SharePoint functionaliteit met onder andere metadata, een sjabloon of formulier, standaardroutering en opslaglocatie, bijvoorbeeld een contractsoort of vergunning), gecontroleerde woordenlijsten.

Functionele governance: bepaalt WIE dingen kan creëren in SharePoint, zoals sites, contenttypes, lijsten en bibliotheken. Bepaalt ook wie welke webparts mag gebruiken en regelt centraal de look&feel, navigatie en branding van de SharePointomgeving.

Beveiliging governance: beveiliging tegen ongewenste raadpleging of wijziging kan je op alle hiërarchische niveausinstellen en vervolgens naar lagere niveaus laten overerven. Maar kan ook voor één of meer unieke locaties als site, folder of pagina worden ingesteld.

Recordsmanagement governance: omvat het beleid dat bepaalt hoe lang bepaalde records bewaard blijven en bepaalt hoe stukken daarna verwijderd worden uit het systeem. Bewaartermijnen kan je naar wens koppelen aan contenttypes (bijvoorbeeld een contractsoort), aan documentbibliotheken en aan folders. In SharePoint 2010 kan je documenten naar wens archiveren  op de plek waar de documenten al staan (‘in place records management’) of in het aparte Records Center. Over de verschillen daartussen, voor- en nadelen een andere keer meer! Doordat de regels voor bewaring en vernietiging vanzelf worden toegepast, komt er aan een opgeruimd digitaal archief veel minder werk achteraf te pas. En dat was toch iets waarvoor we überhaupt ooit waren gestart  met digitaal archiveren?

Laat een reactie achter.

Een bekend DMS-probleem…

Door Eric Burger | Gepubliceerd: 06/05/2011

Het onderzoeksverslag van de Rotterdamse Rekenkamer verschijnt rijkelijk laat na het onderzoek uit 2010, zodat eventuele positieve ontwikkelingen sinds die tijd niet zijn meegenomen. Maar ‘Baat het niet dan kost het wel’,  een onderzoek naar de kosten en baten van  ICT-projecten van Gemeente Rotterdam, geeft voldoende boeiend materiaal om er alsnog aandacht aan te besteden. Ook vanwege de verschillende berichten die er sindsdien in de vakpers zijn verschenen, onder andere ‘Doc.loods liep vast op bekend DMS-probleem’ en ‘Rotterdam
vertilt zich aan DMS-project’.

De wereld van document management systemen (DMS) en recordsmanagement applicaties (RMA) is enorm in beweging de laatste paar jaren. Hummingbird, dat ver voor de doorbraak van Microsoft Sharepoint en de fusie van Hummingbird met OpenText gold als de top van de DMS/RMA systemen is links en rechts ingehaald. Implementaties duren in grote organisaties soms zo lang, dat nieuwe, meer geavanceerde en gebruiksvriendelijke producten al  lang en breed op de markt zijn als proven technology. Zonder hier te willen twisten over de specifieke kwaliteiten van het product is er duidelijk een kentering zichtbaar: waar tussen 2000 en 2005 een ‘zwaar RMA’ als Hummingbird en EMCDocumentum de voorkeur verdiende van grotere Archiefwetplichtige organisaties, zie je na enige aarzeling tussen 2007-2010 nu menig gemeente of rijksinstelling de Sharepointimplementaties door voor- of achterdeur (!) naar binnenloodsen.

Over loodsen gesproken. De implementatie van Hummingbird/OpenText, in Gemeente Rotterdam bekend onder de projectnaam ’Doc.loods’, is niet zozeer mislukt, maar de geplande uitrol naar stadsdelen en diensten is blijven steken. Een stadsdeel, het Gemeentearchief en nog een tweetal gemeente onderdelen hebben het in gebruik genomen.  Tien miljoen euro verder blijkt de klacht nu te zijn dat ‘ingewikkelde metadata’ (‘een bekend DMS-probleem’) het project zouden hebben laten klappen. Het probleem zou dan vooral de interface voor de eindgebruiker zijn, aldus de CIO in het artikel. En uiteindelijk komt dan als een soort konijn uit de hoge hoed, dat de gemeente (als oplossing van deze problematiek?) nu naar opensource oplossingen zou kijken, waarbij het product Alfresco met naam wordt genoemd. Er zijn meer opensource DMS producten dan alleen Alfresco, zodat het aanbestedingstechnisch al een twijfelachtige opmerking is. Maar als de redenering in het artikel daadwerkelijk zo gevolgd zou worden in Rotterdam, dan zijn er toch wel meer dingen mis.

Na zes jaar ontwikkelen en vier implementaties zou het onmogelijk moeten zijn om te concluderen dat de metadata te ingewikkeld zijn voor eindgebruikers of dat de interface niet prettig genoeg werkt. Welke testmethode – zoals TMap –  je ook hanteert om een ICTproduct in productie te gaan nemen, een functionele test en een gebruikersacceptatietest maken al vele jaren deel uit van het vaste arsenaal aan imlementatiemethoden in de ICT. Uit ervaring weet ik dat de druk groot is om tests snel af te doen als een vervelende bijkomstigheid of formaliteit, maar deze mislukkingen geven aan dat een geformaliseerde testmethode, met heldere rapportages en acceptatiemomenten na afloop ook veel van de projectrisico’s kunnen wegnemen of reduceren.

Een ander maar wel gerelateerd punt is de betrokkenheid in deze testfase vanuit de organisatie. Het is bekend dat implementatietrajecten van een DMS/RMA systeem veelal begeleid of zelfs gestuurd worden vanuit archief- of DIVafdelingen. Natuurlijk zit daar vaak de expertise die onmisbaar is voor een succesvol traject. Maar behalve dat archivarissen en DIVers geen moeite hebben met een metadata-element méér bij hun documentregistraties, maken ze met hun ondersteunende rol in de organisatie en hun expertise geen deel uit van de overgrote meerderheid aan documentgebruikers. Want al die andere kenniswerkers in de primaire processen zijn een stuk minder geïnteresseerd in dossierinrichting en classificatie. Het document moet weg te zetten zijn met een paar klikken en hoe meer er automatisch gebeurt zonder menselijke tussenkomst, hoe beter (David Ferriero, de rijksarchivaris van de VS zei dat pas nog zo mooi, toen het over emailarchivering van het Witte Huis ging, als er te veel menselijke tussenkomst vereist was bij archivering van electronische berichten, dan werd hij pas echt ongerust, dat vond ik wel grappig voor een archivaris, maar dit terzijde).

Dus eigenlijk hadden de mankementen aan Doc.loods veel eerder onderkend moeten zijn in de testfases bij de eerste oplevering en daaropvolgende uitrolmomenten. Waarom dat niet gebeurd is, of waarom de resultaten niet deze conclusie aangaven wordt helaas niet helder uit de Rekenkamer rapportage of het artikel. Zeker is wel dat een nieuw aan te schaffen product, hoe opensource dat ook is, niet vanzelfsprekend tot minder ingewikkelde metadata zal leiden.

Laat een reactie achter.

Enterprise Content Management: de toestand in de wereld

Door Eric Burger | Gepubliceerd: 29/03/2011

Het was me al opgevallen tijdens de AIIM Sharepoint mastercourse in de Verenigde Staten: de issues in document management en records management zijn aan de overkant van de plas niet anders dan hier. Vandaar dat de jaarlijkse inventarisatie van de AIIM, de zgn. State of the ECM Industry 2011 zo’n fraaie bron is om je als organisatie, vakgebied of branche aan te spiegelen. Vers van de pers: het onderzoek dateert van februari jl. Van de 650 respondenten van het onderzoek is tweederde afkomstig uit de Verenigde Staten en nog een zesde uit Canada. Een kwart van deze respondenten werkt voor locale, nationale of internationale overheidsorganisaties.

E-mail archivering

E-mail is nog steeds een groot pijnpunt in veel organisaties: 31% van de respondenten beschouwt e-mail management als ‘chaotisch’. Overigens doet dat niet onder voor het beheer van  Office documenten dat 28% dezelfde kwalificatie meegeeft! 39% slaat e-mailberichten nog altijd op in Outlook mappen. Van alle  organisaties vernietigt 15% ALLE e-mails na een bepaalde tijd; 16% bewaart e-mails onbeperkt en 27% heeft geen beleid dienaangaande. Op de prioriteitenlijst van ECM-projecten staat ‘Managing e-mails as records’ op een vijfde plaats (van de 16). Als aanbeveling stelt het rapport: ‘Pay particular attention to emails and instant messages. If staff are struggling to accurately file emails, consider implementing an auto-classification mechanism.’

Document management en records management

Van de grote organisaties in het onderzoek heeft bijna driekwart minstens drie systemen voor document management en recordsmanagement. Een kwart heeft wel vijf of meer systemen! Niet voor niets is consolidatie naar één systeem prioriteit voor een belangrijk deel van de deelnemende organisaties (42%), waarbij iets meer organisaties een nieuw pakket zullen aanschaffen, dan één bestaand systeem handhaven (23 vs. 19%). Meer dan de helft van de organisaties ziet het implementeren van een ECM systeem als een oplossing voor het beheer van zowel  papieren documenten, als het langdurig kunnen beheren van digitale documenten. Veertig procent hecht tevens aan compliance met normen (wetgeving, ISO, DoD etc. ). Een vorm van ‘casemanagement’ of zaakgericht werken is relevant voor 38% van de respondenten.

ECM functionaliteiten en beperkingen

Slechts 18% van de respondenten koos een specifieke ECM-oplossing voor de bedrijfstak of industrie, de overigen gingen dus voor een meer generieke oplossing. Wel hebben veel organisaties allerlei vormen van aanpassing van dat systeem nodig om aan de behoeften van organisatie en processen te voldoen. Het onderzoek specificeert naar verschillende vormen van ‘customization’, ‘add-on packages’ , ‘application workarounds’ en ‘best-of-breed integration’.  Duidelijk is dat de meeste organisaties niet wegkomen met de out-of-the-box oplossing van de leverancier. Ook hebben wel 68% van de respondenten geen systeem met toegang via webbrowser of mobiele toegang.

Visie

Belangrijke basiskeuzes voor de toekomst van ECM in je organisatiebetreffen open source ja of nee, outsourcing, maar wat wel en wat niet en natuurlijk opslag en services in de cloud ja of nee?  De acceptatie van open source oplossingen voor ECM is weliswaar gestegen, maar de helft van de respondenten heeft geen plannen in die richting ‘al sluiten we het niet uit’ en bijna 40% verwacht niet er ooit aan te zullen beginnen. Na een kleine dip in de afgelopen twee jaar is outsourcing van archiefprocessen  weer in de lift. Weinig verrassend staat outsourcing van papieren archief bovenaan met 35%, maar ook scanning en capture scoren redelijk hoog met resp. ruim 30 en 20%. De penetratie van cloud services voor opslag van content en records is nog steeds zeer klein (3%). En hoewel er grote verwachtingen zijn van de nog komende stijging van outsourcing van corporate cloud opslag, blijft het vertrouwen in public cloud storage beperkt.

Sociale media

Hoewel in grote organisaties (>5000 fte) het gebruik van verschillende vormen van 2.0 toepassingen ruim 50% is, blijft de penetratie van sociale media in kleinere organisatie verrassend achter. De meest gebruikte toepassingen of functionaliteiten zijn wiki-achtigen, blogs en interne fora. Het belangrijkste motief voor de inzet van 2.0 middelen is  – weinig verrassend – toenemende samenwerking in en tussen teams.

Sharepoint – versies en governance

Het onderzoek besteedt apart aandacht aan Sharepoint, wat misschien vreemd aan doet, omdat het het enige ECM product is dat zo’n behandeling ten deel valt. De onderzoekers geven aan dat dit is, omdat uit het onderzoek is gebleken dat slechts 20% van de respondenten had aangegeven GEEN belangstelling voor Sharepoint te hebben en dat 58% het nu gebruikt (vgl. 2010 en 2009 met resp. 45% en 33%!). Van de Sharepoint gebruikers onder de respondenten heeft 36% Sharepoint 2007 in productie, is 27% aan het upgraden naar 2010 en is 13% Sharepoint 2010 aan het uitrollen als nieuwe Sharepointgebruikers. Zo’n 6% is live met 2010 en 13% is (nog steeds) in productie met 2003! De cijfers met betrekking tot governance en volwassenheid van de implementatie geven nog steeds een schokkend beeld: ‘… 27% admit that valuable content is being stored in SharePoint across the organization but there is no real guidance on what to store and how.’ AIIM beveelt hierbij aan: ‘if you are basing your ECM strategy on SharePoint, ensure that you have sufficient knowledge to create a set of information management policies.’

Laat een reactie achter.

Sharepoint 2010 en recordsmanagement

Door Eric Burger | Gepubliceerd: 07/03/2011

 “Managing records in Microsoft Sharepoint 2010” (RIMtech Inc, Canada). Er komt niet elke dag zo’n geweldige bron van informatie over recordsmanagement in Sharepoint 2010 beschikbaar. En niets is vluchtiger dan een tweet. Het lijkt me daarom goed om nog eens de aandacht te vestigen op deze whitepaper van RIMtech van januari 2011.  Bijna veertig pagina’s lang gaat het stuk in op de details van recordkeeping in Sharepoint 2010. In de inleiding stelt RIMtech dat het bedoeld is voor ‘IT managers die erg weinig weten over archiveringsbeginselen, -handelingen en –methoden. ’ Ik weet niet of ITmanagers dit allemaal wel zouden moeten willen weten. In een kleine organisatie is vaak geen specifieke archiveringskennis voorhanden. En komt het onderwerp inderdaad al snel op het bord van de ITmanager. Die spontaan Sharepoint gaat uitrollen, omdat de licenties er toch al waren. Met alle risico’s van een ongebreidelde anarchie ten gevolge. Maar in de tot voorbeeld genomen organisatie (een Fortune 1000 bedrijf) zou toch iets van kennis van digitale archivering in de staf moeten zijn belegd.

De whitepaper gaat in op de mogelijkheden èn de beperkingen van Sharepoint 2010. Het gaat meteen de diepte in met bewaartermijnen en de verschillen tussen ‘records’,  ‘non-records’ en ‘undeclared records’.  Wat me opviel zijn de straffe aanbevelingen voor effectieve digitale archivering. Als ‘best practice’ adviseert RIMtech bijvoorbeeld onder andere om 1. auto-delete toe te passen in email en Sharepoint; 2. MSOffice zo te configureren dat ‘save as’ uitsluitend in Sharepoint opslaat; 3. PST-files voor email niet toe te staan.

Het zoveel mogelijk automatisch  toepassen van archiveringsbeleid op documenten acht RIMtech een voorwaarde om de document management omgeving beheersbaar te houden. De whitepaper stelt dat voorkomen moet worden dat Sharepoint een vergaarbak wordt van niet gearchiveerde documenten. Ook in de inrichting van sites, libraries en folders promoot RIMtech een gecontroleerde aanpak, teneinde een midden te vinden tussen flexibiliteit en beheersbaarheid. Maar op de verstrekking van recordkeeping rechten is RIMtech stellig: ‘Avoid a situation where various site administrators have varying rights and priviliges regarding recordkeeping.’

Sharepoint 2010 beschikt nog steeds over de in MOSS 2007 geïntroduceerde Records Center site. Nadelen van dit in een aparte site ondergebrachte ‘archief’ waren de additionele inspanningen en kosten voor inrichting en onderhoud, het feit dat overbrenging feitelijk kopiëren betekende en de onzichtbaarheid van de archiveringsactie. RIMtech adviseert gebruik te maken van de in Sharepoint 2010 nieuwe functionaliteit van ‘in-place records management’. ‘We do not ever want users to have to move documents to a location where they become records – it is a deterrent to user adoption.’ Het Records Center zou dan nog als locatie voor het ‘afromen’ van de bibliotheken kunnen gelden. Mogelijk is daarmee ook een performancevoordeel te behalen.

Het rapport van RIMtech gaat vervolgens uitgebreid in op de mogelijkheden van Sharepoint 2010 om zaaksgewijs (‘casefiles’) te archiveren en daar bewaartermijnen op toe te passen. Zaakgericht werken was in MOSS 2007 moeizaam door de beperkingen in ‘dossier’ ondersteunende functionaliteit. Het rapport gaat hier helaas voorbij aan de nieuwe ‘document set’ functionaliteit, die de mogelijkheden van werken met content types in Sharepoint 2010 zo heeft verrijkt.

Sharepoint beschikt (nog) niet over functionaliteit om de US DoD 5015.2 STD eisen voor verwijdering van documenten tegemoet te komen. Een drietraps procedure (qualify, review, process), zoals andere DoD-gecertificeerde systemen wel hebben, is in Sharepoint niet mogelijk. Al twijfelt RIMtech wel aan de praktische mogelijkheden van andere systemen om deze procedures uit te voeren voor zeer grote hoeveelheden documenten. Uitgaande van de voorbeeld-case (een organisatiemet 1000 gebruikers) gaat het dan al gauw om meer dan een miljoen documenten op jaarbasis. RIMtech beschrijft vervolgens hoe met custom workflow, lijsten en Microsoft FASTqueries een dergelijke verwijderingsprocedure kan worden ontworpen. Voor meer achtergronden bij Sharepoint en DoD5015.2 certificering verwijs ik graag naar Don Lueders’ uitstekende blog over Sharepoint & recordsmanagement.

RIMtech beschrijft uitgebreid de mogelijkheden van Sharepoint om nieuw toe te voegen documenten (zoveel mogelijk) automatisch te classificeren. Waar handmatige classificatie nodig is, voorziet de nieuwe Content Organizer functionaliteit in snelle metadata-gebaseerde classificatieregels. Wat ik mooi vind is de berekening van soorten documenten  per gebruiker (per dag, week, jaar) die daarvoor in aanmerking komen. E-mail steekt dan in omvang ver boven de andere soorten documenten uit. Het ligt dan voor de hand, aldus RIMtech, om op e-mail te focussen. ‘The vast majority of records come to us from email – therefore the most important declaration method lies within MS Outlook, where we need to implement effective declaration and classification capabilities.’ Hoewel RIMtech het behoud van de thread erkent als voordeel van MS Outlook acht ze overbrenging naar een archiefomgeving beter voor het inhoud van de mail voor langere termijn.

 Waar MOSS 2007 nog een beperkte drag&drop functie had, waarbij een Outlook folder kon worden aangewezen als een bestemmingsfolder in Sharepoint, is deze functionaliteit in Sharepoint 2010 komen te vervallen. RIMtech adviseert om hier een product als Colligo Contributor Add-in for Outlook in te zetten. Ook bij te verzenden mail kan Colligo worden ingezet om de gebruiker te vragen of het bericht moet worden gearchiveerd na verzending.

Het rapport voorzet niet in een samenvatting, of opsomming van belangrijke aanbevelingen. Wat wel duidelijk wordt gemaakt, is dat archivering in Sharepoint in ruime mate gefaciliteerd wordt door out-of-the-box functionaliteit. Dat het voor emailarchivering nog steeds wensen (en kansen voor derde partijen) overlaat. En dat een succesvol records management in Sharepoint 2010 staat of valt met een functionele inrichting die uitgaat van universele archiveringsprincipes, met kennis van zaken toegepast binnen Sharepoint, zodat de mogelijkheden van het systeem optimaal worden benut, in het belang van de organisatie en tot gemak dienend van de eindgebruiker. Een adequaat beheer van een Sharepoint omgeving staat of valt met een strenge records manager, die op alle beheersniveaus voldoende in de melk heeft te brokkelen, om chaos en onbeheersbare volumes van niet archiefwaardige documenten te voorkomen.

Afb. stoplichten: www. RIMtech.ca

Laat een reactie achter.
  • Eric Burger op linkedIn
    Volg 'spiekerdijk6' op Twitter
    RSS blog feed